Unire i record

Nell'account HubSpot è possibile unire due record dello stesso oggetto in un unico record. Ad esempio, se sono stati creati due record aziendali per HubSpot, è possibile unirli. In questo modo si otterrà un unico record aziendale con le attività e le associazioni di entrambi i record.

Prima di iniziare

Quando ci si appresta a fondere i record, è necessario capire come saranno influenzati i dati dei record. Il comportamento previsto per l'unione dei record varia a seconda dei record dell'oggetto che si sta unendo. Per saperne di più su cosa succede ai dati per ogni tipo di unione.

È inoltre importante notare che una volta uniti due record, non è possibile annullarli. Per i contatti e le aziende, è possibile creare un nuovo record con gli indirizzi e-mail o i nomi di dominio uniti. Per tutti gli oggetti, è possibile utilizzare la proprietàID [record] fusi per visualizzare i record precedentemente fusi.

Unire i record

Per unire i record del proprio account:

• Accedere ai propri record:
  
  • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Aziende: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
  • Offerte: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
  • Biglietti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.
  • Appuntamenti (se attivati): Nell'account HubSpot, navigare in CRM > Appuntamenti.
  • Corsi (se attivati): Nell'account HubSpot, navigare in CRM > Corsi.
  • Inserzioni (se attivate): Nel vostro account HubSpot, andate su CRM > Inserzioni.
  • Servizi (se attivati): Nel vostro account HubSpot, andate su CRM > Servizi.

• • Oggetti personalizzati: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM, quindi seleziona l'oggetto personalizzato.
• Fare clic sul nome del record che sarà considerato primario.
• Nel pannello di sinistra, fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Unisci.

• Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa, quindi cercare e selezionare il record da unire al record principale. Questo è considerato il record secondario.
  
  • Per scegliere i valori delle proprietà da mantenere nel record risultante, fare clic sui valori che si desidera conservare. Per impostazione predefinita, le proprietà del record primario sono selezionate, poiché in genere vengono mantenute dopo una fusione.
  • Per modificare le proprietà visualizzate durante il confronto dei record, fare clic su Imposta proprietà da rivedere. Fare clic su Applica una volta selezionate le proprietà.

• Fare clic su Unisci.

Nota bene: se si uniscono i record durante una chiamata, questa viene automaticamente interrotta.

L'utente verrà avvisato che l'unione è in corso. La sincronizzazione delle attività di tutti i record può richiedere fino a 30 minuti.

Se l'unione non riesce, potrebbe essere dovuta a un limite di unione. Non è possibile unire i record se sono stati inclusi in un totale di oltre 250 fusioni (ad esempio, il contatto A e il contatto B sono stati coinvolti in 130 fusioni ciascuno). Una volta raggiunto questo limite, è necessario creare un nuovo record o modificare manualmente il record invece di unirlo. Ci sono anche alcuni scenari in cui non è possibile unire le aziende.

Visualizza i record che sono stati uniti

È possibile utilizzare le proprietà ID [record] fusi per visualizzare quali record sono stati precedentemente coinvolti in una fusione. È possibile accedere a questa proprietà su un singolo record o filtrare tutti i record in base alla presenza di un valore per la proprietà.

Per visualizzare la proprietà su un singolo record:

• Navigare nei record.
• Fare clic sul nome di un record.
• Nel pannello di sinistra, fare clic su Azioni, quindi su Visualizza tutte le proprietà.
• Nella barra di ricerca, inserire Fusione.
• Se il record è stato coinvolto in una fusione, la proprietà ID [record] fusi conterrà i valori dell'ID record di tutti i record precedentemente fusi in quel record. Imparare a modificare le proprietà che appaiono nelle sezioni delle proprietà.

Per visualizzare tutti i record di un oggetto specifico che sono stati coinvolti in una fusione:

• Spostarsi sui record.
• Sopra la tabella, fare clic su Tutti i filtri.
• Nel pannello di destra, nella barra di ricerca, inserire Fusione, quindi selezionare ID [record] fusi.
• La selezione è nota.

• Fare clic sulla X in alto a destra per chiudere il pannello.

• La vista conterrà solo i record che sono stati inclusi in una fusione. Per questi record, la proprietà conterrà i valori dell'ID record di tutti i record precedentemente uniti in quel record.

Per saperne di più sul filtraggio dei record.

Cosa succede quando si uniscono i record?

Quando si uniscono i record, per impostazione predefinita si verifica quanto segue:

• ID record: viene creato un nuovo ID record univoco per il record risultante dalla fusione. I valori dell'ID record originale continueranno a puntare al nuovo record unito, pertanto la ricerca di record con i valori dell'ID record originale restituirà quello nuovo.
• Data di creazione: viene mantenuto il valore del record più vecchio.
• Valori delle proprietà: in generale, i valori delle proprietà del record primario hanno la priorità, il che significa che i valori del record unito rispecchieranno quelli del record primario. Fanno eccezione l'ID record, la data di creazione e alcune proprietà del contatto e dell'azienda. Se lo si desidera, è possibile scegliere quali valori delle proprietà mantenere nel record unito risultante.
• Attività: tutte le attività temporali di entrambi i record inclusi nella fusione appariranno nel nuovo record.
• Associazioni: tutti i record associati di entrambi i record inclusi nella fusione appariranno nel nuovo record. Per le associazioni di aziende con l'etichettaPrimario, viene data priorità all'azienda primaria del record primario dell'unione. L'associazione primaria del record secondario apparirà comunque sul nuovo record, ma l'etichetta Primario verrà rimossa.
• Appartenenza a un elenco: il record secondario viene rimosso da tutti gli elenchi statici. Le appartenenze agli elenchi attivi possono cambiare in seguito alle modifiche dei dati apportate dalla fusione.
• Invio di moduli (solo per i contatti): tutti i cookie(usertoken di HubSpot) che erano associati a uno dei due contatti saranno uniti al contatto primario e l'indirizzo e-mail del contatto secondario sarà associato in modo permanente al contatto primario. Se il contatto secondario invia un modulo su un dispositivo da cui aveva precedentemente inviato il modulo, i dati di invio vengono deduplicati in base all'usertoken e associati al contatto primario. Se il contatto invia un modulo da un nuovo dispositivo utilizzando l'indirizzo e-mail del record del contatto secondario, l'invio si rifletterà sul record del contatto primario.
• Iscrizione al flusso di lavoro ( solo perProfessional ed Enterprise ): i record inclusi nell'unione saranno disiscritti da tutti i flussi di lavoro. Il record risultante non si iscriverà automaticamente a nessun flusso di lavoro in seguito a modifiche dei dati avvenute durante la fusione, a meno che non si sia consentita l'iscrizione dei contatti dalle fusioni. In seguito, il record risultante può essere iscritto a flussi di lavoro in seguito a modifiche delle proprietà o ad azioni non correlate alla fusione.
• Playbook( soloSales Hub o Service Hub Professional ed Enterprise ): i playbook registrati su entrambi i record inclusi nella fusione appariranno sul nuovo record. I playbook in bozza su entrambi i record non saranno conservati.
• Sincronizzazione con Salesforce( soloProfessional ed Enterprise ):
  • Contatti: solo il contatto principale continuerà a sincronizzarsi con il record Salesforce. Se il contatto secondario si sincronizzava con Salesforce, il record in Salesforce non si sincronizzerà più con HubSpot perché il record non esiste più.
  • Aziende: se è stata attivata l'integrazione Salesforce di HubSpot, non sarà possibile unire le aziende. Per saperne di più sulla gestione di aziende duplicate da Salesforce.

La logica di unione dipende dall'oggetto e dal record con cui si sta lavorando. Di seguito sono riportate le eccezioni o i comportamenti speciali per gli oggetti applicabili.

Eccezioni per l'unione di aziende

Le seguenti proprietà dell'azienda sono eccezioni alla logica di unione predefinita:

• Nome di dominio dell'azienda: mentre il nome di dominio dell'azienda primaria viene mantenuto come dominio primario, il nome di dominio dell'azienda secondaria verrà aggiunto come nome di dominio secondario. Se l'azienda primaria non ha un nome di dominio prima della fusione, verrà selezionato il valore del dominio dell'azienda secondaria.
• Fase del ciclo di vita: viene mantenuta la fase più lontana dell'imbuto. Ad esempio, se un'azienda è un Lead e l'altra è un Cliente, l'azienda risultante dalla fusione avrà una fase del ciclo di vita pari a Cliente.
• Proprietà di Analytics: queste proprietà vengono risincronizzate e si vedrà il numero totale di pagine viste e di visite per entrambe le aziende combinate.
• Fonte di traffico originale: viene mantenuto il valore più vecchio della proprietà Fonte di traffico originale, a meno che la fonte non sia stata aggiornata manualmente. In tal caso, verrà mantenuto il valore aggiornato manualmente.

Esistono anche scenari in cui le fusioni di aziende non sono possibili o falliscono:

• Un'azienda è attualmente un'azienda madre o figlia. Se la relazione genitore-figlio contiene un ciclo, l'unione potrebbe fallire.
• Se è stata attivata l'integrazione HubSpot Salesforce, non sarà possibile unire le aziende. Per eliminare i record duplicati in HubSpot mentre l'integrazione è installata, è possibile eliminare le aziende duplicate in HubSpot utilizzando lo strumento di gestione dei duplicati. Assicuratevi di mantenere l'azienda in HubSpot che si sincronizza con l'account principale in Salesforce. Se ci sono aziende duplicate che si sincronizzano da Salesforce, è possibile unire gli account o eliminare gli account duplicati in Salesforce. Se il vostro account ha attivato l'impostazione di HubSpot per creare e associare automaticamente le aziende ai contatti, si consiglia di disattivare anche questa impostazione per evitare futuri duplicati.

Eccezioni per la fusione dei contatti

Le seguenti proprietà dei contatti sono eccezioni alla logica di unione predefinita:

• E-mail: mentre l'indirizzo e-mail del contatto principale viene mantenuto come indirizzo e-mail principale, l'indirizzo e-mail del contatto secondario viene aggiunto come indirizzo e-mail secondario.
• Fase del ciclo di vita: viene mantenuta la fase più lontana dell'imbuto. Ad esempio, se un contatto è un Lead e l'altro è un Cliente, il contatto unito avrà una fase del ciclo di vita pari a Cliente.
• Numero di conversioni e Numero di moduli unici inviati: vengono sommati ai valori di ciascun contatto. Ad esempio, se il contatto principale ha inviato tre moduli e il contatto secondario ne ha inviati due, il valore di Numero di moduli inviati sarà cinque.
• Stato del contatto di marketing: se l'account ha contatti di marketing, viene mantenuto lo stato più commerciabile. Ad esempio, se un contatto è impostato come Marketing e l'altro come Non marketing, il contatto unito sarà impostato come Marketing.
• Proprietà di Analytics: queste proprietà vengono risincronizzate e si vedrà il numero totale di pagine viste per entrambi i contatti combinati.
• Fonte di traffico originale: viene mantenuto il valore più vecchio per la proprietà della fonte di traffico originale, a meno che la fonte non sia stata aggiornata manualmente. In tal caso, verrà mantenuto il valore aggiornato manualmente.
• Base legale: vengono conservati i valori più recenti di entrambi i contatti.

Per le iscrizioni ai flussi di lavoro( solo perProfessional ed Enterprise ), per impostazione predefinita, il contatto principale non si iscrive automaticamente a nessun flusso di lavoro in seguito alle modifiche dei dati che avvengono durante la fusione. Tuttavia, è possibile scegliere di consentire ai contatti uniti di iscriversi al momento dell'unione nelle impostazioni del flusso di lavoro.

È possibile annullare l'unione dei record?

Non è possibile annullare i record. È possibile utilizzare le proprietàID [record] fusi per visualizzare quali record sono stati precedentemente fusi in un record esistente. Per i contatti e le aziende, è possibile utilizzare l'e-mail o il nome di dominio aggiuntivo risultante per creare un nuovo record.

Se un contatto unito ha più e-mail, eliminare l'indirizzo e-mail aggiuntivo nel contatto unito e creare un nuovo contatto con quell'indirizzo e-mail:

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
• Fare clic sul nome del contatto.
• Nella sezione Informazioni su questo contatto, passare il mouse sulla proprietà Email e fare clic sull'icona della matita edit .

• Accanto all'e-mail aggiuntiva, fare clic su Elimina.
• Nella finestra di dialogo, fare clic su Elimina e-mail per confermare.
• Creare un nuovo contatto con l'indirizzo e-mail eliminato.

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
• Fare clic sul nome dell'azienda.
• Nella sezione Informazioni su questa azienda , passare il mouse sulla proprietà Nome dominio azienda e fare clic sull'icona della matita edit .

• Accanto al dominio aggiuntivo, fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Elimina. La modifica verrà salvata automaticamente. Per saperne di più su come annullare un' azione di modifica del valore di una proprietà.
• Creare una nuova azienda con il nome del dominio aziendale eliminato.