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ユーザーとチームでレコードを共有(BETA)

更新日時 2024年 8月 21日

以下の 製品でご利用いただけます(別途記載されている場合を除きます)。

Marketing Hub   Enterprise
Sales Hub   Enterprise
Service Hub   Enterprise
Operations Hub   Enterprise
Content Hub   Enterprise

ユーザー別レコードへのアクセス権を付与するには、コンタクト、会社、取引、チケット、カスタムオブジェクトの各レコードを共有します。レコードをユーザーまたはチームと共有すると、そのユーザーまたはチームの主要メンバーに、各ユーザーのオブジェクト権限と一致するレコードへのアクセス権が付与されます。例えば、自分のコンタクトを表示する権限はあるが、コンタクトを編集したり削除したりする権限はないユーザーと共有する場合、そのユーザーはレコードを表示できますが、編集や削除はできません。 

共有するユーザーとチームは、Shared UsersとShared Teamsのプロパティーに保存されます。スーパー管理者の権限を持つユーザー、または共有ユーザー/チームプロパティを編集するアクセス権を持つユーザーは、オブジェクトのホームページから、またはワークフローやオブジェクト APIを介してプロパティを更新することで、レコードを共有することができます。

共有ユーザーとチームのプロパティーへのアクセス権を管理します。

スーパー管理者権限を持つユーザー、または共有ユーザーまたは共有チームプロパティを編集するアクセス権を持つユーザーであれば、誰でもレコードを共有することができます。プロパティーを編集できる管理者以外のユーザーを管理する:

  • HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
  • 左のサイドバーメニューで[プロパティー]を選択します。
  • Select an objectドロップダウンメニューをクリックし、編集するプロパティーを持つオブジェクトを選択する。
  • 共有を検索する。
  • プロパティーへのアクセスを編集するには、チェックボックスを選択し、表の上部にあるアクセス権を管理をクリックします。

共有ユーザーチームへのアクセス権を管理プロパティー

  • 右のパネルでアクセス権を更新する:
    • スーパー管理者のみ非公開 : 管理者のみがプロパティーを表示および編集できます。これは管理者だけがレコードを共有できることを意味する。
    • Allow everyone to view and edit : アカウント内の全てのユーザがプロパティの表示および編集が可能です。つまり、すべてのユーザーがレコードを共有できる。
    • Allow everyone to view : 全てのユーザがプロパティの値を表示できますが、管理者のみが値を編集できます。これは管理者だけがレコードを共有できることを意味する。
    • ユーザーおよびチームに割り当てる : 各チームまたは特定のユーザーに許可されるアクセスレベルを設定します。表示のみ、または表示および編集へのアクセス権を付与することができます。表示および編集アクセス権を持つユーザーまたはチームメンバーであれば、誰でもレコードを共有できます。

ギブ・チーム・ビューおよび編集

  • [保存]をクリックします。
プロパティの表示および編集アクセスを制限する について続きを表示。

オブジェクトのホームページでレコードを共有する

オブジェクトのホームページからレコードを共有する:

  • レコードに移動します。
    • コンタクト:HubSpotアカウントにて、[CRM]>[コンタクト]の順に進みます。
    • 会社:HubSpotアカウントにて、[CRM]>[会社]の順に進みます。
    • 取引:HubSpotアカウントにて、[CRM]>[取引]の順に進みます。
    • チケット:HubSpotアカウントにて、[CRM]>[チケット]の順に進みます。
    • カスタムオブジェクト:HubSpotアカウントにて、[CRM]に移動し、[カスタムオブジェクト]を選択します。
  • 共有したいレコードのチェックボックスを選択します。
  • テーブルまたはボードの上部で、Shareをクリックします。

シェアレコードホームページ

  • ダイアログボックスで、レコードを共有したいユーザーおよび/またはチームを選択します。
  • Shareをクリックして確認する。

シェアレコードダイアログボックス

ワークフローによるレコードの共有

条件に基づいて自動的にユーザーとチームでレコードを共有するには、Shared Users/Teamsプロパティを所定のオブジェクトに設定するワークフローを作成します:

注:プロパティー値をコピーアクションは現在サポートされていない。

  • 設定するプロパティーについては、共有ユーザーまたは共有チームを選択します。
  • レコードを自動的に共有するユーザーまたはチームを選択します。
  • ユーザーまたはチームを、現在選択されているユーザーまたはチームに追加するか、または置き換えるかを選択します:
    • プロパティの既存の値を追加するには、Append to current value(s)を選択します。
    • プロパティの既存の値を上書きするには、現在の値を置換を選択します。

シェアレコードワークフローアクション

ワークフローが公開されると、レコードが登録条件を満たしている場合、そのレコードは選択したユーザーとチームに共有されます。

レコードにアクセスできるユーザーとチームの表示

どのユーザーとチームが特定のレコードへのアクセス権を付与されているかを確認するには、以下の方法があります:

  • 各オブジェクトについて、Shared UsersとShared Teamsのプロパティーについて、レコードの値を表示する。

共有ユーザーとチームのプロパティー

レコード・アクセス・パネル

 

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