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Nota bene: la traduzione in italiano di questo articolo è fornita solo per comodità. La traduzione viene creata automaticamente tramite un software di traduzione e potrebbe non essere stata revisionata. Pertanto, la versione inglese di questo articolo deve essere considerata come la versione di governo contenente le informazioni più recenti. È possibile accedervi qui.

Esaminare le registrazioni e le trascrizioni delle chiamate

Ultimo aggiornamento: dicembre 7, 2023

Disponibile con uno qualsiasi dei seguenti abbonamenti, tranne dove indicato:

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È possibile rivedere le registrazioni effettuate tramite lo strumento di chiamata di HubSpot, utilizzando l 'integrazione di HubSpot con Zoom o utilizzando un provider di chiamate di terze parti integrato con HubSpot.

Se siete utenti con un posto a pagamento assegnato a Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise, potete utilizzare Conversation Intelligence (CI) per trascrivere e analizzare le registrazioni. Questo vi permette di allenare il vostro team in modo più efficace e di ottenere preziose informazioni sui clienti dalle registrazioni e dalle trascrizioni.

Nota bene: qualsiasi utente che registra le chiamate effettuate da HubSpot può rivedere e fare coaching sulla registrazione della chiamata. Solo le registrazioni effettuate da utenti con posti a pagamento assegnati a Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise saranno trascritte automaticamente.

Se si utilizza l'app mobile di HubSpot, è possibile rivedere le registrazioni mentre si è in viaggio.

Prima di iniziare

Attenzione: HubSpot supporta solo un gruppo selezionato di provider di chiamate di terze parti. Per saperne di più su quali provider di chiamate sono supportati nell'HubSpot App Marketplace.

Esaminare le registrazioni

Per accedere alla registrazione e aggiungere note.

  • Nel tuo account HubSpot, vai a Contatti > Chiamate.
  • Fare clic sul titolo della chiamata.
  • Per avviare la registrazione, a sinistra della schermata di revisione, fare clic su playerPlay Play. È anche possibile utilizzare i controlli per playerFastForward saltare o playerRewind riavvolgere. Se si sta rivedendo una registrazione di Zoom cloud, è anche possibile riprodurre, mettere in pausa o andare avanti.
  • In basso, fare clic su Note, quindi su Aggiungi note per aggiungere note sulla chiamata. Per inviare una notifica a un altro membro del team, digitare @ seguito dal nome dell'utente. Immetterela nota, quindi fare clic su Salva. Se si dispone di un account Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise, è possibile aggiungere commenti in linea.
    • Per produrre un riepilogo delle chiamate generato dall'intelligenza artificiale, fare clic su Genera riepilogo chiamate (Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise). Questo campo non è modificabile. Per aggiungere ulteriori informazioni, utilizzare la casella di testo Note in basso.
    • Se si desidera generare un nuovo riepilogo, fare clic su Rigenera riepilogo chiamata.

Nota: per utilizzare i riepiloghi delle chiamate di AI Assistant, è necessario abilitare AI Assistant e la registrazione delle chiamate nelle impostazioni dell'account.

  • Se si dispone di un account Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise, sulla destra, fare clic sulle schede Insights, Stats e Transcript per visualizzare i termini tracciati, le statistiche delle chiamate e la trascrizione delle chiamate.

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Condividere le registrazioni o aggiungere le registrazioni alle playlist

È possibile condividere le registrazioni con i membri del team o aggiungerle alle playlist di coaching per aiutare la formazione dei rappresentanti.
  • Per condividere la registrazione:
    • Fare clic sul pulsante share Condividi in alto a destra.
    • Fare clic sul menu a discesa Invia e-mail a per aggiungere i membri del team con cui condividere la registrazione.
    • Digitare un messaggio nella casella di testo.
    • Utilizzare le maniglie di riproduzione o le caselle di testo Inizio e Fine per regolare la porzione di registrazione che si desidera condividere.
    • Fare clic su Condividi o Copia link. Se si dispone di un account Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise, è possibile condividere anche estratti specifici della trascrizione.

Nota bene: gli utenti autorizzati a visualizzare un clip di registrazione possono anche ascoltare l'intera registrazione. L'intento del clip è quello di fornire un focus e una direzione chiari.

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  • Per aggiungere una registrazione a una playlist:
    • Fare clic su + Aggiungi a playlist.
    • Fare clic sul menu a discesa Seleziona playlist per aggiungere la registrazione a diverse playlist.
    • Digitare una descrizione nella casella di testo.
    • Utilizzare le maniglie di riproduzione o le caselle di testo Inizio e Fine per regolare la porzione di registrazione che si desidera condividere.
    • Fare clic su Aggiungi.

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Rivedere i termini tracciati(Sales Hubo Service Hub Professional o Enterprise)

È possibile creare termini tracciati per andare alle parti della trascrizione in cui il termine è menzionato.

Nota bene: per aggiungere o modificare i termini tracciati è necessario essere superamministratori.

  • Nel pannello di destra, fare clic sulla scheda Approfondimenti per visualizzare i termini tracciati.
  • Per modificare i termini tracciati, fare clic su Modifica.
  • Nel pannello di destra, è possibile fare clic su + Aggiungi categoria per aggiungere categorie per i termini tracciati.
  • Per aggiungere un termine tracciato a una categoria, fare clic su + Aggiungi termine tracciato, quindi digitare il termine tracciato nella casella di testo.
  • In fondo al pannello di destra, fare clic su Salva.
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Aggiungere altoparlanti e visualizzare le statistiche delle chiamate(Sales Hubo Service Hub Professional o Enterprise)

È possibile esaminare le statistiche delle chiamate collegando i record dei contatti dei partecipanti alla chiamata.

  • Per collegare i partecipanti alla chiamata ai record, fare clic su Partecipanti nella parte superiore. Nel pannello di destra, fare clic sul pulsante di collegamento link accanto all'oratore nella sezione Destinatario della chiamata. Nella barra di ricerca, digitare il nome del contatto. Se non esiste un record, fare clic su + Aggiungi contatto per creare un record per il contatto. Quindi, fare clic su Collega. Per scollegare un contatto, fare nuovamente clic sul pulsante link per interrompere il collegamento.

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Nota bene: HubSpot abbina automaticamente i nomi degli interlocutori alle chiamate a due parti trascritte con Zoom Basic o Pro. La corrispondenza manuale dei nomi degli interlocutori non è disponibile per le chiamate effettuate con Zoom Business, Business Plus o Enterprise, poiché queste trascrizioni sono fornite da Zoom e non da HubSpot.

  • Per accedere alle informazioni di contatto del destinatario della chiamata, nel pannello di destra fare clic sul nome del contatto per accedere al relativo record.

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  • Dopo aver aggiunto i relatori, nel pannello di destra fate clic sulla scheda Statistiche per esaminare le statistiche delle chiamate.
    • Tempo di conversazione del proprietario della chiamata: la percentuale di tempo in cui il proprietario della chiamata parla.
    • Velocità di conversazione: il numero di parole al minuto del titolare della chiamata.
    • Monologo più lungo: il tempo più lungo in cui il titolare della chiamata parla.
    • Storia del cliente più lunga: il tempo più lungo in cui un cliente parla.
    • Interattività: la quantità di interazione durante la chiamata.
    • Pazienza: la quantità di pause tra i partecipanti.

Rivedere le trascrizioni e aggiungere commenti in linea(Sales Hubo Service Hub Professional o Enterprise).

Quando si rivedono le trascrizioni, è possibile aggiungere commenti in linea o condividere un link a una parte specifica della trascrizione. I rappresentanti possono rispondere facilmente ai commenti, mantenendo le conversazioni focalizzate e assicurando che tutte le informazioni pertinenti siano in un unico posto.

Nota bene: la trascrizione automatica è disponibile per le lingue predefinite di HubSpot per la creazione di contenuti. HubSpot trascriverà la registrazione nella lingua selezionata nelle impostazioni dell'account. Per saperne di più sull'offerta linguistica di HubSpot.

  • Nel pannello di destra, fare clic sulla scheda Trascrizione per visualizzare la trascrizione della chiamata. Utilizzare la barra di ricerca per cercare parole chiave specifiche. I risultati restituiranno qualsiasi parte della trascrizione in cui è stata utilizzata la parola chiave.
  • Per inviare una notifica a un altro membro del team o aggiungere un commento con data e ora, effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Fare clic sulla scheda Commenti sotto la riproduzione della registrazione. Nella casella di testo, digitare @ seguito dal nome dell'utente. Inserire il commento, quindi fare clic su Salva.

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    • Per aggiungere una data e ora:
      • Sotto la casella di testo, digitare l'ora e poi fare clic sulla casella di testo per applicare l'ora. Nella scheda Trascrizione sulla destra, si passa a quella parte della trascrizione.
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      • Nella trascrizione, passare il mouse sulla parte dell'estratto della trascrizione a cui si desidera aggiungere un commento. Fare clic sul pulsante comments Comment. Nella scheda Commenti sotto la riproduzione della registrazione, si aprirà una casella di testo con la data e l'ora corrette.
    • Fare clic su Commento.
    • Fare clic sul pulsante Rispondi sotto uno dei commenti per iniziare una discussione. Dopo aver scritto la risposta, fare clic su Rispondi.
  • Per condividere una parte specifica della trascrizione, passare il mouse sull'estratto della trascrizione e fare clic sul pulsante share Share. Nella finestra di dialogo, utilizzare le maniglie lungo la traccia dell'altoparlante o digitare l'ora di inizio e di fine per modificare la lunghezza del clip di registrazione. Se si desidera condividere l'intera registrazione, assicurarsi che le maniglie lungo la traccia dell'altoparlante siano all'inizio e alla fine della registrazione.

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Nota bene: gli utenti autorizzati a visualizzare un clip di registrazione possono anche ascoltare l'intera registrazione. L'intento del clip è quello di fornire un focus e una direzione chiari.


Sincronizzazione delle registrazioni Zoom

Se si dispone di un account Zoom Business o Enterprise, è possibile sincronizzare le registrazioni cloud di Zoom per rivederle in HubSpot. Una volta attivata la registrazione cloud nell'account Zoom, le registrazioni appariranno nella timeline del record associato. Se siete utenti con un posto a pagamento assegnato aSales Hub o Service Hub Professional o Enterprise , Conversation Intelligence trascriverà le registrazioni cloud di Zoom e anche queste trascrizioni verranno sincronizzate sulla timeline della registrazione.

Nota bene:
  • Le registrazioni cloud non verranno sincronizzate con la cronologia del contatto se in Zoom non è stato fornito un indirizzo e-mail per il partecipante alla riunione. Questo può accadere se si disattiva l'impostazioneSolo gli utenti autenticati possono partecipare alle riunioni in Zoom.
  • HubSpot non crea un nuovo contatto in HubSpot se questo contatto è già un utente dell'account HubSpot. In questo caso, non verrà aggiunta alcuna attività alla timeline di questo contatto.
  • Le registrazioni effettuate da un utente gratuito non saranno automaticamente trascritte e importate in HubSpot.

Per impostare la registrazione di Zoom utilizzando Conversation Intelligence, è necessario:

Attenzione:

  • Quando si seleziona la casella di controllo Sincronizza dati da registrazioni e trascrizioni, tutte le nuove registrazioni e trascrizioni verranno sincronizzate automaticamente con HubSpot sia per le riunioni che per i webinar. Per eliminare la registrazione di una chiamata, è possibile farlo dalla pagina Indice delle chiamate.
  • Tutte le registrazioni di riunioni e webinar verranno sincronizzate automaticamente con HubSpot e saranno visibili a tutti gli utenti dell'account HubSpot in base ai permessi di accesso ai contatti dell'oggetto. Per saperne di più sui permessi degli utenti in HubSpot.
  • Le leggi e le normative in materia di registrazione e trascrizione sono complesse, pertanto è necessario collaborare con il proprio team legale per capire come tali leggi si riferiscono a queste funzionalità. L'utente è responsabile di determinare e garantire la conformità alle leggi che lo riguardano. Per saperne di più sulle funzioni di registrazione delle chiamate di HubSpot.

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  • Per assegnare le registrazioni agli utenti del vostro account HubSpot, assicuratevi che essi colleghino i loro account Zoom. Le attività di registrazione vengono assegnate a un utente dell'account HubSpot se il suo indirizzo e-mail corrisponde a quello di un utente Zoom presente alla chiamata.

Associare le registrazioni ad altri record

Per impostazione predefinita, HubSpot AI associa automaticamente le registrazioni all'azienda principale associata ai partecipanti alla chiamata.

È anche possibile associare una registrazione ad altri record di contatti, aziende, trattative, ticket o riunioni nel CRM. La registrazione apparirà nella timeline del record associato, in modo da poter accedere ai dettagli della registrazione per un maggiore contesto.

  • Nel tuo account HubSpot, vai a Contatti > Chiamate.
  • Fare clic sul titolo della chiamata.
  • In alto, fare clic su Associazioni.
  • Per aggiungere un'associazione, nel pannello di destra fare clic su + Aggiungi accanto a una delle schede contatto, azienda, affare, biglietto o riunione.

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I record associati appariranno anche nella pagina Indice delle chiamate. Se i record associati non appaiono nella tabella, modificare le colonne della tabella.

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