ユーザーとチームでレコードを共有(BETA)
更新日時 2024年 8月 21日
以下の 製品でご利用いただけます(別途記載されている場合を除きます)。
Marketing Hub Enterprise |
Sales Hub Enterprise |
Service Hub Enterprise |
Operations Hub Enterprise |
Content Hub Enterprise |
ユーザー別レコードへのアクセス権を付与するには、コンタクト、会社、取引、チケット、カスタムオブジェクトの各レコードを共有します。レコードをユーザーまたはチームと共有すると、そのユーザーまたはチームの主要メンバーに、各ユーザーのオブジェクト権限と一致するレコードへのアクセス権が付与されます。例えば、自分のコンタクトを表示する権限はあるが、コンタクトを編集したり削除したりする権限はないユーザーと共有する場合、そのユーザーはレコードを表示できますが、編集や削除はできません。
共有するユーザーとチームは、Shared UsersとShared Teamsのプロパティーに保存されます。スーパー管理者の権限を持つユーザー、または共有ユーザー/チームプロパティを編集するアクセス権を持つユーザーは、オブジェクトのホームページから、またはワークフローやオブジェクト APIを介してプロパティを更新することで、レコードを共有することができます。
共有ユーザーとチームのプロパティーへのアクセス権を管理します。
スーパー管理者権限を持つユーザー、または共有ユーザーまたは共有チームプロパティを編集するアクセス権を持つユーザーであれば、誰でもレコードを共有することができます。プロパティーを編集できる管理者以外のユーザーを管理する:
- HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
- 左のサイドバーメニューで[プロパティー]を選択します。
- Select an objectドロップダウンメニューをクリックし、編集するプロパティーを持つオブジェクトを選択する。
- 共有を検索する。
- プロパティーへのアクセスを編集するには、チェックボックスを選択し、表の上部にあるアクセス権を管理をクリックします。
- 右のパネルでアクセス権を更新する:
- スーパー管理者のみ非公開 : 管理者のみがプロパティーを表示および編集できます。これは管理者だけがレコードを共有できることを意味する。
- Allow everyone to view and edit : アカウント内の全てのユーザがプロパティの表示および編集が可能です。つまり、すべてのユーザーがレコードを共有できる。
- Allow everyone to view : 全てのユーザがプロパティの値を表示できますが、管理者のみが値を編集できます。これは管理者だけがレコードを共有できることを意味する。
- ユーザーおよびチームに割り当てる : 各チームまたは特定のユーザーに許可されるアクセスレベルを設定します。表示のみ、または表示および編集へのアクセス権を付与することができます。表示および編集アクセス権を持つユーザーまたはチームメンバーであれば、誰でもレコードを共有できます。
- [保存]をクリックします。
オブジェクトのホームページでレコードを共有する
オブジェクトのホームページからレコードを共有する:
- レコードに移動します。
- コンタクト:HubSpotアカウントにて、[CRM]>[コンタクト]の順に進みます。
- 会社:HubSpotアカウントにて、[CRM]>[会社]の順に進みます。
- 取引:HubSpotアカウントにて、[CRM]>[取引]の順に進みます。
- チケット:HubSpotアカウントにて、[CRM]>[チケット]の順に進みます。
- カスタムオブジェクト:HubSpotアカウントにて、[CRM]に移動し、[カスタムオブジェクト]を選択します。
- 共有したいレコードのチェックボックスを選択します。
- テーブルまたはボードの上部で、Shareをクリックします。
- ダイアログボックスで、レコードを共有したいユーザーおよび/またはチームを選択します。
- Shareをクリックして確認する。
ワークフローによるレコードの共有
条件に基づいて自動的にユーザーとチームでレコードを共有するには、Shared Users/Teamsプロパティを所定のオブジェクトに設定するワークフローを作成します:
- HubSpotのアカウントにて、[自動化]>[ワークフロー]の順に進みます。
- ワークフローを作成する共有するレコードを持つオブジェクトをベースにする。
- 登録基準の設定 .
- プロパティー値を設定アクションを追加する。
注:プロパティー値をコピーアクションは現在サポートされていない。
- 設定するプロパティーについては、共有ユーザーまたは共有チームを選択します。
- レコードを自動的に共有するユーザーまたはチームを選択します。
- ユーザーまたはチームを、現在選択されているユーザーまたはチームに追加するか、または置き換えるかを選択します:
- プロパティの既存の値を追加するには、Append to current value(s)を選択します。
- プロパティの既存の値を上書きするには、現在の値を置換を選択します。
- [保存]をクリックします。
- 終了ワークフローの設定 .
ワークフローが公開されると、レコードが登録条件を満たしている場合、そのレコードは選択したユーザーとチームに共有されます。
レコードにアクセスできるユーザーとチームの表示
どのユーザーとチームが特定のレコードへのアクセス権を付与されているかを確認するには、以下の方法があります:
- 各オブジェクトについて、Shared UsersとShared Teamsのプロパティーについて、レコードの値を表示する。
- レコードアクセスパネルレコードを表示します。