Creare proprietà di sincronizzazione che copiano i dati nei record associati

Il tipo di campo di sincronizzazione delle proprietà in HubSpot CRM consente di sincronizzare i valori tra gli oggetti dell'associazione nel CRM. Le proprietà di sincronizzazione vengono aggiornate automaticamente quando il valore di una proprietà viene impostato o modificato su un record associato, in modo da non dover aggiornare manualmente più record con le stesse informazioni.

Ad esempio, si desidera visualizzare il numero di telefono di un contatto associato nelle trattative per ridurre l'inserimento manuale e visualizzare rapidamente i dati. Si crea la proprietà trattativa con il tipo di campo di sincronizzazione della proprietà. Il risultato è il numero di telefono del contatto associato visualizzato nella trattativa. La proprietà trattativa si aggiorna automaticamente se il valore del numero di telefono del contatto viene modificato.

Per le proprietà di sincronizzazione si applica il seguente comportamento.

• I valori delle proprietà di sincronizzazione sono di sola lettura.
• Le proprietà di sincronizzazione non possono copiare dati da proprietà con accesso limitato alla visualizzazione e alla modifica.
• Per creare una proprietà di sincronizzazione, deve esistere un'associazione tra gli oggetti. Imparare ad associare i record o, se si utilizzano oggetti personalizzati, a definire associazioni di oggetti personalizzate.

Se avete flussi di lavoro esistenti che sincronizzano i valori delle proprietà, scoprite se i vostri flussi di lavoro possono essere sostituiti dalla sincronizzazione delle proprietà. Se volete sincronizzare i dati tra HubSpot e altre app, scoprite di più sulle app entrate in contatto.

Nota bene: a seconda dell'abbonamento a HubSpot, esiste un limite al numero di proprietà di sincronizzazione che è possibile creare.

Creare proprietà di sincronizzazione

Per creare una proprietà di sincronizzazione:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Proprietà.
• Fare clic su Crea proprietà.
• Selezionare il tipo di oggetto della proprietà. Si tratta dell'oggetto su cui si desidera che la proprietà appaia e su cui sono sincronizzati i dati (ad esempio, selezionare Trattative per popolare la proprietà di sincronizzazione sui record della trattativa).
• Inserire gli altri dettagli di base della proprietà, quindi fare clic su nellascheda Tipo di campo .
• Per il tipo di campo, selezionare Sincronizzazione proprietà.
• Selezionare il tipo di record di origine. Si tratta dell'oggetto da cui verranno estratti i dati della proprietà. (ad esempio, Contatti per estrarre i dati dai record del contatto).
• Selezionare la proprietà del record di origine. È la proprietà da cui verranno estratti i dati.
• Se la relazione tra gli oggetti ha etichette di associazione definite, selezionare le associazioni da cui considerare la sincronizzazione:
  • Tutte le etichette di associazione: sincronizzazione da un record associato, indipendentemente dalla sua etichetta.
  • Seleziona etichette di associazione: sincronizza da un record associato con un'etichetta di associazione specifica (ad esempio, Primaria per sincronizzare i dati solo dall'associazione principale del record).

• Selezionare il criterio che decide da quale record sincronizzare i dati. Questo è necessario se la proprietà considera tutte le associazioni del record dell'oggetto o se è stata selezionata un'etichetta che può essere utilizzata da molti record. Per specificare il record dell'oggetto da sincronizzare, fare clic sul menu a discesa Scegliere da quale [Oggetto] sincronizzare , quindi selezionare un'opzione:
  • Primo creato: i valori verranno sincronizzati dal record associato con la data di creazione più vecchia. Se è stata selezionata un'etichetta di associazione, i valori verranno sincronizzati dall'associazione del record con quell'etichetta e la data di creazione più vecchia.
  • Creatopiù di recente: i valori verranno sincronizzati dall'associazione del record con la data di creazione più recente. Se si è selezionata un'etichetta di associazione, i valori verranno sincronizzati dal record associato con quell'etichetta e la data di creazione più recente.

• Fare clic su Crea.

Utilizzare le proprietà di sincronizzazione nel CRM

Una volta creata una proprietà di sincronizzazione, quando si imposta o si aggiorna la proprietà di origine, anche la proprietà di sincronizzazione verrà aggiornata. La sincronizzazione dovrebbe avvenire in meno di cinque secondi, ma può richiedere più tempo per importi elevati di dati. Il valore sincronizzato può essere visualizzato come le altre proprietà del CRM. È anche possibile visualizzare la cronologia delle fonti, che mostra da dove è stato sincronizzato il valore. Utilizzando l'esempio della trattativa di cui sopra, è necessario navigare nella trattativa per visualizzarne i dettagli.

Migrazione da flussi di lavoro a proprietà di sincronizzazione

Se si utilizzano i flussi di lavoro per copiare i valori delle proprietà tra gli oggetti, in alcuni scenari è possibile sostituire i flussi di lavoro con nuove proprietà di sincronizzazione.

Le proprietà di sincronizzazione copiano i dati in una direzione, basandosi su una proprietà di origine (ad esempio, Numero di telefono su un record del contatto) per copiare i dati nella proprietà di sincronizzazione creata (ad esempio, Proprietà di sincronizzazione Telefono su un record della trattativa). A seconda della direzione dei dati che si desidera sincronizzare, si può decidere se sostituire o meno il flusso di lavoro con una proprietà di sincronizzazione:

• Se si desidera aggiornare il valore della proprietà su entrambi i lati, si deve continuare a utilizzare il flusso di lavoro esistente. Le proprietà di sincronizzazione non supportano la sincronizzazione bidirezionale.
• Se si desidera copiare i dati in una sola direzione, le proprietà di sincronizzazione possono sostituire il flusso di lavoro.

Per passare da un flusso di lavoro di sincronizzazione dei dati all'uso di una proprietà di sincronizzazione:

• Creare una proprietà di sincronizzazione per l'oggetto di destinazione. Ad esempio, se il flusso di lavoro sincronizza i dati con una proprietà trattativa, creare una proprietà trattativa.
• Nelle impostazioni della proprietà, fare clic sulla proprietà a cui il flusso di lavoro sincronizza attualmente i dati, quindi fare clic sulla scheda Utilizzato in per capire quali strumenti utilizzano la proprietà (ad esempio, elenchi, rapporti, flussi di lavoro).
• Sostituire la proprietà negli strumenti interessati con la nuova proprietà di sincronizzazione. Prima di procedere alla sostituzione, si consiglia di clonare le risorse o i processi in cui è utilizzata la proprietà, quindi aggiungere la nuova proprietà di sincronizzazione alla versione clonata per confermare che la sincronizzazione funziona come previsto (ad esempio, clonare un rapporto). Per gli account con un abbonamento Enterprise, è anche possibile testare gli abbonamenti in un account sandbox.
• Una volta aggiunta la proprietà di sincronizzazione agli strumenti interessati, spegnere il flusso di lavoro. Non eliminare il flusso di lavoro finché la sincronizzazione non funziona come previsto.
• Una volta che la proprietà di sincronizzazione funziona come previsto, è possibile eliminare il flusso di lavoro.

Nota: per le proprietà o i processi che richiedono dati storici, è necessario attendere che la proprietà di sincronizzazione disponga di dati sufficienti prima di sostituire la proprietà precedentemente utilizzata.