Gennemgå optagelser og udskrifter af opkald

Du kan gennemgå optagelser, der er lavet via HubSpots opkaldsværktøj, ved hjælp af HubSpots integration med Zoom eller ved hjælp af en tredjepartsopkaldsudbyder, der er integreret med HubSpot.

Hvis du er en bruger med et tildelt Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise sæde, kan du bruge Conversation Intelligence (CI) til at transskribere og analysere optagelser . Det giver dig mulighed for at coache dit team mere effektivt og få værdifuld kundeindsigt fra optagelserne og udskrifterne.

Hvis du bruger HubSpot-mobilappen, kan du lære, hvordan du gennemgår optagelser, mens du er på farten.

Før du går i gang

• Opsæt opkaldsværktøjet. Du kan enten få et telefonnummer fra HubSpot, registrere dit udgående telefonnummer hos HubSpot, konfigurere HubSpots integration med Zoom eller integrere med en tredjepartsudbyder af opkald.

Bemærk: HubSpot understøtter kun en udvalgt gruppe af tredjepartsudbydere af opkald. Få mere at vide om, hvilke opkaldsudbydere der understøttes i HubSpot App Marketplace.

• Optagelse af HubSpot-opkald er slået til som standard. Sørg for, at opkaldsoptagelse er slået til i dine indstillinger.
• Hvis du er Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise-bruger , skal du sørge for, at Conversation Intelligence også er slået til i dine indstillinger, så dine optagelser bliver transskriberet.
• Hvis du bruger Zoom til at foretage opkald, skal du sørge for, at cloud-optagelse er slået til.
• Gennemgå lovgivningen om optagelse af opkald i dit område.

Gennemgå optagelser

For at få adgang til optagelsen og tilføje noter.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Opkald.
• Klik på opkaldets titel.
• Klik på playerPlay Play til venstre for gennemsynsskærmen for at starte optagelsen. Du kan også bruge kontrollerne til at playerFastForward springe over eller playerRewind spole tilbage. Hvis du gennemgår en Zoom cloud-optagelse, kan du også afspille, sætte på pause eller springe fremad.
• Klik nederst på Noter, og klik derefter på Tilføj noter for at tilføje opkaldsnoter. Hvis du vil sende en meddelelse til et andet teammedlem, skal duskrive @ efterfulgt af brugerens navn. Indtastdin note, og klik derefter på Gem. Hvis du har en Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise-konto, kan du også tilføje tråde med kommentarer.
• Klik på Summarize this call(Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise) for at generere et AI-genereret opkaldsresumé. Dette felt kan ikke redigeres. Brug tekstfeltet Noter nedenfor til at tilføje yderligere oplysninger.
  • Hvis du vil spørge Copilot om flere oplysninger om opkaldet, skal du klikke på Stil et spørgsmål.

• • Hvis du vil give feedback på resuméet, skal du klikke påthumbsUp tommelfinger op eller thumbsDown tommelfinger ned.
  • Klik på ikonet Kopier besked for at kopiere resuméet.
  • Klik på Luk for at skjule resuméet.

Bemærk: For at bruge Breeze-opkaldsoversigter skal du slå Copilot og opkaldsoptagelse til på din konto.

• Hvis du har en Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise-konto, skal du klikke på fanerne Indsigt, Statistik og Udskrift til højre for at se sporede termer, opkaldsstatistik og udskrift af opkald. Du kan kun se sporede vilkår, hvis du har en Sales Hub- eller Service Hub Enterprise-konto, og en superadmin har tilføjet sporede vilkår.

Del optagelser eller tilføj optagelser til afspilningslister

• For at dele optagelsen:
  • Klik på knappen share Share øverst til højre.
  • Klik på rullemenuen Send e-mail til for at tilføje teammedlemmer, som du vil dele optagelsen med.
  • Skriv en besked i tekstfeltet.
  • Brug afspilningshåndtagene eller tekstboksene Start og Slut til at justere den del af optagelsen, du vil dele.
  • Klik på Del eller Kopier link. Hvis du har en Sales Hub eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto, kan du også dele specifikke udskrifter.

Bemærk: Brugere med tilladelse til at se et optageklip kan også lytte til hele optagelsen. Hensigten med klippet er at give et klart fokus og en klar retning.

• Sådan tilføjer du en optagelse til en afspilningsliste:
  • Klik på + Tilføj til afspilningsliste.
  • Klik på rullemenuen Vælg afspilningsliste for at tilføje optagelsen til forskellige afspilningslister.
  • Skriv en beskrivelse i tekstfeltet.
  • Brug afspilningshåndtagene eller tekstboksene Start og Slut til at justere den del af optagelsen, du vil dele.
  • Klik på Tilføj.

Gennemgå sporede vilkår(Sales Hub eller Service Hub Enterprise)

Du kan oprette sporede termer for at gå til dele af udskriften, hvor termen er nævnt.

Bemærk: Du skal være superadmin for at tilføje eller redigere sporede vilkår.

• Klik på fanen Indsigt i højre panel for at se sporede termer.
• Klik på Rediger for at redigere sporede termer.
• I højre panel kan du klikke på + Tilføj kategori for at tilføje kategorier til sporede termer.
• Hvis du vil tilføje et sporet udtryk til en kategori, skal du klikke på + Tilføj sporet udtryk og derefter skrive det sporede udtryk i tekstfeltet.
• Klik på Gem nederst i højre panel.

Tilføj opkaldshøjttalere og se opkaldsstatistik(Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise)

Du kan se opkaldsstatistik ved at knytte deltagernes kontaktoplysninger til opkaldet.

• For at linke opkaldsdeltagere til poster skal du klikke på Participants øverst. I højre panel skal du klikke på link-knappen link ved siden af taleren i sektionen Call Recipient. Skriv navnet på kontakten i søgefeltet. Hvis der ikke findes en post, skal du klikke på + Tilføj kontakt for at oprette en post for kontakten. Klik derefter på Link. Hvis du vil fjerne linket til en kontakt, skal du klikke på knappen link igen for at bryde linket.

Bemærk: HubSpot vil automatisk matche højttalernavne på transskriberede topartsopkald foretaget med Zoom Basic eller Pro. Manuel matchning af talere er ikke tilgængelig for opkald foretaget med Zoom Business, Business Plus eller Enterprise, da disse udskrifter leveres af Zoom og ikke af HubSpot.

• For at få adgang til modtagerens kontaktoplysninger skal du klikke på kontaktens navn i højre panel for at komme til den pågældende kontaktpost.

• Når du har tilføjet talere, skal du i højre panel klikke på fanen Statistik for at se følgende opkaldsstatistik.
  • Ejerens taletid: den procentdel af tiden, hvor ejeren taler.
  • Talehastighed: antal ord pr. minut for ejeren af opkaldet.
  • Længste monolog: den længste tid, ejeren taler.
  • Længste kundehistorie: Den længste tid, en kunde taler.
  • Interaktivitet : Mængden af interaktion i opkaldet.
  • Tålmodighed: Antallet af pauser mellem deltagerne.

Gennemgå udskrifter og tilføj kommentarer i tråden(Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise)

Når du gennemgår udskrifter, kan du tilføje kommentarer i en tråd eller dele et link til en bestemt del af udskriften. Samtalerepræsentanter kan nemt svare på kommentarer, holde samtalerne fokuserede og sikre, at alle relevante oplysninger er samlet ét sted.

Bemærk: Automatisk transskribering er tilgængelig for HubSpots standardsprog til oprettelse af indhold. HubSpot vil transskribere optagelsen på det sprog, der er valgt i dine kontoindstillinger. Få mere at vide om HubSpots sprogtilbud.

• Klik på fanen Udskrift i højre panel for at se udskriften af opkaldet. Brug søgefeltet til at slå specifikke nøgleord op. Resultaterne vil vise enhver del af udskriften, hvor nøgleordet blev brugt.
• For at sende en meddelelse til et andet teammedlem eller tilføje en tidsstemplet kommentar skal du gøre et af følgende:
  • Klik på fanen Kommentarer under afspilningen af optagelsen. Skriv @ efterfulgt af brugerens navn i tekstfeltet. Indtast din kommentar, og klik derefter på Gem.

• • For at tilføje et tidsstempel:
    • Skriv tidsstemplet under tekstfeltet, og klik derefter på tekstfeltet for at anvende tidsstemplet. På fanen Udskrift til højre springer den til den pågældende del af udskriften.

• • • Hold musen over den del af udskriftsuddraget, du vil tilføje en kommentar til. Klik på knappen comments Kommentar. På fanen Kommentarer under afspilningen af optagelsen åbnes en tekstboks med det korrekte tidsstempel.
  • Klik på Kommentar.
  • Klik på knappen Svar under en af kommentarerne for at starte en tråd. Når du har skrevet dit svar, skal du klikke på Svar.

• Hvis du vil dele en bestemt del af udskriften, skal du holde musen over udskriften og derefter klikke på knappen share Share. I dialogboksen kan du bruge håndtagene langs højttalersporet eller skrive start- og sluttidspunktet for at ændre længden på optagelsesklippet. Hvis du gerne vil dele hele optagelsen, skal du sørge for, at håndtagene langs højttalersporet er i begyndelsen og slutningen af optagelsen.

Bemærk: Brugere med tilladelse til at se et optageklip kan også lytte til hele optagelsen. Hensigten med klippet er at give et klart fokus og en klar retning.

Synkroniser Zoom-optagelser

Hvis du har en Zoom Business- eller Enterprise-konto, kan du synkronisere dine Zoom cloud-optagelser til gennemsyn i HubSpot. Når cloud-optagelse er slået til på din Zoom-konto, vises optagelser på den tilknyttede optagelses tidslinje. Hvis du er en bruger med et tildelt Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise sæde, vil Conversation Intelligence transskribere Zoom cloud-optagelser, og disse transskriptioner vil også blive synkroniseret til optagelsens tidslinje.

Sådan indstiller du Zoom-optagelse ved hjælp af Conversation Intelligence:

• Aktivér cloud-optagelse i Zoom. Sørg for, at afkrydsningsfeltet Audio Transcripts er markeret, så du modtager udskrifter i HubSpot fra dine Zoom-optagelser.
• Marker afkrydsningsfeltet Synkroniser data fra optagelser og udskrifter i dine Zoom-integrationsindstillinger. Når du markerer afkrydsningsfeltet Synkroniser data fra optagelser og udskrifter, vil alle nye optagelser og udskrifter automatisk blive synkroniseret med HubSpot for både møder og webinarer. Hvis du vil slette en opkaldsoptagelse, kan du gøre det fra siden Opkaldsindeks.

• For at tildele optagelser til brugere på din HubSpot-konto skal du sørge for, at de forbinder deres Zoom-konti. Optagelser af engagement vil blive tildelt en bruger i din HubSpot-konto, hvis deres e-mailadresse matcher e-mailen på en Zoom-bruger i opkaldet.

Associer optagelser med andre optegnelser

Som standard vil HubSpot AI automatisk knytte optagelser til den primære virksomhed, der er knyttet til opkaldsdeltagerne.

Du kan også knytte en optagelse til andre kontakt-, firma-, aftale-, billet- eller mødeposter i dit CRM. Optagelsen vises på den tilknyttede posts tidslinje, så du kan få adgang til optagelsesoplysningerne for at få mere kontekst.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Opkald.
• Klik på opkaldets titel.
• Klik på Associations øverst.
• For at tilføje en tilknytning skal du i højre panel klikke på + Tilføj ved siden af en af fanerne kontakt, firma, aftale, billet eller møde.

De tilknyttede poster vises også på siden Opkaldsindeks. Hvis de tilknyttede poster ikke vises i tabellen, skal du redigere tabellens kolonner.