與使用者和團隊分享記錄

要讓使用者存取他們擁有的記錄以外的記錄，您可以分享個別記錄。您可以分享HubSpot 定義的和自訂的有記錄頁面的物件(例如聯絡人、約會、交易)。當您與使用者或團隊分享記錄時，它會賦予使用者或團隊主要成員與每個使用者的物件權限一致的記錄存取權。例如，如果您與有權限檢視自己的聯絡人，但沒有權限編輯或刪除聯絡人的使用者分享，他們可以檢視該記錄，但無法編輯或刪除該記錄。

具有「超級管理 員」權限或可編輯「共用使用者」或「共用團隊」屬性的使用者可以共用記錄。

請注意：您的帳戶可能會為每個物件使用個人化的名稱(例如：帳戶而非公司)。本文件以 HubSpot 預設名稱稱呼物件。

管理共用使用者/團隊屬性的存取權限

要管理哪些非管理員使用者可以編輯屬性：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側功能表中，導覽到內容。
3. 按一下選取物件下拉式功能表，然後選取要編輯屬性的物件(例如，選取聯絡人物件來管理聯絡人共用權限)。
4. 搜尋共用。
5. 選取屬性名稱左側的核取方塊，然後按一下表格上方的管理存取。

6. 在右側面板中，更新存取權限：
   • 只對超級管理員專用：只有管理員可以檢視和編輯該屬性。這表示只有管理員可以分享記錄。
   • 允許所有人檢視和編輯：您帳戶中的所有使用者都可以檢視和編輯該內容。這表示所有使用者都可以分享記錄。
   • 允許所有人檢視：所有使用者都可以檢視該屬性的值，但只有管理員可以編輯該值。這表示只有管理員可以共用記錄。
   • 分配給使用者和團隊：設定允許每個團隊或特定使用者存取的層級。您可以僅給予檢視存取權限，或同時給予檢視和編輯存取權限。任何具有檢視和編輯權限的使用者或小組成員都可以共用記錄。
7. 按一下儲存。

分享記錄

在物件索引頁面分享記錄

分享物件索引頁中的記錄：

1. 導覽至您的記錄(例如：在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。)。
2. 選擇要分享的記錄旁邊的核取方塊。
3. 在表格或板的頂端，按一下分享。

4. 在對話方塊中，選擇要與之分享記錄的使用者和/或小組。
5. 按一下共用以確認。

透過工作流程分享記錄

若要根據條件自動與使用者和團隊共用記錄，請建立工作流程，以設定指定物件的共用使用者/團隊屬性：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「自動化」>「工作流程」。
2. 根據要分享記錄的物件建立工作流程。
3. 設定註冊標準。
4. 新增編輯記錄動作。
5. 按一下要編輯的屬性下拉式功能表，然後選擇共用使用者或共用團隊。
6. 按一下Choose a value（選擇值）下拉式功能表，然後選擇要自動分享記錄的使用者 或小組。
7. 選擇使用者/團隊是否會加入或取代目前選取的使用者/團隊：
   • 選擇Append to current value(s)（追加到目前值） ，以追加到該屬性的現有值。
   • 選擇Replace current value(s)（取代目前值），以覆蓋該屬性的現有值。

8. 按一下儲存。
9. 完成設定工作流程。

工作流程發佈後，如果記錄符合註冊標準，該記錄就會與選定的使用者/團隊分享。

檢視可存取記錄的使用者和團隊

若要檢視哪些使用者和團隊可以存取指定記錄，您可以

• 查看記錄的共用使用者和共用團隊屬性的值。
• 檢視記錄上的記錄存取面板。