Utilizzare le firme elettroniche con le virgolette

La firma elettronica, o firma elettronica, è l'espressione elettronica di una persona che accetta i termini di un particolare documento. Le firme elettroniche sono valide e legali negli Stati Uniti, in Canada, nell'Unione Europea, nel Regno Unito e in molti altri Paesi. Hanno lo stesso peso legale delle firme scritte. La funzione di firma elettronica di HubSpot è gestita da Dropbox Sign (ex HelloSign). Non è necessario creare un account con Dropbox Sign per utilizzare la firma elettronica come parte del normale processo di creazione di preventivi in HubSpot.

In HubSpot, un utente con unposto a pagamento in Sales Hubpuò configurare un preventivo per includere un'opzione di firma elettronica. Qui di seguito, scopri di più sulle firme elettroniche e su come firmare elettronicamente un preventivo.

Capire i limiti delle firme elettroniche

Ogni account HubSpot ha un limite comune di firme elettroniche in base all'abbonamento e al numero di utenti. Per saperne di più sui limiti di firma elettronica, consultare il catalogo Prodotti e Servizi di HubSpot. È possibile acquistare firme aggiuntive contattando il team commerciale di HubSpot.

Una firma elettronica viene conteggiata ai fini del limite non appena viene attivata l'opzione di firma elettronica per un preventivo pubblicato. Non è necessario che il preventivo sia firmato per rientrare nel limite di firme. Inoltre, se un preventivo richiede più firme, viene conteggiato come un solo utilizzo ai fini del limite. Ogni preventivo con firma elettronica attivata conta ai fini del limite, indipendentemente dal numero di firme richieste.

Ad esempio, se un preventivo pubblicato con l'opzione di firma elettronica attivata richiede tre firme, questo conta solo come un utilizzo per il vostro limite. Se nessuno ha firmato il preventivo, o se solo una o due persone hanno firmato, questo conta comunque ai fini del limite.

Scoprite come controllare l'utilizzo della firma elettronica qui di seguito.

Firma elettronica di un preventivo

Per includere un campo di firma elettronica in un preventivo, gli utenti di HubSpot con unposto a pagamento in Sales Hub possono selezionare l'opzioneUsa firma nella fase Firma e pagamento del preventivatore, quindi selezionare un utente di HubSpot per controfirmare il preventivo.

Disclaimer: l'implementazione di Dropbox Sign da parte di HubSpot dovrebbe essere conforme a eIDAS, in quanto Dropbox Sign è conforme a eIDAS. Questa non è una consulenza legale e non deve sostituire una consulenza legale professionale, per la quale è necessario consultare un avvocato abilitato.

Quindi, per firmare un preventivo:

• Nel tuo account HubSpot, vai a Vendite > Preventivi.
• Vedrete il vostro preventivo elencato con lo stato di In attesa di firma. Passare il mouse sul preventivo, fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Controfirma.
  
• Nella parte inferiore del preventivo, fare clic su Clicca per firmare.
• Nella finestra di dialogo, aggiungere la firma facendo clic sulle schede Disegna, Tipo o Carica per selezionare il metodo di firma. Quindi fare clic su Inserisci per aggiungere la firma.
  
• In alto a destra, fare clic su Continua.
• Fare clic su Accetto per salvare la firma sul preventivo o su Modifica per modificare la firma.

• Fare clic su Chiudi.

Dalla pagina dell'indice dei preventivi, è possibile anche esaminare le firme attuali:

• Per visualizzare chi ha già firmato il preventivo, fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Visualizza firme.
• Per stampare una copia scaricata del preventivo, fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Scarica.

Attenzione: se si scarica un preventivo firmato, Dropbox Sign rimuove i link da qualsiasi testo ipertestuale incluso nella sezioneCommenti all'acquirente o Condizioni di acquisto dalla versione PDF del preventivo. HubSpot consiglia di utilizzare l'URL completo per il testo collegato, in modo che il link sia ancora cliccabile dopo il download del preventivo.

Il cliente riceverà una copia del documento che ha firmato una volta completate tutte le firme e le controfirme richieste. La notifica che riceve include un link al documento firmato, che scade quando scade il preventivo, e una copia in PDF del documento firmato completo per i suoi archivi.

Monitoraggio dell'utilizzo della firma elettronica

Nelle impostazioni del preventivo, è possibile visualizzare il numero di firme elettroniche utilizzate nel corso del mese e il limite mensile raggiunto.

Per controllare l'utilizzo delle firme elettroniche:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nella barra laterale sinistra, andare su Oggetti > Citazioni.
• Fare clic sulla scheda Firma elettronica.