Cómo hacer el seguimiento de correos electrónicos y registrarlos con los complementos de Sales Hub para Outlook para equipos de escritorio y para Office 365

Última actualización: June 29, 2018

Así como puedes enviar correos desde la cronología de contacto de CRM con una bandeja de entrada conectada, puedes enviar correos con seguimiento y registro desde tu bandeja de entrada con los complementos de Sales Hub para Outlook para equipos de escritorio y para Office 365.  

Antes de comenzar, ten en cuenta la diferencia entre un correo electrónico con seguimiento y uno con registro: 

  • Correo electrónico con seguimiento: Realizar el seguimiento de un correo electrónico te permite saber cómo interactúa el destinatario con este. Cuando el contacto abra el correo electrónico, recibirás una notificación emergente en tu escritorio si tienes la aplicación de bandeja de Sales Hub para Windows instalada con el complemento para Outlook para equipos de escritorio (o estás usando el navegador Chrome con la extensión de Sales Hub para Chrome instalada). Los usuarios de Sales Hub Starter y Pro también recibirán notificaciones cuando el destinatario haga clic en un enlace en el correo electrónico. Esta información se guardará en las novedades sobre actividades de HubSpot en Herramientas de Ventas > Novedades sobre Actividades o en tu aplicación de bandeja de Windows si estás usando el complemento para Outlook para equipos de escritorio. Los correos electrónicos con seguimiento ayudan a recopilar información acerca de cómo el destinatario interactúa con tu correo y no se registran en la cronología de contacto en HubSpot. 
  • Correo electrónico registrado: Un correo electrónico registrado se guarda en la cronología de contacto del destinatario en HubSpot. De esta manera, puedes mantener un registro de tu comunicación por correo electrónico con un prospecto en HubSpot y comprender en qué etapa del embudo de ventas se encuentra. También puedes usar el historial de correos registrados para hacer el seguimiento de las relaciones anteriores y asegurarte de que te estás comunicando regularmente con tus oportunidades de venta más prometedoras. Los correos electrónicos con registro sirven para registrar tus interacciones con el contacto y no te brindan información acerca de aperturas y clics

Ten en cuenta que puedes enviar un correo electrónico con seguimiento y con registro. De esta manera, tendrás un registro de la comunicación por correo electrónico e información sobre aperturas en HubSpot. 

En este artículo, se describe lo siguiente: 

 

Enviar un correo con seguimiento usando el complemento para Outlook para equipos de escritorio (solo Windows)

Para enviar un correo con seguimiento usando el complemento para Outlook desde una cuenta de Outlook para equipos de escritorio en una PC: 

  • Inicia sesión en tu cuenta de Outlook. 
  • Redacta un nuevo correo electrónico. 
  • Escribe el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo. 
  • Marca la casilla Monitorizar correo y luego haz clic en Enviar
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Enviar un correo con seguimiento usando el complemento para Office 365 desde Outlook para equipos de escritorio en una PC o Mac

Para enviar un correo con seguimiento usando el complemento para Office 365 desde una cuenta de Outlook para equipos de escritorio en una PC o Mac: 

  • Inicia sesión en tu cuenta de Outlook. 
  • Redacta un nuevo correo electrónico. 
  • Escribe el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo.  
  • Haz clic en Herramientas de Ventas. En el menú de la barra lateral derecha, marca la casilla Hacer Seguimiento de Aperturas de Correos. Los usuarios de Sales Hub Starter y Pro verán Hacer Seguimiento de Aperturas de Correos y Clics. Luego haz clic en Enviar

Nota: Las notificaciones en tiempo real no están disponibles si estás utilizando el complemento de Sales Hub para Office 365. En cambio, podrás ver la actividad en las novedades sobre actividades de HubSpot en Herramientas de Ventas > Novedades sobre Actividades

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Enviar un correo con seguimiento usando el complemento para Office 365 desde una cuenta de Outlook en la Web o una cuenta de Outlook.com

Para enviar un correo con seguimiento usando el complemento para Office 365 desde una cuenta de Outlook en la Web o una cuenta de Outlook.com: 

  • Inicia sesión en tu cuenta de Outlook. 
  • Redacta un nuevo correo electrónico. 
  • Escribe el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo. 
  • Haz clic en el símbolo de rueda dentada de HubSpot en la esquina inferior derecha de la ventada de redacción de correo electrónico. 
  • En el menú de la barra lateral derecha, marca la casilla Hacer Seguimiento de Aperturas de Correo. Los usuarios de Sales Starter y Pro verán Hacer Seguimiento de Aperturas de Correo y Clics. Luego haz clic en Enviar

Nota: Las notificaciones en tiempo real no están disponibles si estás utilizando el complemento de Sales Hub para Office 365. En cambio, podrás ver la actividad en las novedades sobre actividades de HubSpot en Herramientas de Ventas > Novedades sobre Actividades

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Correo electrónico sin abrir

Antes de que tu contacto abra el correo electrónico, la línea de asunto y el destinatario del correo se mostrarán en Novedades sobre Actividades como Sin Abrir.  

  • Para acceder a las novedades sobre actividades en HubSpot, navega a Herramientas de Ventas > Novedades sobre Actividades. Puedes encontrar información acerca del seguimiento de correo electrónico en la pestaña Toda la Actividad o la pestaña Actividad del Correo. Según el destinatario, esta información podría encontrarse en otras pestañas. Obtén más información aquí.

  • También puedes acceder a las novedades sobre actividades desde la aplicación de bandeja de Windows si estás usando el complemento de HubSpot para Outlook para equipos de escritorio e instalaste Sales Hub para Windows. Con la aplicación de bandeja instalada, haz clic en el símbolo de rueda dentada de HubSpot en la esquina inferior derecha de tu PC.
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Aperturas de correo electrónico

Una vez que el destinatario abre el correo electrónico, recibirás una notificación emergente en tiempo real en tu escritorio, si estás usando la aplicación de bandeja de Windows con el complemento para Outlook para equipos de escritorio. Al regresar a las novedades sobre actividades, verás la información del correo marcada como Open.

Haz clic en el menú desplegable debajo del nombre de contacto para ver cuándo el destinatario abrió el correo y dónde. Obtén más información acerca de la detección de la ubicación aquí.

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Recursos adicionales de las notificaciones de seguimiento de correo electrónico y ventas

Para obtener más información acerca de cómo funcionan las notificaciones de seguimiento de correo electrónico con los complementos (o con la extensión de Sales Hub para Chrome), echa un vistazo a los siguientes artículos: 

Obtén más información acerca de cómo configurar las notificaciones de visitas recurrentes de una oportunidad de venta en tiempo real aquí. Cada vez que una oportunidad de venta visite tu sitio web, recibirás información acerca de la visita en las novedades sobre actividades y una notificación emergente si estás usando la aplicación de bandeja de Windows.

Cómo registrar correos electrónicos

Para registrar un correo electrónico y agregar nuevos contactos a tu cuenta de HubSpot CRM desde un correo registrado, la dirección desde la cual realizas el envío en tu cliente de correo electrónico debe ser uno de las siguientes:

Para impedir que se haga un seguimiento de los correos electrónicos internos que te envías con tus colegas, CRM no registra los correos electrónicos que te envías con otros contactos cuyo dominio de correo electrónico coincide con el tuyo. Por ejemplo, si estás enviando un correo electrónico a contacto@hubspot.com desde tudirecciondecorreo@hubspot.com, el correo no se registrará porque el dominio de correo electrónico (hubspot.com) del remitente coincide con el del destinatario. 

Además, puedes especificar direcciones de correo electrónico y dominios específicos para los cuales nunca registrar correos en la configuración de tu complemento. Obtén más información aquí.

Es posible que el proceso de registro de correo electrónico varíe según el tipo de cuenta de correo y el complemento que uses: 

Enviar un correo electrónico con registro usando el complemento para Outlook para equipos de escritorio (solo Windows)

Para enviar un correo con registro usando el complemento para Outlook desde una cuenta de Outlook para equipos de escritorio en una PC: 

  • Redacta un nuevo correo electrónico en Outlook.
  • Escribe el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo. 
  • Marca la casilla Registrar en CRM. Tu dirección CCO se completará automáticamente en el campo CCO.
  • Haz clic en Enviar.
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Enviar un correo con registro usando el complemento para Office 365 desde Outlook para equipos de escritorio en una PC o Mac

Para enviar un correo con registro usando el complemento para Office 365 desde una cuenta de Outlook para equipos de escritorio en una PC o Mac: 

  • Redacta un nuevo correo electrónico en Outlook.
  • Escribe el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo. 
  • Haz clic en Herramientas de Ventas. En el menú de la barra lateral derecha, marca la casilla Registra este Correo Electrónico en HubSpot. Tu dirección CCO se completará automáticamente en el campo CCO.
  • Haz clic en Enviar.
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Enviar un correo con registro usando el complemento para Office 365 desde una cuenta de Outlook en la Web o una cuenta de Outlook.com

Para enviar un correo con registro usando el complemento para Office 365 desde una cuenta de Outlook en la Web o una cuenta de Outlook.com: 

  • Inicia sesión en tu cuenta de Outlook. 
  • Redacta un nuevo correo electrónico. 
  • Escribe el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo. 
  • Haz clic en el símbolo de rueda dentada de HubSpot en la esquina inferior derecha de la ventada de redacción de correo electrónico. 
  • En el menú de la barra lateral derecha, marca la casilla Registra este Correo Electrónico en HubSpot. Tu dirección CCO se completará automáticamente en el campo CCO.
  • Haz clic en Enviar.
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Visualización del correo electrónico registrado en HubSpot

Para ver un correo electrónico registrado en HubSpot, navega al registro de contacto. Si el destinatario aún no es un contacto en HubSpot, se creará como tal: 

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Contactos
  • Haz clic en el nombre del contacto que recibió el correo electrónico para abrir el registro de contacto. 
  • En la cronología, verás una copia del correo electrónico. También verás las siguientes opciones: 
    • Expandir: para ver todo correo electrónico, haz clic en Expandir. Para ver solo la primeras líneas, haz clic en Contraer.
    • Editar: agrega o elimina una empresa o un negocio para asociar con este correo electrónico. El registro de empresa y los registros de negocio deben asociarse con el contacto para agregarlos aquí.
    • Acciones: elige eliminar este correo o responder a este. 
    • Responder: haz clic en Responder para enviar una respuesta por correo electrónico al contacto desde HubSpot.  

Nota: Para enviar respuestas por correo electrónico desde HubSpot y registrar respuestas entrantes a HubSpot, debes tener una bandeja de entrada conectada

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