ユーザーとチームでのレコード共有

ユーザーに、所有するレコードだけでなくレコードへのアクセス権を付与するために、個別のレコードを共有することもできます。レコードページを持つ HubSpot定義のカスタムオブジェクト (コンタクト、商談、取引など)を共有することができます。レコードをユーザーまたはチームと共有する場合、各ユーザーの オブジェクト権限と一致するレコードへのアクセス権が、そのユーザーまたはチームのプライマリーメンバーに付与されます。例えば、自分のコンタクトを表示する権限はあるが、コンタクトを編集または削除する権限を持っていないユーザーと共有する場合、そのユーザーはレコードを表示することはできますが、編集や削除はできません。 

スーパー管理者権限 、または 「共有ユーザー 」または 「共有チーム 」プロパティーを編集するアクセス権を持つユーザーは、レコードを共有できます。

注: アカウントでは、 各オブジェクトにパーソナライズされた名前 を使用することができます(例えば、「会社」ではなく「アカウント」)。このドキュメントでは、HubSpotでのデフォルトの名前でオブジェクトを参照しています。

共有ユーザー/チームのプロパティーへのアクセス権を管理

プロパティーを編集できる管理者以外のユーザーを管理する：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで[ プロパティー]に移動します。
3. [オブジェクトを選択]ドロップダウンメニューをクリックし、編集するプロパティーを含むオブジェクト を選択します(例:「コンタクト共有権限を管理するコンタクトオブジェクトを選択」)。
4. 共有を検索する。
5. プロパティー名の左側の チェックボックス を選択してから、テーブルの上部にある[ アクセス権を管理 ]をクリックします。

6. 右のパネルでアクセス権を更新する：
   • スーパー管理者のみ非公開 : 管理者のみがプロパティーを表示および編集できます。これは管理者だけがレコードを共有できることを意味する。
   • 全員に表示と編集を許可:アカウント内のすべてのユーザーがプロパティーを表示して編集できます。つまり、全てのユーザーがレコードを共有できる。
   • Allow everyone to view : 全てのユーザーがプロパティーの値を表示できますが、管理者のみが値を編集できます。これは管理者だけがレコードを共有できることを意味する。
   • ユーザーおよびチームに割り当てる : 各チームまたは特定のユーザーに許可されるアクセスレベルを設定します。表示のみへのアクセス権を付与することも、表示および編集へのアクセス権を付与することもできます。表示および編集アクセス権を持つユーザーまたはチームメンバーであれば、誰でもレコードを共有できます。
7. ［保存］をクリックします。

レコードの共有

オブジェクト一覧ページでのレコード共有

オブジェクトの一覧ページからレコードを共有する：

1. レコード ( HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［取引］の順に進みます。など)に移動します。
2. 共有するレコードの横にある チェックボックスをオンにします 。
3. テーブルまたはボードの上部で、Shareをクリックします。

4. ダイアログボックスで、レコードを共有したいユーザーおよび/またはチームを選択します。
5. Shareをクリックして確認する。

ワークフローによるレコードの共有

条件に基づいて自動的にユーザーとチームでレコードを共有するには、ワークフローを作成し、指定されたオブジェクトにShared users/teamsプロパティーを設定します：

1. HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
2. ワークフローを作成する共有するレコードを持つオブジェクトをベースにする。
3. 登録基準の設定 .
4. [レコードを編集 ]アクションを追加します。
5. [編集するプロパティー ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ 共有ユーザー ]または [共有チーム]を選択します。
6. [値を選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、レコードを自動的に共有する ユーザー または チーム を選択します。
7. ユーザーまたはチームを、現在選択されているユーザーまたはチームに追加するか、または置き換えるかを選択します：
   • [ 現在の値に追加]を選択して、プロパティーの既存の値に追加します。
   • [ 現在の値を置換 ]を選択して、プロパティーの既存の値を上書きします。

8. ［保存］をクリックします。
9. 終了ワークフローの設定 .

ワークフローが公開されると、レコードが登録条件を満たしている場合、そのレコードは選択したユーザーとチームに共有されます。

レコードにアクセスできるユーザーとチームの表示

どのユーザーとチームが特定のレコードへのアクセス権を付与されているかを確認するには、以下の方法があります：

• [共有ユーザー ]プロパティーと共有 チーム プロパティーの レコードの値 を表示します。
• レコードアクセスパネルレコードを表示します。