Condividere i record con utenti e team

Per consentire agli utenti di accedere a record diversi da quelli di cui sono proprietari, è possibile condividere singoli record di contatti, aziende, transazioni, ticket e oggetti personalizzati. Quando si condivide un record con un utente o un team, l'utente o i membri principali del team accedono al record in base alle autorizzazioni degli oggetti di ciascun utente. Ad esempio, se si condivide con un utente che ha l'autorizzazione a visualizzare i propri contatti ma non ha l'autorizzazione a modificarli o eliminarli, potrà visualizzare il record ma non potrà modificarlo o eliminarlo.

Gli utenti e i team con cui si condivide sono memorizzati nelle proprietà Utenti condivisi e Team condivisi. Gli utenti con permessi di Super Admin o con accesso alla modifica delle proprietà Utenti e team condivisi possono condividere i record dalla pagina indice dell'oggetto o aggiornando le proprietà tramite i flussi di lavoro o le API dell 'oggetto.

Gestire l'accesso alle proprietà Utenti condivisi/Squadre

Qualsiasi utente con il permesso di Super Admin o con accesso alla modifica delle proprietà Utenti condivisi o Team condivisi può condividere i record. Per gestire gli utenti non amministratori che possono modificare le proprietà:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Proprietà.
• Fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare l'oggetto con le proprietà da modificare.
• Cercare Condivisi.
• Per modificare l'accesso alle proprietà, selezionare le caselle di controllo, quindi fare clic su Gestisci accesso nella parte superiore della tabella.

• Nel pannello di destra, aggiornare l'accesso:
  • Privato solo ai superamministratori: solo gli amministratori possono visualizzare e modificare la proprietà. Ciò significa che solo gli amministratori possono condividere i record.
  • Consenti a tutti di visualizzare e modificare: tutti gli utenti dell'account possono visualizzare e modificare la proprietà. Ciò significa che tutti gli utenti possono condividere i record.
  • Consenti a tutti di visualizzare: tutti gli utenti possono visualizzare i valori della proprietà, ma solo gli amministratori possono modificarli. Ciò significa che solo gli amministratori possono condividere i record.
  • Assegnazione a utenti e team: consente di impostare il livello di accesso consentito per ogni team o per utenti specifici. È possibile concedere l'accesso alla sola visualizzazione o l'accesso sia alla visualizzazione che alla modifica. Qualsiasi utente o membro del team con accesso di visualizzazione e modifica può condividere i record.

• Fare clic su Salva.

Condividere i record in una pagina indice di un oggetto

Per condividere i record dalla pagina di indice dell'oggetto:

• Navigare verso i propri record:
  • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Aziende: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
  • Offerte: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
  • Biglietti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.
  • Oggetti personalizzati: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM, quindi seleziona l'oggetto personalizzato.
• Selezionare le caselle di controllo dei record che si desidera condividere.
• Nella parte superiore della tabella o del tabellone, fare clic su Condividi.

• Nella finestra di dialogo, selezionare gli utenti e/o i team con cui si desidera condividere il record.
• Fare clic su Condividi per confermare.

Condividere i record tramite un flusso di lavoro

Per condividere automaticamente i record con utenti e team in base a criteri, creare un flusso di lavoro per impostare la proprietà Utenti condivisi/team per un determinato oggetto:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Automazioni > Flussi di lavoro.
• Creare un flusso di lavoro basato sull'oggetto con i record da condividere.
• Impostare i criteri di iscrizione.
• Aggiungere l'azioneImposta valore proprietà .

Nota bene: l'azione Copia valore proprietà non è attualmente supportata.

• Per la proprietà da impostare, selezionare Utenti condivisi o Team condivisi.
• Selezionare gli utenti o i team con cui condividere automaticamente i record.
• Selezionare se gli utenti/team verranno aggiunti o sostituiti agli utenti/team attualmente selezionati:
  • Per aggiungere ai valori esistenti della proprietà, selezionare Aggiungi ai valori attuali.
  • Per sovrascrivere i valori esistenti della proprietà, selezionare Sostituisci valore/i corrente/i.

• Fare clic su Salva.
• Terminare l'impostazione del flusso di lavoro.

Una volta pubblicato il flusso di lavoro, se un record soddisfa i criteri di iscrizione, il record verrà condiviso con gli utenti/team selezionati.

Visualizzare gli utenti e i team che hanno accesso a un record

Per verificare quali utenti e team hanno accesso a un determinato record, è possibile:

• Per ogni oggetto, visualizzare i valori del record per le proprietà Utenti condivisi e Team condivisi.

• Visualizzare il pannello di accesso a un record.