ユーザーとチームでのレコード共有

ユーザー別レコードへのアクセス権を付与するには、コンタクト、会社、取引、チケット、カスタムオブジェクトの各レコードを共有します。レコードをユーザーまたはチームと共有すると、そのユーザーまたはチームの主要メンバーに、各ユーザーのオブジェクト権限と一致するレコードへのアクセス権が付与されます。例えば、自分のコンタクトを表示する権限はあるが、コンタクトを編集または削除する権限を持っていないユーザと共有する場合、そのユーザはレコードを表示することはできますが、編集や削除はできません。

共有するユーザーとチームは、Shared UsersとShared Teamsのプロパティーに保存されます。スーパー管理者の権限を持つユーザー、または共有ユーザー/チームプロパティを編集するアクセス権を持つユーザーは、オブジェクトのインデックスページから、またはワークフローやオブジェクト APIを介してプロパティを更新することで、レコードを共有することができます。

スーパー管理者の権限を持つユーザー、または共有ユーザーまたは共有チームのプロパティを編集するアクセス権を持つユーザーであれば、誰でもレコードを共有することができます。プロパティーを編集できる管理者以外のユーザーを管理する：

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左のサイドバーメニューで［プロパティー］を選択します。
• Select an objectドロップダウンメニューをクリックし、編集するプロパティーを持つオブジェクトを選択する。
• 共有を検索する。
• プロパティーへのアクセスを編集するには、チェックボックスを選択し、表の上部にあるアクセス権を管理をクリックします。

• 右のパネルでアクセス権を更新する：
  • スーパー管理者のみ非公開 : 管理者のみがプロパティーを表示および編集できます。これは管理者だけがレコードを共有できることを意味する。
  • Allow everyone to view and edit : アカウント内の全てのユーザーがプロパティーの表示および編集が可能です。つまり、すべてのユーザーがレコードを共有できる。
  • Allow everyone to view : 全てのユーザーがプロパティーの値を表示できますが、管理者のみが値を編集できます。これは管理者だけがレコードを共有できることを意味する。
  • ユーザーおよびチームに割り当てる : 各チームまたは特定のユーザーに許可されるアクセスレベルを設定します。表示のみへのアクセス権を付与することも、表示および編集へのアクセス権を付与することもできます。表示および編集アクセス権を持つユーザーまたはチームメンバーであれば、誰でもレコードを共有できます。

• ［保存］をクリックします。

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• ワークフローを作成する共有するレコードを持つオブジェクトをベースにする。
• 登録基準の設定 .
• プロパティー値を設定アクションを追加する。

注：プロパティー値をコピーアクションは現在サポートされていない。

• 設定するプロパティーについては、共有ユーザーまたは共有チームを選択します。
• レコードを自動的に共有するユーザーまたはチームを選択します。
• ユーザーまたはチームを、現在選択されているユーザーまたはチームに追加するか、または置き換えるかを選択します：
  • プロパティーの既存の値を追加するには、Append to current value(s)を選択します。
  • プロパティーの既存の値を上書きするには、現在の値を置換を選択します。

• ［保存］をクリックします。
• 終了ワークフローの設定 .

ワークフローが公開されると、レコードが登録条件を満たしている場合、そのレコードは選択したユーザーとチームに共有されます。

レコードにアクセスできるユーザーとチームの表示

どのユーザーとチームが特定のレコードへのアクセス権を付与されているかを確認するには、以下の方法があります：

• 各オブジェクトについて、共有ユーザーと共有チームプロパティについて、レコードの値を表示する。

• レコードアクセスパネルレコードを表示します。