Esaminare le registrazioni e le trascrizioni delle chiamate

È possibile rivedere le registrazioni effettuate tramite lo strumento di chiamata di HubSpot, utilizzando l'integrazione di HubSpot con Zoom o utilizzando un provider di chiamate di terze parti integrato con HubSpot.

Se siete utenti con un posto assegnato a Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise, potete utilizzare Conversation Intelligence (CI) per trascrivere e analizzare le registrazioni. Questo vi permette di allenare il vostro team in modo più efficace e di ottenere preziose informazioni sui clienti dalle registrazioni e dalle trascrizioni.

Se si utilizza l'app mobile di HubSpot, è possibile rivedere le registrazioni mentre si è in viaggio.

Prima di iniziare

• Configurate lo strumento di chiamata. È possibile:
  • Acquisire un numero di telefono fornito da HubSpot.
  • Registrare il proprio numero di telefono in uscita con HubSpot.
  • Configurare l'integrazione di HubSpot con Zoom.

• • Integrazione con un provider di chiamate di terze parti.

Nota bene: HubSpot supporta solo un gruppo selezionato di provider di chiamate di terze parti. Per saperne di più su quali provider di chiamate sono supportati nell'HubSpot App Marketplace.

• Le registrazioni delle chiamate di HubSpot sono attivate per impostazione predefinita. Assicuratevi che la registrazione delle chiamate sia attivata nelle impostazioni.
• Se sieteutenti di Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise , assicuratevi che nelle impostazioni sia attivata ancheConversation Intelligence, in modo che le registrazioni vengano trascritte.
• Se si utilizza Zoom per effettuare le chiamate, assicurarsi che la registrazione nel cloud sia attivata.
• Esaminate le leggi sulla registrazione delle chiamate nella vostra zona.

Esaminare le registrazioni

Per accedere alla registrazione e aggiungere note:

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti, quindi fai clic sul menu a discesa Contatti e seleziona Chiamate.
• Fare clic sul titolo della chiamata.
• Per avviare la registrazione, a sinistra della schermata di revisione, fare clic su playerPlay Play. È anche possibile utilizzare i controlli per playerFastForward saltare o playerRewind riavvolgere. Se si sta rivedendo una registrazione di Zoom cloud, è possibile anche riprodurre, mettere in pausa o andare avanti.
• In basso, fare clic su Note, quindi su Aggiungi note per aggiungere note sulla chiamata. Per inviare una notifica a un altro membro del team, digitare @ seguito dal nome dell'utente. Immetterela nota, quindi fare clic su Salva. Se si dispone di un account Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise, è possibile aggiungere commenti in linea.
• (BETA) In fondo, è possibile visualizzare un riepilogo delle chiamate generato dall'intelligenza artificiale(Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise). Il riepilogo è suddiviso in diverse sezioni: scopo della telefonata, punti chiave della discussione, decisioni prese, sentimento e passi successivi. Questo campo non è modificabile. Utilizzare la casella di testo Note per aggiungere ulteriori informazioni.
  • Se si desidera chiedere a Copilot ulteriori informazioni sulla chiamata, fare clic su Fai una domanda.
  • Per fornire un feedback sul riepilogo, fare clic sull'icona thumbsUp pollice su o thumbsDown pollice giù.
  • Per copiare il riepilogo, fare clic sull'icona Copia messaggio.
  • Per nascondere il riepilogo, fare clic su Chiudi.

Nota: per utilizzare i riepiloghi delle chiamate di Breeze, è necessario attivare Copilot e la registrazione delle chiamate nel proprio account.

• Se si dispone di un account Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise, sulla destra è possibile fare clic sulle schede Insights, Stats e Transcript per visualizzare i termini tracciati, le statistiche delle chiamate e la trascrizione delle chiamate. È possibile visualizzare i termini tracciati solo se si dispone di un account Sales Hub o Service Hub Enterprise e se un super amministratore ha aggiunto i termini tracciati.

Condividere le registrazioni o aggiungere registrazioni alle playlist

• Per condividere la registrazione:
  • Fare clic sul pulsante share Condividi in alto a destra.
  • Fare clic sul menu a discesa Invia e-mail a per aggiungere i membri del team con cui condividere la registrazione.
  • Digitare un messaggio nella casella di testo.
  • Utilizzare le maniglie di riproduzione o le caselle di testo Inizio e Fine per regolare la porzione di registrazione che si desidera condividere.
  • Fare clic su Condividi o Copia link. Se si dispone di un account Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise, è possibile condividere anche estratti specifici della trascrizione.

Nota bene: gli utenti autorizzati a visualizzare un clip di registrazione possono anche ascoltare l'intera registrazione. L'intento del clip è quello di fornire un focus e una direzione chiari.

• Per aggiungere una registrazione a una playlist:
  • Fare clic su + Aggiungi a playlist.
  • Fare clic sul menu a discesa Seleziona playlist per aggiungere la registrazione a diverse playlist.
  • Digitare una descrizione nella casella di testo.
  • Utilizzare le maniglie di riproduzione o le caselle di testo Inizio e Fine per regolare la porzione di registrazione che si desidera condividere.
  • Fare clic su Aggiungi.

Rivedere i termini tracciati(Sales Hubo Service Hub Enterprise)

È possibile creare termini tracciati per andare alle parti della trascrizione in cui il termine è menzionato.

Nota bene: per aggiungere o modificare i termini tracciati è necessario essere un Super Admin.

• Nel pannello di destra, fare clic sulla scheda Approfondimenti per visualizzare i termini tracciati.
• Per modificare i termini tracciati, fare clic su Modifica.
• Nel pannello di destra, è possibile fare clic su + Aggiungi categoria per aggiungere categorie per i termini tracciati.
• Per aggiungere un termine tracciato a una categoria, fare clic su + Aggiungi termine tracciato, quindi digitare il termine tracciato nella casella di testo.
• In fondo al pannello di destra, fare clic su Salva.

Aggiungere altoparlanti e visualizzare le statistiche delle chiamate(Sales Hubo Service Hub Professional o Enterprise)

È possibile esaminare le statistiche delle chiamate collegando i record dei contatti dei partecipanti alla chiamata.

• Per collegare i partecipanti alla chiamata ai record, fare clic su Partecipanti nella parte superiore. Nel pannello di destra, fare clic sul pulsante di collegamento link accanto all'oratore nella sezione Destinatario della chiamata. Nella barra di ricerca, digitare il nome del contatto. Se non esiste un record, fare clic su + Aggiungi contatto per creare un record per il contatto. Quindi, fare clic su Collega. Per scollegare un contatto, fare nuovamente clic sul pulsante link per interrompere il collegamento.

Nota bene: HubSpot abbina automaticamente i nomi degli interlocutori alle chiamate a due parti trascritte con Zoom Basic o Pro. La corrispondenza manuale dei nomi degli interlocutori non è disponibile per le chiamate effettuate con Zoom Business, Business Plus o Enterprise, poiché queste trascrizioni sono fornite da Zoom e non da HubSpot.

• Per accedere alle informazioni di contatto del destinatario della chiamata, nel pannello di destra fare clic sul nome del contatto per accedere al relativo record.

• Dopo aver aggiunto i relatori, nel pannello di destra fate clic sulla scheda Statistiche per esaminare le statistiche delle chiamate.
  • Tempo di conversazione del proprietario della chiamata: la percentuale di tempo in cui il proprietario della chiamata parla.
  • Velocità di conversazione: il numero di parole al minuto del titolare della chiamata.
  • Monologo più lungo: il tempo più lungo in cui il titolare della chiamata parla.
  • Storia del cliente più lunga: il tempo più lungo in cui un cliente parla.
  • Interattività: la quantità di interazione all'interno della chiamata.
  • Pazienza: la quantità di pause tra i partecipanti.

Rivedere le trascrizioni e aggiungere commenti in linea(Sales Hubo Service Hub Professional o Enterprise).

Quando si rivedono le trascrizioni, è possibile aggiungere commenti in linea o condividere un link a una parte specifica della trascrizione. I rappresentanti possono rispondere facilmente ai commenti, mantenendo le conversazioni focalizzate e assicurando che tutte le informazioni rilevanti siano in un unico posto.

Nota bene: la trascrizione automatica è disponibile per le lingue predefinite di HubSpot per la creazione di contenuti. HubSpot trascriverà la registrazione nella lingua selezionata nelle impostazioni dell'account. Per saperne di più sull'offerta linguistica di HubSpot.

• Nel pannello di destra, fare clic sulla scheda Trascrizione per visualizzare la trascrizione della chiamata. Utilizzare la barra di ricerca per cercare parole chiave specifiche. I risultati restituiranno qualsiasi parte della trascrizione in cui è stata utilizzata la parola chiave.
• Per inviare una notifica a un altro membro del team o aggiungere un commento con data e ora, effettuare una delle seguenti operazioni:
  • Fare clic sulla scheda Commenti sotto la riproduzione della registrazione. Nella casella di testo, digitare @ seguito dal nome dell'utente. Inserire il commento, quindi fare clic su Salva.

• • Per aggiungere un timestamp:
    • Sotto la casella di testo, digitare l'ora e poi fare clic sulla casella di testo per applicare l'ora. Nella scheda Trascrizione sulla destra, si passa a quella parte della trascrizione.

• • • Nella trascrizione, passare il mouse sulla parte dell'estratto della trascrizione a cui si desidera aggiungere un commento. Fare clic sul pulsante comments Comment. Nella scheda Commenti sotto la riproduzione della registrazione, si aprirà una casella di testo con la data e l'ora corrette.
  • Fare clic su Commento.
  • Fare clic sul pulsante Rispondi sotto uno dei commenti per iniziare una discussione. Dopo aver scritto la risposta, fare clic su Rispondi.

• Per condividere una parte specifica della trascrizione, passare il mouse sull'estratto della trascrizione e fare clic sul pulsante share Share. Nella finestra di dialogo, utilizzare le maniglie lungo la traccia dell'altoparlante o digitare l'ora di inizio e di fine per modificare la lunghezza del clip di registrazione. Se si desidera condividere l'intera registrazione, assicurarsi che le maniglie lungo la traccia dell'altoparlante siano all'inizio e alla fine della registrazione.

Nota bene: gli utenti autorizzati a visualizzare un clip di registrazione possono anche ascoltare l'intera registrazione. L'intento del clip è quello di fornire un focus e una direzione chiari.

Sincronizzazione delle registrazioni Zoom

Se si dispone di un account Zoom Business o Enterprise, è possibile sincronizzare le registrazioni cloud di Zoom per rivederle in HubSpot. Una volta attivata la registrazione cloud nell'account Zoom, le registrazioni appariranno nella timeline del record associato. Se siete utenti con un posto assegnato aSales Hub o Service Hub Professional o Enterprise , Conversation Intelligence trascriverà le registrazioni cloud di Zoom e anche queste trascrizioni verranno sincronizzate sulla timeline del record.

Per impostare la registrazione di Zoom utilizzando Conversation Intelligence:

• Attivare la registrazione nel cloud in Zoom. Assicurarsi che la casella di controllo trascrizioni audio sia selezionata in modo da ricevere le trascrizioni in HubSpot dalle registrazioni Zoom.
• Selezionare la casella di controllo Sincronizza dati da registrazioni e trascrizioni nelle impostazioni dell'integrazione Zoom. Selezionando la casella di controllo Sincronizza dati da registrazioni e trascrizioni, tutte le nuove registrazioni e trascrizioni verranno sincronizzate automaticamente con HubSpot sia per le riunioni che per i webinar. Per eliminare la registrazione di una chiamata, è possibile farlo dalla pagina Indice delle chiamate.

• Per assegnare le registrazioni agli utenti del vostro account HubSpot, assicuratevi che essi colleghino i loro account Zoom. Le attività di registrazione vengono assegnate a un utente dell'account HubSpot se il suo indirizzo e-mail corrisponde a quello di un utente Zoom della chiamata.

Associare le registrazioni ad altri record

Per impostazione predefinita, HubSpot AI associa automaticamente le registrazioni all'azienda principale associata ai partecipanti alla chiamata.

È anche possibile associare una registrazione ad altri record di contatti, aziende, trattative, ticket o riunioni nel CRM. La registrazione apparirà nella timeline del record associato, in modo da poter accedere ai dettagli della registrazione per un maggiore contesto.

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti, quindi fai clic sul menu a discesa Contatti e seleziona Chiamate.
• Fare clic sul titolo della chiamata.
• In alto, fare clic su Associazioni.
• Per aggiungere un'associazione, nel pannello di destra fare clic su + Aggiungi accanto a una delle schede contatto, azienda, affare, biglietto o riunione.

I record associati appariranno anche nella pagina Indice delle chiamate. Se i record associati non appaiono nella tabella, modificare le colonne della tabella.