Registrazioni e trascrizioni della chiamata

È possibile effettuare la recensione delle registrazioni effettuate tramite lo strumento di chiamata di HubSpot, utilizzando l'integrazione di HubSpot con Zoom o utilizzando un provider di chiamate di terze parti integrato con HubSpot.

Se siete utenti con una postazione Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise assegnata, potete usare Conversation Intelligence (CI) per trascrivere e analizzare le registrazioni. Questo vi permette di allenare il vostro team in modo più efficace e di ottenere preziose informazioni sui clienti dalle registrazioni e dalle trascrizioni.

Se utilizzate l'app mobile di HubSpot, imparate a rivedere le registrazioni mentre siete in viaggio.

Prima di iniziare

• Chiamate lo strumento di chiamata. È possibile:
  • Acquisire un numero di telefono fornito da HubSpot.
  • Registrare il proprio numero di telefono in uscita con HubSpot.
  • Configurare l'integrazione di HubSpot con Zoom.

• • Integrazione con un provider di chiamate di terze parti.

Attenzione: Chiamata HubSpot supporta solo un gruppo selezionato di provider di chiamata di terze parti. Per saperne di più su quali provider di chiamate sono supportati nel Marketplace di HubSpot.

• Le registrazioni delle chiamate di HubSpot sono attivate per impostazione predefinita. Assicuratevi che la registrazione della chiamata sia attivata nelle impostazioni.
• Se sieteutenti di Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise , assicuratevi che nelle impostazioni sia attivata ancheConversation Intelligence, in modo che le registrazioni vengano trascritte.
• Se si utilizza Zoom per effettuare le chiamate, assicurarsi che la registrazione nel cloud sia attivata.
• Recensite le leggi sulla registrazione della chiamata nella vostra area.

Record di recensioni

Per accedere alla registrazione e aggiungere note:

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti, quindi fai clic sul menu a discesa Contatti e seleziona Chiamate.
• Chiamate il titolo della chiamata.
• Per avviare la registrazione, a sinistra della schermata di recensione, fare clic su playerPlay Play. È anche possibile utilizzare i controllori per playerFastForward saltare o playerRewind riavvolgere. Se si sta recensendo una registrazione su cloud Zoom, è anche possibile riprodurre, mettere in pausa o andare avanti.
• In basso, fare clic su Chiamate, quindi su Aggiungi note per aggiungere note sulla chiamata. Per inviare una notifica a un altro membro del team, digitare @ seguito dal nome dell'utente. Immetterela nota, quindi fare clic su Salva. Se si dispone di un account Sales hub o Sales hub professional o enterprise, è possibile aggiungere commenti in linea.
• In fondo, è possibile visualizzare un riepilogo delle chiamate generato dall'intelligenza artificiale (Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise). Il riepilogo è suddiviso in diverse sezioni: scopo della chiamata, punti chiave della discussione, decisioni prese, sentimento e passi successivi. Questo campo non è modificabile. Utilizzare la casella di testo Note per aggiungere ulteriori informazioni.
  • Se si desidera chiedere a Chiamata ulteriori informazioni sulla chiamata, fare clic su Fai una domanda
  • Per fornire un feedback sul riepilogo, fare clic sull'icona thumbsUp pollice su o thumbsDown pollice giù.
  • Per copiare il riepilogo, fare clic sull'icona Copia messaggio.
  • Per nascondere il riepilogo, fare clic su Chiudi.

Nota bene: per utilizzare i riepiloghi delle chiamate di Breeze Copilot, è necessario attivare Breeze Copilot e la registrazione della chiamata nel proprio account.

• Se si dispone di un account Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise, sulla destra, fare clic tra le schede Insights, Stats e Transcript per visualizzare i termini tracciati, le statistiche delle chiamate e la trascrizione della chiamata. Per copiare una trascrizione, nella scheda Trascrizione, fare clic su Copia trascrizione negli appunti. È possibile visualizzare i termini tracciati solo se si dispone di un account Sales Hub o Service Hub Enterprise e se un super amministratore ha aggiunto i termini tracciati.

Condividere le registrazioni o aggiungere le registrazioni alle playlist

• Per condividere il record:
  • Fare clic sul pulsante share Condividi in alto a destra.
  • Fare clic sul menu a discesa Invia e-mail a per aggiungere i membri del team con cui condividere la registrazione.
  • Digitare un messaggio nella casella di testo.
  • Utilizzare le maniglie di riproduzione o le caselle di testo Inizio e Fine per regolare la porzione di registrazione che si desidera condividere.
  • Fare clic su Condividi o Copia link. Se si dispone di un account Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise, è possibile condividere anche estratti specifici della trascrizione.

Nota bene: gli utenti che hanno l'autorizzazione a visualizzare un clip di registrazione possono anche ascoltare l'intera registrazione. L'intento del clip è quello di fornire una chiara messa a fuoco e una direzione.

• Per aggiungere un record a una playlist:
  • Fare clic su + Aggiungi alla playlist.
  • Fare clic sul menu a discesa Seleziona playlist per aggiungere la registrazione a diverse playlist.
  • Digitare una descrizione nella casella di testo.
  • Utilizzare le maniglie di riproduzione o le caselle di testo Inizio e Fine per regolare la porzione di registrazione che si desidera condividere.
  • Fare clic su Aggiungi.

Recensione dei termini tracciati(Sales Hub o Service Hub Enterprise)

È possibile creare termini tracciati per andare alle parti della trascrizione in cui il termine è menzionato.

Nota bene: per aggiungere o modificare i termini di tracciamento è necessario essere un Super amministratore.

• Nel pannello di destra, fare clic sulla scheda Approfondimenti per visualizzare i termini tracciati.
• Per modificare i termini tracciati, fare clic su Modifica.
• Nel pannello destro, è possibile fare clic su + Aggiungi categoria per aggiungere categorie per i termini tracciati.
• Per aggiungere un termine tracciato a una categoria, fare clic su + Aggiungi termine tracciato, quindi digitare il termine tracciato nella casella di testo.
• In fondo al pannello di destra, fare clic su Salva.

Aggiunta di altoparlanti per le chiamate e visualizzazione delle statistiche delle chiamate(Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise)

È possibile recensire le statistiche della chiamata collegando i record del contatto dei partecipanti alla chiamata stessa.

• Per collegare i partecipanti alle chiamate ai record, fare clic su Partecipanti in alto. Nel pannello di destra, fare clic sul pulsante link accanto al relatore nella sezione Destinatario della chiamata. Nella barra di ricerca, digitare il nome del contatto. Se non esiste un record, fare clic su + Aggiungi contatto per creare un record del contatto. Quindi, fare clic su Collega. Per scollegare un contatto, fare nuovamente clic sul pulsante link per interrompere il collegamento.

Nota bene: la chiamata HubSpot abbina automaticamente i nomi degli interlocutori alle chiamate a due parti trascritte effettuate con Zoom Basic o Pro. La corrispondenza manuale dei nomi degli interlocutori non è disponibile per le chiamate effettuate con Zoom Business, Business Plus o Enterprise, poiché queste trascrizioni sono fornite da Zoom e non da HubSpot.

• Per accedere alle informazioni di contatto del destinatario della chiamata, fare clic sul nome del contatto nel pannello di destra per accedere al relativo record del contatto.

• Dopo aver aggiunto gli altoparlanti, nel pannello di destra fare clic sulla scheda Statistiche per recensire le statistiche delle chiamate.
  • Tempo di conversazione del proprietario della chiamata: la percentuale di tempo in cui il proprietario della chiamata parla.
  • Velocità di chiamata: il numero di parole al minuto del titolare della chiamata.
  • Monologo più lungo: l'importo più lungo del tempo in cui il titolare della chiamata parla.
  • Storia del cliente più lunga: l'importo più lungo del tempo in cui un cliente parla.
  • Interattività: l'importo dell'interazione durante la chiamata.
  • Pazienza: l'importo delle pause tra i partecipanti.

Recensione di trascrizioni e aggiunta di commenti in linea(Sales Hub o Sales Hub Professional o Enterprise)

Quando si recensiscono le trascrizioni, è possibile aggiungere commenti in linea o condividere un link a una parte specifica della trascrizione. Le Conversazioni possono rispondere facilmente ai commenti, mantenendo le conversazioni focalizzate e assicurando che tutte le informazioni rilevanti siano in un unico posto.

Nota bene: la trascrizione automatica è disponibile per le lingue predefinite di HubSpot per la creazione dei contenuti. HubSpot trascriverà la registrazione nella lingua selezionata nelle impostazioni dell'account. Per saperne di più sull'offerta linguistica di HubSpot.

• Nel pannello di destra, fare clic sulla scheda Trascrizione per visualizzare la trascrizione della chiamata. Utilizzare la barra di ricerca per cercare parole chiave specifiche. I risultati restituiranno qualsiasi parte della trascrizione in cui è stata utilizzata la parola chiave.
• Per inviare una notifica a un altro membro del team o aggiungere un commento con data e ora, procedere come segue:
  • Fare clic sulla scheda Commenti sotto la riproduzione della registrazione. Nella casella di testo, digitare @ seguito dal nome dell'utente. Inserire il commento, quindi fare clic su Salva.

• • Per aggiungere un timestamp:
    • Sotto la casella di testo, digitare l'ora e poi fare clic sulla casella di testo per applicare l'ora. Nella scheda Trascrizione sulla destra, si passa a quella parte della trascrizione.

• • • Nella trascrizione, passate il mouse sulla parte dell'estratto della trascrizione a cui volete aggiungere un commento. Fare clic sul pulsante comments Comment. Nella scheda Commenti sotto la riproduzione del record, si aprirà una casella di testo con la data e l'ora corrette.
  • Fare clic su Commento.
  • Fare clic sul pulsante Rispondi sotto uno dei commenti per iniziare una discussione. Dopo aver scritto la risposta, fare clic su Rispondi.

• Per condividere una parte specifica della trascrizione, passare il mouse sull'estratto della trascrizione e fare clic sul pulsante share Share. Nella finestra di dialogo, utilizzare le maniglie lungo la traccia dell'oratore o digitare l'ora di inizio e di fine per modificare la lunghezza del clip di tracciamento. Se si desidera condividere l'intera registrazione, assicurarsi che le maniglie lungo la traccia dell'altoparlante siano all'inizio e alla fine della registrazione.

Nota bene: gli utenti che hanno l'autorizzazione a visualizzare un clip di registrazione possono anche ascoltare l'intera registrazione. L'intento del clip è quello di fornire una chiara messa a fuoco e una direzione.

Sincronizzazione delle registrazioni Zoom

Se si dispone di un account Zoom Business o Enterprise, è possibile sincronizzare le registrazioni cloud di Zoom per la recensione in HubSpot. Una volta attivata la registrazione cloud nell'account Zoom, le registrazioni appariranno nella cronologia dell'associazione del record. Se l'utente ha una postazioneSales Hub Professional o Service Hub Enterprise assegnata, Conversation Intelligence trascrive le registrazioni cloud di Zoom e anche queste trascrizioni vengono sincronizzate sulla timeline della registrazione.

Per impostare la registrazione dello Zoom utilizzando Conversation Intelligence:

• Abilitare la registrazione nel cloud in Zoom. Assicuratevi che la casella di controllo delle trascrizioni audio sia selezionata, in modo da ricevere in HubSpot le trascrizioni delle vostre registrazioni Zoom.
• Selezionate la casella di controllo Sincronizza dati di registrazioni e trascrizioni nelle impostazioni di integrazione di Zoom. Selezionando la casella di controllo Sincronizza dati da registrazioni e trascrizioni, tutte le nuove registrazioni e trascrizioni verranno automaticamente sincronizzate con HubSpot sia per le riunioni che per i webinar. Per eliminare la registrazione di una chiamata, è possibile farlo dalla pagina Indice delle chiamate.

• Per assegnare le registrazioni agli utenti del vostro account HubSpot, assicuratevi che entrino in contatto con i loro account Zoom. Le attività di coinvolgimento nelle registrazioni vengono assegnate a un utente dell'account HubSpot se il suo indirizzo e-mail chiama l'e-mail di un utente Zoom della chiamata.

Associare le registrazioni ad altri record

Per impostazione predefinita, IA HubSpot assocerà automaticamente le registrazioni alla principale associazione dei partecipanti alla chiamata.

È inoltre possibile associare una registrazione ad altri Record del contatto, dell'azienda, dell'affare, del ticket o della riunione nel CRM. La registrazione apparirà nella cronologia del record associato, in modo da poter accedere ai dettagli della registrazione per un maggiore contesto.

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti, quindi fai clic sul menu a discesa Contatti e seleziona Chiamate.
• Chiamate il titolo della chiamata.
• In alto, fare clic su Associare.
• Per aggiungere un'associazione, nel pannello di destra fare clic su + Aggiungi accanto a una delle schede Contatto, Azienda, Trattativa, Ticket o Riunione.

I record dell'associazione appariranno anche nella pagina Indice delle chiamate. Se i record associati non compaiono nella tabella, modificare le colonne della tabella.