與使用者和團隊分享記錄

若要讓使用者除了擁有的記錄外，還能存取其他記錄，您可以分享個人聯絡人、公司、交易、支援查詢和自訂物件記錄。 當您與使用者或團隊分享記錄時，系統會根據每位使用者的物件權限，授予使用者或團隊主要成員存取記錄的權限。 例如，如果您與擁有檢視自己聯絡人權限但無權編輯或刪除聯絡人的使用者分享，他們可以檢視記錄，但無法編輯或刪除記錄。

與您共用的使用者和團隊會儲存在共用使用者和共用團隊屬性中。 擁有超級管理員權限或編輯共用使用者/團隊屬性的存取權限的使用者，可以從物件的索引頁面或透過工作流程或物件API更新屬性來分享記錄。

管理共用使用者/團隊屬性的存取權限

任何擁有「超級管理員」權限或編輯「共用使用者」或「共用 團隊」屬性的使用者都可以共用記錄。 若要管理哪些非管理員使用者可以編輯屬性：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
• 在左側邊欄選單中，前往「屬性」。
• 單擊選擇對象下拉菜單，然後選擇具有要編輯的屬性的對象。
• 搜尋「共用」。
• 若要編輯屬性的存取權限，請選取核取方塊，然後按一下表格頂端的管理存取權限。

• 在右側面板中，更新存取權限：
  • 專屬於超級管理員：只有管理員可以查看和編輯旅居。 也就是說，只有管理員可以分享紀錄。
  • 允許所有人查看和編輯：帳號中的所有用戶都可以查看和編輯房源。 這意味著所有用戶都可以分享記錄。
  • 允許所有人檢視：所有使用者都可以檢視屬性的值，但只有管理員可以編輯該值。 也就是說，只有管理員可以分享紀錄。
  • 指派給使用者和團隊：設定每個團隊或特定使用者的存取權限等級。 您可以只授予檢視權限，或同時授予檢視和編輯權限。 任何擁有檢視和編輯權限的用戶或團隊成員都可以分享記錄。

• 按一下儲存。

在物件索引頁面上分享記錄

若要從物件的索引頁面分享記錄：

• 前往你的紀錄：
  • 聯絡人： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。
  • 公司： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「公司」。
  • 優惠： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。
  • 門票： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「服務票證」。
  • 自訂物件： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」，然後選取「自訂物件」。
• 勾選要分享的紀錄核取方塊。
• 按一下桌子或看板上方的「分享」。

• 在對話框中，選擇要與其共享記錄的用戶和/或團隊。
• 按一下「分享」以確認。

透過工作流程分享紀錄

若要根據條件自動與使用者和團隊分享記錄，請建立工作流程，為指定物件設定「共用使用者/團隊」屬性：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「自動化」>「工作流程」。
• 根據要分享記錄的物件建立工作流程。
• 設定您的註冊條件。
• 添加Set property value操作。

請注意：目前不支援「複製屬性值」動作。

• 若要設定「屬性」，請選取「共用使用者」或「共用團隊」。
• 選取要自動分享記錄的使用者或團隊。
• 選擇是否將用戶/團隊添加到或替換當前選定的用戶/團隊：
  • 若要新增至屬性的現有值，請選取追加至目前值。
  • 若要覆寫屬性的現有值，請選取取代目前值。

• 按一下儲存。
• 完成工作流程設定。

發佈工作流程後，如果記錄符合註冊條件，將與所選用戶/團隊共享記錄。

檢視具有記錄存取權限的使用者和團隊

若要查看哪些使用者和團隊具有特定記錄的存取權限，您可以：

• 針對每個物件，檢視「共用使用者」和「共用 團隊」屬性的記錄值。

• 檢視記錄上的記錄存取面板。