Gennemgå optagelser og udskrifter af opkald

• Du kan gennemgå optagelser, der er lavet via HubSpots opkaldsværktøj, ved hjælp af HubSpots integration med Zoom eller ved hjælp af en tredjepartsopkaldsudbyder, der er integreret med HubSpot.

Hvis du er en bruger med et tildelt Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise betalt sæde,kan du bruge Conversation Intelligence (CI) til at transskribere og analysere op tagelser. Det giver dig mulighed for at coache dit team mere effektivt og få værdifuld kundeindsigt fra optagelserne og udskrifterne.

Bemærk: Enhver bruger, der optager opkald fra HubSpot, kan gennemgå og coache på optagelsen, men de vil ikke have adgang til de ekstra funktioner, der drives af CI, såsom udskriften.

Kun optagelser foretaget af brugere med tildelte Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-betalte sæder vil automatisk blive transskriberet. Enhver bruger på en Sales Hub - eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto kan få adgang til optagelsen og udskriften til coaching, hvis de har de relevante Object Access-tilladelser til optagelsen.

Hvis du bruger HubSpots mobilapp, kan du se, hvordan du gennemgår optagelser, mens du er på farten.

Før du går i gang

• Opsæt opkaldsværktøjet. Du kan enten få et telefonnummer fra HubSpot, registrere dit udgående telefonnummer hos HubSpot, opsætte HubSpots integration med Zoom eller integrere med en tredjepartsopkaldsudbyder.

Bemærk: HubSpot understøtter kun en udvalgt gruppe af tredjepartsopkaldsudbydere. Læs mere om, hvilke opkaldsudbydere der understøttes i HubSpot App Marketplace.

• HubSpot-opkaldsoptagelser er aktiveret som standard. Sørg for, at opkaldsoptagelse er slået til i dine indstillinger.
• Hvis du er Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-bruger, skal du sørge for, atCI også er slået til i dine indstillinger, så dine optagelser bliver transskriberet.
• Hvis du bruger Zoom til at foretage opkald, skal du sørge for, at cloud-optagelse er slået til.
• Gennemgå lovgivningen for opkaldsoptagelse i dit område.

Gennemgå optagelser

Du kan få adgang til optagelsen og tilføje eventuelle noter eller kommentarer.

• Naviger i din HubSpot-konto til Kontakter > Opkald.
• Klik på opkaldets titel.
• For at starte optagelsen skal du klikke på playerPlay Play i venstre side af gennemgangsskærmen. Du kan også bruge kontrollerne til at playerFastForward springe over eller playerRewind spole tilbage. Hvis du gennemser en Zoom cloud-optagelse, kan du også afspille, sætte på pause eller springe frem.
• Hvis du vil sende en notifikation til et andet teammedlem, skal du i tekstfeltet til højre skrive @ efterfulgt af brugerens navn, indtaste din kommentar og derefter klikke på Gem.

• For at få adgang til opkaldsmodtagerens kontaktoplysninger skal du klikke på Deltagere øverst til højre for at udvide sektionen.
  • For at få adgang til kontaktens oplysninger skal du klikke på navnet på posten for at åbne en pop-over med kontaktens detaljer.
  • Klik på Gå til post for at navigere til den fulde post.
• Under optagelsen i venstre side kan du gennemse eventuelle eksisterende noter eller klikke på Rediger note for at tilføje flere noter.
• Hvis du er en bruger med et tildelt Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-sæde, kan du i noteafsnittet tilføje et link til et specifikt tidsstempel til senere gennemsyn.
  • Skriv tidspunktet , og tryk på Enter-tasten.

• • Klik på Gem.
  • Hvis du vil springe til det tidspunkt i optagelsen, skal du klikke på tidsstemplet i opkaldsnoterne.

Gennemse udskrifter( kunSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

• Under optagelsen kan du se højttalerspor for at overvåge brugerens taletid sammenlignet med kontaktens. Klik og træk håndtaget langs højttalersporet for at lytte til en bestemt del af optagelsen.
• HubSpot vil automatisk matche højttalernavne på transskriberede topartssamtaler foretaget med Zoom Basic eller Pro. Hvis du har brug for manuelt at matche højttalernavne på en udskrift, skal du klikke på avataren ved siden af højttalerens navn (f.eks. Højttaler 1, Højttaler 2). Vælg derefter det korrekte højttalernavn fra rullelisten, og klik på Match.

• Hvis du vil fjerne matchningen af en taler, skal du klikke på avataren ved siden af talerens navn og derefter klikke på Fjern matchning. Hvis du forsøger at rematche flere talere for at rette en fejl, skal du først unmatche alle forkerte talernavne, før du rematcher for at sikre, at alle talernavne vises igen i dropdown-listen.

Bemærk: Manuel højttalermatchning er ikke tilgængelig for opkald foretaget med Zoom Business, Business Plus eller Enterprise, da disse udskrifter leveres af Zoom og ikke af HubSpot.

• Hvis du er bruger af en Sales Hub- eller Service Hub Enterprise-konto, kan du dele optagelsesklip med definerede start- og sluttidspunkter.
  • Klik og træk i håndtaget langs højttalersporet for at bestemme starttidspunktet for det optageklip, du deler. Du kan også holde musen over og klikke på det uddrag af udskriften, hvor du gerne vil starte optageklippet. Hvis du vil dele hele klippet, skal du trække håndtaget til begyndelsen af optagelsen eller vælge det første uddrag af afskriften.
  • Klik på knappen share Share over optagelsen.

• • I dialogboksen Del optagelse kan du vælge brugere at sende optageklippet til, skrive en besked og trimme dit klip.
    • Klik på dropdown-menuen Select email to, og sæt flueben ud for de brugere, du vil sende optagelsesklippet til. Brugere, der ikke har tilladelse til at se optagelser, vil være nedtonede og kan ikke vælges. For at dele optagelsen skal en superadministrator eller bruger med tilladelser til at tilføje og redigere brugere opdatere brugerens visningstilladelser.
    • Skriv i tekstboksen Besked for at fortælle brugerne, hvorfor du deler optagelsesklippet.
    • Brug håndtagene langs højttalersporet, eller skriv start- og sluttidspunktet for at ændre længden af optageklippet. Hvis du gerne vil dele hele optagelsen, skal du sørge for, at håndtagene langs højttalersporet er i begyndelsen og slutningen af optagelsen.

• • Klik på Del for at sende en e-mail med beskeden og linket til optageklippet. Du kan også dele et klip ved at vælge link Copy link.

Bemærk: Brugere med tilladelse til at se et optageklip kan også lytte til hele optagelsen. Hensigten med klippet er at give klart fokus og retning.

• Hvis du er bruger af en Sales Hub- eller Service Hub Enterprise-konto, kandu se, hvilke sporede termer der blev brugt under opkaldet, ved at klikke på fanen Sporede termer . Hvis du vil redigere dine sporede vilkår, skal du klikke på Rediger sporede vilkår.

Bemærk: Du skal være superadministrator for at tilføje eller redigere sporede vilkår.

• Til højre for skærmen til gennemgang af optagelsen kan du få adgang til udskriften:

Bemærk: Automatisk transskribering er tilgængelig for HubSpots standardsprog til oprettelse af indhold. HubSpot transskriberer optagelsen på det sprog, der er valgt i dine kontoindstillinger. Læs mere om HubSpots sprogtilbud.

• • Brug søgefeltet til at søge på specifikke nøgleord. Resultaterne returnerer alle dele af udskriften, hvor nøgleordet blev brugt.

• • Hvis du vil dele en bestemt del af udskriften med et andet teammedlem, skal du holde musen over udskriftsteksten og klikke på Del. Klik på Kopier link i dialogboksen, og indsæt det i en e-mail eller anden besked, og send til dit teammedlem.

• Hvis du vil forbedre kvaliteten af dine udskrifter, kan du aktivereindstillingen Hjælp til at forbedre dine udskrifter ved at markere en udskrift som nyttig eller ikke nyttig.
  • Klikpå brugbar eller ikke brugbar i slutningen af udskriften.
  • Gennemgå oplysningerne i dialogboksen, og vælg derefter Ja for at slå indstillingen til. Du kan slå det fra på et hvilket som helst tidspunkt i dine opkaldsindstillinger. Læs mere om, hvordan HubSpot bruger data til at forbedre kvaliteten af dine udskrifter.

Synkroniser Zoom-optagelser

Hvis du har en Zoom Business- eller Enterprise-konto, kan du synkronisere dine Zoom cloud-optagelser til gennemsyn i HubSpot. Når cloud-optagelse er aktiveret på din Zoom-konto, vil optagelser blive vist på den tilknyttede posts tidslinje. Hvis du er en bruger med et tildeltSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise betalt sæde, vil CI transskribere Zoom cloud-optagelser, og disse transskriptioner vil også blive synkroniseret over til postens tidslinje.

For at opsætte Zoom-optagelse ved hjælp af CI skal du:

• Aktivere cloud-optagelse i Zoom. Sørg også for, at audio transcripts checkbox er valgt for at sikre, at du modtager transcripts i HubSpot fra dine Zoom-optagelser.
• Marker afkrydsningsfeltet Synkroniser data fra optagelser og ud skrifter i dine Zoom-integrationsindstillinger.
  
  

• For at tildele optagelser til brugere i din HubSpot-konto skal du sikre, at de forbinder deres Zoom-konti i fanen Brugerkonti. Optagelsesaktiviteter vil blive tildelt en bruger i din HubSpot-konto, hvis deres e-mailadresse matcher e-mailen på en Zoom-bruger i opkaldet.

Tilknyt optagelser til andre optegnelser

Som standard vil HubSpot AI automatisk knytte optagelser til den primære virksomhed, der er forbundet med opkaldsdeltagerne. Dette vil fremgå af HubSpot AI-ikonet. Du kan holde musen over ikonet for at finde links til relevant dokumentation for tilknytningen.

Du kan også knytte en optagelse til andre kontakt-, firma-, aftale- eller billetposter i dit CRM. Optagelsen vises på den tilknyttede posts tidslinje, så du kan få adgang til optagelsens detaljer for mere kontekst.

• Naviger i din HubSpot-konto til Kontakter > Opkald.
• Klik på opkaldets titel.
• Klik på Tilknytninger øverst til venstre.
• I panelet Tilknytninger:
  • Klik på Tilføj på et objektkort for at tilføje en association.
  • Du kan få vist en forhåndsvisning af den tilknyttede post ved at holde musen over tilknytningen og klikke på Vis.
  • Hvis du vil fjerne eksisterende tilknytninger, skal du holde musen over tilknytningen, klikke på dropdown-menuen Mere og vælge Fjern tilknytning.

De tilknyttede poster vil også blive vist på siden med opkaldsindekset. Hvis de tilknyttede poster ikke vises i tabellen, skal du redigere tabellens kolonner.

Del optagelser med dit team

Før et møde kan du dele en optagelse med et teammedlem, så de kan forberede sig.

• Naviger i din HubSpot-konto til Kontakter > Opkald.
• Klik på opkaldets titel.
• Klik på Del øverst til højre.
• Klik på Kopier link i dialogboksen.
• Indsæt linket i en e-mail eller anden besked, og send det derefter til dit teammedlem.

Læs mere om søgning og segmentering af opkald på siden med opkaldsindekset.