Usare le firme elettroniche con i preventivi

La firma elettronica è l'espressione elettronica del consenso di una persona ai termini di un determinato documento. Le firme elettroniche sono valide e legali negli Stati Uniti, in Canada, nell'Unione Europea, nel Regno Unito e in molti altri Paesi. Hanno lo stesso peso legale delle firme scritte. La funzione di firma elettronica di HubSpot è gestita da Dropbox Sign (ex HelloSign).

Comprendere limiti e considerazioni

• Non è necessario creare un account con Dropbox Sign per utilizzare la firma elettronica come parte del normale processo di creazione di preventivi in HubSpot.
• Un utente con unapostazione Sales Hub a pagamento può configurare un preventivo per includere un'opzione di firma elettronica.
• Gli utenti con una postazione di base non possono configurare un preventivo, ma possono essere impostati come mittente del preventivo da un altro utente o come controfirmatario.

Comprendere i limiti della firma elettronica

• È possibile verificare i limiti di Firma elettronica per il proprio abbonamento nel catalogo Prodotti e Servizi di HubSpot e controllando l'utilizzo della Firma elettronica del proprio account.
• È inoltre possibile acquistare firme aggiuntive contattando il team commerciale di HubSpot.

Ad esempio:

• Un account con abbonamento a Sales Hub Starter ha 10 firme elettroniche disponibili per tutti gli utenti dell'account. Si noti che non si tratta di 10 firme elettroniche per utente, ma di 10 per l'uso nell'account da parte di tutti gli utenti. L'aggiunta di altre postazioni non aumenterà il limite di Firma elettronica.
• Gli utenti con una postazione Sales Hub assegnata, che fanno parte di un account con una postazione Sales Hub Professional, hanno a disposizione 10 firme elettroniche. Si tratta di 10 firme elettroniche per postazione a pagamento. Se l'account ha cinque utenti, ciascuno con una postazione Sales Hub assegnata, l'account avrà un limite base di Firma elettronica di 50 al mese, perché il limite è condiviso tra tutti gli utenti con postazione. Un utente potrebbe utilizzare 30 firme elettroniche in un mese, lasciandone 20 agli altri utenti con postazione. Gli utenti con una postazione di base non possono configurare un preventivo, ma possono essere impostati come mittenti del preventivo da un altro utente o come controfirmatari.
• Gli utenti con una postazione Sales Hub assegnata, che fanno parte di un account con una postazione Sales Hub Enterprise, hanno a disposizione 30 firme elettroniche da utilizzare. Si noti che si tratta di 30 firme elettroniche per postazione a pagamento. Se l'account ha cinque utenti, ciascuno con una postazione Sales Hub assegnata, l'account avrà un limite di base di 150 firme elettroniche al mese, perché il limite è condiviso tra tutti gli utenti con postazione. Un utente potrebbe utilizzare 30 firme elettroniche in un mese, lasciandone 120 agli altri utenti con postazione. Gli utenti con una postazione di base non possono configurare un preventivo, ma possono essere impostati come mittenti del preventivo da un altro utente o come controfirmatari.
  
  • La firma elettronica viene conteggiata ai fini del limite non appena viene attivata l'opzione di firma elettronica per un preventivo pubblicato. Non è necessario che il preventivo sia firmato per rientrare nel limite di firme. Un preventivo che richiede più firme viene conteggiato come un solo utilizzo ai fini del limite.
    • Ad esempio, se un preventivo pubblicato con l'opzione Firma elettronica attivata richiede tre firme, viene conteggiato come un solo utilizzo ai fini del limite, indipendentemente da chi ha firmato il preventivo.
  • Se un preventivo con richiesta di firma elettronica scade o viene richiamato, il reinvio del preventivo conterà come firma elettronica aggiuntiva per il vostro limite (una firma elettronica per il primo invio del preventivo e un'altra quando il preventivo viene reinviato).

Abilitare le firme elettroniche su un preventivo

Per includere un campo per la firma elettronica in un preventivo, gli utenti HubSpot con unapostazione Sales Hub a pagamento possono selezionare l'opzioneUsa firma nella fase Firma e pagamento del preventivatore:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
• Fare clic sul nome di un preventivo in bozza o creare un nuovo preventivo.
• Nell'editor di preventivi, in basso a destra, fare clic su Avanti fino alla fase Firma e pagamenti.
• In Opzioni di firma, selezionare Usa firma elettronica.
• In Firma preventiva, selezionare i contatti del preventivo per i quali è richiesta la firma.

• In corrispondenza di Controfirmatari, selezionare gli utenti HubSpot di cui è richiesta la firma.

Disclaimer: l'implementazione di HubSpot di Dropbox Sign dovrebbe essere conforme a eIDAS, poiché Dropbox Sign è conforme a eIDAS. Questa non è una consulenza legale e non deve sostituire una consulenza legale professionale, per la quale è necessario consultare un avvocato abilitato.

Firma elettronica di un preventivo

Quando la Firma elettronica è abilitata per un preventivo, gli acquirenti e i controfirmatari possono aggiungere le loro firme al preventivo. Per sicurezza, HubSpot include una fase di verifica preliminare via e-mail per confermare l'identità del firmatario prima di consentirgli di firmare il preventivo. I controfirmatari possono facoltativamente avviare il processo di firma dall'interno dell'account HubSpot, eliminando così la necessità di verificare la propria identità tramite e-mail.

Sia l'acquirente che il controfirmatario possono iniziare il processo di firma elettronica da un preventivo condiviso:

• Nel preventivo condiviso, scorrere fino alla sezione Firma, quindi fare clic su Verifica per firmare accanto al proprio nome sul preventivo. Verrà inviata un'e-mail con i passi successivi per la firma del preventivo. Avrete un'ora di tempo per completare il processo di firma dopo aver fatto clic su Verifica per firmare.

Nota bene: se non si firma il preventivo entro un'ora dal clic sul pulsante Verifica firma, sarà necessario tornare al preventivo condiviso e cliccare nuovamente su Verifica firma per generare una nuova e-mail di verifica.

• Accedere alla casella di posta elettronica e cercare un'e-mail con l'oggetto Verifica la tua identità per firmare il preventivo. Fare clic su Verifica la tua identità e firma il preventivo per avviare il processo di firma.

• Si aprirà una nuova scheda del browser con una finestra di dialogo che conferma la vostra identità. Fare clic su Avvia firma.
• Per firmare, è possibile
  • Fare clic su Inizia nell' angolo in alto a destra.

• • Fate clic su Preventivo per firmare accanto al vostro nome in fondo al preventivo.

• Nella finestra di dialogo, aggiungere la firma facendo clic sulle schede Disegna, Tipo o Carica per selezionare il metodo di firma. Quindi fare clic su Inserisci per aggiungere la firma.
  
  
  
• In alto a destra, fare clic su Continua.

• Fare clic su Accetto per salvare la firma sul preventivo, oppure fare clic su Modifica per modificare la firma.

• Fare clic su Chiudi.

I controfirmatari riceveranno un'e-mail di notifica dell'avvenuta firma del preventivo. Questa e-mail contiene un pulsante per avviare il processo di controfirma.

I controfirmatari possono anche controfirmare un preventivo dalla pagina dell'indice dei preventivi:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
• Il preventivo sarà elencato con lo stato di In attesa di firma. Passare il mouse sul preventivo, fare clic su Azioni, quindi su Controfirma.
  
  
• Continuare con le fasi di firma.

Dalla pagina dell'indice dei preventivi, è possibile anche rivedere lo stato della firma:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
• Accanto a un preventivo con firme in sospeso, fare clic su Azioni, quindi su Preventivo.
• In Prestazioni è possibile visualizzare lo stato delle firme del preventivo.
  
  
• Per stampare una copia scaricata del preventivo, fare clic su Azioni e poi su Scarica.

Nota bene: se si scarica un preventivo firmato, Dropbox Sign rimuove dalla versione PDF del preventivo i link di qualsiasi testo ipertestuale incluso nella sezioneCommenti all'acquirente o Condizioni di acquisto . Si consiglia di includere l'URL completo del testo collegato, in modo che il link sia ancora cliccabile dopo il download del preventivo.

Il cliente riceverà una copia del documento firmato una volta completate tutte le firme e le controfirme richieste. La notifica che riceve include un link al documento firmato, che scade alla scadenza del preventivo, e una copia in PDF del documento completamente firmato per i suoi record.

Monitoraggio dell'utilizzo della firma elettronica

Nelle impostazioni del preventivo, è possibile visualizzare il numero di firme elettroniche utilizzate finora nel mese e il limite mensile raggiunto. Il limite mensile si ripristina il primo di ogni mese.

Per verificare l'utilizzo della Firma elettronica:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nella barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Preventivi.
• Fare clic sulla scheda Firma elettronica.