Organizzare, eliminare ed esportare le proprietà

Per mantenere la qualità dei dati nel CRM, è importante organizzare le proprietà. È possibile separare le proprietà in gruppi o archiviare ed eliminare le proprietà inutilizzate. Per visualizzare le informazioni sulle proprietà per più oggetti, è anche possibile esportare tutte le proprietà o i dati storici di una singola proprietà.

Se si desidera creare nuove proprietà o aggiornare quelle esistenti, imparare a creare e modificare le proprietà. Per informazioni sull'aggiornamento dei valori delle proprietà di un record, imparare a modificare il valore di una proprietà su un record o in blocco.

Creare e modificare gruppi di proprietà

I gruppi di proprietà possono aiutare a identificare le proprietà correlate all'interno di un oggetto. Esistono gruppi di proprietà predefiniti, ma è anche possibile creare gruppi personalizzati. Questi gruppi vengono utilizzati solo nelle impostazioni delle proprietà. Per raggruppare le proprietà in un record, utilizzare le barre laterali dei record.

Per creare un nuovo gruppo o modificarne uno esistente:

• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Proprietà.
• Fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto , quindi selezionare [oggetto] proprietà per l'oggetto di cui si desidera modificare i gruppi.
• Fare clic sulla scheda Gruppi.

• Per creare un nuovo gruppo, cliccare in alto a destra su Crea gruppo. Per modificare un gruppo esistente, passare il mouse sul gruppo e fare clic su Modifica.

• Nella finestra di dialogo, inserire il nome del gruppo e fare clic su Salva.

• Per visualizzare le proprietà di un gruppo, passare il mouse sul gruppo e fare clic su Visualizza proprietà.

• Per eliminare un gruppo, passare il mouse sul gruppo e fare clic su Elimina. Nella finestra di dialogo, fare clic su Elimina per confermare.

Aggiungere proprietà a un gruppo

Per spostare le proprietà in un gruppo, gli utenti devono disporre delle autorizzazioni diModifica impostazioni proprietà.

Per aggiungere una proprietà individuale a un gruppo:

• Passare il mouse sulla proprietà, fare clic sul menu a discesa Altro, quindi fare clic su Sposta nel gruppo.

• Nella finestra di dialogo, selezionare un gruppo dal menu a discesa, quindi fare clic su Salva.

Per aggiungere più proprietà allo stesso gruppo:

• Selezionare le caselle di controllo accanto alle proprietà.

• Nella parte superiore della tabella, fare clic su + Aggiungi al gruppo.
• Nella finestra di dialogo, selezionare un gruppo dal menu a discesa, quindi fare clic su Salva.

Proprietà dell'archivio

Per archiviare le proprietà, gli utenti devono disporre delle autorizzazioni diModifica impostazioni proprietà. Una volta archiviate, le proprietà vengono memorizzate nella scheda Proprietà archiviate e vengono eliminate definitivamente dopo 90 giorni.

È possibile archiviare le proprietà solo se non sono utilizzate altrove nel proprio account HubSpot (ad esempio, in un elenco o in un flusso di lavoro).

• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Proprietà.

• Fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto , quindi selezionareProprietà [oggetto] per l'oggetto di cui si desidera archiviare le proprietà.

• Per archiviare una singola proprietà, passare il mousesulla proprietà, fare clic sul menu a discesa Altro e quindi su Archivia.

• Per archiviare più proprietà, selezionare le caselle di controllo accanto alle proprietà, quindi fare clic su Archivia nella parte superiore della tabella.

• Nel pannello di destra, verificare dove sono utilizzate le proprietà prima di archiviarle:
  
  • Tasso di riempimento per questa proprietà: la percentuale di record che hanno un valore per la proprietà. Fare clic su Rivedi [record] per visualizzare i record con un valore. La proprietà può essere archiviata anche se i record hanno un valore.
  • Attività che impediscono l'archiviazione: strumenti, come flussi di lavoro o schede delle proprietà, per i quali se la proprietà è utilizzata, non può essere archiviata finché non viene rimossa. Fare clic su Rivedi [attività] per spostarsi sullo strumento per visualizzare e aggiornare la proprietà utilizzata.
    • Ad esempio, si nota che un flusso di lavoro impedisce l'archiviazione di una proprietà. Si naviga nel flusso di lavoro e si nota un'azione dimodifica del record che utilizza la proprietà. Si elimina l'azione per archiviare la proprietà.
  • Altre risorse che utilizzano questa proprietà: strumenti aggiuntivi in cui viene utilizzata la proprietà. La proprietà può essere archiviata se utilizzata dalle risorse di questa sezione. Una volta archiviata, la proprietà verrà rimossa dalla risorsa (ad esempio, rimossa come colonna in una vista di pagina indice).

• Fare clic su Archivia proprietà per confermare.

Ripristinare o eliminare definitivamente le proprietà archiviate

Gli utenti con i permessi diModifica delle impostazioni delle proprietà per un oggetto possono ripristinare le proprietà archiviate di quell'oggetto. Gli utenti con i permessi di Super admin possono anche eliminare definitivamente le proprietà archiviate in precedenza. Quando si elimina una proprietà, i valori esistenti vengono cancellati dai record. Inoltre, sarà possibile ricreare la proprietà eliminata con una configurazione diversa. Questo processo di cancellazione richiede circa trenta minuti.

Ad esempio, è stata creata una proprietà personalizzata basata sul testo ID conto e non è stato richiesto un valore univoco. È possibile archiviare la proprietà e poi eliminarla. Successivamente, è possibile ricrearla con lo stesso nome e lo stesso tipo di campo, richiedendo solo numeri e valori univoci.

Nota bene: le proprietà archiviate da 90 o più giorni sono state eliminate e non possono essere ripristinate.

• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Proprietà.

• Fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto, quindi selezionare [oggetto] proprietà per l'oggetto di cui si desidera ripristinare o eliminare la proprietà.

• Fare clic sulla scheda Proprietà archiviate.

• Individuare le proprietà che si desidera ripristinare o eliminare definitivamente:

  • Fare clic sul menu a discesa Filtra per e selezionare il tipo di proprietà.

  • Utilizzare i campi data per filtrare le proprietà in base alla data di archiviazione.

• Selezionare le caselle di controllo accanto alle proprietà che si desidera ripristinare o eliminare definitivamente. È possibile selezionare la casella di controllo in alto a sinistra della tabella per selezionare tutte le proprietà dell'elenco.

• Nella parte superiore della tabella, fare clic su Ripristina o Elimina.

  • In caso di eliminazione, nella finestra di dialogo digitare il numero di proprietà da eliminare, quindi fare clic su Elimina per confermare.

Esportazione di tutte le proprietà

• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Proprietà.

• In alto a destra, fare clic su Esporta tutte le proprietà.

• Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Formato file e selezionare il formato desiderato per il file esportato.

• Fare clic su Esporta. Una volta elaborata l'esportazione, si riceverà un link per il download via e-mail e nel centro notifiche.

• È inoltre possibile esportare la cronologia delle proprietà e utilizzare i dati storici per ripristinare i valori precedenti.