Formater dine data med workflows

Brug workflow-handlingen Formater data til at rette, formatere og vedligeholde dine CRM-data. Du kan f.eks. skrive kontakt- eller firmanavne med store bogstaver eller beregne værdier baseret på egenskaber.

Du kan også konvertere data til tekst på en eller flere linjer eller formatere og tilføje data til et Google-regneark.

Formatering af data med workflows er en to-trins proces. Først forbereder du dine data ved at opsætte en Format data action. Derefter opretter du en anden workflow-handling til at bruge dataene.

Forbered dine data

Sådan opsætter du en dataformateringshandling:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Automatiseringer > Arbejdsgange.
• Klik på navnet på et eksisterende workflow, eller opret et nyt workflow.
• Klik på + plus-ikonet i workflow-editoren for at tilføje en workflow-handling.
• Vælg Formater data i handlingspanelet. Data kan formateres enten med standardformateringsindstillinger eller med brugerdefinerede formler(beta). I højre panel skal du sikre dig, at Custom mode er slået fra.

Formater dine data med standardformateringsindstillinger

• Vælg den egenskab eller værdi, der skal formateres, i højre panel:
  • Hvis du vil formatere egenskabsværdier for tilmeldte poster, skal du klikke for at udvide [Record] i dette workflow og derefter vælge en egenskab.
  • For at formatere resultater af tidligere handlinger skal du klikke for at udvide navnet på Forrige handling og derefter vælge et handlingsoutput.

• Vælg derefter en formateringsindstilling:
  • Tilføj et tal: Tilføj et specifikt tal til egenskaben eller værdien. Indtast den ønskede værdi i feltet Number to add.
  • Tilføj en tidsmængde: tilføj en tidsmængde (f.eks. timer, dage) til en datetime-værdi. Indtast tidsmængden i feltet Amount to add, og brug derefter dropdown-menuen Unit of time til at vælge tidsenhed.
  • Beregn n'te rod af et tal: Beregn rodværdien af et tal. Indtast rodtallet i feltet Nth root number.
  • Brug stortbegyndelsesbogstav: Brug stort begyndelsesbogstav i værdien. Alle andre tegn i værdien vil blive ændret til små bogstaver. Virker kun for tegn i det latinske alfabet.
  • Skift alle tegn til små bogstaver: Skift alle tegn i værdien til små bogstaver. Virker kun for tegn i det latinske alfabet.
  • Skift alle tegn til store bogstaver: Skift alle tegn i værdien til store bogstaver. Virker kun for tegn i det latinske alfabet.

• • Skift datoformat: ændrer datoformatet for værdien.
    • For at konfigurere Format-feltet kan du brugeformateringstokens fra HubL datetimeformat-filteret. Læs mere om at bruge listen over direktiver i HubSpots udviklerdokumentation.
  • Skift til store bogstaver: Skift værdien til store bogstaver. Det første bogstav i hvert ord i værdien vil blive skrevet med stort, alle andre tegn vil blive ændret til små bogstaver. Virker kun for tegn i det latinske alfabet.
  • Konverter til Unix-tidsstempel: Konverter værdien til et Unix-tidsstempel.

• • Klipet tegn eller flere tegn: Fjern specifikke tegn fra værdien. Indtast de tegn, du vil fjerne, i feltet Characters to cut. For postnummeret 02145 kan du f.eks. indtaste 02 i feltet, hvilket vil resultere i værdien 145.
  • Divider et tal: Divider værdien med et bestemt tal. Indtast det tal, du vil dividere med, i feltet Number to divide by.
  • Få absolut værdi af et tal: returnerer den absolutte værdi af et tal. Du kan bruge denne mulighed til at sikre, at et tal er positivt.
  • Multiplicer med et tal: Multiplicer værdien med et bestemt tal. Indtast multiplikatoren i feltet Number to multiply by .
  • Fjern HTML-tags: fjern HTML-tags fra en værdi.
  • Afrundet tal: afrund tallet enten op eller ned. For at vælge, hvor mange decimaler der skal inkluderes i det formaterede tal, skal du klikke på rullemenuen Decimal to round to og vælge en decimal. Brug derefter rullemenuen Afrundingsmetode til at vælge, om du vil runde op eller ned.
  • Træk et tidsrum fra: Træk et tidsrum (f.eks. timer, dage) fra værdien. Indtast subtraktoren i feltet Amount to subtract, og brug derefter dropdown-menuen Unit of time til at vælge tidsenhed.
  • Test, om et tal er deleligt: Tjek, om et tal er deleligt med en bestemt værdi. Indtast det tal, der skal divideres med, i feltet Number.
  • Trim forreste og bageste mellemrum: Fjern mellemrum fra begge ender af værdien.
• Klik på dropdown-menuen Output-type, og vælg derefter en output-type. Afhængigt af den formateringsindstilling, du vælger, kan data formateres som tekst, tal, dato eller datetime-værdi.
• Sådan gemmer du automatisk dine formaterede data i en eksisterende ejendom:
  • Marker afkrydsningsfeltet Gem formaterede data i en egenskab med handlingen Kopier egenskabsværdi . Når din handling Formater data er gemt, bliver du automatisk sendt til en ny handling Kopier egenskabsværdi .
  • I højre panel skal du klikke på rullemenuen Property to copy "[formatted data]" to og vælge en egenskab.
  • Klik på Gem.

• Når du har konfigureret din handling, skal du klikke på Gem.
  
  

Formater dine data med en brugerdefineret formel

Sådan formaterer du data med en brugerdefineret formel:

• I højre panel skal du slå indstillingen Brugerdefineret tilstand til.
• Indtast din brugerdefinerede formel i afsnittet Formel .
• Klik på Indsæt for at tilføje et af følgende elementer i din formel:
  • Handlingsoutput: outputværdien fra en tidligere handling i det samme workflow.
  • HubSpot-egenskab: egen skabsværdien, der tilhører den tilmeldte post.
  • Funktion: en operator, der bruges til at opsætte formlen, såsom at skrive det første bogstav med stort eller tilføje et tal.

• Sådan gemmer du automatisk dine formaterede data i en eksisterende egenskab:
  • Marker afkrydsningsfeltet Gem formaterede data i en egenskab med handlingen Kopier egenskabsværdi . Når din handling Formater data er gemt, bliver du automatisk sendt til en ny handling Kopier egenskabsværdi .
  • I højre panel skal du klikke på rullemenuen Property to copy "[formatted data]" to og vælge en egenskab.
  • Klik på Gem.
• En forhåndsvisning udfyldes automatisk med et eksempel på et resultat. Hvis din formel bruger en variabel, som f.eks. en egenskabsværdi, vil forhåndsvisningen automatisk vise et resultat med standardværdier. Hvis du vil se en forhåndsvisning med andre eksempler, skal du klikke på Rediger forhåndsvisning og indtaste en anden testværdi for hvert felt.
• Når du har konfigureret din handling, skal du klikke på Gem.

Ved hjælp af brugerdefinerede formler kan du tilpasse komplekse formateringsindstillinger for dine output. Læs mere om de funktioner, du kan bruge med brugerdefinerede formler. Du kan for eksempel beregne følgende:

• Fjernelse af specialtegn fra telefonnumre: cut(cut(cut([phone], "-"), "*"), "#")

• Beregning af din salgsrepræsentants provisionsbeløb: ([Amount] * [commission_rate])

• Sammenkædning af strengværdier fra forskellige egenskaber: concat([company_name], [month_and_year])

Bemærk: Selvom det er muligt at kopiere og indsætte funktioner i Formula-sektionen, skal alle anvendte tokens såsom Action-outputs eller HubSpot-egenskaber indsættes manuelt.

Når du har tilføjet handlingen Formatér data, skal du opsætte yderligere handlinger for at bruge dine formaterede data.

Brug formaterede data

Når du har tilføjet handlingen Formater data, kan du enten opdatere en eksisterende egenskab med de formaterede data eller tilføje de formaterede data til dit Google Sheet, hvis du har installeret Google Sheets-integrationen.

Opdater eksisterende egenskaber med formaterede data

Opsæt en Copy property value action for at opdatere egenskaber med de nyligt formaterede data. Handlingen kan bruge formaterede data fra enhver tidligere Formatér data-handling.

• Klik på plus-ikonet + i workflow-editoren for at tilføje en workflow-handling.
• Vælg Kopier egenskabsværdi i handlingspanelet.
• I højre panel skal du klikke på Egenskab eller værdi, der skal kopieres fra dropdown-menuen, og derefter klikke for at udvide en Formater data-handling . For at bruge den tidligere formaterede værdi skal du vælge [outputtype]-værdi.
• Klik på rullemenuen Målegenskabstype, og vælg derefter den type egenskab, som du vil kopiere dataene til.
• Klik på Egenskab at kopiere "[outputtype] værdi" til i rullemenuen for at vælge den egenskab, du vil opdatere. Hvis du vil oprette en ny egenskab, skal du klikke på Opret en ny [objekt]-egenskab.
• Klik på Gem.

Når handlingen Kopier egenskabsværdi er sat op, kan dit workflow nu bruge tidligere formaterede værdier til at opdatere CRM-egenskaber.

Føj formaterede data til Google Sheets

Hvis du har installeret Google Sheets-integrationen, kan du tilføje formaterede data direkte til dit regneark uden at opdatere nogen egenskaber i HubSpot. For eksempel hvis kontaktpersonernes navne i arket skal formateres med små bogstaver, men du stadig ønsker, at deres navne skal være med store bogstaver i HubSpot.

Du kan forbinde Google Sheets-appen fra App Marketplace eller fra et workflow.

• I workflow-editoren skal du klikke på plus-ikonet + for at tilføje en workflow-handling.
• I handlingspanelet skal du vælge Opret Google Sheet-række.
• I højre panel skal du klikke på rullemenuen Regneark. Vælg derefter det regneark, du vil sende data til. Du kan vælge mellem de regneark, der ejes af eller er blevet delt med den bruger, der har forbundet Google Sheets med HubSpot.
• Klik på rullemenuen Ark. Vælg derefter det ark, du vil sende data til. Arkfeltet henviser til fanerne i bunden af dit regneark.
• Opsæt dine rækker i Google-arket:
  • Klik på rullemenuen Header. Vælg derefter de tilsvarende kolonner i dit Google-ark.
  • Klik på rullemenuen Egenskab. Klik derefter for at udvide handlingen Formater data . Hvis du vil bruge den tidligere formaterede værdi, skal du vælge [output type] value. Denne handling kan bruge formaterede data fra enhver tidligere Format data-handling.
  • Gentag, indtil du har færdiggjort din nye række.
• Klik på Gem.

Med handlingen Opret Google Sheet-række sat op, kan dit workflow nu bruge tidligere formaterede værdier til at tilføje nye rækker i dit Google Sheet uden at påvirke eksisterende egenskaber.

Læs mere om at tilføje data til Google Sheets med workflows.