Udostępnianie rekordów użytkownikom i zespołom

Aby zapewnić użytkownikom dostęp do rekordów innych niż te, których są właścicielami, można udostępniać indywidualne rekordy kontaktów, firm, transakcji, zgłoszeń i obiektów niestandardowych. Udostępnienie rekordu użytkownikowi lub zespołowi daje użytkownikowi lub głównym członkom zespołu dostęp do rekordu zgodnie z uprawnieniami do obiektów każdego użytkownika. Na przykład, jeśli udostępniasz rekord użytkownikowi, który ma uprawnienia do wyświetlania własnych kontaktów, ale nie ma uprawnień do edytowania lub usuwania kontaktów, może on wyświetlać rekord, ale nie może go edytować ani usuwać.

Użytkownicy i zespoły, którym udostępniasz dane, są przechowywane we właściwościach Shared Users i Shared Teams. Użytkownicy z uprawnieniami Super Admin lub dostępem do edycji właściwości Shared users/teams mogą udostępniać rekordy ze strony indeksu obiektu lub poprzez aktualizację właściwości za pośrednictwem przepływów pracy lub interfejsów API obiektu.

Zarządzanie dostępem do właściwości Shared Users/Teams

Każdy użytkownik z uprawnieniami Super Admin lub dostępem do edycji właściwości Shared users lub Shared teams może udostępniać rekordy. Aby zarządzać tym, którzy użytkownicy niebędący administratorami mogą edytować właściwości:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Właściwości.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt, a następnie wybierz obiekt z właściwościami do edycji.
• Wyszukaj Shared.
• Aby edytować dostęp do właściwości, zaznacz pola wyboru, a następnie kliknij Zarządzaj dostępem w górnej części tabeli.

• W prawym panelu zaktualizuj dostęp:
  • Prywatny tylko dla superadministratorów: tylko administratorzy mogą wyświetlać i edytować właściwość. Oznacza to, że tylko administratorzy mogą udostępniać rekordy.
  • Zezwalaj wszystkim na wyświetlanie i edycję: wszyscy użytkownicy na koncie mogą wyświetlać i edytować właściwość. Oznacza to, że wszyscy użytkownicy mogą udostępniać rekordy.
  • Zezwalaj wszystkim na wyświetlanie: wszyscy użytkownicy mogą wyświetlać wartości właściwości, ale tylko administratorzy mogą je edytować. Oznacza to, że tylko administratorzy mogą udostępniać rekordy.
  • Przypisz do użytkowników i zespołów: ustaw poziom dostępu dozwolony dla każdego zespołu lub określonych użytkowników. Możesz przyznać dostęp tylko do widoku lub zarówno do widoku, jak i do edycji. Każdy użytkownik lub członek zespołu z dostępem do podglądu i edycji może udostępniać rekordy.

• Kliknij przycisk Zapisz.

Udostępnianie rekordów na stronie indeksu obiektów

Aby udostępnić rekordy ze strony indeksu obiektu:

• Przejdź do swoich rekordów:
  • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
  • Oferty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Bilety: Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
  • Obiekty niestandardowe: Na swoim koncie HubSpot przejdź do System CRM, a następnie wybierz obiekt niestandardowy.
• Zaznacz pola wyboru rekordów, które chcesz udostępnić.
• W górnej części tabeli lub tablicy kliknij przycisk Udostępnij.

• W oknie dialogowym wybierz użytkowników i/lub zespoły, którym chcesz udostępnić rekord.
• Kliknij Udostępnij, aby potwierdzić.

Udostępnianie rekordów za pośrednictwem przepływu pracy

Aby automatycznie udostępniać rekordy użytkownikom i zespołom na podstawie kryteriów, utwórz przepływ pracy, aby ustawić właściwość Współdzieleni użytkownicy/zespoły dla danego obiektu:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy..
• Utwórz przepływ pracy na podstawie obiektu z rekordami do udostępnienia.
• Ustaw kryteria rejestracji.
• Dodaj akcjęUstaw wartość właściwości .

Uwaga: akcja Copy property value nie jest obecnie obsługiwana.

• W polu Właściwość do ustawienia wybierz opcję Współdzieleni użytkownicy lub Współdzielone zespoły.
• Wybierz użytkowników lub zespoły, z którymi mają być automatycznie udostępniane rekordy.
• Wybierz, czy użytkownicy/zespoły zostaną dodani do aktualnie wybranych użytkowników/zespołów, czy ich zastąpią:
  • Aby dodać do istniejących wartości właściwości, wybierz opcję Append to current value(s).
  • Aby zastąpić istniejące wartości właściwości, wybierz opcję Zastąp bieżące wartości.

• Kliknij przycisk Zapisz.
• Zakończ konfigurację przepływu pracy.

Po opublikowaniu przepływu pracy, jeśli rekord spełnia kryteria rejestracji, zostanie on udostępniony wybranym użytkownikom/zespołom.

Wyświetlanie użytkowników i zespołów z dostępem do rekordu

Aby sprawdzić, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do danego rekordu, można

• Dla każdego obiektu wyświetlić wartości rekordu dla właściwości Shared users i Shared teams.

• Wyświetlić panel dostępu do rekordu na rekordzie.