Deduplicare i record in HubSpot

HubSpot deduplica automaticamente i contatti utilizzando gli indirizzi e-mail e le aziende utilizzando i nomi di dominio. I Record ID possono essere utilizzati anche per deduplicare contatti, aziende, trattative, biglietti, prodotti e oggetti personalizzati. Per deduplicare tramite l'importazione, è possibile includere nel file di importazione gli ID record o le proprietà personalizzate che richiedono valori unici.

Gli utenti di un account Professional o Enterprise possono anche gestire manualmente eventuali duplicati utilizzando lo strumento di gestione dei duplicati.

Deduplicazione automatica in HubSpot

HubSpot deduplica gli oggetti creati nel CRM (ad esempio, importazioni, invii di form) nei seguenti modi:

• Deduplicare i contatti per usertoken
• Deduplica dei contatti per indirizzo e-mail
• Deduplica delle aziende per nome di dominio dell'azienda
• Deduplica dei record per ID del record
• Deduplica dei record in base alle proprietà del valore univoco personalizzato

Deduplicare i contatti per usertoken

Quando un nuovo contatto viene aggiunto a HubSpot tramite l'invio di un form, HubSpot controlla il token utente del contatto (cioè il cookie hubspotutk) per verificare se corrisponde a un contatto esistente. Se nel proprio account sono state attivate le impostazioni sulla privacy dei dati, l'utente deve accettare il banner della politica dei cookie per poter associare questo cookie al record del contatto.

Se due invii di form provengono dallo stesso browser e dallo stesso computer, gli invii saranno uniti in un unico Record del contatto perché HubSpot rileverà lo stesso token utente per entrambi gli invii. In questo caso, si verificherà quanto segue:

• Le informazioni del secondo invio di form sovrascriveranno le informazioni del primo invio, poiché il loro browser contiene lo stesso cookie.
• Se l'indirizzo e-mail del secondo invio non esiste già come contatto in HubSpot, l'indirizzo e-mail sovrascriverà l'indirizzo e-mail esistente per il contatto.
• Se il contatto invia il modulo utilizzando una delle sue e-mail secondarie in HubSpot, l'e-mail secondaria sostituirà l'e-mail primaria dopo l'invio.

Se si desidera che ogni invio di form dallo stesso browser crei un nuovo contatto, è possibile attivare l'impostazioneCrea sempre un nuovo contatto per le nuove e-mail nelle opzioni del modulo.

Deduplica dei contatti in base all'indirizzo e-mail

Quando viene aggiunto un nuovo contatto, HubSpot cerca un valore corrispondente nella proprietà Email.

• Se si tenta di creare manualmente un contatto con lo stesso indirizzo e-mail di un contatto esistente, HubSpot avvertirà che esiste già un contatto e non sarà possibile aggiungerlo.
• In caso di aggiunta tramite invio di form, se nel vostro account esiste già un contatto con lo stesso indirizzo e-mail, le informazioni del nuovo contatto verranno aggiunte al record del contatto esistente. Se il contatto invia un modulo con il suo indirizzo e-mail secondario, l'indirizzo e-mail sovrascriverà l 'indirizzo e-mail esistente del contatto. Se si desidera che ogni invio di form dallo stesso browser crei un nuovo contatto, è possibile attivare l'impostazioneCrea sempre un nuovo contatto per le nuove e-mail nelle opzioni del modulo.
• Quando viene aggiunto tramite importazione:
  • Se nel vostro account esiste già un contatto con lo stesso indirizzo e-mail, le informazioni del nuovo contatto verranno aggiunte al record del contatto esistente. Ad esempio, se importate un elenco di contatti che include "admin@hubspot.com" e un contatto esistente nel vostro account HubSpot ha l'email "admin@hubspot.com", le informazioni importate saranno aggiunte al record del contatto esistente.
  • Se si utilizza l'e-mail secondaria di un contatto in HubSpot come identificatore univoco in un'importazione, se si includono sia l'e-mail secondaria che l'ID Record del contatto come colonne nel file, l'e-mail secondaria sostituirà l'e-mail primaria al momento dell'importazione. Se non si vuole che l'email secondaria sovrascriva la principale, non includere anche la colonna Record ID nel file.
  • Se non si include la proprietà del contatto nell'importazione, ogni riga del file di importazione verrà importata come un nuovo record del contatto.
  • Se esistono già più record con lo stesso indirizzo e-mail del contatto che si sta importando, si riceverà un errore di importazione e il contatto non verrà importato.

Deduplica delle aziende per dominio aziendale

• Se si tenta di creare manualmente un'azienda con lo stesso nome di dominio del dominio primario di un'azienda esistente, HubSpot segnala che esiste già un'azienda.
• Se l'invio di un form include proprietà dell'azienda, quando il nome di dominio dell'azienda è incluso, l'azienda esistente con quel dominio viene aggiornata. Se l'invio non contiene alcun dominio, se applicabile, verrà aggiornata l'azienda primaria associata al contatto.
• Quando viene aggiunto tramite importazione, il nome di dominio dell'Azienda verrà usato per deduplicare le aziende , a meno che non si sia scelto di usare una proprietà personalizzata che richiede valori unici come identificatore unico. Se si utilizza una proprietà personalizzata che richiede valori unici, il file può includere nomi di dominio di aziende duplicati.
  • Se nell'account esiste già un'azienda con lo stesso nome di dominio o con lo stesso valore della proprietà personalizzata ID univoco, le informazioni della nuova azienda verranno aggiunte al record dell'azienda esistente.
  • Se esistono già più aziende con lo stesso nome di dominio o lo stesso valore di proprietà dell'ID univoco personalizzato, si riceverà un errore di importazione e l'azienda non verrà importata.

• • Se non si include il nome di dominio dell'Azienda o un'altra proprietà dell'ID univoco personalizzato nell'importazione, ogni riga del file di importazione verrà importata come un nuovo record dell'azienda.

Nota bene: le aziende create tramite API non saranno deduplicate dalla proprietà del nome di dominio Azienda.

Deduplica i record in base all'ID del Record

Quando si desidera importare record dell'azienda, del contatto, della trattativa, del ticket, del prodotto o dell'oggetto personalizzato, è possibile utilizzare un Record ID univoco per abbinare questi record a quelli esistenti in HubSpot. Questo Record ID può essere utilizzato per deduplicare i record durante il processo di importazione o per cercare un record specifico in HubSpot.

• Per ottenere gli ID record, esportare i record o visualizzare il valore dell'ID record di un oggetto specifico.
• Includere una colonna ID record nel file quando si importano i record in HubSpot. Se si include la colonna ID record nel file, tutte le righe senza un valore per l'ID record creeranno nuovi record.
• Durante l'importazione, verrà richiesto di abbinare la colonna con l'ID recordnella colonna delle proprietà di HubSpot .

Per saperne di più sull'importazione dei Record ID e su come impostare i file di importazione.

Deduplica i record in base alle proprietà personalizzate del valore univoco

Per ogni oggetto, è possibile creare fino a dieci proprietà personalizzate che richiedono valori unici. Quando una proprietà richiede valori univoci, gli utenti non potranno inserire lo stesso valore per più record.

Ad esempio, l'azienda crea un numero d'ordine per ogni acquisto online. È possibile impostare una proprietà Numero ordine che richiede un numero unico per ogni trattativa. Se un utente tenta di creare o modificare una trattativa utilizzando un valore di numero d'ordine esistente, verrà avvisato che il numero è già in uso e non potrà salvare la trattativa.

Il comportamento previsto per le proprietà a valore unico è il seguente:

• I valori univoci sono supportati quando si crea o si modifica manualmente un record in HubSpot e quando si creano, aggiornano o associano record tramite importazione.
• I valori univoci non sono attualmente supportati nei moduli. Se l'obiettivo è aggiornare o associare record esistenti tramite l'invio di form, si consiglia di utilizzare le proprietà di deduplicazione predefinite (ad esempio, Dominio e-mail, ID record).
• Se si crea una proprietà con valore univoco per i contatti, quando i visitatori vengono convertiti in un record del contatto, i valori delle proprietà dei visitatori che violano i requisiti della proprietà univoca vengono cancellati. Per saperne di più sull'identificazione dei visitatori.

Deduplica manualmente i contatti e le aziende( soloProfessional e Enterprise )

È inoltre possibile deduplicare i contatti e le aziende del proprio account HubSpot utilizzando lo strumento di gestione dei duplicati. Se il vostro account ha un abbonamento Operations Hub Professional o Enterprise, potete deduplicare i record in blocco e visualizzare una panoramica dei record duplicati nel centro di comando della qualità dei dati.

Lo strumento di gestione dei duplicati identifica i duplicati confrontando i valori dei record per le seguenti proprietà:

• Contatti: Nome, cognome, indirizzo e-mail, paese IP, numero di telefono, codice postale e nome dell'azienda.
• Aziende: Nome di dominio dell'azienda, nome dell'azienda, paese/regione, numero di telefono e settore.

• Nel vostro account HubSpot, andate su Contatti o Aziende:
  
  • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Aziende: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
• In alto a destra, fare clic su Azioni > Gestisci duplicati.
• Visualizzare un elenco di coppie di contatti o aziende duplicate da esaminare. È anche possibile visualizzare quando sono stati identificati i duplicati più recenti.

Nota bene: nella tabella, l'ultimo controllo dei duplicati in [data] si riferisce all'ultima volta che un duplicato è stato identificato da una scansione. Le scansioni dei duplicati vengono effettuate quotidianamente.

• Per filtrare i record, fare clic sui menu a discesa delle proprietà sopra la tabella, quindi selezionare i criteri. È possibile filtrare per Proprietario, Data di creazione, Data dell'ultima attività e Data di scoperta (la data in cui è stato trovato il potenziale duplicato). Per i contatti, è possibile filtrare anche per Fase del ciclo di vita.
• Per confrontare una singola coppia di possibili duplicati, fare clic su Rivedi accanto a una coppia di contatti o di aziende. Nella finestra di dialogo è possibile confrontare le proprietà del record e analizzare il record da conservare.
  
  • Per modificare le proprietà visualizzate durante il confronto dei record, fare clic su Imposta proprietà da esaminare. Una volta selezionate le proprietà, fare clic su Applica.
  • Selezionare il contatto/l'azienda che si desidera mantenere, quindi fare clic su Unisci. Oppure, se si dispone di unabbonamento a Operations Hub Professional o Enterprise , selezionare le proprietà del contatto o dell'aziendache si desidera mantenere da ciascun record. Per saperne di più sull'unione di contatti o aziende in HubSpot.
  • Se i due record non sono duplicati, nella finestra di dialogo fare clic su Annulla. Nella tabella, fare clic su Rifiuta per rimuovere questa coppia identificata dalla dashboard Gestione duplicati. I suggerimenti rifiutati non appariranno più nello strumento dei duplicati.

• Per unire i record duplicati o rifiutare i suggerimenti in blocco( soloOperations Hub Professional e Enterprise ), selezionare le caselle di controllo accanto ai record.

• Per rifiutare la coppia suggerita, fare clic su Rifiuta nella parte superiore della tabella. I record verranno rimossi dal dashboard e non appariranno più come suggerimenti. Se un record di un suggerimento precedentemente rifiutato viene unito a un altro record, potrebbe riapparire nello strumento dei duplicati.
• Per annullare una coppia rifiutata, fare clic su Revisione dei duplicati rifiutati in alto a destra. Quindi, fare clic su Annulla.

• Per confrontare i record, fare clic su Record nella parte superiore della tabella.
  • Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Criteri di unione e selezionare il criterio che decide come unire i record:

• • • Coinvolgimento più recente: tutti i record selezionati saranno uniti nel record con il valore più recente per la proprietàData ultimo coinvolgimento. I coinvolgimenti che hanno un impatto su questa proprietà includono interazioni con pagine del sito web, moduli, documenti, link per riunioni o e-mail individuali tracciate.
    • Coinvolgimento più vecchio: tutti i record selezionati verranno uniti al record con il valore più vecchio per la proprietàData ultimo coinvolgimento.
    • Creato per primo: tutti i record selezionati saranno uniti nel record più vecchio in base alla proprietà Data di creazione.
    • Creato per ultimo: tutti i record selezionati saranno uniti nel record più recente in base alla proprietà Data di creazione.
    • Ultimo aggiornamento: tutti i record selezionati saranno uniti nel record con l'aggiornamento più recente del valore della proprietà. Vengono valutate tutte le proprietà, comprese quelle interne nascoste di HubSpot.
  • Fare clic su Unisci tutto.

Per saperne di più su cosa succede quando si uniscono contatti o aziende.