Połączenie HubSpot i Xero (synchronizacja danych)

Połącz HubSpot z Xero i synchronizuj kontakty, faktury i płatności zastosowane do faktur między Xero i HubSpot.

Integracja Xero HubSpot pozwala na:

• Synchronizuj kontakty Xero i HubSpot jednokierunkowo lub dwukierunkowo.
• Synchronizowanie pozycji Xero i produktów HubSpot jednokierunkowo lub dwukierunkowo.
• Synchronizowanie faktur Xero z HubSpot lub synchronizowanie faktur dwukierunkowo (BETA) między Xero i HubSpot.
• Synchronizowanie płatności zastosowanych do faktur z Xero do HubSpot lub dwukierunkowo między Xero i HubSpot (BETA).

Uwaga: przed podłączeniem integracji zaleca się skonsultowanie z zespołem księgowym i prawnym, czy ta funkcja jest odpowiednia dla Twoich potrzeb.

Zanim zaczniesz

Zanim rozpoczniesz pracę z tą funkcją, upewnij się, że w pełni rozumiesz, jakie kroki należy podjąć z wyprzedzeniem, a także ograniczenia funkcji i potencjalne konsekwencje jej używania.

Zrozumienie wymagań

• Musisz być Super Administratorem lub mieć uprawnienia App Marketplace na swoim koncie HubSpot.

• Musisz mieć co najmniej Data Hub Starter, aby tworzyć niestandardowe mapowania pól.

Poznaj ograniczenia i uwagi

Funkcja dwukierunkowej synchronizacji faktur (BETA) jest najbardziej przydatna dla małych firm, które chcą prowadzić swoje rozliczenia z HubSpot, niezależnie od tego, czy chodzi o ręczne tworzenie faktur, korzystanie z funkcji subskrypcji HubSpot, czy też przekształcanie transakcji lub ofert w płatne faktury i subskrypcje.

Ta integracja jest korzystna dla małych firm, które chcą usprawnić swój proces rozliczeniowy lub usprawnić proces przekazywania z działu sprzedaży do księgowości, aby rozpocząć fakturowanie i pobieranie płatności.

Kilka kluczowych funkcji do rozważenia:

• Edycja faktur: faktury utworzone z HubSpot muszą być edytowane z HubSpot (na przykład , dodając lub usuwając pozycje, aktualizując ceny lub usuwając płatność), w przeciwnym razie faktura nie zostanie zsynchronizowana. Faktury utworzone w Xero mogą być edytowane w Xero bez żadnych problemów.
• Naliczanie podatku: zainstalowanie integracji z Xero spowoduje jednorazowy import stawek podatkowych z konta Xero do biblioteki stawek podatkowych HubSpot. Umożliwi to dodanie zaimportowanych stawek podatkowych z Xero do poszczególnych pozycji na fakturze. Informacje podatkowe zostaną następnie zsynchronizowane z Xero wraz z fakturą.

• Waluty: w wersji beta obsługiwanych jest sześć walut: USD, CAD, EUR, GBP, AUD i NZD.

Podłącz aplikację

1. Wyszukaj i wybierz Xero by HubSpot (Data Sync).
2. W prawym górnym rogu kliknij Zainstaluj aplikację.
3. W oknie dialogowym wprowadź swoje poświadczenia Xero. Sprawdź wymagane uprawnienia i kliknij Akceptuj.

Konfiguracja ustawień synchronizacji

Zaleca się skonfigurowanie synchronizacji w poniższej kolejności, ponieważ Xero wymaga, aby kontakt i produkty faktury istniały w Xero, zanim faktura zostanie zsynchronizowana.

Skonfiguruj synchronizację kontaktów

1. Kliknij Xero.
2. Kliknij Synchronizuj więcej danych.
3. Na stronie Wybierz dane, które chcesz zsynchronizować:
   • Kliknij menu rozwijane Xero i wybierz Kontakty.
   • Kliknij menu rozwijane HubSpot i wybierz Kontakty.
4. Kliknij strzałki kierunku synchronizacji i wybierz kierunek synchronizacji.
   • Dane synchronizująsię między aplikacjami: dane synchronizują się dwukierunkowo między HubSpot i Xero.
   • Dane synchronizują się tylko z HubSpot: kontakty HubSpot będą tworzone z kontaktów Xero na podstawie kryteriów. Aktualizowane będą tylko właściwości kontaktów HubSpot.
   • Dane synchronizowane tylko z Xero: Kontakty Xero zostaną utworzone z kontaktów HubSpot na podstawie kryteriów. Utworzone zostaną tylko właściwości kontaktów Xero.
5. Na stronie Konfiguruj :
   • Kliknij menu rozwijane Rozstrzyganie konfliktów danych i wybierz, która aplikacja zastąpi drugą, gdy nie jest jasne, która aplikacja ma najbardziej aktualne informacje.
   • W sekcji Mapowane pola skonfiguruj mapowania pól.
     • Domyślnych mapowań pól nie można usuwać ani edytować. Aby wyłączyć mapowanie pola, kliknij, aby wyłączyć przełącznik.
     • Aby dodać niestandardowe mapowanie pola, kliknij przycisk Dodaj mapowanie, aby je skonfigurować.
6. Na stronie Limit:
   • W sekcji HubSpot dataSyncRight Xero kliknij Edytuj, aby dodać dowolne filtry w celu ograniczenia, które dane będą synchronizowane z jednej aplikacji do drugiej. Możesz dodać wiele filtrów z warunkami AND lub OR. Domyślnie wszystkie rekordy są uwzględniane w synchronizacji.
   • Zalecane są następujące filtry: Co najmniej jedna powiązana faktura ma status faktury niebędący wersją roboczą ORAZ data utworzenia jest późniejsza niż [dzisiejsza data] ORAZ źródło faktury jest dowolnym z HubSpot.

8. Na stronie Przegląd przejrzyj konfigurację synchronizacji i kliknij przycisk Zapisz i zsynchronizuj.

Konfiguracja synchronizacji produktów

1. Kliknij Xero.
2. Kliknij Synchronizuj więcej danych.
3. Na stronie Wybierz dane, które chcesz zsynchronizować:
   • Kliknij menu rozwijane Xero i wybierz Pozycje.
   • Kliknij menu rozwijane HubSpot i wybierz Produkty.
4. Kliknij strzałki kierunku synchronizacji i wybierz kierunek synchronizacji.
   • Dane synchronizująsię między aplikacjami : dane synchronizują się dwukierunkowo między HubSpot i Xero.
   • Dane synchronizowane tylko do HubSpot: produkty HubSpot będą tworzone z pozycji Xero na podstawie kryteriów. Aktualizowane będą tylko właściwości produktów HubSpot.
   • Dane synchronizowane tylko z Xero: Pozycje Xero będą tworzone z produktów HubSpot na podstawie kryteriów. Utworzone zostaną tylko właściwości pozycji Xero.
5. Na stronie Konfiguruj :
   • Kliknij menu rozwijane Rozstrzyganie konfliktów danych i wybierz, która aplikacja zastąpi drugą, gdy nie jest jasne, która aplikacja ma najbardziej aktualne informacje.
   • W sekcji Mapowane pola skonfiguruj mapowania pól.
     • Domyślnych mapowań pól nie można usuwać ani edytować. Aby wyłączyć mapowanie pola, kliknij, aby wyłączyć przełącznik.
     • Aby dodać niestandardowe mapowanie pola, kliknij przycisk Dodaj mapowanie, aby je skonfigurować.
6. Na stronie Limit:
   • W sekcji Xero dataSyncRight HubSpot kliknij Edytuj, aby dodać dowolne filtry w celu ograniczenia, które dane będą synchronizowane z jednej aplikacji do drugiej. Możesz dodać wiele filtrów z warunkami AND lub OR. Domyślnie wszystkie rekordy są uwzględniane w synchronizacji.
   • Zalecane są następujące filtry: Wszystkie produkty i usługi.

8. Na stronie Review przejrzyj konfigurację synchronizacji i kliknij Save and sync.

Skonfiguruj synchronizację faktur

1. Kliknij Xero.
2. Kliknij Synchronizuj więcej danych.
3. Na stronie Wybierz dane, które chcesz zsynchronizować:
   • Kliknij menu rozwijane Xero i wybierz opcję Faktury.
   • Kliknij menu rozwijane HubSpot i wybierz Faktury.
4. Kliknij strzałki kierunku synchronizacji i wybierz kierunek synchronizacji.
   • Dane synchronizująsię między aplikacjami (BETA): dane synchronizują się dwukierunkowo między HubSpot i Xero.
   • Dane synchronizowane tylko z HubSpot: faktury HubSpot będą tworzone na podstawie faktur Xero w oparciu o kryteria. Zaktualizowane zostaną tylko właściwości faktury HubSpot.
   • Dane synchronizowane tylko z Xero (BETA): Faktury Xero będą tworzone z faktur HubSpot na podstawie kryteriów. Tworzone będą tylko właściwości faktur Xero.
5. Na stronie Konfiguruj :
   • Kliknij menu rozwijane Rozstrzyganie konfliktów danych i wybierz, która aplikacja zastąpi drugą, gdy nie jest jasne, która aplikacja ma najbardziej aktualne informacje.
   • W sekcji Mapowane pola skonfiguruj mapowania pól.
     • Domyślnych mapowań pól nie można usuwać ani edytować. Aby wyłączyć mapowanie pola, kliknij, aby wyłączyć przełącznik.
     • Aby dodać niestandardowe mapowanie pola, kliknij przycisk Dodaj mapowanie, aby je skonfigurować.
6. Na stronie Limit:
   • W sekcji Xero dataSyncRight HubSpot kliknij Edytuj, aby dodać dowolne filtry ograniczające, które dane będą synchronizowane z jednej aplikacji do drugiej. Możesz dodać wiele filtrów z warunkami AND lub OR. Domyślnie wszystkie rekordy są uwzględniane w synchronizacji.
   • Zalecane są następujące filtry: Utworzono po [dzisiejsza data o godzinie 12:00].

8. Na stronie Recenzja sprawdź konfigurację synchronizacji i kliknij Zapisz i zsynchronizuj.

Przejrzyj synchronizację

Aby sprawdzić synchronizację:

1. Kliknij Xero.
2. Kliknij kartę Przegląd synchronizacji. Na tej karcie wyświetlane są informacje o liczbie zsynchronizowanych rekordów, rekordów, których synchronizacja nie powiodła się, rekordów wykluczonych z synchronizacji oraz znacznik czasu ostatniej edycji synchronizacji.
3. Aby wyświetlić poszczególne rekordy, kliknij numer w każdej kolumnie.
4. Aby natychmiast uruchomić synchronizację, kliknij przycisk Synchronizuj teraz.
5. Aby utworzyć nową lub dodatkową synchronizację, kliknij przycisk Synchronizuj więcej danych .
6. Aby edytować istniejącą synchronizację, najedź kursorem na synchronizację i Edytuj.
7. Aby wyłączyć synchronizację, kliknij przycisk Więcej > Wyłącz synchronizację.
8. Aby usunąć synchronizację, kliknij opcję Więcej > Usuń. W oknie dialogowym wprowadź wymagany tekst i kliknij Usuń synchronizację.

Często zadawane pytania

Jakie są najczęstsze błędy synchronizacji i jak je rozwiązać?

Poniżej znajdują się niektóre z najczęstszych błędów synchronizacji i sugerowane rozwiązania:

Faktura powinna mieć powiązanego klienta. Upewnij się, że powiązany klient jest
obecny zarówno w HubSpot, jak i Xero, aby zsynchronizować tę fakturę.

Ten błąd pojawia się, ponieważ kontaktu na fakturze nie można znaleźć w Xero. Najczęściej dzieje się tak, ponieważ kontakt na fakturze nie udostępnia adresu e-mail klienta w Xero. Aby rozwiązać ten problem, zmień kontakt na fakturze, który odpowiada adresowi e-mail klienta w Xero.

Modyfikacje pozycji lub kwoty faktury w natywnych fakturach HubSpot nie mogą być dokonywane za pośrednictwem aplikacji zewnętrznych. Wszelkie niezbędne zmiany należy wprowadzać bezpośrednio w HubSpot.

Ten błąd występuje, ponieważ faktura utworzona w HubSpot została zmodyfikowana w Xero. Aby kontynuować synchronizację, należy cofnąć zmiany na fakturze w Xero i wprowadzić te same korekty na fakturze w HubSpot.

Jak zsynchronizować numer PO lub inne pola faktury do/z Xero?

Numer PO nie jest domyślnym polem na fakturach Xero i musi zostać dodany jako niestandardowe pole w Xero.
pole w Xero. Z tego powodu integracja HubSpot Xero nie może zdefiniować dla niego gotowego mapowania pola i należy skonfigurować niestandardowe mapowanie pola (wymaga Data Hub Starter, Professional lub Enterprise).