Deduplicare i record in HubSpot

HubSpot deduplica automaticamente i contatti utilizzando gli indirizzi e-mail e le aziende utilizzando i nomi di dominio. Gli ID record possono essere utilizzati anche per deduplicare manualmente contatti, aziende, opportunità, ticket, prodotti, oggetti attivati dall'amministratore (ad es. appuntamenti) e oggetti personalizzati. Per eseguire la deduplicazione tramite importazione, è possibile includere nel file di importazione la proprietà ID record o proprietà personalizzate che richiedono valori univoci.

Deduplicazione automatica in HubSpot

HubSpot deduplica automaticamente i contatti e le aziende creati nel CRM (ad es. importazioni, invii di moduli) nei seguenti modi:

• Deduplicazione automatica dei contatti in base all'indirizzo e-mail
• Deduplicazione automatica delle aziende in base al nome di dominio dell'azienda

Scopri di più su come vengono utilizzati i cookie per il tracciamento in HubSpot o sulla gestione dei duplicati degli invii dei moduli.

Deduplicazione automatica dei contatti in base all'indirizzo e-mail

Quando viene aggiunto un nuovo contatto, HubSpot cercherà un valore corrispondente nella proprietà E-mail. 

• Manuale: se provi a creare manualmente un contatto con lo stesso indirizzo email di un contatto esistente, HubSpot ti avviserà che esiste già un contatto e non potrai aggiungere il contatto aggiuntivo.
• Invio di moduli: se nel tuo account esiste già un contatto con lo stesso indirizzo email, le nuove informazioni di contatto verranno aggiunte al contatto esistente. Se il contatto invia un modulo con il proprio indirizzo email secondario, l’indirizzo email sovrascriverà l’indirizzo email esistente per il contatto. Scopri di più sulle impostazioni di deduplicazione degli invii di moduli HubSpot o sui moduli non HubSpot.
• Importazione:
  • Se nel tuo account esiste già un contatto con lo stesso indirizzo email, le nuove informazioni di contatto verranno aggiunte al contatto esistente. Ad esempio, se importi un elenco di contatti che include "admin@hubspot.com" e un contatto esistente nel tuo account HubSpot ha l'email "admin@hubspot.com", le informazioni importate verranno aggiunte a quel contatto esistente.
  • Se il tuo file di importazione contiene colonne relative all'indirizzo e-mail secondario e all'ID record e stai utilizzando l'indirizzo e-mail secondario come identificatore univoco, l'indirizzo e-mail secondario sostituisce l'indirizzo e-mail principale del contatto esistente. Per evitare la sovrascrittura dell'indirizzo e-mail principale, nonincludere la colonnaID record nello scenario sopra descritto.
  • Se non includi la proprietà Email nell'importazione, ogni riga del tuo file di importazione verrà importata come un nuovo record di contatto.
  • Se esistono già più record con lo stesso indirizzo e-mail del contatto che stai importando, riceverai un errore di importazione e quel contatto non verrà importato. 

Deduplicare automaticamente le aziende in base al dominio aziendale

• Manuale: se provi a creare manualmente un'azienda con lo stesso nome di dominio del dominio primario di un'azienda esistente, HubSpot ti avviserà che l'azienda esiste già.
• Invio del modulo: se l’invio di un modulo include proprietà dell’azienda, quando è presente il nome di dominio dell’azienda, verrà aggiornata un’azienda esistente corrispondente al dominio oppure ne verrà creata una nuova se il dominio non corrisponde a un valore esistente. Quando nell’invio non è presente alcun dominio, se applicabile, verrà aggiornata l’azienda associata primaria del contatto.
• Importazione: quando aggiunti tramite importazione, i valori del nome di dominio aziendale primario e secondario vengono utilizzati per deduplicare le aziende, a meno che non sia stata selezionata una proprietà con valore univoco personalizzato come identificatore univoco. Se si utilizza una proprietà con valore univoco personalizzato, il file può includere nomi di dominio aziendali duplicati.
  • Se nel tuo account esiste già un'azienda con lo stesso nome di dominio o lo stesso valore della proprietà ID univoco personalizzato, le nuove informazioni sull'azienda verranno aggiunte all'azienda esistente.
  • Se esistono già più aziende con lo stesso nome di dominio o lo stesso valore della proprietà ID univoco personalizzato, riceverai un errore di importazione e quell'azienda non verrà importata. 

• • Se non includi il nome di dominio aziendaleprimario o secondario o un'altra proprietà ID univoco personalizzata nell'importazione, ogni riga del tuo file verrà importata come una nuova azienda.

Nota: le aziende create tramite API non verranno deduplicate in base alla proprietà "Nome di dominio dell'azienda ". Ciò include le app di sincronizzazione di terze parti installate.

Deduplicazione manuale in HubSpot

Puoi deduplicare manualmente gli oggetti (ad es. contatti, inserzioni, oggetti personalizzati) creati nel CRM nei seguenti modi:

• Deduplicare manualmente i record in base allaproprietà ID record
• Deduplicare manualmente i record in base alle proprietà con valori univoci personalizzati

Deduplicare manualmente i record in base alla proprietà ID record

Quando desideri importare record di contatti, aziende, trattative, ticket, prodotti, oggetti attivati dall’amministratore (ad es. servizi) o oggetti personalizzati, puoi utilizzare la proprietà ID record per abbinare questi record a quelli esistenti in HubSpot. Si tratta di una proprietà predefinita che memorizza il valore univoco del record e può essere utilizzata per deduplicare i record durante il processo di importazione o per cercare un record specifico in HubSpot.

1. Per ottenere gli ID record, esporta i tuoi record o visualizza il valoredell’ID record di un singolo record.
2. Includi una colonna ID record nel tuo file quando importi i tuoi record in HubSpot. Se includi la colonna ID record nel tuo file di importazione, qualsiasi riga senza un valore per l’ID record creerà nuovi record.
3. Durante l’importazione, ti verrà richiesto di abbinare la colonna all’ID recordnella colonna delle proprietà di HubSpot .

Scopri di più sull'importazione degli ID record esu come configurare i tuoi file di importazione.

Rimuovere manualmente i duplicati dei record tramite proprietà personalizzate con valori univoci

Per ogni oggetto, è possibile creare fino a dieci proprietà personalizzate che richiedono valori univoci. Quando una proprietà richiede valori univoci, gli utenti non potranno inserire lo stesso valore per più record.

Ad esempio, la tua azienda crea un numero d'ordine per ogni acquisto online. Puoi configurare una proprietà "Numero d'ordine

che richieda un numero univoco per ogni trattativa. Se un utente tenta di creare o modificare una trattativa utilizzando un valore di numero d'ordine esistente, riceverà una notifica che il numero è già in uso e non potrà salvare la trattativa.

Per le proprietà con valori univoci è previsto il seguente comportamento:

• Supportato durante la creazione o la modifica manuale di un record in HubSpot e durante la creazione, l'aggiornamento o l'associazione di record tramite importazione.
• Non supportato nei moduli. Se il tuo obiettivo è aggiornare o associare record esistenti tramite l'invio di moduli, ti consigliamo di utilizzare invece le proprietà di deduplicazione predefinite (ad esempio, Email, Nome dominio azienda, ID record).
• Supportato durante la conversione dei visitatori in contatti; i valori delle proprietà dei visitatori che violano i requisiti di unicità verranno cancellati. Scopri di più sull'identificazione dei visitatori.

Esamina manualmente i potenziali contatti e aziende duplicati

Comprendi i requisiti

Ad esempio, un utente hai permessi di modificaimpostati su Tutti i contatti ma Nessuno per le aziende. Ciò gli consente di accedere solo alla gestione dei duplicati dei contatti.

Lo strumento di gestione dei duplicati identifica i duplicati confrontando i valori dei record per le seguenti proprietà:

• Contatti: Nome, Cognome, Indirizzo e-mail, Paese IP, Numero di telefono, Codice postale e Nome azienda.
• Aziende: Nome dominio azienda, Nome azienda, Paese/Regione, Numero di telefono e Settore.

Lo strumento calcola automaticamente i risultati man mano che vengono creati nuovi contatti e aziende. Verificherà inoltre una volta al giorno se non sono stati creati record in quel giorno specifico.

Utilizza lo strumento di gestione dei duplicati

1. Accedere alla sezione Contatti o Aziende:
   
   • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
   • Aziende: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
2. In alto a destra, clicca su Azioni, quindi selezionaGestisci duplicati.
3. Visualizza un elenco delle coppie di contatti o aziende duplicate da esaminare. Puoi anche vedere quando sono stati individuati i duplicati più recenti.

Nota: sopra la tabella, Ultimo controllo dei duplicati effettuato il [data] si riferisce all'ultima volta in cui è stato identificato un duplicato tramite una scansione.

4. Per aggiungere o rimuovere colonne nella tabella:
   • Sull'intestazione di una colonna, clicca sull'icona dei tre puntini verticali, quindi seleziona Aggiungi colonna o Rimuovi colonna.
   • Nella finestra pop-up, seleziona la proprietà che desideri aggiungere. Le proprietà aggiunte vengono visualizzate come colonne per fornire ulteriori dettagli durante la revisione dei record duplicati. 
5. Fare clic suimenu a discesa delle proprietàsopra la tabella, quindi selezionare i criteri per filtrare i record. È possibile filtrare per Proprietario, Data di creazione, Data dell'ultima attività e Data di individuazione (la data in cui è stato trovato il potenziale duplicato). Per i contatti, è anche possibile filtrare per Fase del ciclo di vita.
6. Fai clic su Rivedi accanto a una coppia di contatti o aziende per concentrarti su una singola coppia di possibili duplicati. Nella finestra di dialogo, puoi confrontare le proprietà dei record e analizzare il record da conservare.
   
   • Per modificare le proprietà visualizzate durante il confronto dei record, clicca su Imposta proprietà da esaminare. Clicca su Applica dopo aver selezionato le proprietà.
   • Seleziona ilcontatto/l'azienda che desideri conservare, quindi clicca su Unisci. In alternativa, seleziona le proprietà del contatto/dell'azienda che desideri conservare da ciascun record. Scopri di più sull'unione di contatti o aziende in HubSpot.
   • Se i due record non sono duplicati, nella finestra di dialogo, clicca su Annulla. Nella tabella, clicca su Rifiuta per rimuovere questa coppia identificata dalla dashboard Gestisci duplicati. I suggerimenti rifiutati non appariranno più nello strumento duplicati.

7. Per rifiutare i suggerimenti di duplicati in blocco:

   • Seleziona le caselle di controllo accanto ai record desiderati.

   • Nella parte superiore della tabella, clicca su Rifiuta. I record verranno rimossi dalla dashboard e non appariranno più come suggerimenti in futuro.

   Nota: se un record proveniente da un suggerimento precedentemente rifiutato viene unito a un altro record, potrebbe riapparire nello strumento dei duplicati.

8. Per annullare una coppia rifiutata:
   • In alto a destra, clicca su Rivedi duplicati rifiutati.
   • Fare clic su Annulla.
9. Per unire i record duplicati in blocco:
   • Seleziona le caselle di controllo accanto ai record desiderati.
   • Nella parte superiore della tabella, clicca su " Rivedi".
   • Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Criteri di unione, quindi selezionare il criterio che determina come unire i record:
     • Interazione più recente: tutti i record selezionati verranno uniti nel record con il valore più recente per la proprietàData dell'ultima interazione. Le interazioni che influiscono su questa proprietà includono interazioni con pagine web, moduli, documenti, link a riunioni o email one-to-one tracciate.
     • Interazione più vecchia: tutti i record selezionati verranno uniti al record con il valore più vecchio per la proprietàData dell'ultima interazione.
     • Creato per primo: tutti i record selezionati verranno uniti al record più vecchio in base alla proprietàData di creazione.
     • Creato per ultimo: tutti i record selezionati verranno uniti nel record più recente in base alla proprietà" Data di creazione".
     • Aggiornato più di recente: tutti i record selezionati verranno uniti al record con l'aggiornamento del valore della proprietà più recente. Vengono valutate tutte le proprietà, comprese le proprietà interne nascoste di HubSpot.
   • Fai clic su Unisci tutto.

Se sai già quali record desideri unire, scopri come unire singoli record. Scopri di più su cosa succede quando unisci contatti o aziende.

Gestisci regole personalizzate sui duplicati (BETA)

Se sei un utente di un account iscritto alla beta pubblica " Crea regole personalizzate per gestire i record duplicati ", puoi configurare regole personalizzate che attivano avvisi di record duplicati. Crea fino a due regole per oggetto.

Per configurare una regola personalizzata:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Qualità dei dati.
2. Fai clic sulla schedaGestisci duplicati.
3. Nellasezione Gestisci duplicati, clicca suCrea regola personalizzata.
4. Nel pannello di destra: 
   • Fai clic sul menu a discesa "Seleziona oggetto " e seleziona unoggetto.
   • Fai clic sul menua discesa delle proprietàe selezionale proprietà. Puoi selezionarne fino a tre.
   • Nel campo di testo "Nome regola ", inserisci unnome.
   • Al termine, clicca suCrea.
5. Nella sezioneGestisci duplicati, clicca sulnome dell'oggetto per il quale hai creato la regola.
6. Fai clic sulnome di una regola nella barra laterale sinistra.
7. Esamina la tabella dei potenziali duplicati.

Per eliminare una regola personalizzata:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Qualità dei dati.
2. Fai clic sulla schedaGestisci duplicati.
3. Nella sezioneGestisci duplicati, clicca suAzioni, quindiselezionaGestisci regole.
4. Nel pannello di destra, passa con il mouse su una regola e cliccasu Elimina.
5. Al termine, clicca sullaX.

Visualizza un registro di controllo per la gestione dei duplicati

Visualizza un registro di controllo che condivide informazioni sui record recentemente uniti automaticamente e sui suggerimenti rifiutati. Questo ti aiuta a monitorare meglio le azioni automatizzate intraprese dal sistema, senza mostrare i record uniti manualmente.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Qualità dei dati.
2. Fare clic sulla schedaGestisci duplicati.
3. Fare clic suAzioni, quindi suVisualizza cronologia per accedere al registro di controllo.