Creare proprietà di sincronizzazione che copiano i dati nei record associati

Il tipo di campo property sync di HubSpot consente di sincronizzare i valori tra gli oggetti associati nel CRM. Le proprietà di sincronizzazione vengono aggiornate automaticamente quando il valore di una proprietà viene impostato o modificato su un record associato, in modo da non dover aggiornare manualmente più record con le stesse informazioni.

Ad esempio, si desidera visualizzare il numero di telefono di un contatto associato alle transazioni per ridurre l'inserimento manuale e visualizzare rapidamente i dati. Si crea la proprietà dell'affare con il tipo di campo di sincronizzazione della proprietà. Il risultato è il numero di telefono del contatto associato visualizzato nell'offerta. La proprietà dell'affare si aggiorna automaticamente se il valore del numero di telefono del contatto viene modificato.

Il comportamento delle proprietà di sincronizzazione è il seguente.

• I valori delle proprietà di sincronizzazione sono di sola lettura.
• Le proprietà di sincronizzazione non possono copiare dati da proprietà con accesso limitato alla visualizzazione e alla modifica.
• Per creare una proprietà di sincronizzazione, deve esistere un'associazione tra gli oggetti. Per sapere come associare i record o, se si utilizzano oggetti personalizzati, come definire associazioni di oggetti personalizzate.

Se avete flussi di lavoro esistenti che sincronizzano i valori delle proprietà, scoprite se i vostri flussi di lavoro possono essere sostituiti dalle proprietà di sincronizzazione. Se volete sincronizzare i dati tra HubSpot e altre applicazioni, scoprite di più sulle applicazioni connesse.

Attenzione: a seconda dell'abbonamento a HubSpot, esiste un limite al numero di proprietà di sincronizzazione che è possibile creare.

Creare proprietà di sincronizzazione

Per creare una proprietà di sincronizzazione:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Proprietà.
• Fare clic su Crea proprietà.
• Selezionare il tipo di oggetto della proprietà. Si tratta dell'oggetto su cui si vuole che la proprietà appaia e su cui sono sincronizzati i dati (ad esempio, selezionare Affare per popolare la proprietà di sincronizzazione sui record dell'affare).
• Inserire gli altri dettagli di base della proprietà, quindi fare clic su nellascheda Tipo di campo .
• Per il tipo di campo, selezionare Sincronizzazione proprietà.
• Selezionare il tipo di record di origine. Si tratta dell'oggetto da cui verranno estratti i dati della proprietà. (ad esempio, Contatto per estrarre i dati dai record dei contatti).
• Selezionare la proprietà del record di origine. È la proprietà da cui verranno estratti i dati.
• Se la relazione tra gli oggetti ha etichette di associazione definite, selezionare le associazioni da cui considerare la sincronizzazione:
  • Tutte le etichette di associazione: sincronizzazione da un record associato, indipendentemente dalla sua etichetta.
  • Seleziona etichette di associazione: sincronizza da un record associato con un'etichetta di associazione specifica (ad esempio, Primaria per sincronizzare i dati solo dalla società principale del record).

• Selezionare i criteri che decidono da quale record sincronizzare i dati. Questo è necessario se la proprietà considera tutte le associazioni tra gli oggetti o se è stata selezionata un'etichetta che può essere utilizzata da molti record. Per specificare il record da cui sincronizzare i dati, fare clic sul menu a discesa Scegliere da quale [Oggetto] sincronizzare , quindi selezionare un'opzione:
  • Primo creato: i valori verranno sincronizzati dal record associato più vecchio. Per un'etichetta di associazione specifica, i valori verranno sincronizzati dal record associato più vecchio con quell'etichetta.
  • Creatopiù di recente: i valori verranno sincronizzati dal record associato più recente. Per un'etichetta di associazione specifica, i valori verranno sincronizzati dal record associato più recente con quell'etichetta.

• Fare clic su Crea.

Utilizzare le proprietà di sincronizzazione nel CRM

Una volta creata una proprietà di sincronizzazione, quando si imposta o si aggiorna la proprietà di origine, viene aggiornata anche la proprietà di sincronizzazione. La sincronizzazione dovrebbe avvenire in meno di cinque secondi, ma può richiedere più tempo per grandi quantità di dati. È possibile visualizzare il valore sincronizzato allo stesso modo delle altre proprietà del CRM. È anche possibile visualizzare la cronologia delle fonti, che mostra da dove è stato sincronizzato il valore. Utilizzando l'esempio dell'affare di cui sopra, è necessario navigare nell'affare per visualizzare i dettagli.

Migrare dai flussi di lavoro alla sincronizzazione delle proprietà

Se si utilizzano i flussi di lavoro per copiare i valori delle proprietà tra gli oggetti, in alcuni scenari è possibile sostituire i flussi di lavoro con nuove proprietà di sincronizzazione.

Le proprietà di sincronizzazione copiano i dati in una direzione, basandosi su una proprietà di origine (ad esempio, numero di telefono su un record di contatto) per copiare i dati nella proprietà di sincronizzazione creata (ad esempio, proprietà di sincronizzazione telefono su un record di contratto). A seconda della direzione dei dati che si desidera sincronizzare, si può decidere se sostituire o meno il flusso di lavoro con una proprietà di sincronizzazione:

• Se si vuole aggiornare il valore della proprietà su entrambi i lati, si deve continuare a usare il flusso di lavoro esistente. Le proprietà di sincronizzazione non supportano la sincronizzazione bidirezionale.
• Se si desidera copiare i dati in una sola direzione, le proprietà di sincronizzazione possono sostituire il flusso di lavoro.

Per migrare da un flusso di lavoro di sincronizzazione dei dati all'uso di una proprietà di sincronizzazione:

• Creare una proprietà di sincronizzazione per l'oggetto di destinazione. Ad esempio, se il flusso di lavoro sincronizza i dati con una proprietà affare, creare una proprietà di sincronizzazione affare.
• Nelle impostazioni della proprietà, fare clic sulla proprietà su cui il flusso di lavoro sincronizza attualmente i dati, quindi fare clic sulla scheda Utilizzato in per capire quali strumenti utilizzano la proprietà (ad esempio, elenchi, report, flussi di lavoro).
• Sostituire la proprietà negli strumenti interessati con la nuova proprietà di sincronizzazione. Prima di procedere alla sostituzione, si consiglia di clonare le risorse o i processi in cui è utilizzata la proprietà, quindi aggiungere la nuova proprietà di sincronizzazione alla versione clonata per verificare che la sincronizzazione funzioni come previsto (ad esempio, clonare un report). Per gli account con una sottoscrizione Enterprise, è anche possibile testare le sostituzioni in un account sandbox.
• Una volta aggiunta la proprietà di sincronizzazione agli strumenti interessati, spegnere il flusso di lavoro. Non eliminare il flusso di lavoro finché la sincronizzazione non funziona come previsto.
• Una volta che la proprietà di sincronizzazione funziona come previsto, è possibile eliminare il flusso di lavoro.

Nota bene: per le attività o i processi che richiedono dati storici, è necessario attendere che la proprietà di sincronizzazione disponga di dati sufficienti prima di sostituire la proprietà precedentemente utilizzata.