Collegare un canale WhatsApp alla casella di posta delle conversazioni

Puoi collegare un account WhatsApp Business come canale nella casella di posta delle conversazioni. I messaggi inviati al tuo numero di telefono WhatsApp creeranno una nuova conversazione nella casella di posta.

Per poter accedere a più di 50 conversazioni avviate dall'azienda al giorno, è necessario disporre di un Meta Business Manager verificato per il proprio account WhatsApp Business. Scopri di più sulla verifica della tua azienda.

Prima di iniziare

Prima di collegare un account WhatsApp Business alla casella di posta delle conversazioni, avrai bisogno di quanto segue:

• Il nome legale della tua azienda e il tuo nome visualizzato su WhatsApp.
• L'URL del sito web della tua azienda.
• L'indirizzo e-mail aziendale.
• Autorizzazione di amministratore per l'account Meta Business Manager della tua azienda.
• Accesso al numero di telefono aziendale che desideri utilizzare per inviare messaggi.
• Il numero deve essere in grado di ricevere chiamate vocali.
• Non deve far parte di un sistema IVR (Interactive Voice Response) né avere l'IVR disabilitato per un certo periodo.

Nota: il numero di telefono che utilizzi non deve essere collegato a un altro account WhatsApp, all'app WhatsApp for Business o a un'altra integrazione WhatsApp. Se il numero è già associato a un altro account WhatsApp, devi prima scollegarlo prima di collegarlo a HubSpot.

Limitazioni

Tieni presente le seguenti limitazioni quando colleghi e utilizzi l'integrazione WhatsApp:

• Ogni account WhatsApp for Business può avere fino a 25 numeri di telefono associati.
• Solo i nuovi messaggi inviati dopo aver collegato il tuo account WhatsApp Business verranno sincronizzati con HubSpot. Le conversazioni precedenti non verranno sincronizzate.
• Una volta collegati a HubSpot, i messaggi non appariranno più nell’app mobile o nell’app web di WhatsApp, ma solo nella casella di posta delle conversazioni del tuo account HubSpot.

Account aziendali vs. account personali

A causa dei requisiti di Meta per l’utilizzo dell’integrazione di WhatsApp, non è possibile collegare un account WhatsApp personale a HubSpot, ma è necessario collegare invece un account aziendale. Scopri come convertire un account personale in un account WhatsApp Business nella documentazione di WhatsApp.

Collegare un account WhatsApp Business come canale

Puoi collegare un account WhatsApp Business esistente come canale in HubSpot oppure puoi creare un nuovo account WhatsApp Business durante il processo di collegamento.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Posta in arrivo > Posta in arrivo.

3. Fai clic su Collega un canale.

4. Seleziona WhatsApp.

5. Fai clic su Continua con WhatsApp.

Cliccando su Continua con WhatsApp, dichiari di comprendere e accettare che la sezione "Collega il tuo account WhatsApp Business alla casella di posta in arrivo delle conversazioni

dei Termini specifici del prodotto HubSpot si applichi al tuo caso. Come specificato nei Termini specifici del prodotto HubSpot, i) accetti che Meta Platforms, Inc. ("Meta") agisca in qualità di sub-responsabile del trattamento ai sensi del DPA; e ii) se i tuoi Dati dei clienti sono ospitati al di fuori degli Stati Uniti, accetti che Meta sia soggetta alla sezione Esclusioni della Politica di HubSpot sull'hosting regionale dei dati. Collegando il tuo account WhatsApp Business a HubSpot, accetti i Termini della soluzione aziendale di WhatsApp disponibili all'indirizzo https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.

6. Nella finestra pop-up, accedi al tuo account Facebook, quindi clicca su Continua come [nome].

7. Fai clic su Inizia.

8. Controlla le autorizzazioni a cui HubSpot dovrà accedere per effettuare la connessione, quindi clicca su Continua.

9. Seleziona un account Meta Business esistente da collegare al tuo account WhatsApp Business oppure crea un nuovo account Meta Business. Se stai creando un nuovo account Meta Business:

• • Inserisci la ragione sociale, il numero di telefono, il sito web e l'indirizzo e-mail della tua azienda, quindi clicca su Continua.

  • Utilizza il menu a tendina " Paese e fuso orario " per selezionare il paese e il fuso orario in cui si trova la tua azienda.
    

10. Fai clic su Continua.
11. Seleziona l'account WhatsApp Business che verrà associato al tuo account Meta Business oppure crea un nuovo account WhatsApp Business. Se stai creando un nuovo account WhatsApp Business, inserisci un nome per l'account e seleziona un fuso orario dal menu a tendina.

12. Fai clic su Continua.
13. Verrà visualizzato un messaggio di conferma. Clicca su Continua al Passo 2.
14. Seleziona un profilo WhatsApp Business esistente, che è ciò che il tuo pubblico vedrà quando contatterà la tua azienda. Se non hai un account, puoi crearne uno nuovo configurando il tuo profilo aziendale:
    • Nel campo di testo, inserisci il nome visualizzato della tua attività. Se il tuo profilo WhatsApp Business non corrisponde alla ragione sociale della tua attività, seleziona la casella di controllo Il mio nome visualizzato è diverso dalla ragione sociale della mia attività.
      
    • Fai clic su Continua.
    • Fai clic sul menu a discesa Categoria e seleziona la categoria che meglio descrive la tua attività. Puoi anche inserire una descrizione della tua attività nella casella di testo.

15. Fai clic su Continua al Passaggio 3.

16. Se hai già verificato un numero di telefono con WhatsApp, seleziona un numero verificato. Se non hai verificato un numero di telefono, puoi registrare un nuovo numero:
    • Nel campo di testo, inserisci un numero di telefono da registrare su WhatsApp.
    • Seleziona Messaggio di testo o Chiamata vocale come metodo di verifica, quindi clicca su Invia codice.

1. • Dopo aver verificato con successo il numero di telefono, clicca su Ok per chiudere la finestra di configurazione e tornare a HubSpot.
   • Tornerai alla casella di posta delle conversazioni, dove potrai completare la configurazione del canale WhatsApp. Accanto al nome dell'account WhatsApp, clicca su Connetti.

Crea una vista WhatsApp nella tua casella di posta delle conversazioni

Le conversazioni WhatsApp appariranno nell'elenco delle conversazioni associate a uno qualsiasi dei filtri di stato nella barra laterale sinistra (ad es. Tutte aperte, Tutte chiuse, Inviate, ecc.), ma è altamente consigliato creare una vista personalizzata per filtrare i messaggi specifici dei tuoi canali WhatsApp collegati:

Per creare una vista personalizzata per i messaggi WhatsApp:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Casella di posta in arrivo.
2. In basso a sinistra, clicca sul menu a tendina Azioni, quindi seleziona Crea una vista.
3. Nel pannello di destra, inserisci WhatsApp come nome del canale, quindi clicca su Avanti.
4. Nella sezione Tipo di filtro, seleziona Proprietà delle conversazioni.
5. Nella barra di ricerca, cerca e seleziona Origine.
6. Fai clic sul menu a discesa "È uno qualsiasi di ", quindi cerca e seleziona WhatsApp.
7. Fai clic su " Applica filtro", quindi su " Crea vista".

La nuova vista apparirà sotto gli altri filtri e le altre viste predefiniti della casella di posta delle conversazioni.

Scopri di più sulla creazione e la gestione delle visualizzazioni personalizzate nella casella di

posta

delle conversazioni in questo articolo.

Scrivi e rispondi ai messaggi WhatsApp in HubSpot

Puoi avviare una conversazione WhatsApp con singoli contatti in HubSpot dalla scheda del contatto, oppure avviarla dalla scheda dell’azienda, dell’opportunità, del ticket o dell’oggetto personalizzato associati. Puoi anche avviare conversazioni WhatsApp direttamente all’interno della casella

di posta

delle conversazioni.

I messaggi WhatsApp in arrivo creeranno un nuovo thread nella casella di posta delle conversazioni e avvieranno una sessione WhatsApp. Tu e il tuo team potete rispondere ai messaggi WhatsApp nella casella di posta delle conversazioni per tutta la durata della sessione.

Le sessioni WhatsApp rimarranno aperte per 24 ore dopo l'ultima risposta del contatto. Una volta chiusa una sessione WhatsApp esistente, puoi riavviare il thread inviando un messaggio modello al contatto. Se il contatto risponde al tuo messaggio modello, si aprirà una nuova sessione di 24 ore durante la quale potrai inviare messaggi WhatsApp non basati su modelli.

Limiti di

messaggistica WhatsApp

Un limite di 1.000 messaggi predefiniti al mese è condiviso da tutti i tuoi account WhatsApp Business collegati. Il giorno del mese in cui il limite si azzera dipende dalla data in cui hai acquistato per la prima volta un abbonamento a Marketing Hub o Service Hub Professional o Enterprise . Ad esempio, se il tuo abbonamento è iniziato il 28 ottobre, il limite si azzererà il 28 di ogni mese. Scopri di più sui prezzi di WhatsApp.

Se il tuo abbonamento è iniziato il 31 e un mese ha meno di 31 giorni, il limite verrà azzerato l'ultimo giorno di quel mese.

HubSpot non addebita alcun costo per le conversazioni gratuite tramite il punto di accesso. Scopri di più sulle conversazioni gratuite tramite il punto di accesso.

Tipi di file multimediali supportati nei messaggi

I messaggi WhatsApp possono includere diversi tipi di file multimediali e allegati a seconda che il messaggio sia stato inviato o ricevuto dal tuo account aziendale.

1. I seguenti tipi di contenuti multimediali avanzati sono supportati nei messaggi ricevuti nel tuo account aziendale collegato:
   • Immagini
   • Video e GIF (3gpp o mp4)
   • Messaggi vocali
   • Allegati (ad es. mp3, PDF, ecc.)
   • Posizione
   • Sticker
   • Condivisione dei contatti
2. I seguenti tipi di contenuti multimediali sono supportati nei messaggi inviati dal tuo account aziendale collegato:
   • Immagini o video caricati nello strumento file

• • Allegati
  • Link alle riunioni
  • Preventivi
  • Link alla Knowledge Base
  • Documenti

Avviare una conversazione WhatsApp dalla cronologia del record

Per creare un messaggio direttamente dalla cronologia del record:

1. Accedere alla pagina iniziale dei propri record associati:
   1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
   2. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
   3. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
   4. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.
2. Fai clic sul nome di un record.
3. Nel pannello di sinistra, clicca sull'icona di WhatsApp. Se l'icona di WhatsApp non compare sotto il nome del record, clicca sull'icona con i puntini di sospensione, quindi seleziona Crea un messaggio WhatsApp.

4. Nella finestra pop-up, componi il tuo messaggio:
   • Fai clic sul menu a discesa Da e seleziona un account aziendale collegato.
   • Se il contatto non ha inviato un messaggio WhatsApp alla tua azienda nelle ultime 24 ore, puoi inviare un messaggio di iniziativa aziendale solo selezionando uno dei tuoi modelli di messaggio.

• • Fai clic su " Invia modello".
  • Nella finestra di dialogo, individua il modello, quindi clicca su " Invia modello".
  • Potrebbe esserti richiesto di accedere alla casella di posta in arrivo delle conversazioni per rispondere ai messaggi se esiste già una conversazione con il contatto.

Scrivi e rispondi ai messaggi nella casella di posta delle conversazioni

1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Casella di posta in arrivo.
2. Per comporre un nuovo messaggio:
   • In basso a sinistra, clicca su Crea.
   • Nella finestra a comparsa in basso a destra:
     • Fai clic sul menu a discesa A e cerca il nome di un contatto con un numero di telefono WhatsApp associato.
     • Fai clic sul menu a tendina Da per selezionare uno dei tuoi account WhatsApp Business collegati.
     • Se il contatto non ha inviato un messaggio WhatsApp alla tua azienda nelle ultime 24 ore, puoi inviare un messaggio aziendale solo selezionando uno dei tuoi modelli di messaggio. Clicca su Invia modello, quindi nella finestra di dialogo individua il tuo modello e clicca su Invia modello.
     • Potrebbe esserti richiesto di accedere alla casella di posta in arrivo delle conversazioni per rispondere ai messaggi se esiste già una conversazione con il contatto.

3. Puoi anche visualizzare e rispondere ai messaggi nelle conversazioni esistenti:

• • Fai clic sull'icona di ricerca in alto a sinistra e inserisci un termine di ricerca per trovare una conversazione WhatsApp, quindi applica dei filtri per restringere la ricerca. Ad esempio, puoi applicare filtri per selezionare i messaggi provenienti dal tuo canale WhatsApp collegato. Gli utenti di Marketing Hub, Sales Hub e Service Hub Professional ed Enterprise possono creare una vista personalizzata che contenga solo i messaggi WhatsApp.
  • Nel pannello di sinistra, clicca su una conversazione WhatsApp per aprirla. Un'icona socialWhatsapp WhatsApp apparirà nell'angolo in alto a destra dell'anteprima del messaggio.

• • Puoi cliccare sull'icona della freccia verso il basso accanto al nome di un contatto per visualizzare i metadati del messaggio, come i numeri di telefono del mittente e del destinatario, insieme alla data di invio del messaggio.

4. Per riassegnare il messaggio, in alto a sinistra clicca sul menu a tendina Proprietario e seleziona un utente diverso. Scopri di più sull'assegnazione automatica delle conversazioni in arrivo a utenti e team specifici.
5. Se un contatto ha attivato le conferme di lettura nel proprio account WhatsApp, puoi verificare quando ha letto uno dei messaggi che gli hai inviato. Se ha disattivato le conferme di lettura, questa informazione non apparirà.
6. Nel pannello di destra, visualizza le informazioni contestuali sul visitatore e i record associati per aiutarti nella risposta.
7. Nell'editor di risposta, scrivi la tua risposta:
   • Utilizza le icone nella parte inferiore dell'editor per modificare lo stile del testo, inserire un link, aggiungere un'immagine o caricare un file. Puoi anche trascinare i file dal tuo computer nell'editor di risposta.
   • Per aggiungere un documento, uno snippet, un link a una riunione, un articolo della knowledge base, una citazione o un video nella tua risposta, clicca su Inserisci.

Nota: alcuni formati multimediali non possono essere inclusi in un messaggio WhatsApp. Per ulteriori informazioni sui formati di file di documenti, immagini, audio e video supportati,consulta la documentazione di Meta.

9. Durante la conversazione, potrebbe essere necessario passare all'e-mail o chiamare il contatto. Clicca sul menua tendina Canale sopra l'editor di risposta e seleziona un canale diverso.

10. Quando sei pronto a rispondere, clicca su Invia.

Se un messaggio in arrivo viene inviato da un numero di telefono che corrisponde al numero memorizzato nella proprietà " Numero di telefono " o " Numero di cellulare " di un contatto, la conversazione verrà automaticamente associata a quel contatto.

Risoluzione dei problemi relativi ai tipi di messaggi non supportati

A causa delle limitazioni dell'API, alcuni tipi di messaggi e risposte non sono supportati e il contenuto del messaggio non apparirà nella tua casella di posta delle conversazioni.

In questi casi, al posto del messaggio verrà visualizzato il seguente errore:

Il messaggio contiene contenuti o un'azione che non siamo in grado di visualizzare al posto del messaggio. 

I messaggi non supportati possono verificarsi a causa di uno dei seguenti scenari:

• Un utente WhatsApp che reagisce a un messaggio
• Un utente WhatsApp che elimina un messaggio
• Un messaggio WhatsApp include allegati che non figurano nell 'elenco dei tipi di file supportati
• Un tipo di messaggio non supportato (ad es. un sondaggio)

Messaggi in quarantena

I messaggi che violano la politica sui contenuti di WhatsApp verranno contrassegnati e il loro contenuto verrà nascosto nella tua casella

di posta in arrivo

per prevenire potenziali tentativi di phishing e ridurre il rischio di condivisione di informazioni di identificazione personale.

Quando ciò si verifica, il contenuto del messaggio viene sostituito con il seguente errore:

I dati sensibili non possono essere visualizzati. Questo messaggio contiene informazioni personali. HubSpot e WhatsApp limitano l'accesso a questi dati.

Elimina un canale WhatsApp nella casella di posta in arrivo delle conversazioni

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai suPosta in arrivo e Help Desk > Posta in arrivo.
3. . Se hai configurato più caselle di posta, utilizza il menu a tendina Vista corrente per selezionare la casella di posta a cui hai collegato il canale WhatsApp.
4. Passa con il mouse sul canale e clicca su Elimina.
5. Nella finestra di dialogo, clicca su Elimina account. L'eliminazione dell'account non rimuoverà le conversazioni esistenti dalla casella di posta.

Ulteriori approfondimenti

• I dettagli dei messaggi WhatsApp memorizzati nelle proprietà delle conversazioni possono essere utilizzati anche nei flussi di lavoro e nei report.
• Puoi creare e sincronizzare modelli di messaggio nel tuo account WhatsApp Business, che possono poi essere personalizzati in HubSpot. Scopri di più su come personalizzare e inviare modelli di messaggio.