Collegare un canale WhatsApp alla casella di posta delle conversazioni

Puoi collegare un account WhatsApp Business come canale nella casella di posta in arrivo delle conversazioni. I messaggi inviati al tuo numero di telefono WhatsApp creeranno una nuova conversazione nella casella di posta in arrivo.

Per poter accedere a più di 50 conversazioni avviate dall'azienda al giorno, è necessario disporre di un Meta Business Manager verificato per il proprio account WhatsApp Business. Ulteriori informazioni sulla verifica della propria attività.

Prima di iniziare

Prima di collegare un account WhatsApp Business alla casella di posta in arrivo delle conversazioni, è necessario disporre di quanto segue:

• Il nome legale della tua azienda e il tuo nome visualizzato su WhatsApp.
• L'URL del sito web della tua attività.
• Il tuo indirizzo email aziendale.
• Autorizzazione di amministratore per l'account Meta Business Manager della tua azienda.
• Accesso al numero di telefono aziendale che desideri utilizzare per inviare messaggi.
• Il numero deve essere in grado di ricevere chiamate vocali.
• Non deve far parte di un sistema IVR (Interactive Voice Response) né avere l'IVR disabilitato per un certo periodo.

Nota: il numero di telefono utilizzato non deve essere collegato a un altro account WhatsApp, all'app WhatsApp for Business o a un'altra integrazione WhatsApp. Se il numero è già associato a un altro account WhatsApp, è necessario prima scollegarlo prima di collegarlo a HubSpot.

Limitazioni

Tieni presente le seguenti limitazioni quando colleghi e utilizzi l'integrazione WhatsApp:

• Ogni account WhatsApp for Business può avere fino a 25 numeri di telefono associati.
• Solo i nuovi messaggi inviati dopo aver collegato il tuo account WhatsApp Business verranno sincronizzati con HubSpot. Le conversazioni precedenti non verranno sincronizzate.
• Una volta collegati a HubSpot, i messaggi non appariranno più nell'app mobile o nell'app web di WhatsApp, ma solo nella casella di posta in arrivo delle conversazioni nel tuo account HubSpot.

Account aziendali vs. account personali

A causa dei requisiti di Meta per l'utilizzo dell'integrazione WhatsApp, non è possibile collegare un account WhatsApp personale a HubSpot, ma è necessario collegare un account aziendale. Scopri come convertire un account personale in un account WhatsApp Business nella documentazione di WhatsApp.

Collega un account WhatsApp Business come canale

Puoi collegare un account WhatsApp Business esistente come canale in HubSpot oppure puoi creare un nuovo account WhatsApp Business durante il processo di collegamento.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

2. Nel menu laterale sinistro, vai su Posta in arrivo > Posta in arrivo.

3. Clicca su Collega un canale.

4. Seleziona WhatsApp.

5. Clicca su Continua con WhatsApp.

Cliccando su Continua con WhatsApp, dichiari di comprendere e accettare che la sezione Collega il tuo account WhatsApp Business alla casella di posta in arrivo delle conversazioni dei Termini specifici del prodotto HubSpot si applica al tuo caso. Come specificato nei Termini specifici del prodotto HubSpot, i) accetti che Meta Platforms, Inc. ("Meta") agisca in qualità di sub-responsabile del trattamento ai sensi del DPA; e ii) se i tuoi Dati cliente sono ospitati al di fuori degli Stati Uniti, accetti che Meta sia soggetta alla sezione Esclusioni della Politica di hosting dei dati regionali di HubSpot. Collegando il tuo account WhatsApp Business a HubSpot, accetti i Termini della soluzione aziendale di WhatsApp disponibili all'indirizzo https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.

6. Nella finestra pop-up, accedi al tuo account Facebook, quindi fai clic su Continua come [nome].

7. Fai clic su Inizia.

8. Esamina le autorizzazioni di cui HubSpot avrà bisogno per connettersi, quindi clicca su Continua.

9. Seleziona un account Meta Business esistente che verrà collegato al tuo account WhatsApp Business oppure crea un nuovo account Meta Business. Se stai creando un nuovo account Meta Business:

• • Inserisci la ragione sociale, il numero di telefono, il sito web e l'indirizzo email della tua azienda, quindi fai clic su Continua.

  • Utilizza il menu a tendina Paese e Fuso orario per selezionare il Paese e il fuso orario in cui si trova la tua attività.
    

10. Clicca su Continua.
11. Seleziona l'account WhatsApp Business che sarà associato al tuo account Meta Business oppure crea un nuovo account WhatsApp Business. Se stai creando un nuovo account WhatsApp Business, inserisci un nome per l'account e seleziona un fuso orario dal menu a tendina.

12. Clicca su Continua.
13. Verrà visualizzato un messaggio di conferma. Clicca su Continua al passaggio 2.
14. Seleziona un profilo WhatsApp Business esistente, che è quello che il tuo pubblico vedrà quando contatterà la tua attività. Se non hai un account, puoi crearne uno nuovo configurando il tuo profilo aziendale:
    • Nel campo di testo, inserisci il nome visualizzato della tua attività. Se il tuo profilo WhatsApp Business non corrisponde alla ragione sociale della tua attività, seleziona la casella di controllo Il mio nome visualizzato è diverso dalla ragione sociale della mia attività.
      
    • Clicca su Continua.
    • Clicca sul menu a tendina Categoria e seleziona la categoria che meglio descrive la tua attività. Puoi anche inserire una descrizione della tua attività nella casella di testo.

15. Clicca su Continua al passaggio 3.

16. Se hai già verificato un numero di telefono con WhatsApp, seleziona un numero verificato. Se non hai verificato un numero di telefono, puoi registrare un nuovo numero:
    • Nel campo di testo, inserisci un numero di telefono da registrare su WhatsApp.
    • Seleziona Messaggio di testo o Chiamata vocale come metodo di verifica, quindi clicca su Invia codice.

1. • Dopo aver verificato con successo il numero di telefono, clicca su Ok per chiudere la finestra di configurazione e tornare a HubSpot.
   • Tornerai alla casella di posta in arrivo delle conversazioni, dove potrai completare la configurazione del canale WhatsApp. Accanto al nome dell'account WhatsApp, clicca su Connetti.

Crea una vista WhatsApp nella tua casella di posta in arrivo delle conversazioni

Le conversazioni WhatsApp appariranno nell'elenco delle conversazioni associate a uno qualsiasi dei filtri di stato nella barra laterale sinistra (ad esempio, Tutte aperte, Tutte chiuse, inviate, ecc.), ma ti consigliamo vivamente di creare una vista personalizzata per filtrare i messaggi specifici dei tuoi canali WhatsApp collegati:

Per creare una vista personalizzata per i messaggi WhatsApp:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Casella di posta in arrivo.
2. In basso a sinistra, fai clic sul menu a discesa Azioni, quindi seleziona Crea una vista.
3. Nel pannello di destra, inserisci WhatsApp come nome del canale, quindi fai clic su Avanti.
4. Nella sezione Tipo di filtro, seleziona Proprietà conversazioni.
5. Nella barra di ricerca, cerca e seleziona Origine.
6. Fai clic sul menu a discesa è uno qualsiasi di, quindi cerca e seleziona WhatsApp.
7. Fai clic su Applica filtro, quindi su Crea vista.

La nuova vista apparirà sotto gli altri filtri e viste predefiniti della casella di posta in arrivo delle conversazioni.

Scopri di più sulla creazione e la gestione delle visualizzazioni personalizzate nella casella di posta in arrivo delle conversazioni in questo articolo.

Componi e rispondi ai messaggi WhatsApp in HubSpot

Puoi avviare una conversazione WhatsApp con singoli contatti in HubSpot dalla scheda del contatto oppure dall'azienda, dall'opportunità, dal ticket o dalla scheda dell'oggetto personalizzato associati. Puoi anche avviare conversazioni WhatsApp direttamente dalla casella di posta in arrivo delle conversazioni.

I messaggi WhatsApp in arrivo creeranno un nuovo thread nella casella di posta in arrivo delle conversazioni e avvieranno una sessione WhatsApp. Tu e il tuo team potete rispondere ai messaggi WhatsApp nella casella di posta in arrivo delle conversazioni per tutta la durata della sessione.

Le sessioni WhatsApp rimarranno aperte per 24 ore dopo l'ultima risposta del contatto. Una volta chiusa una sessione WhatsApp esistente, puoi riavviare il thread inviando un messaggio modello al contatto. Se il contatto risponde al tuo messaggio modello, si aprirà una nuova sessione di 24 ore durante la quale potrai inviare messaggi WhatsApp non basati su modelli.

Limiti di messaggistica WhatsApp

Un limite di 1.000 messaggi modello al mese è condiviso da tutti i tuoi account WhatsApp Business collegati. Il giorno del mese in cui il limite viene azzerato dipende dalla data in cui hai acquistato per la prima volta un abbonamento Marketing Hub o Service Hub Professional o Enterprise . Ad esempio, se il tuo abbonamento è iniziato il 28 ottobre, il limite verrà azzerato il 28 di ogni mese. Scopri di più sui prezzi di WhatsApp.

HubSpot addebita addebita alcun costo per le conversazioni con punto di ingresso gratuito. Scopri di più sulle conversazioni gratuite.

Tipi di file multimediali supportati nei messaggi

I messaggi WhatsApp possono includere diversi tipi di file multimediali e allegati a seconda che il messaggio sia stato inviato o ricevuto dal tuo account aziendale.

1. I seguenti tipi di file multimediali avanzati sono supportati nei messaggi ricevuti nel tuo account aziendale collegato:
   • Immagini
   • Video e GIF (3gpp o mp4)
   • Messaggi vocali
   • Allegati (ad es. mp3, PDF, ecc.)
   • Posizione
   • Adesivi
   • Condivisione dei contatti
2. I seguenti tipi di contenuti multimediali sono supportati nei messaggi inviati dal tuo account aziendale collegato:
   • Immagini o video caricati nello strumento file

• • Allegati
  • Link alle riunioni
  • Preventivi
  • Link alla Knowledge Base
  • Documenti

Avvia una conversazione WhatsApp dalla cronologia dei record

Per creare un messaggio direttamente dalla cronologia dei record:

1. Vai alla pagina iniziale dei tuoi record associati:
   1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
   2. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
   3. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
   4. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.
2. Clicca sul nome di un record.
3. Nel pannello di sinistra, clicca sull'icona WhatsApp. Se l'icona WhatsApp non compare sotto il nome del record, clicca sull'icona con i puntini di sospensione, quindi seleziona Crea un messaggio WhatsApp.

4. Nella finestra pop-up, componi il tuo messaggio:
   • Clicca sul menu a tendina Da e seleziona un account aziendale collegato.
   • Se il contatto non ha inviato un messaggio WhatsApp alla tua azienda nelle ultime 24 ore, puoi inviare un messaggio avviato dall'azienda solo selezionando uno dei tuoi modelli di messaggio.

• • Clicca su Invia modello.
  • Nella finestra di dialogo, individua il tuo modello, quindi clicca su Invia modello.
  • Potrebbe essere richiesto di accedere alla casella di posta in arrivo delle conversazioni per rispondere ai messaggi se esiste già una conversazione con il contatto.

Componi e rispondi ai messaggi nella casella di posta in arrivo delle conversazioni

1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Casella di posta in arrivo.
2. Per comporre un nuovo messaggio:
   • In basso a sinistra, clicca su Scrivi.
   • Nella finestra pop-up in basso a destra:
     • Clicca sul menu a tendina A e cerca il nome di un contatto con un numero di telefono WhatsApp associato.
     • Clicca sul menu a tendina Da per selezionare uno dei tuoi account WhatsApp Business collegati.
     • Se il contatto non ha inviato un messaggio WhatsApp alla tua azienda nelle ultime 24 ore, puoi inviare un messaggio avviato dall'azienda solo selezionando uno dei tuoi modelli di messaggio. Clicca su Invia modello, quindi nella finestra di dialogo individua il tuo modello e clicca su Invia modello.
     • Potrebbe essere richiesto di accedere alla casella di posta in arrivo delle conversazioni per rispondere ai messaggi se esiste già una conversazione con il contatto.

3. Puoi anche rivedere e rispondere ai messaggi nelle conversazioni esistenti:

• • Clicca sull'icona di ricerca in alto a sinistra e inserisci un termine di ricerca per cercare una conversazione WhatsApp, quindi applica dei filtri per restringere la ricerca. Ad esempio, puoi applicare filtri che segmentano i messaggi provenienti dal tuo canale WhatsApp collegato. Gli utenti Marketing Hub, Sales Hub e Service Hub Professional ed Enterprise possono creare una vista personalizzata che contenga solo i messaggi WhatsApp.
  • Nel pannello di sinistra, clicca su una conversazione WhatsApp per aprirla. Nell'angolo in alto a destra dell'anteprima del messaggio apparirà l'icona socialWhatsapp WhatsApp.

• • Puoi cliccare sull'icona a forma di freccia rivolta verso il basso accanto al nome di un contatto per visualizzare i metadati del messaggio, come i numeri di telefono del mittente e del destinatario, insieme alla data di invio del messaggio.

4. Per riassegnare il messaggio, clicca in alto a sinistra sul menu a tendina Proprietario e seleziona un altro utente. Scopri di più sull'assegnazione automatica delle conversazioni in arrivo a utenti e team specifici.
5. Se un contatto ha attivato le conferme di lettura nel proprio account WhatsApp, puoi verificare quando ha letto uno dei messaggi che gli hai inviato. Se ha disattivato le conferme di lettura, queste informazioni non verranno visualizzate.
6. Nel pannello di destra, visualizza le informazioni contestuali sul visitatore e i record associati per aiutarti nella tua risposta.
7. Nell'editor di risposta, scrivi la tua risposta:
   • Utilizza le icone nella parte inferiore dell'editor per modificare lo stile del testo, inserire un link, aggiungere un'immagine o caricare un file. Puoi anche trascinare i file dal tuo computer nell'editor di risposta.
   • Per aggiungere un documento, uno snippet, un link a una riunione, un articolo della knowledge base, una citazione o un video nella tua risposta, clicca su Inserisci.

Nota: alcuni formati multimediali non possono essere inclusi in un messaggio WhatsApp. Per ulteriori informazioni sui formati di file di documenti, immagini, audio e video supportati, consulta la documentazione di Meta.

9. Durante la conversazione, potrebbe essere necessario passare all'e-mail o chiamare il contatto. Clicca sul menua tendina Canale sopra l'editor di risposta e seleziona un canale diverso.

10. Quando sei pronto per rispondere, clicca su Invia.

Se un messaggio in arrivo viene inviato da un numero di telefono che corrisponde al numero di telefono memorizzato nella proprietà Numero di telefono o Numero di cellulare di un contatto, la conversazione verrà automaticamente associata a quel contatto.

Risoluzione dei problemi relativi ai tipi di messaggi non supportati

A causa delle limitazioni dell'API, alcuni tipi di messaggi e risposte non sono supportati e il contenuto del messaggio non verrà visualizzato nella casella di posta in arrivo delle conversazioni.

In questi casi, al posto del messaggio verrà visualizzato il seguente errore:

Il messaggio contiene contenuti o un'azione che non siamo in grado di visualizzare al posto del messaggio. 

I messaggi non supportati possono verificarsi a causa di uno dei seguenti scenari:

• Un utente WhatsApp che reagisce a un messaggio
• Un utente WhatsApp che elimina un messaggio
• Un messaggio WhatsApp include allegati che non sono inclusi nell 'elenco dei tipi di file multimediali supportati.
• Un tipo di messaggio non supportato (ad esempio, un sondaggio)

Messaggi in quarantena

I messaggi che violano la politica sui contenuti di WhatsApp verranno contrassegnati e il loro contenuto verrà nascosto nella tua casella di posta in arrivo per prevenire potenziali tentativi di phishing e ridurre il rischio di condivisione di informazioni di identificazione personale.

Quando ciò si verifica, il contenuto del messaggio viene sostituito con il seguente errore:

I dati sensibili non possono essere visualizzati. Questo messaggio contiene informazioni personali. HubSpot e WhatsApp limitano l'accesso a questi dati.

Elimina un canale WhatsApp nella casella di posta in arrivo delle conversazioni

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai suPosta in arrivo e Help Desk > Posta in arrivo.
3. . Se hai configurato più caselle di posta in arrivo, utilizza il menu a discesa Visualizzazione corrente per selezionare la casella di posta in arrivo a cui hai collegato il canale WhatsApp.
4. Passa con il mouse sul canale e fai clic su Elimina.
5. Nella finestra di dialogo, clicca su Elimina account. L'eliminazione dell'account non rimuoverà le conversazioni esistenti dalla casella di posta in arrivo.

Ulteriori informazioni

• I dettagli dei messaggi WhatsApp memorizzati nelle proprietà delle conversazioni possono essere utilizzati anche nei flussi di lavoro e nei report.
• Puoi creare e sincronizzare modelli di messaggi nel tuo account WhatsApp Business, che possono poi essere personalizzati in HubSpot. Scopri di più su come personalizzare e inviare modelli di messaggi.