Condividere i record con utenti e team

Per consentire agli utenti di accedere a record diversi da quelli di cui sono proprietari, è possibile condividere singoli record. È possibile condividere oggetti definiti da HubSpot e personalizzati che hanno una pagina di record (ad esempio, contatti, appuntamenti, offerte). Quando si condivide un record con un utente o un team, l'utente o i membri principali del team accedono al record in base alle autorizzazioni degli oggetti di ciascun utente. Ad esempio, se si condivide con un utente che ha l'autorizzazione a visualizzare i propri contatti ma non ha l'autorizzazione a modificarli o eliminarli, potrà visualizzare il record ma non potrà modificarlo o eliminarlo.

Gli utenti con permessi di Super Admin o con accesso alla modifica delle proprietà Utenti condivisi o Team condivisi possono condividere i record.

Nota: l'account può utilizzare nomi personalizzati per ogni oggetto (ad esempio, account invece di azienda). Questo documento si riferisce agli oggetti con i loro nomi predefiniti di HubSpot.

Gestire l'accesso alle proprietà Utenti condivisi/Team condivisi

Per gestire gli utenti non amministratori che possono modificare le proprietà:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Proprietà.
3. Fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto, quindi selezionare l'oggetto con le proprietà da modificare (ad esempio, selezionare l'oggetto Contatto per gestire i permessi di condivisione dei contatti).
4. Cercare Condivisi.
5. Selezionare le caselle di controllo a sinistra dei nomi delle proprietà, quindi fare clic su Gestisci accesso nella parte superiore della tabella.

6. Nel pannello di destra, aggiornare l'accesso:
   • Privato solo ai superamministratori: solo gli amministratori possono visualizzare e modificare la proprietà. Ciò significa che solo gli amministratori possono condividere i record.
   • Consenti a tutti di visualizzare e modificare: tutti gli utenti dell'account possono visualizzare e modificare la proprietà. Ciò significa che tutti gli utenti possono condividere i record.
   • Consenti a tutti di visualizzare: tutti gli utenti possono visualizzare i valori della proprietà, ma solo gli amministratori possono modificarli. Ciò significa che solo gli amministratori possono condividere i record.
   • Assegnazione a utenti e team: consente di impostare il livello di accesso consentito per ogni team o per utenti specifici. È possibile concedere l'accesso alla sola visualizzazione o l'accesso sia alla visualizzazione che alla modifica. Qualsiasi utente o membro del team con accesso di visualizzazione e modifica può condividere i record.
7. Fare clic su Salva.

Condividere i record

Condividere i record in una pagina di indice dell'oggetto

Per condividere i record dalla pagina di indice dell'oggetto:

1. Navigare fino ai record (ad esempio, Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.).
2. Selezionare le caselle di controllo accanto ai record che si desidera condividere.
3. Nella parte superiore della tabella o della lavagna, fare clic su Condividi.

4. Nella finestra di dialogo, selezionare gli utenti e/o i team con cui si desidera condividere il record.
5. Fare clic su Condividi per confermare.

Condividere i record tramite un flusso di lavoro

Per condividere automaticamente i record con gli utenti e i team in base a dei criteri, creare un flusso di lavoro per impostare la proprietà Utenti condivisi/team per un determinato oggetto:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Automazione > Flussi di lavoro.
2. Creare un flusso di lavoro basato sull'oggetto con i record da condividere.
3. Impostare i criteri di iscrizione.
4. Aggiungere l'azioneModifica record.
5. Fare clic sul menu a discesa Proprietà da modificare, quindi selezionare Utenti condivisi o Team condivisi.
6. Fare clic sul menu a discesa Scegliere un valore, quindi selezionare gli utenti o i team con cui condividere automaticamente i record.
7. Selezionare se gli utenti/team verranno aggiunti o sostituiti agli utenti/team attualmente selezionati:
   • Selezionare Aggiungi ai valori attuali per aggiungerli ai valori esistenti della proprietà.
   • Selezionare Sostituisci valore/i corrente/i per sovrascrivere i valori esistenti della proprietà.

8. Fare clic su Salva.
9. Terminare l'impostazione del flusso di lavoro.

Una volta pubblicato il flusso di lavoro, se un record soddisfa i criteri di iscrizione, il record verrà condiviso con gli utenti/team selezionati.

Visualizzare gli utenti e i team che hanno accesso a un record

Per verificare quali utenti e team hanno accesso a un determinato record, è possibile:

• Visualizzare i valori del record per le proprietà Utenti condivisi e Team condivisi.
• Visualizzare il pannello di accesso a un record.