Utilizzare lo strumento di previsione

In qualità di manager, è possibile utilizzare lo strumento di previsione per tenere traccia dei progressi del team verso i propri obiettivi. Per impostazione predefinita, lo strumento di previsione utilizza le fasi delle trattative per prevedere le entrate in base alla probabilità di chiusura di una trattativa. Se si impostano le categorie di previsione, anche le trattative possono essere raggruppate in categorie. In questo modo, voi e il vostro team potrete adattare le previsioni in base alla vostra conoscenza delle trattative, senza perdere di vista il punto in cui vi trovate nel processo di vendita. Lo strumento di previsione è utile da usare durante i colloqui individuali con i rappresentanti per identificare dove devono concentrare i loro sforzi per raggiungere gli obiettivi mensili o trimestrali.

Quando si disattiva un utente, ma si mantengono i suoi posti Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise, i suoi dati di vendita storici rimangono nello strumento di previsione. Questo garantisce un quadro completo e accurato delle vendite storiche, in modo da poter fare previsioni informate per i periodi attuali e futuri.

Prima di iniziare

• Assicurarsi che all'utente siano assegnate le autorizzazioniper le previsioni.
• Quindi, assegnate al vostro team gli obiettivi di fatturato prevedibili e impostate le categorie di previsione, se desiderate utilizzarle.
• Una volta impostate, è possibile visualizzare i report sulle entrate per gli utenti del proprio account che hanno assegnato i posti Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise.

Impostare una valuta

Ogni utente del vostro account può impostare la propria valuta preferita nello strumento di previsione. Una volta impostata la valuta preferita, è possibile visualizzare i dati di previsione e inviare previsioni manuali nella valuta preferita. Tenete presente che:

• Le conversioni di valuta vengono effettuate automaticamente in base ai tassi di cambio dell'account.
• Le trattative e gli obiettivi aperti utilizzano il tasso di cambio corrente. Le transazioni vinte e chiuse utilizzano i tassi di cambio in vigore al momento della chiusura della transazione per mantenere l'accuratezza storica.
• Le previsioni inviate manualmente mantengono il tasso di cambio al momento dell'invio.

Per impostare la valuta:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Previsione.
2. In alto a destra, fare clic su Imposta valuta.
3. Fare clic sul menu a discesa Valuta preferita e selezionare una valuta.
4. Fare clic su Salva.

Creare una previsione per visualizzare più risultati(Sales Hub Professional o Enterprise)

È possibile inviare una previsione per visualizzare più risultati per il proprio team che misurano le entrate prevedibili utilizzando:

• Una proprietà di proprietà di HubSpot o una data di transazione personalizzata.
• Una proprietà "deal amount" di proprietà di HubSpot o personalizzata, contrassegnata come tipo di campo "currency".

Per saperne di più sulla creazione di una previsione per visualizzare più risultati.

Configurare i promemoria per l'invio delle previsioni

Se siete un Super Admin, potete configurare le notifiche di promemoria per i vostri rappresentanti.

Per impostare i promemoria programmati per la presentazione delle previsioni:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Previsione.
2. In alto a destra fare clic su Azioni, quindi selezionare Imposta piano di invio.
3. Nel pannello di destra, configurare quanto segue:
   • Selezionare la casella di controllo Imposta un calendario di invio delle previsioni.
   • Nella sezione Data inizio piano di invio, fare clic sul selezionatore di date e selezionare una data.
   • Fare clic sul menu a discesa Scadenza e selezionare un valore.
   • Fare clic sul menu a discesa Ripetizioni e selezionare un valore.
   • Fare clic sul menu a discesa Assegnato a e selezionare le squadre. La pianificazione si applica a tutti i team selezionati, ma solo gli utenti con i permessi dimodifica delle previsioni saranno avvisati tramite e-mail e pop-up se il promemoria è attivato.
   • Fare clic sul menu a discesa Promemoria e selezionare un valore.
   • Fare clic su Salva.

Nota bene: gli utenti possono configurare ulteriori preferenze di notifica, come Slack, selezionandole nella sezione Notifichedegli acquisti. I superamministratori possono assegnare in blocco le notifiche utilizzando un profilo di notifica.

Per modificare o eliminare i promemoria programmati per le previsioni:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Previsione.
2. In alto a destra fare clic su Azioni, quindi selezionare Modifica programma di invio.
3. Nel pannello di destra, rivedere e apportare le modifiche.
   • Deselezionare la casella di controllo Imposta un calendario di presentazione delle previsioni per eliminare il calendario.
   • Al termine, fare clic su Salva.

Invia una previsione

È possibile inviare una previsione personalizzata per il mese o il trimestre, per fornire agli stakeholder una stima di quanto si pensa di chiudere in quel periodo. Se si sta inviando una previsione per un utente, è possibile considerare le transazioni che si desidera includere nell'invio.

È possibile inviare una previsione all'interno dello strumento di previsione o dalla vista Previsione predefinita nella pagina dell'indice delle transazioni.

Per inviare dallo strumento di previsione:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Previsione.
2. Nella colonna Presentazione delle previsioni, fare clic su Invia.
3. Nel pannello di destra, selezionare la pipeline e il periodo di previsione. Il periodo selezionato deve corrispondere al periodo di previsione (ad esempio, selezionare un mese specifico se il periodo di previsione è impostato su mensile).
4. Inserire un importo (nella valuta principale dell'azienda) nel campo Importo della previsione.
   • Se si sta inviando una previsione per un utente, nella tabella Offerte è possibile selezionare le caselle di controllo nella colonna Aggiungi alla previsione.
   • Il campo Importo previsione visualizzerà automaticamente la somma degli importi delle transazioni.
5. Inserire una nota.
6. Nella sezione Presentazione è possibile visualizzare le presentazioni passate e le transazioni ad esse associate.
7. Per visualizzare tutta la cronologia delle presentazioni di previsioni passate, fare clic su Visualizza cronologia o passare alla scheda Cronologia.
   • Fare clic sulle frecce <, > per modificare il periodo di tempo. È possibile visualizzare fino a un anno precedente.
   • Fare clic su Visualizza invii nel tempo per visualizzare la cronologia degli invii di previsioni in Sales analytics.

8. 

   Quando si è pronti a inviare la previsione, fare clic su Invia previsione.
9. Per ulteriori rapporti sull'analisi delle vendite, è possibile utilizzare i rapporti degli strumenti di analisi delle vendite. Per accedere ai rapporti di analisi delle vendite, cliccare in alto a destra su Vai a Sales Analytics.

È possibile accedere allo strumento di previsione anche dalla pagina dell'indice delle transazioni. Per ogni utente con una sede Sales Hub Professional o Enterprise assegnata e con le autorizzazioni diprevisione, questa vista visualizza le transazioni assegnate all'utente e le relative proprietà.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
2. In alto a destra, fare clic su Azioni e selezionare Vai alle previsioni. Si verrà reindirizzati allo strumento di previsione, dove è possibile inviare una previsione.

Esaminare una previsione sul desktop

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Previsione.
2. Per rivedere le previsioni in base alla fase dell'affare, fare clic sulla scheda Fase dell'affare.
3. Per rivedere le previsioni per categoria, fare clic sulla scheda Categoria di previsione.
4. Utilizzare i menu a discesa in alto per filtrare in base alla pipeline o alla data di chiusura.
5. Per esaminare le previsioni per team, fare clic sul nome del team.

Nota bene: se le autorizzazioni per la visualizzazione delleprevisioni sono impostate solo sul team, sarà possibile visualizzare solo i propri obiettivi e le proprie previsioni nelle previsioni del team, non quelle dei propri compagni di squadra.

Gli utenti a cui è stato assegnato Sales Hub Professional o Enterprise appariranno nello strumento di previsione. In alto a sinistra è possibile cercare gli utenti non assegnati a un team.

Nella tabella Team in alto, è possibile analizzare quanto segue per gli utenti assegnati a un team:

• Obiettivo: l'obiettivo di fatturato prevedibile.

Nota bene: lo strumento di previsione può mostrare solo gli obiettivi associati a una o a tutte le pipeline.

• Chiuso vinto: la somma degli importi di tutte le transazioni la cui fase è impostata su Chiuso vinto.
• Gap: la differenza tra l'importo dell'Obiettivo e l'importo della Chiusa vinta.
• Presentazione di previsioni: la somma delle previsioni inviate per il proprio team. Se non ci sono invii del team, viene utilizzata la somma degli invii di previsioni degli utenti.

Nella tabella Pipeline, in alto, è possibile analizzare quanto segue:

• Pipeline aperta: la somma degli importi di tutte le transazioni aperte a cui si ha accesso per il periodo di tempo selezionato.
• Copertura della pipeline aperta: il valore della pipeline aperta diviso per il gap rispetto all'obiettivo.

Accanto al nome di ciascun utente, è possibile analizzare quanto segue:

• Raggiungimento dell'obiettivo: le entrate chiuse relative all'obiettivo di entrate dell'utente.
• Pipeline ponderata o pipeline totale: l'importo di tutte le operazioni previste per il periodo di tempo.
  • Se le impostazioni dell'importo delle transazioni previste sono impostate su Importo ponderato, verrà visualizzata la pipeline ponderata.
  • Se le impostazioni dell'importo delle transazioni previste sono impostate su Importo totale, verrà visualizzata la pipeline totale.
• Categorie di previsione: monitorano l'importo delle transazioni previste per ogni categoria di previsione.
• Previsione di presentazione: una stima di quanto verrà chiuso in un determinato periodo di tempo.

Per approfondire le previsioni di un utente specifico, fare clic sul nome dell'utente.

• Qui è possibile esaminare le trattative assegnate all'utente. È possibile valutare la posizione di ciascun affare nella pipeline e identificare quali affari necessitano di maggiore attenzione da parte del rappresentante di vendita per chiudere l'affare.
• Utilizzare le schede in alto per filtrare le trattative in base alla fase della trattativa o alla categoria di previsione. Utilizzate i menu a discesa in alto per filtrare in base alla pipeline o alla data di chiusura.
  • Un punto verde o rosso sotto la fase di un affare indica che la fase è stata spostata in avanti o indietro nell'intervallo di date selezionato nel menu a discesa Data di chiusura, se l'affare è stato creato prima dell'intervallo di date.
  • Un trattino verde o rosso sotto l'importo ponderato di un affare indica che l'importo è aumentato o diminuito nell'intervallo di date selezionato nel menu a tendina della data di chiusura, se l'affare è stato creato prima dell'intervallo di date.
• Per aprire il record dell'operazione, fare clic sul nome dell'operazione.
• Per modificare le colonne visualizzate, fare clic su Modifica colonne in alto a destra. Selezionare o deselezionare le caselle di controllo accanto alle proprietà per visualizzarle, quindi fare clic su Salva.
• Per inserire i passi successivi che l'utente deve compiere per passare alla fase successiva, inserire le note nel campo Passo successivo. Il testo immesso popolerà la proprietàFase successiva del record dell'affare. Fare clic su Salva.
• Per tornare alla previsione, fare clic su Torna alla previsione in alto a sinistra.

Esaminare una previsione sull'app mobile di HubSpot

È possibile rivedere l'andamento delle previsioni sull'app mobile di HubSpot.

1. Aprire l'applicazione mobile HubSpot.
2. In alto a sinistra, toccare l'icona della barra laterale aperta, quindi toccare Previsioni.
3. È possibile filtrare la visualizzazione delle previsioni selezionando i menu a tendina Pipeline o Periodo di tempo.
4. Toccare un utente o un team per visualizzare l'andamento delle previsioni.

5. È possibile inviare una previsione toccando l'icona di modifica edit nella parte superiore dello schermo.
   • Selezionare i menu a tendina Pipeline e Periodo per selezionare la pipeline e il periodo di tempo della presentazione della previsione.
   • Inserire l'importo della previsione.
   • Inserire eventuali note per la presentazione della previsione.
   • Visualizzare la cronologia degli invii.
   • Toccare Invia.

6. Per visualizzare e filtrare le transazioni associate alla previsione, selezionare il menu a discesa Categoria di previsione e selezionare le caselle di controllo accanto ai nomi delle categorie che si desidera filtrare.
7. Per visualizzare un'offerta associata alla previsione, toccare il nome dell'offerta. Viene visualizzata la schermata dell'operazione, dove è possibile aggiungere note, creare attività e registrare le attività. Scopri come creare e navigare tra i deal nell'app mobile di HubSpot.

Esportazione dei dati di previsione

È possibile esportare i dati delle previsioni dalla suite di analisi:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti > Rapporti.
2. Nella barra laterale sinistra, fare clic sulla freccia accanto a Vendite.
3. Nella barra laterale sinistra, fare clic sulla freccia accanto a Previsioni e ricavi.
4. Fare clic sul rapporto che si desidera esportare (ad esempio, categoria Previsioni).
5. In alto a destra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Esporta dati non riepilogati.
6. Nella finestra di dialogo, inserire un nome per l'esportazione.
7. Fare clic sul menu a discesa Formato file e selezionare un formato di file.
8. Fare clic su Esporta. Una volta elaborata l'esportazione, si riceverà un link per il download via e-mail e nel centro notifiche.

Cancellare una previsione

Se siete un Super Admin, potete eliminare una previsione per un utente o un team. Una volta eliminata una previsione, si verifica quanto segue:

• Quando viene eliminato un invio nel periodo corrente, viene visualizzato l'invio successivo più recente del periodo, se disponibile.
• Quando viene eliminato un invio di un team in cui non ci sono altri valori di invio, viene visualizzato il valore di rollup degli invii dell'utente, se disponibile.
• Quando viene cancellato un invio di un utente senza altri valori di invio, non verrà visualizzato alcun invio.

Per eliminare una previsione:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Previsione.
2. Nella colonna Invio previsioni, fare clic su Aggiorna accanto all'utente o al team per cui si desidera eliminare una previsione personalizzata.
3. Nel pannello di destra, navigare fino alla previsione che si desidera eliminare:
   • Se la previsione si riferisce al periodo corrente, navigare fino all'invio in fondo al pannello.
   • Se la previsione si riferisce a un periodo passato, fare clic sulla scheda Cronologia. Fare clic sulle frecce <, > per modificare il periodo di tempo. Quindi, spostarsi sull'invio in fondo al pannello.
4. Fare clic su delete accanto all'invio che si desidera eliminare. Nella finestra di dialogo, fare clic su Elimina previsione.