Utilizzare le firme elettroniche con le virgolette

Una firma elettronica, o e-signature, è l'espressione elettronica del consenso di una persona ai termini di un particolare documento. Le firme elettroniche sono valide e legali negli Stati Uniti, in Canada, nell'Unione Europea, nel Regno Unito e in molti altri Paesi. Hanno lo stesso peso legale delle firme scritte. La funzione di firma elettronica di HubSpot è gestita da Dropbox Sign (ex HelloSign).

Comprendere le limitazioni e le considerazioni

• Non è necessario creare un account con Dropbox Sign per utilizzare la firma elettronica come parte del normale processo di creazione di preventivi in HubSpot.
• Un utente con unposto a pagamentoin Sales Hub può configurare un preventivo per includere un'opzione di firma elettronica.
• Gli utenti con una sede principale non possono configurare un preventivo, ma possono essere impostati come mittente del preventivo da un altro utente o come controfirmatario.

Capire i limiti di firma elettronica

• È possibile verificare i limiti di firma elettronica per il proprio abbonamento nel catalogo Prodotti e servizi di HubSpot e controllando l'utilizzo delle firme elettroniche del proprio account.
• È inoltre possibile acquistare firme aggiuntive contattando il team commerciale di HubSpot.

Ad esempio:

• Un account con abbonamento Sales Hub Starter ha 10 firme elettroniche disponibili per tutti gli utenti dell'account. Si noti che non si tratta di 10 firme elettroniche per utente, ma di 10 per l'uso nell'account da parte di tutti gli utenti. L'aggiunta di altri posti non aumenterà il limite di firme elettroniche.
• Gli utenti con una sede Sales Hub assegnata, che fanno parte di un account con un abbonamento Sales Hub Professional, hanno a disposizione 10 firme elettroniche. Si tratta di 10 firme elettroniche per sede a pagamento. Se l'account ha cinque utenti, ciascuno con una sede Sales Hub assegnata, l'account avrà un limite di base di 50 firme elettroniche al mese, perché il limite è condiviso tra tutti gli utenti con sede. Un utente potrebbe utilizzare 30 firme elettroniche in un mese, lasciandone 20 agli altri utenti con sede. Gli utenti con un posto centrale non possono configurare un preventivo, ma possono essere impostati come mittente del preventivo da un altro utente o come controfirmatario.
• Gli utenti con un posto assegnato a Sales Hub, che fanno parte di un account con un abbonamento a Sales Hub Enterprise, hanno a disposizione 30 firme elettroniche da utilizzare. Si noti che si tratta di 30 firme elettroniche per sede a pagamento. Se l'account ha cinque utenti, ciascuno con una sede Sales Hub assegnata, l'account avrà un limite di base di 150 firme elettroniche al mese, perché il limite è condiviso tra tutti gli utenti con sede. Un utente potrebbe utilizzare 30 firme elettroniche in un mese, lasciandone 120 agli altri utenti con sede. Gli utenti con un posto centrale non possono configurare un preventivo, ma possono essere impostati come mittente del preventivo da un altro utente o come controfirmatario.
  
  • Una firma elettronica viene conteggiata ai fini del limite non appena l'opzione di firma elettronica viene attivata per un preventivo pubblicato. Non è necessario che il preventivo sia firmato per rientrare nel limite di firme. Un preventivo che richiede più firme viene conteggiato come un solo utilizzo ai fini del limite .
    • Ad esempio, se un preventivo pubblicato con l'opzione di firma elettronica attivata richiede tre firme, viene conteggiato come un solo utilizzo ai fini del limite, indipendentemente da chi ha firmato il preventivo.
  • Se un preventivo con richiesta di firma elettronica scade o viene richiamato, il reinvio del preventivo conterà come firma elettronica aggiuntiva per il vostro limite (una firma elettronica per il primo invio del preventivo e un'altra quando il preventivo viene reinviato).

Abilitare le firme elettroniche su un preventivo

Per includere un campo di firma elettronica in un preventivo, gli utenti di HubSpot con unposto a pagamento in Sales Hub possono selezionare l'opzioneUsa firma nella fase Firma e pagamento del preventivatore:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
• Fare clic sul nome di una bozza di preventivo o creare un nuovo preventivo.
• Nell'editor dei preventivi, in basso a destra, fare clic su Avanti fino a raggiungere il passaggio Firma e pagamento.
• In Opzioni di firma, selezionare Usa firma elettronica.
• In Firme richieste, selezionare i contatti del preventivo per i quali è richiesta la firma.
• In Controfirmatari, selezionare gli utenti di HubSpot per i quali è richiesta la firma.

Disclaimer: l'implementazione di Dropbox Sign da parte di HubSpot dovrebbe essere conforme a eIDAS, poiché Dropbox Sign è conforme a eIDAS. Questa non è una consulenza legale e non deve sostituire una consulenza legale professionale, per la quale è necessario rivolgersi a un avvocato abilitato.

Firma elettronica di un preventivo

Quando la firma elettronica è abilitata per un preventivo, gli acquirenti e i controfirmatari possono aggiungere le loro firme al preventivo.

Per maggiore sicurezza, è possibile attivare la verifica dell'identità, in modo che HubSpot includa una fase preliminare di verifica via e-mail per confermare l'identità del firmatario prima di consentirgli di firmare il preventivo. Se non avete bisogno della verifica dell'identità, potete disattivare questo requisito oppure i controfirmatari possono avviare il processo di firma dall'interno dell'account HubSpot, eliminando così la necessità di verifica.

Sia gli acquirenti che i controfirmatari possono iniziare il processo di firma elettronica da un preventivo condiviso:

• Se la verifica dell'identità è attivata, verificate la vostra identità via e-mail:
  • Nel preventivo condiviso, scorrere fino alla sezione Firma, quindi fare clic su Verifica per firmare accanto al proprio nome sul preventivo. Verrà quindi inviata un'e-mail con le fasi successive per la firma del preventivo. Avrete un'ora di tempo per completare il processo di firma dopo aver fatto clic su Verifica per firmare.

Nota bene: se non si firma il preventivo entro un'ora dal clic sul pulsante Verifica per firmare, sarà necessario tornare al preventivo condiviso e cliccare nuovamente su Verifica per firmare per generare una nuova e-mail di verifica.

• • Accedere alla propria casella di posta elettronica e cercare un'e-mail con l'oggetto Verifica la tua identità per firmare il preventivo. Fare clic su Verifica la tua identità e firma il preventivo per avviare il processo di firma.

• • Si aprirà una nuova scheda del browser con una finestra di dialogo che conferma la vostra identità. Fare clic su Inizia a firmare.
• Per firmare, fare clic su Inizia nell' angolo in alto a destra o fare clic su Clicca per firmare nel riquadro della firma.

• • Fare clic su Clicca per firmare accanto al proprio nome nella parte inferiore del preventivo.

• Nella finestra di dialogo, aggiungere la firma facendo clic sulle schede Disegna, Tipo o Carica per selezionare il metodo di firma. Quindi fare clic su Inserisci per aggiungere la firma.
  
  
  
• In alto a destra, fare clic su Continua.

• Fare clic su Accetto per salvare la firma sul preventivo, oppure fare clic su Modifica per modificare la firma.

• Fare clic su Chiudi.

I controfirmatari riceveranno un'e-mail di notifica dell'avvenuta firma del preventivo. Questa e-mail contiene un pulsante per avviare il processo di controfirma.

I controfirmatari possono anche controfirmare un preventivo dalla pagina dell'indice dei preventivi:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
• Vedrete il vostro preventivo elencato con lo stato di In attesa di firma. Passare il mouse sul preventivo, fare clic su Azioni, quindi su Controfirma.
  
  
• Continuare con le fasi di firma.

Dalla pagina dell'indice dei preventivi, è possibile rivedere lo stato della firma:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
• Accanto a un preventivo con firme in sospeso, fare clic su Azioni, quindi su Dettagli.
• In Prestazioni è possibile visualizzare lo stato della firma del preventivo.
  
  
• Per stampare una copia scaricata della quotazione, accanto alla quotazione fare clic su Azioni, quindi su Scarica.

Nota bene: se si scarica un preventivo firmato, Dropbox Sign rimuove dalla versione PDF del preventivo i link di qualsiasi testo ipertestuale incluso nella sezioneCommenti all'acquirente o Condizioni di acquisto . Si consiglia di includere l'URL completo del testo collegato, in modo che il link sia ancora cliccabile dopo il download del preventivo.

Il cliente riceverà una copia del documento che ha firmato una volta completate tutte le firme e le controfirme richieste. La notifica che riceve include un link al documento firmato, che scade alla scadenza del preventivo, e una copia in PDF del documento completamente firmato per i suoi archivi.

Monitoraggio dell'utilizzo della firma elettronica

Nelle impostazioni del preventivo, è possibile visualizzare il numero di firme elettroniche utilizzate finora nel mese e il limite mensile raggiunto. Il limite mensile si ripristina il primo di ogni mese.

Per controllare l'utilizzo della firma elettronica:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nella barra laterale sinistra, andare su Oggetti > Citazioni.
• Fare clic sulla scheda Firma elettronica.

Gestione delle impostazioni di verifica dell'identità della firma elettronica

Per impostazione predefinita, le firme elettroniche non richiedono la verifica dell'identità durante il processo di firma del preventivo, ma è possibile attivare questo requisito. Se volete richiedere la verifica dell'acquirente ma non quella del controfirmatario, potete attivare l'impostazione e far firmare i controfirmatari dall'interno di HubSpot.

Per attivare o disattivare la verifica dell'identità:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nella barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Citazioni.
• Fare clic sulla scheda Firma elettronica.
• Per attivare la verifica e richiederla quando si firma un preventivo, attivare l'interruttore Verifica identità. In futuro, la verifica dell'identità sarà richiesta quando si firma un preventivo.
• Per disattivare la verifica, spegnere l'interruttore Verifica identità. In futuro, la verifica dell'identità non sarà più richiesta quando si firma un preventivo.

Per saperne di più sulla firma elettronica dei preventivi.