Collegare un canale WhatsApp alla casella di posta delle conversazioni

È possibile collegare un account WhatsApp Business come canale nella casella di posta delle conversazioni. I messaggi inviati al vostro numero di telefono WhatsApp creeranno un nuovo thread nella casella di posta.

Per avere accesso a più di 50 conversazioni avviate da aziende al giorno, è necessario avere un Meta Business Manager verificato per il proprio account WhatsApp Business. Per saperne di più sulla verifica dell'azienda.

Prima di iniziare

Prima di collegare un account WhatsApp Business alla casella di posta delle conversazioni, è necessario disporre di quanto segue:

• Il nome legale della vostra azienda e il vostro nome visualizzato su WhatsApp.
• L'URL del vostro sito web aziendale.
• L'indirizzo e-mail aziendale.
• Ipermessi di amministrazione per l'account Meta Business Manager della vostra azienda.
• L'accesso al numero di telefono aziendale con cui si desidera inviare i messaggi.
• Il numero deve essere in grado di ricevere chiamate vocali.
• Non deve far parte di un sistema IVR (Interactive Voice Response) o deve essere disabilitato per un certo periodo.

Nota bene: il numero di telefono utilizzato non deve essere collegato a un altro account WhatsApp, all'app WhatsApp for Business o a un'altra integrazione WhatsApp. Se il numero è già associato a un altro account WhatsApp, è necessario scollegarlo prima di collegarlo a HubSpot.

Limitazioni

Durante la connessione e l'utilizzo dell'integrazione WhatsApp, tenete presente le seguenti limitazioni:

• Ogni account WhatsApp for Business può avere fino a 25 numeri di telefono associati.
• Solo i nuovi messaggi dopo la connessione dell'account WhatsApp Business verranno sincronizzati con HubSpot. Le conversazioni storiche non saranno sincronizzate.
• Una volta collegati a HubSpot, i messaggi non appariranno più nell'app mobile o nell'app web di WhatsApp, ma solo nella casella di posta delle conversazioni dell'account HubSpot.

Account aziendali e account personali

A causa dei requisiti di Meta per l'utilizzo dell'integrazione WhatsApp, non è possibile collegare un account WhatsApp personale a HubSpot, ma è necessario collegare un account Business. Per sapere come convertire un account personale in un account WhatsApp Business, consultare la documentazione di WhatsApp.

Collegare un account WhatsApp Business come canale

È possibile collegare un account WhatsApp Business esistente come canale in HubSpot, oppure creare un nuovo account WhatsApp Business durante il processo di connessione.

• Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.

• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Posta in arrivo > Posta in arrivo.

• Fare clic su Connetti un canale.

• Selezionare WhatsApp.

• Fare clic su Continua con WhatsApp.

Cliccando su Continua con WhatsApp, l'utente comprende e accetta che la sezione Collega il tuo account WhatsApp Business alla casella di posta delle conversazioni delle Condizioni specifiche del prodotto HubSpot si applichi a lui. Come dettagliato nei Termini specifici del prodotto HubSpot, i) l'utente accetta che Meta Platforms, Inc. ("Meta") operi come Subprocessore ai sensi della DPA; e ii) se i Dati del cliente sono ospitati al di fuori degli Stati Uniti, l'utente accetta che Meta sia soggetta alla sezione Esclusioni della Politica di hosting dei dati regionali di HubSpot. Collegando il proprio account WhatsApp Business a HubSpot, l'utente accetta i Termini della Soluzione Business di WhatsApp disponibili all'indirizzo https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.

• Nella finestra pop-up, accedere al proprio account Facebook, quindi fare clic su Continua come [nome].

• Fare clic su Inizia.

• Esaminate le autorizzazioni a cui HubSpot deve accedere per connettersi, quindi fate clic su Continua.

• Selezionate un Meta Business Account esistente dacollegare al vostro WhatsApp Business Account, oppure create un nuovo Meta Business Account. Se si crea un nuovo account Meta Business:

  • Inserite il nome legale, il numero di telefono, il sito web e l'indirizzo e-mail della vostra azienda, quindi fate clic su Continua.

  • Utilizzate il menu a tendina Paese e fuso orario per selezionare il Paese e il fuso orario in cui si trova la vostra azienda.

• Cliccare su Continua.

• Selezionate l'account WhatsApp Business che sarà associato al vostro account Meta Business, oppure create un nuovo account WhatsApp Business. Se state creando un nuovo account WhatsApp Business, inserite un nome per l'account e selezionate un fuso orario dal menu a discesa.

• Cliccare su Continua.
• Verrà visualizzato un messaggio di conferma. Cliccate su Continua al punto 2.
• Selezionate un account WhatsApp Business esistente. Se non avete un account, potete crearne uno nuovo configurando il vostro profilo aziendale:
  • Nel campo di testo, inserite il nome visualizzato della vostra azienda. Se il vostro profilo WhatsApp Business non corrisponde al nome legale della vostra azienda, selezionate la casella di controllo Il mio nome visualizzato è diverso dal nome legale della mia azienda.
  • Cliccare su Continua.
  • Fare clic sul menu a discesa Categoria e selezionare la categoria che meglio descrive la propria attività. È inoltre possibile inserire una descrizione della propria attività nella casella di testo.

• Fare clic su Continua al punto 3.

• Se avete già verificato un numero di telefono con WhatsApp, selezionate un numero verificato. Se non avete verificato un numero di telefono, potete registrarne uno nuovo:
  • Nel campo di testo, inserite un numero di telefono da registrare con WhatsApp.
  • Selezionare Messaggio di testo o Chiamata vocale come metodo di verifica, quindi fare clic su Invia codice.

• • Dopo aver verificato il numero di telefono, fare clic su Ok per chiudere la finestra di configurazione e tornare a HubSpot.
  • Si tornerà alla casella di posta delle conversazioni, dove si potrà completare l'impostazione del canale WhatsApp. Accanto al nome dell'account WhatsApp, fare clic su Connetti.

Creare una vista WhatsApp nella casella di posta delle conversazioni

Le conversazioni di WhatsApp appariranno nell'elenco delle conversazioni associate a uno qualsiasi dei filtri di stato nella barra laterale sinistra (ad esempio, Tutti aperti, Tutti chiusi, Inviati, ecc.), ma si consiglia vivamente di creare una vista personalizzata per filtrare i messaggi specifici dei canali WhatsApp collegati:

Per creare una vista personalizzata per i messaggi WhatsApp:

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Conversazioni > Casella di posta in arrivo.
• In basso a sinistra, fare clic sul menu a discesa Azioni, quindi selezionare Crea una vista.
• Nel pannello di destra, inserire WhatsApp come nome del canale, quindi fare clic su Avanti.
• Nella sezione Tipo di filtro, selezionare Proprietà conversazioni.
• Nella barra di ricerca, cercare e selezionare Sorgente.
• Fare clic sul menu a tendina È qualsiasi di, quindi cercare e selezionare WhatsApp.
• Fare clic su Applica filtro, quindi su Crea vista.

La nuova visualizzazione apparirà sotto gli altri filtri e visualizzazioni predefiniti della casella di posta delle conversazioni.

Per saperne di più sulla creazione e la gestione di viste personalizzate nella casella di posta delle conversazioni, consultate questo articolo.

Rispondere ai messaggi di WhatsApp nella casella di posta

I messaggi WhatsApp in arrivo creano un nuovo thread nella casella delle conversazioni e avviano una sessione WhatsApp. Voi e il vostro team potete rispondere ai messaggi WhatsApp nella casella delle conversazioni per tutta la durata della sessione.

Le sessioni WhatsApp rimarranno aperte per 24 ore dopo l'ultima risposta del contatto. Una volta chiusa una sessione WhatsApp esistente, è possibile riavviare la discussione inviando un messaggio modello al contatto. Se il contatto risponde al vostro messaggio modello, si aprirà una nuova sessione di 24 ore durante la quale potrete inviare messaggi WhatsApp non modello.

Rivedere e rispondere ai messaggi

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Conversazioni > Casella di posta in arrivo.
• Fare clic sull'icona di ricerca in alto a sinistra e inserire un termine di ricerca per cercare una conversazione WhatsApp e applicare filtri per restringere la ricerca. Ad esempio, è possibile applicare filtri che segmentano i messaggi provenienti dai canali WhatsApp collegati. Gli utenti di Marketing Hub, Sales Hub e Service Hub Professional ed Enterprise possono creare una vista personalizzata che contiene solo messaggi WhatsApp.
• Nel pannello di sinistra, fare clic su una conversazione WhatsApp per aprirla. Nell'angolo in alto a destra dell'anteprima del messaggio apparirà l'icona di socialWhatsapp WhatsApp.

• Per riassegnare il messaggio, in alto a sinistra fare clic sul menu a discesa Proprietario e selezionare un altro utente. Per saperne di più sull'assegnazione automatica delle conversazioni in arrivo a utenti e team specifici.
• Nel pannello di destra è possibile visualizzare le informazioni contestuali sul visitatore e sui record associati, per facilitare la risposta.
• Nell'editor delle risposte, scrivere la risposta:
  • Utilizzare le icone in fondo all'editor per modificare lo stile del testo, inserire un link, aggiungere un'immagine o caricare un file. È anche possibile trascinare e rilasciare i file dal computer nell'editor di risposta.
  • Per aggiungere un documento, un frammento, un collegamento a una riunione, un articolo della Knowledge Base, una citazione o un video nella risposta, fare clic su Inserisci.

Nota: alcuni formati multimediali non possono essere inclusi in un messaggio WhatsApp. Per saperne di più sui formati di documenti, immagini, audio e video supportati, consultare la documentazione di Meta.

• Durante la conversazione, potrebbe essere necessario passare all'e-mail o chiamare il contatto. Fare clic sul menu a discesaCanale sopra l'editor delle risposte e selezionare un canale diverso.

• Quando si è pronti a rispondere, fare clic su Invia.