Gennemgå optagelser og udskrifter af opkald

Du kan gennemgå optagelser, der er lavet via HubSpots opkaldsværktøj, ved hjælp af HubSpots integration med Zoom eller ved hjælp af en tredjepartsopkaldsudbyder, der er integreret med HubSpot.

Hvis du er en bruger med et tildelt Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-sæde,kan du bruge Conversation Intelligence (CI) til at transskribere og analysere op tagelser. Det giver dig mulighed for at coache dit team mere effektivt og få værdifuld kundeindsigt fra optagelserne og udskrifterne.

Bemærk: Enhver bruger, der optager opkald fra HubSpot, kan gennemgå og coache på opkaldsoptagelsen. Kun optagelser foretaget af brugere med tildelte Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-sæder bliver automatisk transskriberet.

Hvis du bruger HubSpots mobilapp, kan du lære, hvordan du gennemgår optagelser, mens du er på farten.

Før du går i gang

• Opsæt opkaldsværktøjet. Du kan enten få et telefonnummer fra HubSpot, registrere dit udgående telefonnummer hos HubSpot, opsætte HubSpots integration med Zoom eller integrere med en tredjepartsopkaldsudbyder.

Bemærk: HubSpot understøtter kun en udvalgt gruppe af tredjepartsopkaldsudbydere. Læs mere om, hvilke opkaldsudbydere der understøttes i HubSpot App Marketplace.

• HubSpot-opkaldsoptagelser er slået til som standard. Sørg for, at opkaldsoptagelse er slået til i dine indstillinger.
• Hvis du er Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-bruger, skal du sørge for, atConversation Intelligence også er slået til i dine indstillinger, så dine optagelser bliver transskriberet.
• Hvis du bruger Zoom til at foretage opkald, skal du sørge for, at cloud-optagelse er slået til.
• Gennemgå lovgivningen for opkaldsoptagelse i dit område.

Gennemgå optagelser

For at få adgang til optagelsen og tilføje noter.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Opkald.
• Klik på opkaldets titel.
• For at starte optagelsen skal du klikke på playerPlay Play til venstre på gennemgangsskærmen. Du kan også bruge kontrollerne til at playerFastForward springe over eller playerRewind spole tilbage. Hvis du gennemser en Zoom cloud-optagelse, kan du også afspille, sætte på pause eller springe frem.
• Klik nederst på Noter, og klik derefter på Tilføj noter for at tilføje opkaldsnoter. Hvis du vil sende en notifikation til et andet teammedlem, skal du skrive @ efterfulgt af brugerens navn. Indtastdin note, og klik derefter på Gem. Hvis du har en Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto, kan du også tilføje trådede inline-kommentarer.
  • Klik på Generer opkaldsoversigt(Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise) for at lave en AI-genereret opkaldsoversigt . Dette felt kan ikke redigeres. Brug tekstboksen Noter nedenfor til at tilføje yderligere oplysninger.
  • Hvis du vil generere et nyt resumé, skal du klikke på Generer opkaldsresumé.

Bemærk: For at bruge AI Assistant-opkaldsresuméer skal du aktivere AI Assistant og opkaldsoptagelse i dine kontoindstillinger.

• Hvis du har en Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto, kan du til højre klikke mellem fanerne Insights, Stats og Transcript for at se sporede termer, opkaldsstatistik og opkaldsudskriften.

Del optagelser eller tilføj optagelser til playlister

• Sådan deler du optagelsen:
  • Klik på knappen share Share øverst til højre.
  • Klik på Send e-mail til i dropdown-menuen for at tilføje teammedlemmer, som optagelsen skal deles med.
  • Skriv en besked i tekstboksen.
  • Brug afspilningshåndtagene eller tekstboksene Start og Slut til at justere den del af optagelsen, du vil dele.
  • Klik på Del eller Kopier link. Hvis du har en Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto, kan du også dele specifikke uddrag af udskrifter.

Bemærk: Brugere med tilladelse til at se et optageklip kan også lytte til hele optagelsen. Hensigten med klippet er at give klart fokus og retning.

• Sådan tilføjer du en optagelse til en playliste:
  • Klik på + Føj til afspilningsliste.
  • Klik på rullemenuen Vælg af spilningsliste for at føje optagelsen til forskellige afspilningslister.
  • Skriv en beskrivelse i tekstboksen.
  • Brug afspilningshåndtagene eller tekstboksene Start og Slut til at justere den del af optagelsen, du vil dele.
  • Klik på Tilføj.

Gennemgå sporede vilkår(Sales Hubeller Service Hub Professional eller Enterprise)

Du kan oprette sporede termer for at gå til dele af udskriften, hvor termen er nævnt.

Bemærk: Du skal være superadministrator for at tilføje eller redigere sporede termer.

• Klik på fanen Indsigt i højre panel for at se sporede termer.
• Klik på Rediger for at redigere sporede termer.
• I højre panel kan du klikke på + Tilføj kategori for at tilføje kategorier til sporede termer.
• For at tilføje et sporet udtryk til en kategori skal du klikke på + Tilføj sporet udtryk og derefter skrive det sporede udtryk i tekstboksen.
• Klik på Gem nederst i højre panel.

Tilføj opkaldshøjttalere og se opkaldsstatistik(Sales Hubeller Service Hub Professional eller Enterprise)

Du kan se opkaldsstatistik ved at linke deltagernes kontaktoptegnelser til opkaldet.

• For at linke opkaldsdeltagere til optegnelser skal du klikke på Participants øverst. I højre panel klikker du på link link-knappen ved siden af højttaleren i sektionen Call Recipient. Skriv navnet på kontakten i søgefeltet. Hvis der ikke findes en optegnelse, skal du klikke på + Tilføj kontakt for at oprette en optegnelse for kontakten. Klik derefter på Link. Hvis du vil fjerne linket til en kontakt, skal du klikke på link link-knappen igen for at bryde linket.

Bemærk: HubSpot vil automatisk matche højttalernavne på transskriberede topartssamtaler foretaget med Zoom Basic eller Pro. Manuel højttalermatchning er ikke tilgængelig for opkald foretaget med Zoom Business, Business Plus eller Enterprise, da disse udskrifter leveres af Zoom og ikke af HubSpot.

• For at få adgang til opkaldsmodtagerens kontaktoplysninger skal du klikke på kontaktens navn i højre panel for at blive ført til den pågældende kontaktoptegnelse.

• Når du har tilføjet højttalere, skal du klikke på fanen Statistik i højre panel for at se følgende opkaldsstatistik.
  • Opkaldsejerens taletid: den procentdel af tiden, hvor opkaldsejeren taler.
  • Talehastighed: antallet af ord pr. minut for ejeren af opkaldet.
  • Længste monolog: den længste tid, som ejeren af opkaldet taler.
  • Længste kundehistorie: den længste tid, en kunde taler.
  • Interaktivitet: mængden af interaktion i opkaldet.
  • Tålmodighed: Mængden af pauser mellem deltagerne.

Gennemgå udskrifter og tilføj kommentarer(Sales Hubeller Service Hub Professional eller Enterprise)

Når du gennemgår udskrifter, kan du tilføje trådede inline-kommentarer eller dele et link til en bestemt del af udskriften. Reps kan nemt svare på kommentarer, holde samtalen fokuseret og sikre, at alle relevante oplysninger er samlet på ét sted.

Bemærk venligst: Automatisk transskribering er tilgængelig for HubSpots standardsprog til oprettelse af indhold. HubSpot transskriberer optagelsen på det sprog, der er valgt i dine kontoindstillinger. Få mere at vide om HubSpots sprogtilbud.

• Klik på fanen Transcript i højre panel for at se udskriften af opkaldet. Brug søgefeltet til at søge på specifikke nøgleord. Resultaterne vil vise alle dele af udskriften, hvor nøgleordet blev brugt.
• Gør et af følgende for at sende en notifikation til et andet teammedlem eller tilføje en kommentar med tidsstempel:
  • Klik på fanen Kommentarer under afspilningen af optagelsen. Skriv @ efterfulgt af brugerens navn i tekstfeltet. Indtast din kommentar, og klik derefter på Gem.

• • Sådan tilføjer du et tidsstempel:
    • Skriv tidsstemplet under tekstboksen, og klik derefter på tekstboksen for at anvende tidsstemplet. På fanen Udskrift til højre vil det springe til den del af udskriften.

• • • I udskriften holder du musen over den del af udskriften, du vil tilføje en kommentar til. Klik på knappen comments Kommentar. I fanen Kommentarer under afspilningen af optagelsen åbnes en tekstboks med det korrekte tidsstempel.
  • Klik på Kommentar.
  • Klik på knappen Svar under en af kommentarerne for at starte en tråd. Når du har skrevet dit svar, skal du klikke på Reply.

• Hvis du vil dele en bestemt del af udskriften, skal du holde musen over udskriften og derefter klikke på knappen Del share. I dialogboksen kan du bruge håndtagene langs højttalersporet eller skrive start- og sluttidspunktet for at ændre længden af optagelsesklippet. Hvis du gerne vil dele hele optagelsen, skal du sørge for, at håndtagene langs højttalersporet er i begyndelsen og slutningen af optagelsen.

Bemærk: Brugere med tilladelse til at se et optageklip kan også lytte til hele optagelsen. Hensigten med klippet er at give klart fokus og retning.

Synkroniser Zoom-optagelser

Hvis du har en Zoom Business- eller Enterprise-konto, kan du synkronisere dine Zoom cloud-optagelser til gennemsyn i HubSpot. Når cloud-optagelse er slået til på din Zoom-konto, vil optagelser blive vist på den tilknyttede posts tidslinje. Hvis du er en bruger med et tildeltSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise sæde, vil Conversation Intelligence transskribere Zoom cloud-optagelser, og disse transskriptioner vil også blive synkroniseret over til postens tidslinje.

For at opsætte Zoom-optagelse ved hjælp af Conversation Intelligence skal du:

• Aktivere cloud-optagelse i Zoom. Sørg for, at afkrydsningsfeltet for lydudskrifter er markeret, så du modtager udskrifter i HubSpot fra dine Zoom-optagelser.
• Marker afkrydsningsfeltet Synkroniser data fra optagelser og ud skrifter i dine Zoom-integrationsindstillinger.
  
  

• For at tildele optagelser til brugere i din HubSpot-konto skal du sikre, at de forbinder deres Zoom-konti. Optagelsesaktiviteter vil blive tildelt en bruger i din HubSpot-konto, hvis deres e-mailadresse matcher e-mailen på en Zoom-bruger i opkaldet.

Tilknyt optagelser til andre optegnelser

Som standard vil HubSpot AI automatisk knytte optagelser til den primære virksomhed, der er forbundet med opkaldsdeltagerne.

Du kan også knytte en optagelse til andre kontakt-, firma-, aftale-, billet- eller mødeoptegnelser i dit CRM. Optagelsen vises på den tilknyttede posts tidslinje, så du kan få adgang til optagelsens detaljer for mere kontekst.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Opkald.
• Klik på opkaldets titel.
• Klik på Tilknytninger øverst.
• For at tilføje en tilknytning skal du i højre panel klikke på + Tilføj ved siden af en af fanerne kontakt, virksomhed, aftale, billet eller møde.

De tilknyttede poster vil også blive vist på siden Opkaldsindeks. Hvis de tilknyttede poster ikke vises i tabellen, skal du redigere tabellens kolonner.