Records delen met gebruikers en teams

Om gebruikers toegang te geven tot andere records dan die waarvan ze eigenaar zijn, kun je individuele contact-, bedrijfs-, deal-, ticket- en aangepaste objectrecords delen. Wanneer je een record deelt met een gebruiker of team, geeft dit de gebruiker of primaire leden van het team toegang tot het record in overeenstemming met de objectrechten van elke gebruiker. Als u bijvoorbeeld een record deelt met een gebruiker die toestemming heeft om zijn eigen contactpersonen te bekijken, maar geen toestemming heeft om contactpersonen te bewerken of te verwijderen, kan deze gebruiker het record bekijken, maar niet bewerken of verwijderen.

De gebruikers en teams waarmee u deelt, worden opgeslagen in de eigenschappen Gedeelde gebruikers en Gedeelde teams. Gebruikers met Superbeheerdersrechten of toegang tot de eigenschappen Gedeelde gebruikers/teams kunnen records delen vanaf de indexpagina van het object of door de eigenschappen bij te werken via workflows of de object-API's.

Toegang tot de eigenschappen Gedeelde gebruikers/teams beheren

Elke gebruiker met Super Admin rechten of toegang tot het bewerken van de eigenschappen Gedeelde gebruikers of Gedeelde teams kan records delen. Om te beheren welke niet-beheerders de eigenschappen kunnen bewerken:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Eigenschappen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer het object met de eigenschappen die u wilt bewerken.
• Zoek naar Gedeeld.
• Om de toegang tot de eigenschappen te bewerken, selecteer je de selectievakjes en klik je vervolgens op Toegang beheren boven in de tabel.

• Werk in het rechterpaneel de toegang bij:
  • Alleen privé voor superbeheerders: alleen beheerders kunnen de eigenschap bekijken en bewerken. Dit betekent dat alleen beheerders records kunnen delen.
  • Iedereen toestaan om te bekijken en te bewerken: alle gebruikers in je account kunnen de eigenschap bekijken en bewerken. Dit betekent dat alle gebruikers records kunnen delen.
  • Iedereen toestaan om te bekijken: alle gebruikers kunnen de waarden van de eigenschap bekijken, maar alleen beheerders kunnen de waarde bewerken. Dit betekent dat alleen beheerders records kunnen delen.
  • Toewijzen aan gebruikers en teams: stel het toegangsniveau in voor elk team of voor specifieke gebruikers. Je kunt alleen view toegang geven of zowel view als edit toegang. Elke gebruiker of teamlid met weergave- en bewerkingstoegang kan records delen.

• Klik op Opslaan.

Records delen op een objectindexpagina

U kunt records delen vanaf de objectindexpagina:

• Navigeer naar je records:
  • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
  • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
  • Aangepaste objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object.
• Schakel de selectievakjes in van de records die u wilt delen.
• Klik boven aan de tabel of het bord op Delen.

• Selecteer in het dialoogvenster de gebruikers en/of teams waarmee je het record wilt delen.
• Klik op Delen om te bevestigen.

Records delen via een workflow

Om records automatisch te delen met gebruikers en teams op basis van criteria, maak je een workflow om de eigenschap Gedeelde gebruikers/teams in te stellen voor een bepaald object:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Maak een workflow op basis van het object met de records die u wilt delen.
• Stel je aanmeldingscriteria in.
• Voeg de actieWaarde eigenschap instellen toe.

Let op: de actie Kopieer eigenschapwaarde wordt momenteel niet ondersteund.

• Selecteer Gedeelde gebruikers of Gedeelde teams voor de in te stellen eigenschap.
• Selecteer de gebruikers of teams waarmee automatisch records moeten worden gedeeld.
• Selecteer of de gebruikers/teams worden toegevoegd aan of in de plaats komen van de huidige geselecteerde gebruikers/teams:
  • Om toe te voegen aan de bestaande waarden van de eigenschap, selecteer Voeg toe aan huidige waarde(n).
  • Om de bestaande waarden van de eigenschap te overschrijven, selecteert u Huidige waarde(n) vervangen.

• Klik op Opslaan.
• Voltooi het instellen van je workflow.

Zodra de workflow is gepubliceerd, wordt een record dat voldoet aan de aanmeldingscriteria gedeeld met de geselecteerde gebruikers/teams.

De gebruikers en teams met toegang tot een record bekijken

Om te bekijken welke gebruikers en teams toegang hebben tot een bepaalde record, kunt u:

• Voor elk object de recordwaarden bekijken voor de eigenschappen Gedeelde gebruikers en Gedeelde teams.

• Het toegangspaneel voor een record weergeven.