Aggiungere e gestire gli allegati ai record e alle attività

Per includere risorse pertinenti e fornire un contesto utile, è possibile caricare file e allegarli ai record di contatti, aziende, trattative, ticket, oggetti personalizzati e alle loro attività associate. È anche possibile rinominare, filtrare o rimuovere gli allegati esistenti.

Le autorizzazioni necessarie per visualizzare gli allegati dipendono dal modo in cui sono stati aggiunti:

• Quando gli allegati vengono aggiunti a un record, gli utenti devono avere le autorizzazioni di visualizzazione delle note per poterli visualizzare. Gli utenti con le autorizzazioni di visualizzazione delle note impostate su Tutto possono visualizzare tutti gli allegati, gli utenti impostati su Solo team possono visualizzare gli allegati caricati dagli utenti del loro team e gli utenti impostati su Solo personale possono visualizzare solo gli allegati che hanno caricato.

• Quando si allegano file alle attività registrate, questi vengono visualizzati nella sezione Allegati del pannello destro dei record associati. Le autorizzazioni necessarie per visualizzare gli allegati dipendono dall'attività a cui l'allegato è stato aggiunto:

  • Quando gli allegati vengono aggiunti tramite una nota registrata, gli utenti devono avere i permessi di visualizzazione delle note per visualizzare gli allegati. Gli utenti con le autorizzazioni di visualizzazione delle note impostate su Tutto possono visualizzare tutti gli allegati, gli utenti impostati su Solo team possono visualizzare gli allegati delle note create dagli utenti del loro team e gli utenti impostati su Solo proprietario possono visualizzare solo gli allegati delle note da loro create.
  • Quando gli allegati vengono inseriti nelle attività, gli utenti devono avere le autorizzazioni di visualizzazione delle attività per poterli visualizzare. Gli utenti con le autorizzazioni di visualizzazione delle attività impostate su Tutto possono visualizzare tutti gli allegati, gli utenti impostati su Solo team possono visualizzare gli allegati delle attività create dagli utenti del loro team e gli utenti impostati su Solo di proprietà possono visualizzare solo gli allegati delle attività che hanno creato.
  • Quando gli allegati vengono aggiunti tramite e-mail individuali, chiamate, riunioni o altre attività, qualsiasi utente con accesso ai record interessati può visualizzare gli allegati.

Aggiungere un allegato a un record

Per aggiungere un allegato a un record:

• Navigare nei propri record:
  • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Aziende: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
  • Offerte: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
  • Biglietti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.
  • Oggetti personalizzati: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM, quindi seleziona l'oggetto personalizzato.
• Fare clic sul nome del record.
• Nel pannello di destra, scorrere fino alla sezione Allegati.
• Per aggiungere un allegato, fare clic su Aggiungi, quindi selezionare:
  • Computer: caricare un nuovo file dal computer.
  • File esistente in HubSpot: selezionare un file esistente nel proprio account HubSpot. Nel pannello di destra, fare clic sul nome del file da allegare.

• Per rimuovere un allegato, fare clic sulla X a destra dell'allegato. Nella finestra di dialogo, fare clic su Elimina o Stacca. Gli allegati caricati sul record o su un'attività vengono eliminati definitivamente. Gli allegati aggiunti al record dallo strumento file vengono rimossi dal record, ma sono ancora accessibili nello strumento file.

Aggiungere un allegato a un'attività

Per aggiungere un allegato a un'attività:

• Navigare nei propri record:
  • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Aziende: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
  • Offerte: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
  • Biglietti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.
  • Oggetti personalizzati: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM, quindi seleziona l'oggetto personalizzato.
• Fare clic sul nome del record.
• Per creare una nuova attività e aggiungere un allegato:
  • Nel pannello di sinistra, fare clic sull'icona dell'attività.
  • Nell'editor delle attività, fare clic sull'icona attach, quindi selezionare Carica nuovo per aggiungere un file dal computer o Scegli esistente per selezionare un file già aggiunto a HubSpot.
  • Selezionare il file, completare l'aggiunta dei dettagli dell'attività, quindi fare clic su Registra attività o Salva nota.

• Per aggiungere un allegato a un'attività esistente:
  • Nell'attività, passare il mouse sulla casella di testo e fare clic su di essa.
  • Nell'editor di testo, fare clic sull'icona attach, quindi selezionare Carica nuovo per aggiungere un file dal computer o Scegli esistente per selezionare un file già aggiunto a HubSpot.
  • Selezionare il file, quindi fare clic su Salva.

Nota bene: quando si inviano e-mail one-to-one in HubSpot o si registra un'e-mail utilizzando HubSpot Sales, qualsiasi file allegato non in linea verrà automaticamente aggiunto alla sezione Allegati del record.

Gestire gli allegati

Una volta aggiunti gli allegati, è possibile visualizzare tutti i file allegati a ciascun record, filtrarli per individuare gli allegati necessari e rinominarli o rimuoverli.

• Navigare nei record:
  • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Aziende: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
  • Offerte: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
  • Biglietti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.
  • Oggetti personalizzati: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM, quindi seleziona l'oggetto personalizzato.
• Fare clic sul nome del record.
• Nel pannello di destra, scorrere fino alla sezione Allegati.
• Se sono presenti più di 5 allegati, fare clic su Mostra altri per visualizzare altri 5 file.
• Per visualizzare e gestire l'elenco completo degli allegati, fare clic su Visualizza tutti gli allegati.

• Per cercare un file in base al nome o al tipo, inserire il testo nella barra di ricerca.
• Per filtrare in base al tipo di file allegato, fare clic su Tipo di file, quindi selezionare le caselle di controllo dei tipi di file che si desidera visualizzare.
• Per filtrare in base alla fonte dell'allegato, fare clic su Fonte, quindi selezionare le caselle di controllo delle fonti che si desidera includere. Ad esempio, selezionare Chiamate per visualizzare gli allegati aggiunti tramite un'attività di chiamata o Caricamento manuale per visualizzare i file aggiunti dalla sezione Allegati.

• Per modificare l'ordine degli allegati, fare clic sull'intestazione di una colonna. Ad esempio, fare clic sulla colonna Data di caricamento per ordinare l'allegato più vecchio o più recente.
• Per visualizzare l'anteprima di un allegato, fare clic sul nome dell'allegato. Nell'anteprima è possibile effettuare le seguenti operazioni:
  • Per scaricare il file, fare clic su Download. Il file verrà scaricato sul computer.
  • Per condividere un link all'anteprima del file in HubSpot, fare clic su Condividi link interno. Il link verrà copiato negli appunti e potrà essere condiviso con altri utenti del proprio account.

• • Per condividere un link che scade dopo 24 ore, fare clic su Condividi link di 24 ore. Nella barra degli indirizzi, copiare il link. Questo link al file può essere condiviso all'esterno e sarà accessibile per un massimo di 24 ore.
• Per rinominare, scaricare, visualizzare o rimuovere un singolo allegato, passare il mouse sul file, fare clic su Azioni e selezionare un'opzione:
  • Rinomina: nella finestra di dialogo, inserire un nuovo nome, quindi fare clic su Rinomina per confermare.
  • Scarica: il file verrà scaricato sul computer.
  • Visualizza: un'anteprima del file verrà aperta in una nuova scheda.
  • Rimuovi: nella finestra di dialogo, confermare che si desidera eliminare o rimuovere l'allegato.
    • Per gli allegati caricati sul record o su un'attività, fare clic su Elimina per eliminare definitivamente il file.
    • Per gli allegati aggiunti al record dallo strumento File, fare clic su Stacca. Il file verrà rimosso dal record, ma sarà ancora accessibile nello strumento File.

• Per scaricare più allegati, selezionare le caselle di controllo accanto agli allegati e fare clic su Scarica. I file verranno scaricati sul computer.
• Per rimuovere più allegati, selezionare le caselle di controllo accanto agli allegati e fare clic su Rimuovi. Nella finestra di dialogo, confermare l'eliminazione o la rimozione degli allegati:
  • Per gli allegati caricati sul record o su un'attività, fare clic su Elimina per eliminare definitivamente i file.
  • Per gli allegati aggiunti al record dallo strumento File, fare clic su Stacca. I file verranno rimossi dal record, ma saranno ancora accessibili nello strumento File.
  • Se sono inclusi entrambi i tipi di file, fare clic su Rimuovi tutto. I file verranno eliminati o rimossi a seconda di come sono stati aggiunti.