Aggiungere e gestire gli allegati ai record e alle attività

Per includere risorse pertinenti e fornire un contesto utile, è possibile caricare file e allegarli ai record (ad esempio, contatti, accordi, servizi) e alle attività associate. È anche possibile rinominare, filtrare o rimuovere gli allegati esistenti.

Comprendere i requisiti

Le autorizzazioni necessarie per visualizzare gli allegati dipendono dal modo in cui sono stati aggiunti:

• Quando gli allegati vengono aggiunti a un record, gli utenti devono disporre dei permessi di visualizzazione delle note per poterli vedere. Opzioni delle autorizzazioni di visualizzazione delle note:
  • Tutte le note: può visualizzare tutti gli allegati.
  • Note del proprio team: possono visualizzare gli allegati caricati dagli utenti del proprio team( soloProfessional ed Enterprise ).
  • Le loro note: possono visualizzare solo gli allegati che hanno caricato.

• Quando gli allegati vengono aggiunti alle attività registrate, le autorizzazioni necessarie dipendono dall'attività a cui l'allegato è stato aggiunto:

  • Note registrate: gli utenti devono avere i permessi di visualizzazione delle note per visualizzare gli allegati. Opzioni dei permessi di visualizzazione delle note:
    • Tutte le note: può visualizzare tutti gli allegati.
    • Note del proprio team: possono visualizzare gli allegati delle note create dagli utenti del proprio team( soloProfessional ed Enterprise ).
    • Le loro note: possono visualizzare solo gli allegati che hanno caricato.
  • Attività: per visualizzare questi allegati, gli utenti devono disporre delle autorizzazioni di visualizzazione delle attività. Opzioni di autorizzazione per la visualizzazione delle attività:
    • Tutte le attività: possono visualizzare tutti gli allegati.
    • Attività del proprio team: possono visualizzare gli allegati delle attività create dagli utenti del proprio team( soloProfessional ed Enterprise ).
    • Le loro attività: possono visualizzare solo gli allegati che hanno caricato.

• • Altre attività (ad esempio, e-mail individuali, chiamate, riunioni): gli utenti con accesso ai record interessati possono visualizzare gli allegati.

Aggiungere o rimuovere un allegato da un record

Per aggiungere un allegato a un record:

1. Navigare nei record (ad esempio, contatti, progetti):
   • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
   • Progetti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Progetti.
2. Fare clic sul nome del record.
3. Nella barra laterale destra, scorrere fino alla scheda Allegati.
4. Fare clic su Aggiungi, quindi selezionare:
   • Computer: caricare un nuovo file dal computer.
   • File esistente in HubSpot: selezionare un file esistente nell'account HubSpot. Nel pannello di destra, fare clic sul nome del file da allegare.

Per rimuovere un allegato da un record:

1. Navigare nei record (ad esempio, contatti, progetti):
   • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
   • Progetti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Progetti.
2. Fare clic sul nome del record.
3. Nella barra laterale destra, scorrere fino alla scheda Allegati.
4. Fare clic sulla X in alto a destra dell'allegato. Nella finestra di dialogo selezionare una delle seguenti opzioni:
   • Elimina: elimina definitivamente l'allegato dal record e dall'attività registrata. Questa opzione appare per le e-mail inviate one-to-one o per le e-mail registrate tramite l'estensione vendite di HubSpot.
   • Stacca: rimuove l'allegato aggiunto al record, ma lo mantiene nello strumento file. Questa opzione appare per gli allegati aggiunti tramite lo strumento file.

Aggiungere un allegato a un'attività

Per aggiungere un allegato a un 'attività, creare un'attività e aggiungervi un allegato:

1. Navigare nei propri record (ad esempio, contatti, progetti):
   • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
   • Progetti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Progetti.
2. Fare clic sul nome del record.
3. Nella barra laterale sinistra, fare clic sull'icona dell'attività.
   • Nell'editor delle attività, fare clic sull'icona attach, quindi selezionare Carica nuovo per aggiungere un file dal computer o Scegli esistente per selezionare un file già aggiunto a HubSpot.
   • Selezionare il file, terminare l'aggiunta dei dettagli dell'attività, quindi fare clic su Registra [nome dell'attività] o Crea nota.

1. Navigare nei propri record (ad esempio, contatti, progetti):
   • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
   • Progetti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Progetti.
2. Fare clic sul nome del record.
3. Fare clic sulla scheda Attività.
   
   • Passare il mouse su un'attività e fare clic sulla casella di testo.
   • Nell'editor di testo, fare clic sull'icona attach, quindi selezionare Carica nuovo per aggiungere un file dal computer o Scegli esistente per selezionare un file già aggiunto a HubSpot.
   • Selezionare il file, quindi fare clic su Salva.

Nota bene: quando si inviano e-mail one-to-one in HubSpot o si registra un'e-mail utilizzando HubSpot Sales, i file allegati non in linea vengono aggiunti automaticamente alla sezione Allegati del record. Gli allegati in linea non vengono aggiunti.

Gestione degli allegati

Una volta aggiunti gli allegati, è possibile visualizzare tutti i file allegati a ciascun record, filtrarli per individuare gli allegati necessari e rinominarli o rimuoverli.

1. Navigare nei record (ad esempio, contatti, progetti):
   • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
   • Progetti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Progetti.
2. Fare clic sul nome del record.
3. Nel pannello di destra, scorrere fino alla sezione Allegati.
4. Se ci sono più di 5 allegati, fare clic su Mostra altri per visualizzare altri 5 file.
5. Per visualizzare e gestire l'elenco completo degli allegati, selezionare Visualizza tutti gli allegati.
6. Nel pannello di destra:
   • Immettere il testo nel campo di testo Cerca nome e tipo di file, per cercare un file in base al nome o al tipo.
   • Fare clic su Tipo di file, quindi selezionare le caselle di controllo dei tipi di file che si desidera visualizzare.
   • Fare clic su Origine, quindi selezionare le caselle di controllo delle fonti che si desidera filtrare. Ad esempio, selezionare Chiamate per visualizzare gli allegati aggiunti tramite un'attività di chiamata o Caricamento manuale per visualizzare i file aggiunti dalla sezione Allegati.

• Fare clic sull'intestazione di una colonna per modificare l'ordine degli allegati. Ad esempio, fare clic sulla colonna Data di caricamento per ordinare l'allegato più vecchio o più recente.
• Fare clic sul nome dell'allegato per visualizzarne l'anteprima. Nell'anteprima è possibile effettuare le seguenti operazioni:
  • Scaricare. Il file verrà scaricato sul computer.
  • Condividi link interno: condividere un link all'anteprima del file in HubSpot. Il link verrà copiato negli appunti e potrà essere condiviso con altri utenti del proprio account.

• Condividi link di 24 ore: condivide un link che scade dopo 24 ore. Copiare il link nella barra degli indirizzi. Questo link al file può essere condiviso all'esterno e sarà accessibile per un massimo di 24 ore.
• Passare il mouse su un file, fare clic su Azioni e selezionare un'opzione:
  • Rinomina: nella finestra di dialogo, inserire un nuovo nome, quindi fare clic su Rinomina per confermare.
  • Scarica: scarica il file sul computer.
  • Visualizza: visualizza l 'anteprima del file in una nuova scheda.
  • Rimuovi: nella finestra di dialogo, confermare l'eliminazione o la rimozione dell'allegato.
    • Per gli allegati caricati sul record o su un'attività, fare clic su Elimina per eliminare definitivamente il file.
    • Per gli allegati aggiunti al record dallo strumento File, fare clic su Stacca. Il file verrà rimosso dal record, ma sarà ancora accessibile nello strumento File.
• Selezionare le caselle di controllo accanto agli allegati, quindi selezionare un'opzione:
  • Scarica: scarica più file sul computer.

• Rimuovi: rimuove più file. Nella finestra di dialogo, confermare che si desidera eliminare o rimuovere gli allegati e fare clic su Rimuovi tutto. I file verranno eliminati o rimossi in base al modo in cui sono stati aggiunti. Per saperne di più sull'eliminazione e il distacco.