Gewusst wie: So richten Sie die Salesforce-Integration in HubSpot ein

Zuletzt aktualisiert am: May 18, 2016

Anforderungen

Produkt: HubSpot Marketing
Abonnement: Pro & Enterprise
Richten Sie eine Integration zwischen Ihrem HubSpot- und Ihrem Salesforce-Account ein, um Leads und Kontakte nahtlos zwischen beiden Accounts zu synchronisieren. Diese Integration trägt entscheidend dazu bei, Konsistenz zwischen Ihrem Marketing- und Ihrem Vertriebsteam zu schaffen.

Anforderungen der HubSpot-Salesforce-Integration

Um Salesforce in HubSpot zu integrieren, müssen Sie:

  • Entweder HubSpot Professional oder Enterprise verwenden
  • Entweder Salesforce Professional, Enterprise oder Unlimited (keine Testversion) verwenden
  • Erweiterte Administratorrechte für Salesforce haben (falls Sie Salesforce Professional verwenden)
  • Erweiterte Administratorrechte ODER Sicherheitsberechtigungen auf Objektebene oder Feldebene für Salesforce haben (falls Sie Salesforce Enterprise oder Unlimited verwenden)

Bevor Sie loslegen: Allgemeine Voraussetzungen, die Sie erfüllen müssen

Neben den oben erwähnten Anforderungen gibt es einige allgemeine Voraussetzungen, die Sie erfüllen müssen, um den Connector einzurichten. Bitte lesen Sie die folgenden Punkte gründlich durch, bevor Sie mit den Anweisungen fortfahren:

  • Um den Connector richtig zu konfigurieren, benötigen Sie mindestens ein grundlegendes Verständnis davon, wie die Salesforce-Integration in HubSpot funktioniert.
  • Während des Installationsprozesses werden Sie zu Salesforce weitergeleitet. Sie können damit rechnen, dass Sie im Laufe des Einrichtungsprozesses wiederholt zwischen diesen Anweisungen und Salesforce hin- und herwechseln müssen.
  • Ihre Anzahl an API-Aufrufen (hierbei handelt es sich um die Technologie, die den Austausch von Daten zwischen HubSpot und Salesforce ermöglicht – weitere Details finden Sie hier) unterliegt einer täglichen Begrenzung. Behalten Sie Ihr Limit im Auge. Als Faustregel gilt: Eine einzelne Kontaktsynchronisation kann bis zu 4 API-Aufrufe pro Eintrag in Anspruch nehmen. Diese Zahl kann allerdings variieren.
  • Um mehrere HubSpot-Portale mit einem Salesforce-Account zu verbinden, müssen Sie diesen Assistenten für jedes einzelne Portal durchlaufen.
  • HubSpot kann nur mit einer Instanz von Salesforce verbunden werden. Sie können zwei HubSpot-Instanzen mit einer Salesforce-Instanz verwenden, aber Sie können mit dem Connector nur eine Salesforce-Instanz mit Ihrem HubSpot-Account verbinden.
  • Wenn Sie eine Sandbox-Version des Connectors installieren möchten, setzen Sie auf der nächsten Seite ein Häkchen in das entsprechende Kontrollkästchen und lesen Sie hier mehr über die Verknüpfung mit einem Sandbox-Umfeld.

Anleitung

Wenn Sie die oben aufgeführten Anforderungen erfüllen und bereit sind, Ihren HubSpot-Account mit Salesforce zu verbinden, dann lesen Sie weiter. Wir führen Sie Schritt für Schritt durch den Einrichtungsprozess.

Navigieren Sie in HubSpot zu den Integrationseinstellungen von Salesforce.com

Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Dashboard auf Account Menu > Integrations (Account-Menü > Integrationen).

Klicken Sie im Abschnitt für die Salesforce-Integration auf die Schaltfläche Integrate with HubSpot (In HubSpot integrieren).

Los geht‘s

Nun können Sie mit dem Setup beginnen, um Salesforce in HubSpot zu integrieren, Ihre Integrationseinstellungen zu konfigurieren und schließlich Ihre Integration zu testen. Das Setup nimmt etwa 30 Minuten in Anspruch. Wenn Sie bereit sind, loszulegen, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Let's go (Loslegen), um mit dem Abschnitt Get Started (Los geht‘s) zu beginnen.

Welche Version von Salesforce verwenden Sie?

In diesem Schritt wählen Sie die Version von Salesforce aus, die Ihr Unternehmen verwendet. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Version von Salesforce Sie verwenden, können Sie dies herausfinden, indem Sie in Salesforce zu Ihrem Namen oben rechts navigieren, auf Setup (Setup) und anschließend auf Administration Setup (Administrationssetup) klicken. Sobald Sie wissen, welche Version von Salesforce Sie verwenden, wählen Sie das entsprechende Optionsfeld aus und klicken auf Continue (Weiter).

Haben Sie administrativen Zugriff auf Salesforce?

Um das HubSpot-Paket in Salesforce zu installieren, brauchen Sie Zugangsdaten, die Ihnen administrativen Zugriff auf Salesforce gewähren, da Sie als Nutzer der Integration Zugriff auf alle Salesforce-Objekte benötigen, die Sie mit HubSpot synchronisieren möchten. Wenn Sie in diesem Bereich No (Nein) angeben, benötigen Sie die Hilfe Ihres Salesforce-Administrators, um mit dem Setup fortzufahren. Sobald Sie die erforderlichen Zugriffsrechte haben, klicken Sie auf Yes (Ja) und dann auf Continue (Weiter).

Möchten Sie eine Sandbox-Instanz von Salesforce verwenden?

Salesforce bietet Sandbox-Instanzen und Produktionsinstanzen seiner Software an – die Sandbox-Instanz ist ein Testumfeld in Salesforce und unterscheidet sich daher leicht vom Produktionsumfeld. Ich verwende die Produktionsinstanz von Salesforce, also wähle ich auf No (Nein) und anschließend auf Continue (Weiter).

Wie viele Salesforce-Lizenzen haben Sie?

Sie müssen nun die Anzahl an Lizenzen angeben, die Sie in Salesforce haben. Diese Informationen können Sie abrufen, indem Sie in Salesforce oben rechts auf Ihren Namen klicken und dann zu Setup > System Overview (Setup > Systemübersicht) navigieren. Im Abschnitt System Overview (Systemübersicht) sollte unten angezeigt werden, wie viele Lizenzen Sie in Salesforce haben. Geben Sie die entsprechende Anzahl nun in das Textfeld im Salesforce-Installationsassistenten von HubSpot ein und klicken Sie auf Continue (Weiter).

Limit für API-Aufrufe

Basierend auf der Anzahl an Lizenzen, die Sie in den Installationsassistenten eingegeben haben, versucht HubSpot, Ihr Limit für API-Aufrufe einzuschätzen. Da die gesamte Kommunikation zwischen HubSpot und Salesforce über API-Aufrufe läuft, ist es wichtig, dass Ihnen genügend Aufrufe für Ihre Unternehmenszwecke zur Verfügung stehen. Ihre Anzahl an API-Aufrufen unterliegt einem täglichen Limit (weitere Details dazu erfahren Sie hier). Als Faustregel gilt: Eine einzelne Kontaktsynchronisation kann bis zu 4 API-Aufrufe pro Eintrag in Anspruch nehmen. Diese Zahl kann allerdings variieren.

Falls die geschätzte Anzahl an API-Aufrufen nicht Ihren Erwartungen entspricht, können Sie einfach in das Textfeld klicken und die Zahl entsprechend anpassen. Klicken Sie dann auf Continue (Weiter).

Richten Sie Salesforce ein

Als Nächstes können Sie HubSpot-Informationen zu Salesforce hinzufügen – und zwar, indem Sie das HubSpot-Paket mithilfe der Salesforce-Paketinstallation in Ihrem Salesforce-Account installieren. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Read the guide (Anleitung lesen), um zu erfahren, wie Sie dieses Paket in Salesforce installieren. Diese Anleitung erklärt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie das HubSpot-Paket in Salesforce installieren. Wenn Sie die Installation abgeschlossen haben, setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen neben „I have installed the HubSpot integration package“ (Ich habe das Integrationspaket von HubSpot installiert). Klicken Sie dann auf die grüne Schaltfläche Continue (Weiter).

Geben Sie Ihren Salesforce-Token ein

Anschließend werden Sie dazu aufgefordert, Ihren Salesforce-Sicherheitstoken einzugeben. Falls Sie nicht wissen, wie Ihr Token lautet, können Sie ihn in Ihren E-Mails finden. Salesforce sendet den Token per E-Mail, wenn ein Salesforce-Account eingerichtet wird oder das Salesforce-Passwort zurückgesetzt wird. Wenn Sie Ihren Salesforce-Sicherheitstoken nicht finden können, dann können Sie ihn in Salesforce zurücksetzen. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Read the guide (Anleitung lesen), um zu erfahren, wie Sie Ihren Sicherheitstoken zurücksetzen. (Hinweis: Wenn Sie Ihren Sicherheitstoken zurücksetzen, müssen Sie Ihre Zugangsdaten auch für alle anderen Integrationen aktualisieren, die Sie bereits unter Verwendung Ihres ursprünglichen Sicherheitstokens eingerichtet haben).

Fügen Sie Ihren Sicherheitstoken nun in das Textfeld unter „Enter your Salesforce token“ (Geben Sie Ihren Salesforce-Token ein) ein und klicken Sie dann auf Continue (Weiter).

Installieren Sie ein VisualForce-Modul

Sie haben nun das HubSpot-Paket in Salesforce installiert und Ihren Sicherheitstoken in den Installationsassistenten eingegeben. Jetzt sollten Sie eine VisualForce-Komponente zu Ihren Lead- und Kontakteinträgen hinzufügen. Das VisualForce-Modul fügt ein Fenster zu Lead- oder Kontakteinträgen hinzu, durch das Sie Einblick in Kontakteinträge in HubSpot erhalten und Lead-Informationen einsehen können. Wenn Sie dieses Modul hinzufügen, können Sie das volle Potenzial der HubSpot-Salesforce-Integration nutzen.

Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Read the guide (Anleitung lesen) und befolgen Sie die Anweisungen, um die VisualForce-Komponente zu Ihren Lead- und Kontaktseiten hinzuzufügen. Wenn Sie diese Schritte abgeschlossen haben, setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen neben „I have added HubSpot lead intelligence to Salesforce“ (Ich habe Lead-Informationen von HubSpot zu Salesforce hinzugefügt) und klicken Sie dann auf Continue (Weiter).

Richten Sie HubSpot ein

Anschließend können Sie Salesforce-Informationen zu HubSpot hinzufügen – und zwar, indem Sie Ihre Salesforce-Zugangsdaten eingeben, damit HubSpot die Verbindung zu Ihrem Salesforce-Account herstellen kann. Ihr Salesforce-Token sollte bereits aus einem der vorherigen Schritte übernommen worden sein. Sie müssen also nur Ihren Salesforce-Benutzernamen und Ihr Salesforce-Passwort eingeben. Sobald Sie alle Informationen richtig eingegeben haben, klicken Sie auf Connect accounts (Accounts verbinden).

Um fortzufahren, müssen Sie auf Connect accounts (Accounts verbinden) klicken – dadurch wird Ihre Salesforce-Instanz noch einmal überprüft und der Connector eingerichtet. Anschließend sollte diese Nachricht erscheinen: „Successfully connected your accounts“ (Ihre Accounts wurden erfolgreich verbunden). Klicken Sie auf Continue (Weiter), um fortzufahren.

Wählen Sie Ihre Einstellungen

Ihre Salesforce-Zugangsdaten wurden nun validiert und HubSpot und Salesforce können miteinander kommunizieren. Sie können jetzt Ihre Einstellungen konfigurieren, um zu bestimmen, welche Informationen Sie zwischen HubSpot und Salesforce synchronisieren möchten. Klicken Sie auf Continue (Weiter), wenn Sie bereit sind, Ihre Einstellungen zu konfigurieren.

Zunächst müssen Sie angeben, ob Sie die HubSpot-Salesforce-Integration mit Accounts in Salesforce synchronisieren möchten. Hierdurch erhalten Sie mehr Informationen über einen Kontakteintrag und können Ihre Kommunikation mit diesem Kontakt basierend auf zusätzlichen Unternehmensinformationen aus seinem zugehörigen Account personalisieren.

Als Nächstes müssen Sie angeben, ob Sie die HubSpot-Salesforce-Integration mit Opportunities in Salesforce synchronisieren wollen. Wenn Sie Yes (Ja) anklicken, erlauben Sie HubSpot die Synchronisation mit Standardfeldern im Salesforce-Opportunity-Objekt. Hier können Sie sehen, welche Felder der Salesforce-Opportunity HubSpot synchronisiert.

Sobald Sie die gewünschte Option ausgewählt haben, klicken Sie auf Continue (Weiter).

Speichern Sie Aktivitätsdaten in HubSpot

Als Nächstes sollten Sie festlegen, welche Aktivitätsdaten in HubSpot mit Salesforce synchronisiert werden sollen.

Wollen Sie, dass die Integration eine Aktivität in Salesforce erstellt, wenn ein HubSpot-Kontakt ein Formular einreicht? Wollen Sie eine Aktivität in Salesforce erstellen, wenn Ihr HubSpot-Kontakt eine E-Mail öffnet? Setzen Sie ein Häkchen in das entsprechende Kontrollkästchen.

Als Nächstes werden Sie gefragt, ob Sie Aufgaben in Salesforce synchronisieren wollen, die mit der Synchronisation von Kontakten und Interaktionen in HubSpot in Verbindung stehen. Wenn Sie Yes (Ja) anklicken, werden Aufgaben zwischen Salesforce und dem CRM von HubSpot synchronisiert.

Klicken Sie auf Continue (Weiter), wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben.

Bestimmen Sie, welche Kontakte mit Salesforce synchronisiert werden

In diesem Schritt können Sie Ihre Aufnahmeliste erstellen. Diese Liste grenzt die Kontakte ein, die von HubSpot zu Salesforce synchronisiert werden. Nicht jeder Lead, der ein Formular ausfüllt und in die HubSpot-Datenbank eingetragen wird, ist zwingend ein qualifizierter Lead. Mit dieser Option können Sie festlegen, welche Kriterien ein Kontakt erfüllen muss, um von HubSpot zu Salesforce synchronisiert zu werden. Auf diese Weise verhindern Sie, dass Ihr Salesforce-Account eine hohe Anzahl an Leads enthält, die Ihr Vertriebsteam möglicherweise noch nicht kontaktieren möchte.

Wenn Sie eine Smart List haben, die Sie als Aufnahmeliste verwenden möchten, können Sie diese über das Drop-down-Menü auswählen. Sie können sich auch gegen die Verwendung einer Aufnahmeliste entscheiden, indem Sie im Drop-down-Menü die Option „-- No Inclusion List --“ (Keine Aufnahmeliste) auswählen. Das bedeutet, dass jeder neue Kontakt in HubSpot mit einer Lifecycle-Phase ohne Abonnement zu Salesforce synchronisiert wird. Wenn Sie eine Aufnahmeliste verwenden möchten, aber noch keine erstellt haben, können Sie dies jetzt tun, indem Sie auf die blaue Schaltfläche Create a new smart list (Neue Smart List erstellen) klicken. Sobald Sie Ihre Aufnahmeliste ausgewählt oder sich gegen eine Aufnahmeliste entschieden haben, klicken Sie auf Continue (Weiter), um fortzufahren.

Falls Sie nicht sicher sind, ob Sie die richtige Auswahl getroffen haben, machen Sie sich keine Sorgen. Sie können später jederzeit zu diesem Schritt zurückkehren und eine Aufnahmeliste einrichten, verändern, entfernen usw.

Endspurt

Sie sind beim letzten Schritt angelangt. In diesem Abschnitt überprüfen Sie noch einmal Ihre vorherigen Synchronisationsentscheidungen. Klicken Sie bei Bedarf auf Edit (Bearbeiten), um vorgenommene Einstellungen anzupassen. Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, stellen Sie den Schieberegler neben „Sync contacts with Salesforce“ (Kontakte mit Salesforce synchronisieren) auf ON (EIN).

Es erscheint die Meldung „Successfully turned on syncing“ (Synchronisation erfolgreich aktiviert). Klicken Sie dann auf Continue (Weiter).

Testen Sie Ihre Integration

Nun, da Sie Ihre Integration erfolgreich eingerichtet haben, können Sie testen, ob sie ordnungsgemäß funktioniert. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Create test contact (Testkontakt erstellen). Während der Kontakt synchronisiert wird, werden Ihnen neben der Schaltfläche einige Informationen angezeigt: Der Installationsassistent gibt an, dass die Synchronisation begonnen hat, dass sie geplant, bearbeitet und schließlich abgeschlossen wurde. Klicken Sie auf Continue (Weiter), um fortzufahren.

Herzlichen Glückwunsch!

Das war‘s schon. Sie haben es geschafft! Ihre Kontakte werden jetzt zwischen HubSpot und Salesforce synchronisiert. Nun können Sie Ihre bestehenden Kontakte importieren (um Ihre zwei Datenbanken so gut wie möglich anzugleichen) oder einige Schritte zurück navigieren, um Ihre Integration zu personalisieren.

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