Collegare il calendario a HubSpot

Nelle impostazioni del calendario, è possibile collegare un calendario Google, Office 365 o Exchange allo strumento riunioni. Con un calendario collegato:

• I contatti possono programmare riunioni sul vostro calendario, impedendo loro di prenotare riunioni su eventi del calendario esistenti.
• È possibile sincronizzare le riunioni create in HubSpot con il proprio calendario.
• È possibile regolare ulteriori impostazioni del calendario.

Un calendario collegato non è necessario per visualizzare, modificare o creare pagine di pianificazione nello strumento riunioni, ma è necessario per prenotare le riunioni. Se un calendario non è connesso, la pagina di pianificazione sarà in modalità offline, quindi le riunioni potranno essere richieste ma non saranno aggiunte automaticamente al calendario.

Per collegare il calendario, è necessario avere l'accesso all'e-mail personale nelle impostazioni.

Nota: se il vostro account è stato creato prima del 13 marzo 2023, potreste aver collegato un account per le impostazioni del calendario e un account per le impostazioni delle riunioni. Questi collegamenti verranno mantenuti. Tuttavia, se si scollega uno degli account dopo il 13 marzo 2023, sarà possibile collegare un solo account, poiché è possibile collegarne solo uno alla volta.

Collegare il calendario di Gmail o Office 365

È possibile collegare un calendario ospitato da Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) o Office 365. Prima di collegare il calendario, tenere presente quanto segue:

• Se la casella di posta elettronica è stata collegata come casella di posta condivisa nello strumento conversazioni, il calendario non può essere collegato allo strumento riunioni. Solo le caselle di posta personali possono essere collegate allo strumento riunioni.
• Quando si collega un calendario, la casella di posta associata si collega automaticamente nelle impostazioni di integrazione della posta elettronica. Dopo aver collegato il calendario, è possibile scollegare la casella di posta.
• Assicurarsi di aver effettuato l'accesso all'account Gmail o Office 365 corretto prima di collegarsi a HubSpot.

Desktop

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Generale.
• Fare clic sulla scheda Calendario .
• Fare clic su Connetti il tuo calendario.
• Nella finestra di dialogo, fare clic su Google/Gmail o Office 365, quindi fare clic su Collega il calendario.

• Esaminare le informazioni nella finestra di dialogo, quindi fare clic su Accetta e connetti a [Google/Office 365] per consentire allo strumento riunioni di accedere al calendario.
  • Nella pagina di accesso a Google, selezionare l'account a cui ci si vuole connettere, quindi esaminare le autorizzazioni. Fare clic su Consenti per continuare a collegare il calendario.
  • Nella pagina di accesso a Office 365, assicurarsi di aver effettuato l'accesso all'account corretto e controllare le autorizzazioni. Fare clic su Sì per continuare a collegare il calendario.

Verrete reindirizzati alla dashboard delle riunioni, dove potrete gestire le impostazioni del calendario.

App mobile HubSpot

Gli utenti a cui è stata assegnata una sede Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise possono collegare il proprio calendario ospitato su Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) o Office 365.

• Aprire l'app HubSpot sul dispositivo mobile.
• Nella sezione Connetti il tuo calendario, toccare Connetti.
• Toccare Google / Gmail o Office 365.
• Esaminare le informazioni, quindi toccare Continua per consentire allo strumento per le riunioni di accedere al calendario.
  • Nella pagina di accesso a Google, toccare l'account a cui ci si vuole connettere, quindi rivedere le autorizzazioni. Fare clic su Continua per continuare a collegare il calendario, quindi su Consenti.
  • Nella pagina di accesso a Office 365, assicurarsi di aver effettuato l'accesso all'account corretto e controllare le autorizzazioni. Fare clic su Sì per continuare a collegare il calendario.

- Toccare Fatto in alto a sinistra per tornare alla Home. Una notifica a comparsa mostrerà che il calendario è stato collegato.

Informazioni necessarie: HubSpot avrà accesso sia al calendario di Google sia a qualsiasi altro calendario a cui si accede tramite Google per poter utilizzare lo strumento delle riunioni e consentire di associare gli eventi ai contatti nel CRM. HubSpot avrà la possibilità di creare o modificare i vostri calendari e di aggiornare i singoli eventi del calendario.

Collegare il calendario di Exchange

Prima di collegare il calendario di Exchange, tenete presente quanto segue:

• Confermare con il team IT che il server Exchange è dotato di Exchange 2010 SP2 o superiore.
• L'indirizzo e-mail e la password di Exchange sono necessari per collegare il calendario, ma a seconda della configurazione del server Exchange, HubSpot potrebbe richiedere ulteriori informazioni per la connessione. Prima di collegare il calendario, consultare la tabella seguente per assicurarsi di disporre di tutte le informazioni necessarie.

Nota bene: se l'account Exchange è configurato per l'utilizzo dell'autenticazione a due fattori, è necessario inserire una password per app di terze parti. Per sapere come generare una password per un'applicazione di terze parti, consultare la documentazione di Microsoft.

Prima di collegare il calendario, tenere presente quanto segue:

• Non è possibile annullare o riprogrammare una riunione per un calendario Exchange collegato.
• La sincronizzazione bidirezionale tra i calendari di Exchange e HubSpot non è supportata:
  • Le riunioni create tramite un record CRM non vengono aggiunte a un calendario Exchange.
  • Le riunioni create in un calendario di Exchange non vengono sincronizzate con HubSpot come eventi del calendario.
• Non è possibile inserire gli orari delle riunioni proposte in un'e-mail utilizzando un calendario Exchange.

Desktop

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Generale.
• Fare clic sulla scheda Calendario.
• Fare clic su Collega il calendario.
• Nella finestra di dialogo, selezionare Exchange, quindi fare clic su Collega il calendario.

• Leggere cosa ci si aspetta quando si collega il calendario a HubSpot, quindi fare clic su Continua.
• Nella finestra di dialogo, inserire le seguenti informazioni:
  • Indirizzo e-mail: l'indirizzo e-mail di Exchange.
  • Nome utente: inserire il nome utente. In genere, si tratta di quello che viene elencato prima del simbolo @ nell'indirizzo e-mail, o del proprio ID utente.
  • Password: la password di Exchange.
  • URL di Exchange: inserire l'URL utilizzato per accedere al server di Exchange.

• Fare clic su Connetti casella di posta.

Si verrà reindirizzati alla dashboard delle riunioni, dove si potranno gestire le impostazioni del calendario.

App mobile HubSpot

Gli utenti a cui è stata assegnata una sede Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise possono collegare il loro calendario ospitato da Exchange.

• Aprire l'app HubSpot sul dispositivo mobile.
• Nella sezione Connetti il tuo calendario, toccare Connetti.
• Toccare Microsoft Exchange.
• Nella pagina Configura il tuo account Exchange , fare clic su Mostra campi opzionali. Quindi, inserire l'indirizzo e-mail, il nome utente, la password e l'URL di Exchange e fare clic su Connetti casella di posta.
• Rivedere le informazioni, quindi toccare Continua per consentire allo strumento riunioni di accedere al calendario.
• Toccare Fatto in alto a sinistra per tornare alla Home. Una notifica a comparsa mostrerà che il calendario è stato collegato.