Partager des enregistrements avec des utilisateurs et des équipes

Pour donner aux utilisateurs l’accès à des fiches d’informations en plus de celles qu’ils possèdent, vous pouvez partager des fiches d’informations individuelles. Vous pouvez partager des objets définis et personnalisés par HubSpot qui ont une page de fiche d’informations (par exemple, contacts, rendez-vous, transactions). Lorsque vous partagez un enregistrement avec un utilisateur ou une équipe, l'utilisateur ou les membres principaux de l'équipe ont accès à l'enregistrement conformément aux autorisations d'objet de chaque utilisateur. Par exemple, si vous partagez avec un utilisateur qui a le droit d'afficher ses propres contacts mais qui n'a pas le droit de modifier ou de supprimer des contacts, il peut afficher l'enregistrement mais ne peut ni le modifier ni le supprimer. 

Les utilisateurs disposant d’autorisations de super administrateur ou d’un accès permettant de modifier les propriétés Utilisateurs partagés ou Équipes partagées peuvent partager des fiches d’informations.

Remarque : Votre compte peut utiliser des noms personnalisés pour chaque objet (par exemple, compte au lieu d’entreprise). Ce document fait référence aux objets par leur nom par défaut HubSpot.

Gérer l’accès aux propriétés des utilisateurs/équipes partagés

Pour déterminer quels utilisateurs non administrateurs peuvent modifier les propriétés :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.
3. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet, puis sélectionnez l’objet avec les propriétés à modifier (par exemple, Sélectionnez l’objet de contact pour gérer les autorisations de partage de contacts).
4. Recherche de Partagé.
5. Sélectionnez les cases à gauche des noms de propriété, puis cliquez sur Gérer l’accès en haut du tableau.

6. Dans le panneau de droite, actualisez l'accès :
   • Privé aux super administrateurs uniquement: seuls les administrateurs peuvent voir et modifier la propriété. Cela signifie que seuls les administrateurs peuvent partager des enregistrements.
   • Autoriser tout le monde à voir et à modifier: tous les utilisateurs de votre compte peuvent voir et modifier la propriété. Cela signifie que tous les utilisateurs peuvent partager des enregistrements.
   • Autoriser tout le monde à voir: tous les utilisateurs peuvent voir les valeurs de la propriété, mais seuls les administrateurs peuvent modifier la valeur. Cela signifie que seuls les administrateurs peuvent partager des enregistrements.
   • Affectation aux utilisateurs et aux équipes: définir le niveau d'accès autorisé pour chaque équipe ou pour des utilisateurs spécifiques. Vous pouvez donner un accès en vue seulement ou un accès en vue et en modification. Tout utilisateur ou membre de l'équipe disposant d'un accès à la visualisation et à la modification peut partager des enregistrements.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Partager des fiches d’informations

Partager des enregistrements sur une page d'index d'objet

Pour partager les enregistrements de la page d'index de l'objet :

1. Accédez à vos fiches d’informations (par exemple, Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.).
2. Sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d’informations que vous souhaitez partager.
3. En haut du tableau, cliquez sur Share.

4. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez les utilisateurs et/ou les équipes avec lesquels vous souhaitez partager l'enregistrement.
5. Cliquez sur Share pour confirmer.

Partager des enregistrements via un workflow

Pour partager automatiquement des enregistrements avec des utilisateurs et des équipes en fonction de critères, créez un workflow pour définir la propriété Shared users/teams pour un objet donné :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
2. Créez un workflow basé sur l'objet contenant les enregistrements à partager.
3. Définissez vos critères d'inscription à .
4. Ajoutez l’action Modifier les fiches d’informations.
5. Cliquez sur le menu déroulant Propriété à modifier , puis sélectionnez Utilisateurs partagés ou Équipes partagées.
6. Cliquez sur le menu déroulant Choisir une valeur , puis sélectionnez les utilisateurs ou les équipes avec lesquels vous souhaitez partager automatiquement des fiches d’informations.
7. Indiquez si les utilisateurs/équipes seront ajoutés ou remplaceront les utilisateurs/équipes actuellement sélectionnés :
   • Sélectionnez Ajouter à la/les valeur(s) actuelle(s) pour les ajouter aux valeurs existantes de la propriété.
   • Sélectionnez Remplacer la/les valeur(s) actuelle(s) pour remplacer les valeurs existantes de la propriété.

8. Cliquez sur Enregistrer.
9. Terminer mettre en place votre workflow.

Une fois le workflow publié, si un enregistrement répond aux critères d'inscription, il sera partagé avec les utilisateurs/équipes sélectionnés.

Afficher les utilisateurs et les équipes ayant accès à un enregistrement

Pour savoir quels utilisateurs et quelles équipes ont accès à un enregistrement donné, vous pouvez

• Consultez les valeurs de la fiche d’informations pour les propriétés Utilisateurs partagés et Équipes partagées .
• Visualiser le panneau d'accès à l'enregistrement sur un enregistrement.