Compartir registros con usuarios y equipos

Para dar a los usuarios acceso a otros registros además de los que les pertenecen, puede compartir registros individuales de contactos, empresas, operaciones, tickets y objetos personalizados. Cuando comparte un registro con un usuario o un equipo, otorga al usuario o a los miembros principales del equipo acceso al registro en consonancia con los permisos de objeto de cada usuario. Por ejemplo, si compartes con un usuario que tiene permiso para ver sus propios contactos pero no tiene permiso para editar o eliminar contactos, podrá ver el registro pero no podrá editarlo ni eliminarlo.

Los usuarios y equipos con los que comparte se almacenan en las propiedades Usuarios compartidos y Equipos compartidos. Los usuarios con permisos Super Admin o acceso para editar las propiedades Usuarios/equipos compartidos pueden compartir registros desde la página de índice del objeto o actualizando las propiedades mediante flujos de trabajo o las APIs del objeto .

Gestionar el acceso a las propiedades de Usuarios/equipos compartidos

Cualquier usuario con permiso Super Admin o acceso para editar las propiedades Usuarios compartidos o Equipos compartidos puede compartir registros. Para gestionar qué usuarios no administradores pueden editar las propiedades:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.
• Haga clic en el menú desplegable Seleccione un objeto y, a continuación, seleccione el objeto  con las propiedades que desea editar.
• Búsqueda de Compartido.
• Para editar el acceso a las propiedades, seleccione las casillas y, a continuación, haga clic en Gestionar acceso en la parte superior de la tabla.

• En el panel derecho, actualice el acceso:
  • Privado sólo para superadministradores: sólo los administradores pueden ver y editar la propiedad. Esto significa que sólo los administradores pueden compartir registros.
  • Permitir a todos ver y editar: todos los usuarios de su cuenta pueden ver y editar la propiedad. Esto significa que todos los usuarios pueden compartir registros.
  • Permitir a todos ver: todos los usuarios pueden ver los valores de la propiedad, pero sólo los administradores pueden editar el valor. Esto significa que sólo los administradores pueden compartir registros.
  • Asignar a usuarios y equipos: establecer el nivel de acceso permitido para cada equipo o usuarios específicos. Puede dar acceso sólo a la vista o tanto a la vista como a la edición. Cualquier usuario o miembro del equipo con acceso de visualización y edición puede compartir registros.

• Haz clic en Guardar.

Compartir registros en una página de índice de objetos

Para compartir registros de la página de índice del objeto:

• Ve a los registros:
  • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
  • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
  • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
  • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
  • Objetos personalizados: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM, y a continuación selecciona el objeto personalizado.
• Seleccione las casillas de los registros que desee compartir.
• En la parte superior de la tabla o tablero, haga clic en Compartir.

• En el cuadro de diálogo, seleccione los usuarios de y/o los equipos de con los que desea compartir el registro.
• Haga clic en Compartir para confirmar.

Compartir registros mediante un flujo de trabajo

Para compartir automáticamente registros con usuarios y equipos en función de criterios, cree un flujo de trabajo para establecer la propiedad Usuarios/equipos compartidos para un objeto determinado:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
• Cree un flujo de trabajo basado en el objeto con los registros a compartir.
• Establezca sus criterios de inscripción en .
• Añada el valor de la propiedad Set acción.

Nota: la acción Copiar valor de propiedad no está soportada actualmente.

• Para la propiedad a establecer, seleccione Usuarios compartidos o Equipos compartidos.
• Seleccione los usuarios de o los equipos de con los que compartir automáticamente los registros.
• Seleccione si los usuarios/equipos se añadirán o sustituirán a los usuarios/equipos seleccionados actualmente:
  • Para añadir a los valores existentes de la propiedad, seleccione Añadir a valor(es) actual(es).
  • Para sobrescribir los valores existentes de la propiedad, seleccione Reemplazar valor(es) actual(es).

• Haz clic en Guardar.
• Finalice configurando su flujo de trabajo.

Una vez publicado el flujo de trabajo, si un registro cumple los criterios de inscripción, el registro se compartirá con los usuarios/equipos seleccionados.

Ver los usuarios y equipos con acceso a un registro

Para revisar qué usuarios y equipos tienen acceso a un registro determinado, puedes:

• Para cada objeto, vea los valores del registro para las propiedades Usuarios compartidos y Equipos compartidos.

• Ver el panel de acceso al registro en un registro.