Compartir registros con usuarios y equipos

Para dar a los usuarios acceso a otros registros además de los que les pertenecen, puedes compartir registros individuales. Puedes compartir objetos personalizados y definidos por HubSpot que tengan una página de registro (por ejemplo, contactos, citas, negocios). Cuando comparte un registro con un usuario o un equipo, otorga al usuario o a los miembros principales del equipo acceso al registro en consonancia con los permisos de objeto de cada usuario. Por ejemplo, si compartes con un usuario que tiene permiso para ver sus propios contactos pero no tiene permiso para editar o eliminar contactos, podrá ver el registro pero no podrá editarlo ni eliminarlo. 

Los usuarios con permisos de Superadministrador o acceso para editar las propiedades Usuarios compartidos o Equipos compartidos pueden compartir registros.

Atención: su cuenta puede utilizar nombres personalizados para cada objeto (por ejemplo, cuenta en lugar de empresa). Este documento se refiere a los objetos por sus nombres predeterminados de HubSpot.

Gestionar el acceso a las propiedades de los usuarios/equipos compartidos

Para gestionar qué usuarios no administradores pueden editar las propiedades:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Propiedades.
3. Haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y, a continuación, seleccione el objeto con las propiedades que desea editar (por ejemplo, Seleccionar el objeto de contacto para gestionar los permisos de uso compartido de contactos).
4. Búsqueda de Compartido.
5. Seleccione las casillas de verificación situadas a la izquierda de los nombres de las propiedades y, a continuación, haga clic en Gestionar acceso en la parte superior de la tabla.

6. En el panel derecho, actualice el acceso:
   • Privado sólo para superadministradores: sólo los administradores pueden ver y editar la propiedad. Esto significa que sólo los administradores pueden compartir registros.
   • Permitir a todos ver y editar: todos los usuarios de su cuenta pueden ver y editar la propiedad. Esto significa que todos los usuarios pueden compartir registros.
   • Permitir a todos ver: todos los usuarios pueden ver los valores de la propiedad, pero sólo los administradores pueden editar el valor. Esto significa que sólo los administradores pueden compartir registros.
   • Asignar a usuarios y equipos: establecer el nivel de acceso permitido para cada equipo o usuarios específicos. Puede dar acceso sólo a la vista o tanto a la vista como a la edición. Cualquier usuario o miembro del equipo con acceso de visualización y edición puede compartir registros.
7. Haz clic en Guardar.

Compartir registros

Compartir registros en una página de índice de objetos

Para compartir registros de la página de índice del objeto:

1. Navegue hasta sus registros (por ejemplo, En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.).
2. Seleccione las casillas de verificación situadas junto a los registros que desea compartir.
3. En la parte superior de la tabla o tablero, haga clic en Compartir.

4. En el cuadro de diálogo, seleccione los usuarios de y/o los equipos de con los que desea compartir el registro.
5. Haga clic en Compartir para confirmar.

Compartir registros mediante un flujo de trabajo

Para compartir automáticamente registros con usuarios y equipos en función de criterios, cree un flujo de trabajo para establecer la propiedad Usuarios/equipos compartidos para un objeto determinado:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Cree un flujo de trabajo basado en el objeto con los registros a compartir.
3. Establezca sus criterios de inscripción en .
4. Añada la acciónEditar registros.
5. Haga clic en el menú desplegable Propiedad a editar y seleccione Usuarios compartidos o Equipos compartidos.
6. Haga clic en el menú desplegable Elegir un valor y, a continuación, seleccione los usuarios o equipos con los que desea compartir automáticamente los registros.
7. Seleccione si los usuarios/equipos se añadirán o sustituirán a los usuarios/equipos seleccionados actualmente:
   • Seleccione Añadir a valor(es) actual(es) para añadir a los valores existentes de la propiedad.
   • Seleccione Reemplazar valor(es) actual(es) para sobrescribir los valores existentes de la propiedad.

8. Haz clic en Guardar.
9. Finalice configurando su flujo de trabajo.

Una vez publicado el flujo de trabajo, si un registro cumple los criterios de inscripción, el registro se compartirá con los usuarios/equipos seleccionados.

Ver los usuarios y equipos con acceso a un registro

Para revisar qué usuarios y equipos tienen acceso a un registro determinado, puedes:

• Ver los valores del registro para las propiedades Usuarios compartidos y Equipos compartidos .
• Ver el panel de acceso al registro en un registro.