Esaminare le registrazioni e le trascrizioni delle chiamate

È possibile rivedere le registrazioni effettuate tramite lo strumento di chiamatadi HubSpot , utilizzando l'integrazione di HubSpot con Zoom o utilizzando un provider di chiamate di terze parti integrato con HubSpot.

Se siete utenti con un posto assegnato a Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise a pagamento, potete utilizzare Conversation Intelligence (CI) per trascrivere e analizzare le registrazioni. Questo vi permette di allenare il vostro team in modo più efficace e di ottenere preziose informazioni sui clienti dalle registrazioni e dalle trascrizioni.

Nota bene: qualsiasi utente che registra le chiamate effettuate da HubSpot può rivedere e fare coaching sulla registrazione della chiamata, ma non avrà accesso alle funzionalità aggiuntive offerte da CI, come la trascrizione.

Solo le registrazioni effettuate da utenti conposti a pagamento assegnati a Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise saranno trascritte automaticamente. Qualsiasi utente di un account Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise può accedere alla registrazione e alla trascrizione per il coaching se dispone delle autorizzazioni di accesso agli oggetti appropriate per la registrazione.

Se si utilizza l'app mobile di HubSpot, è possibile rivedere le registrazioni mentre si è in viaggio.

Prima di iniziare

• Configurate lo strumento di chiamata. È possibile acquisire un numero di telefono fornito da HubSpot, registrare il proprio numero di telefono in uscita con HubSpot, impostare l'integrazione di HubSpot con Zoom o integrarsi con un provider di chiamate di terze parti.

Nota bene: Attualmente, i fornitori di terze parti che supportano l'IC in HubSpot sono JustCall, Kixie e gli abbonamenti Zoom Business o Enterprise che supportano la registrazione delle trascrizioni .

• Assicuratevi che la registrazione delle chiamate sia attivata nelle impostazioni.
• Se sieteutenti di Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise , assicuratevi che anche l'IC sia attivato nelle impostazioni, in modo che le registrazioni vengano trascritte.
• Se si utilizza Zoom per effettuare le chiamate, assicurarsi che la registrazione nel cloud sia attivata.
• Esaminate le leggi sulla registrazione delle chiamate nella vostra zona.

Esaminare le registrazioni

È possibile accedere alla registrazione e aggiungere note o commenti.

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Contatti > Chiamate.
• Fare clic sul titolo della chiamata.
• Per avviare la registrazione, a sinistra della schermata di revisione, fare clic su playerPlay Play. È anche possibile utilizzare i controlli per saltare playerFastForward o perriavvolgere playerRewind . Se si sta rivedendo una registrazione su cloud Zoom, è possibile anche riprodurre, mettere in pausa o andare avanti.
• Per inviare una notifica a un altro membro del team, nel campo di testo a destra digitare @ seguito dal nome dell'utente, inserire il commento e fare clic su Salva.
  

• Per accedere alle informazioni di contatto del destinatario della chiamata, in alto a destra fate clic su Partecipanti per espandere la sezione.
  • Per accedere alle informazioni del contatto, fare clic sul nome del record per aprire un pop-over con i dettagli del contatto.
  • Per accedere al record completo, fare clic su Vai al record.
• Sotto la registrazione sul lato sinistro, rivedere le note esistenti o fare clic su Modifica nota per aggiungerne altre.
• Se siete un utente a cui è stata assegnata una sede Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise, nella sezione delle note potete aggiungere un link a una data e ora specifica per una successiva revisione.
  • Digitare l'ora e premere il tasto Invio.

• • Fare clic su Salva.
  • Per passare a quel momento della registrazione, fare clic sul timestamp nelle note della chiamata.

Rivedere le trascrizioni( soloSales Hub o Service Hub Professional o Enterprise )

• Sotto la registrazione, visualizzare le tracce degli altoparlanti per monitorare il tempo di parola dell'utente rispetto a quello del contatto. Fare clic e trascinare la maniglia lungo la traccia dell'altoparlante per ascoltare una parte specifica della registrazione.
• HubSpot abbina automaticamente i nomi dei relatori alle chiamate a due parti trascritte con Zoom Basic o Pro. Se è necessario abbinare manualmente i nomi degli oratori in una trascrizione, fare clic sull'avatar accanto al nome dell'oratore (ad esempio, Altoparlante 1, Altoparlante 2). Quindi, selezionare il nome corretto del relatore dall'elenco a discesa e fare clic su Abbina.

• Per disabbinare un relatore, fare clic sull'avatar accanto al nome del relatore, quindi fare clic su Disabbina. Se si cerca di riaccoppiare più relatori per correggere un errore, prima di riaccoppiare tutti i nomi dei relatori errati, per assicurarsi che tutti i nomi dei relatori riappaiano nell'elenco a discesa.

Nota bene: l 'abbinamento manuale dei relatori non è disponibile per le chiamate effettuate con Zoom Business, Business Plus o Enterprise, poiché queste trascrizioni sono fornite da Zoom e non da HubSpot.

• Se siete utenti di un account Sales Hub o Service Hub Enterprise, potete condividere clip di registrazione delle chiamate con orari di inizio e fine definiti.
  • Fate clic e trascinate la maniglia lungo la traccia dell'altoparlante per determinare l'ora di inizio del clip di registrazione che state condividendo. È anche possibile passare il mouse sull'estratto della trascrizione e fare clic sul punto in cui si desidera iniziare il clip di registrazione. Se si desidera condividere l'intero clip, trascinare la maniglia all'inizio della registrazione o selezionare il primo estratto della trascrizione.
  • Sopra la registrazione, fare clic sul pulsante Condividi.

• • Nella finestra di dialogo Condividi registrazione, è possibile selezionare gli utenti a cui inviare la clip di registrazione, scrivere un messaggio e tagliare la clip.
    • Fare clic sul menu a discesa Seleziona e-mail a e fare clic sul segno di spunta accanto agli utenti a cui si desidera inviare il clip di registrazione. Gli utenti che non hanno l'autorizzazione a visualizzare le registrazioni saranno in grigio e non selezionabili. Per condividere la registrazione, un superamministratore o un utente con i permessiAggiungi e modifica utenti dovrà aggiornare i permessi di visualizzazione dell'utente.
    • Digitare nella casella di testo Messaggio il motivo per cui si sta condividendo la registrazione.
    • Utilizzare le maniglie lungo la traccia dell'altoparlante o digitare l'ora di inizio e di fine per modificare la durata della clip di registrazione. Se si desidera condividere l'intera registrazione, assicurarsi che le maniglie lungo la traccia dell'altoparlante siano all'inizio e alla fine della registrazione.

• • Fare clic su Condividi per inviare un'e-mail con il messaggio e il link alla clip di registrazione. È anche possibile condividere un clip selezionando il link Copia link.

Nota bene: gli utenti che hanno l'autorizzazione a visualizzare un clip di registrazione possono anche ascoltare l'intera registrazione. L'intento del clip è quello di fornire una chiara messa a fuoco e una direzione.

• Se siete utenti di unaccount Sales Hub o Service Hub Enterprise , perrivedere i termini tracciati utilizzati durante la chiamata, fate clic sulla scheda Termini tracciati . Per modificare i termini tracciati, fare clic su Modifica termini tracciati.

Nota bene: per aggiungere o modificare i termini tracciati è necessario essere un super amministratore.

• A destra della schermata di revisione della registrazione, accedere alla trascrizione:

Nota bene: la trascrizione automatica è disponibile per le lingue predefinite di HubSpot per la creazione di contenuti. HubSpot trascriverà la registrazione nella lingua selezionata nelle impostazioni dell'account. Per saperne di più sull'offerta linguistica di HubSpot.

• • Utilizzare la barra di ricerca per cercare parole chiave specifiche. I risultati restituiranno qualsiasi parte della trascrizione in cui è stata utilizzata la parola chiave.

• • Per condividere una parte specifica della trascrizione con un altro membro del team, passate il mouse sul testo della trascrizione e fate clic su Condividi. Nella finestra di dialogo, fare clic su Copia link, quindi incollarlo in un'e-mail o in un altro messaggio e inviarlo al membro del team.

• Se si desidera migliorare la qualità delle trascrizioni, è possibile attivare l'impostazione Aiuta a migliorare le trascrizioni contrassegnando una trascrizione come utile o non utile.
  • Fare clic su utile o non utile alla fine della trascrizione.
  • Esaminare le informazioni nella finestra di dialogo, quindi selezionare Sì per attivare l'impostazione. È possibile disattivare questa impostazione in qualsiasi punto delle impostazioni di chiamata. Per saperne di più su come HubSpot utilizza i dati per migliorare la qualità delle trascrizioni.

Sincronizzare le registrazioni di Zoom

Se avete un account Zoom Business o Enterprise, potete sincronizzare le registrazioni cloud di Zoom per rivederle in HubSpot. Una volta attivata la registrazione cloud nell'account Zoom, le registrazioni appariranno nella timeline del record associato. Se siete un utente con unposto apagamento assegnato a Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise , CI trascriverà le registrazioni cloud di Zoom e anche queste trascrizioni verranno sincronizzate sulla timeline del record.

Per impostare la registrazione Zoom utilizzando CI, è necessario:

1. Attivare la registrazione cloud in Zoom. Assicurarsi che la casella di controllo Trascrizioni audio sia selezionata per garantire la ricezione delle trascrizioni in HubSpot delle registrazioni Zoom.
2. Selezionare la casella di controllo Sincronizza i dati delle registrazioni e delle trascrizioni nelle impostazioni dell'integrazione Zoom.
   

   Nota bene: quando si seleziona la casella di controllo Sincronizza dati da registrazioni e trascrizioni, tutte le nuove registrazioni e trascrizioni verranno sincronizzate automaticamente con HubSpot sia per le riunioni che per i webinar. Per eliminare la registrazione di una chiamata, è possibile farlo dalla pagina dell'indice delle chiamate.

   • Tutte le registrazioni di riunioni e webinar verranno sincronizzate automaticamente con HubSpot e saranno visibili a tutti gli utenti dell'account HubSpot in base ai permessi di accesso ai contatti dell'oggetto. Per saperne di più sui permessi degli utenti in HubSpot.

   • Le leggi e le normative in materia di registrazione e trascrizione sono complesse, pertanto è necessario collaborare con il proprio team legale per capire come tali leggi si riferiscono a queste funzionalità. L'utente è responsabile di determinare e garantire la conformità alle leggi che lo riguardano. Per saperne di più sulle funzioni di registrazione delle chiamate di HubSpot.

   
   
   

3. Per assegnare le registrazioni agli utenti del vostro account HubSpot, assicuratevi che essi colleghino i loro account Zoom nella scheda Account utenti. Le attività di registrazione vengono assegnate a un utente dell'account HubSpot se il suo indirizzo e-mail corrisponde a quello di un utente Zoom presente alla chiamata.

Associare le registrazioni ad altri record

Per impostazione predefinita, HubSpot AI associa automaticamente le registrazioni all'azienda principale associata ai partecipanti alla chiamata. Ciò è indicato dall'icona HubSpot AI. È possibile passare il mouse sull'icona per trovare i link alla documentazione relativa all'associazione.

Èanche possibile associare una registrazione ad altri record di contatti, aziende, trattative o ticket nel CRM. La registrazione apparirà nella timeline del record associato, in modo da poter accedere ai dettagli della registrazione per un maggiore contesto.

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Contatti > Chiamate.
• Fare clic sul titolo della chiamata.
• In alto a sinistra, fare clic su Associazioni.
• Nel pannello Associazioni:
  • Per aggiungere un'associazione, fare clic su Aggiungi in una scheda oggetto.
  • Per visualizzare l'anteprima del record associato, passare il mouse sull'associazione e fare clic su Anteprima.
  • Per rimuovere le associazioni esistenti, passare il mouse sull'associazione, fare clic sul menu a discesa Altro e selezionare Rimuovi associazione.

I record associati appariranno anche nella pagina dell'indice delle chiamate. Se i record associati non appaiono nella tabella, modificare le colonne della tabella.

Condividere le registrazioni con il team

Prima di una riunione, è possibile condividere una registrazione con un membro del team in modo che possa prepararsi.

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Contatti > Chiamate.
• Fare clic sul titolo della chiamata.
• In alto a destra, fare clic su Condividi.
• Nella finestra di dialogo, fare clic su Copia link.
• Incollare il link in un'e-mail o in un altro messaggio, quindi inviarlo al membro del team.

Per saperne di più sulla ricerca e la segmentazione delle chiamate, consultare la pagina dell'indice delle chiamate.