Gestione delle impostazioni dello strumento riunioni

Nelle impostazioni del calendario, è possibile collegare un calendario di Google, Office 365 o Exchange allo strumento riunioni, in modo che se si ha un evento nel calendario collegato, la pagina di pianificazione mostrerà che si è occupati durante l'orario dell'evento. È inoltre possibile modificare la pagina di pianificazione predefinita, aggiungere altri calendari o ospitare l'URL della pagina di pianificazione su un dominio collegato nelle impostazioni.

Un calendario collegato non è necessario per visualizzare, modificare o creare pagine di pianificazione nello strumento riunioni, ma è necessario per prenotare le riunioni. Se un calendario non è connesso, la pagina di pianificazione sarà in modalità offline, quindi le riunioni potranno essere richieste ma non saranno aggiunte automaticamente al calendario.

Collegare il calendario di Gmail o Office 365

È possibile collegare un calendario ospitato da Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) o Office 365 allo strumento riunioni. Prima di collegare il calendario, tenere presente quanto segue:

• Quando si collega un calendario allo strumento riunioni, la casella di posta associata si collega automaticamente nelle impostazioni di integrazione della posta elettronica. Tuttavia, una volta che il calendario è integrato, è possibile disabilitare la connessione alla casella di posta senza disabilitare la connessione al calendario.
• Se la casella di posta è stata collegata come casella di posta condivisa nello strumento conversazioni, il calendario non può essere collegato allo strumento riunioni. Solo le caselle di posta personali possono essere collegate allo strumento riunioni.
• Assicuratevi di aver effettuato l'accesso all'account Gmail o Office 365 corretto prima di collegarlo a HubSpot.

Per collegare un calendario:

• Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Generale.
• Fare clic sulla scheda Calendario .
• Fare clic su Collega il calendario.
• Nella finestra di dialogo, fare clic su Google / Gmail o Office 365, quindi fare clic su Collega il calendario.

• Esaminare le informazioni nella finestra di dialogo, quindi fare clic su Accetta e connettiti a [Google/Office 365] per consentire allo strumento riunioni di accedere al calendario.

Verrete reindirizzati alla dashboard delle riunioni, dove potrete impostare una pagina di pianificazione individuale.

Informazioni necessarie: HubSpot avrà accesso sia al vostro calendario Google che a qualsiasi altro calendario a cui accedete tramite Google, al fine di alimentare lo strumento delle riunioni e di consentirvi di associare gli eventi ai contatti nel CRM. HubSpot avrà la possibilità di creare o modificare i vostri calendari e di aggiornare i singoli eventi del calendario.

Collegare il calendario di Exchange

Prima di collegare il calendario di Exchange, confermate con il vostro team IT che il vostro server Exchange funziona con Exchange 2010 SP2 e versioni successive. L'indirizzo e-mail e la password di Exchange sono necessari per collegare il calendario, ma a seconda della configurazione del server Exchange, HubSpot potrebbe richiedere ulteriori informazioni per la connessione. Prima di collegare il calendario, consultare la tabella seguente per assicurarsi di disporre di tutte le informazioni necessarie.

Nota bene: se l'account Exchange è configurato per l'utilizzo dell'autenticazione a due fattori, è necessario inserire una password per app di terze parti. Consultare la documentazione di Microsoft per sapere come generare una password di un'applicazione di terze parti.

Prima di collegare il calendario, tenere presente quanto segue:

• Non è possibile annullare o riprogrammare una riunione per un calendario Exchange collegato.
• La sincronizzazione bidirezionale tra i calendari di Exchange e HubSpot non è supportata:
  • Le riunioni create tramite un record CRM non vengono aggiunte a un calendario Exchange.
  • Le riunioni create in un calendario di Exchange non vengono sincronizzate con HubSpot come eventi del calendario.
• Non è possibile inserire gli orari delle riunioni proposte in un messaggio di posta elettronica utilizzando un calendario di Exchange.

Per collegare un calendario:

• Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Generale.
• Fare clic sulla scheda Calendario .
• Fare clic su Collega il calendario.
• Nella finestra di dialogo, selezionare Exchange, quindi fare clic su Collega il calendario.

• Leggete cosa vi aspetta quando collegate il vostro calendario a HubSpot, quindi fate clic su .
• Nella finestra di dialogo, inserire le seguenti informazioni:
  • Indirizzo e-mail: l'indirizzo e-mail di scambio.
  • Nome utente: inserire il proprio nome utente. In genere, si tratta di quello elencato prima del simbolo @ nell'indirizzo e-mail, o dell'ID utente.
  • Password: la password di Exchange.
  • URL di Exchange: inserire l'URL utilizzato per accedere al server di Exchange.

• Fare clic su Connetti casella di posta.

Verrete reindirizzati alla dashboard delle riunioni, dove potrete impostare unapagina di pianificazione individuale .

Personalizzare le impostazioni del calendario collegato

Dopo aver collegato il calendario, gli utenti con un posto a pagamento assegnato a Sales Hub o Service Hub possono personalizzare l'URL della pagina di pianificazione. A seconda dell'abbonamento a HubSpot, è anche possibile ospitare l'URL della pagina di pianificazione su un dominio personalizzato collegato a HubSpot. Tutti gli utenti possono collegare calendari aggiuntivi nelle loro impostazioni.

Modificare l'URL della pagina di pianificazione e la pagina di pianificazione predefinita(soloper Sales Hub o Service Hub Starter, Professional o Enterprise ).

Nelle impostazioni del calendario di HubSpot è possibile modificare l'URL della pagina di pianificazione che verrà utilizzato per ogni pagina di pianificazione creata in futuro. È inoltre possibile modificare la pagina di pianificazione predefinita che viene utilizzata quando si inseriscono i link alle riunioni nei modelli di e-mail di vendita.

• Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Generale.
• Fare clic sulla scheda Calendario .
• Nel campo URL delle riunioni , modificare l'URL. Le modifiche all'URL della pagina di pianificazione si applicheranno a tutte le nuove pagine di pianificazione in futuro, ma non modificheranno gli URL delle pagine di pianificazione esistenti.

• Per selezionare una pagina di pianificazione predefinita diversa, fare clic sul menu a discesa Collegamento riunione predefinito .

Collegare altri calendari

È possibile collegare altri calendari al calendario integrato. Quando un contatto prenota una riunione con voi, HubSpot controllerà la disponibilità su ogni calendario e bloccherà gli orari occupati.

• Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Generale.
• Fare clic sulla scheda Calendario .
• Fare clic sul menu a discesa Calendari selezionati e selezionare altri calendari.
  
  
• Per rimuovere un calendario aggiuntivo, fare clic su X accanto al nome del calendario.
• Fare clic su Salva.

È possibile aggiungere al proprio account HubSpot solo i calendari che il proprio indirizzo e-mail possiede o a cui ha accesso nell'account Gmail o Office 365 collegato. Scopri come impostare e condividere nuovi calendari Google e nuovi calendari Office 365. Quando un prospect prenota una riunione con voi, l'evento della riunione apparirà solo sul vostro calendario personale predefinito, non sugli altri calendari integrati.

Se perdete l'accesso a uno dei vostri calendari, i contatti non potranno prenotare riunioni con voi, anche se avete altri calendari integrati. Riceverete un'e-mail che vi avvisa che qualcuno sta cercando di prenotare una riunione con voi. È possibile chiedere al proprietario del calendario di concedervi nuovamente l'accesso o rimuovere il calendario inattivo dalle impostazioni.

• Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Generale.
• Fare clic sulla scheda Calendario .
• Per rimuovere il calendario dalle impostazioni, fare clic sulla X accanto al calendario inattivo.

Ospitare le pagine di pianificazione su un dominio personalizzato

Nota bene: qualsiasi utente può ospitare pagine di pianificazione su domini personalizzati, purché questi domini siano collegati nel gestore dei domini.

È possibile utilizzare un dominio personalizzato per le pagine di pianificazione , in modo da riflettere il proprio marchio, e consentire ai campi dei moduli di essere precompilati con informazioni provenienti da precedenti invii di moduli.

• Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Generale.
• Fare clic sulla scheda Calendario .
• Fare clic sul menu a discesa Dominio di riunione e selezionare un dominio personalizzato su cui ospitare le pagine di pianificazione invece di un indirizzo HubSpot. Nel menu a discesa appariranno solo i domini che sono stati collegati nel vostro gestore di domini.

Se si desidera impedire ai motori di ricerca di indicizzare le pagine di pianificazione su domini personalizzati, è possibile aggiungere "Disallow: /riunioni*" al file robots.txt.

Nota bene: se si utilizza un dominio personalizzato, l'URL deve comunque avere uno slug diverso da quello della pagina di pianificazione esistente su altri domini.

Ad esempio, http://yourcustomname.com/meetings/example e http://app.hubspot.com/meetings/example sono considerati la stessa cosa, quindi non si può usare http://yourcustomname.com/meetings/example se esiste già http://app.hubspot.com/meetings/example.

Aggiungere un link alla riunione al widget della chat

È possibile includere un link per le riunioni nel widget della chat, in modo che un visitatore possa accedere alla vostra pagina di pianificazione e prenotare il tempo con voi durante una conversazione in chat.

• Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Generale.
• Fare clic sulla scheda Calendario .
• Nella sezione Profilo chat , selezionare la casella di controllo Includi un link alla pagina di prenotazione delle riunioni nella finestra di chat dei messaggi.
• Fare clic sul menu a discesa Chat meeting link e selezionare un meeting link.

Una volta terminate le modifiche alle impostazioni dello strumento riunioni, fare clic su Salva. Scoprite come creare o modificare una pagina di pianificazione e condividerla con i vostri contatti.