Per consentire agli utenti di accedere a record diversi da quelli di cui sono proprietari, è possibile condividere singoli record. È possibile condividere oggetti definiti da HubSpot e personalizzati che hanno una pagina di record (ad esempio, contatti, appuntamenti, offerte). Quando si condivide un record con un utente o un team, l'utente o i membri principali del team accedono al record in base alle autorizzazioni degli oggetti di ciascun utente. Ad esempio, se si condivide con un utente che ha l'autorizzazione a visualizzare i propri contatti ma non ha l'autorizzazione a modificarli o eliminarli, potrà visualizzare il record ma non potrà modificarlo o eliminarlo.
Gli utenti con permessi di Super Admin o con accesso alla modifica delle proprietà Utenti condivisi o Team condivisi possono condividere i record.
Nota: l'account può utilizzare nomi personalizzati per ogni oggetto (ad esempio, account invece di azienda). Questo documento si riferisce agli oggetti con i loro nomi predefiniti di HubSpot.
Gestire l'accesso alle proprietà Utenti condivisi/Team condivisi
Per gestire gli utenti non amministratori che possono modificare le proprietà:
- Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Proprietà.
- Fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto, quindi selezionare l'oggetto con le proprietà da modificare (ad esempio, selezionare l'oggetto Contatto per gestire i permessi di condivisione dei contatti).
- Cercare Condivisi.
- Selezionare le caselle di controllo a sinistra dei nomi delle proprietà, quindi fare clic su Gestisci accesso nella parte superiore della tabella.
- Nel pannello di destra, aggiornare l'accesso:
- Privato solo ai superamministratori: solo gli amministratori possono visualizzare e modificare la proprietà. Ciò significa che solo gli amministratori possono condividere i record.
- Consenti a tutti di visualizzare e modificare: tutti gli utenti dell'account possono visualizzare e modificare la proprietà. Ciò significa che tutti gli utenti possono condividere i record.
- Consenti a tutti di visualizzare: tutti gli utenti possono visualizzare i valori della proprietà, ma solo gli amministratori possono modificarli. Ciò significa che solo gli amministratori possono condividere i record.
- Assegnazione a utenti e team: consente di impostare il livello di accesso consentito per ogni team o per utenti specifici. È possibile concedere l'accesso alla sola visualizzazione o l'accesso sia alla visualizzazione che alla modifica. Qualsiasi utente o membro del team con accesso di visualizzazione e modifica può condividere i record.
- Fare clic su Salva.
Per saperne di più sullalimitazione dell'accesso di visualizzazione e modifica delle proprietà.
Condividere i record
Condividere i record in una pagina di indice dell'oggetto
Per condividere i record dalla pagina di indice dell'oggetto:
- Navigare fino ai record (ad esempio, ).
- Selezionare le caselle di controllo accanto ai record che si desidera condividere.
- Nella parte superiore della tabella o della lavagna, fare clic su Condividi.
- Nella finestra di dialogo, selezionare gli utenti e/o i team con cui si desidera condividere il record.
- Fare clic su Condividi per confermare.
Condividere i record tramite un flusso di lavoro
Per condividere automaticamente i record con gli utenti e i team in base a dei criteri, creare un flusso di lavoro per impostare la proprietà Utenti condivisi/team per un determinato oggetto:
- Creare un flusso di lavoro basato sull'oggetto con i record da condividere.
- Impostare i criteri di iscrizione.
- Aggiungere l'azioneModifica record.
- Fare clic sul menu a discesa Proprietà da modificare, quindi selezionare Utenti condivisi o Team condivisi.
- Fare clic sul menu a discesa Scegliere un valore, quindi selezionare gli utenti o i team con cui condividere automaticamente i record.
- Selezionare se gli utenti/team verranno aggiunti o sostituiti agli utenti/team attualmente selezionati:
- Selezionare Aggiungi ai valori attuali per aggiungerli ai valori esistenti della proprietà.
- Selezionare Sostituisci valore/i corrente/i per sovrascrivere i valori esistenti della proprietà.
- Fare clic su Salva.
- Terminare l'impostazione del flusso di lavoro.
Una volta pubblicato il flusso di lavoro, se un record soddisfa i criteri di iscrizione, il record verrà condiviso con gli utenti/team selezionati.
Visualizzare gli utenti e i team che hanno accesso a un record
Per verificare quali utenti e team hanno accesso a un determinato record, è possibile: