Partager des enregistrements avec des utilisateurs et des équipes

Pour permettre aux utilisateurs d'accéder à d'autres enregistrements que ceux dont ils sont propriétaires, vous pouvez partager des enregistrements de contacts, de sociétés, d'affaires, de tickets et d'objets personnalisés. Lorsque vous partagez un enregistrement avec un utilisateur ou une équipe, l'utilisateur ou les membres principaux de l'équipe ont accès à l'enregistrement conformément aux autorisations d'objet de chaque utilisateur. Par exemple, si vous partagez avec un utilisateur qui a le droit d'afficher ses propres contacts mais qui n'a pas le droit de modifier ou de supprimer des contacts, il peut afficher l'enregistrement mais ne peut ni le modifier ni le supprimer.

Les utilisateurs et les équipes avec lesquels vous partagez sont stockés dans les propriétés Shared Users et Shared Teams. Les utilisateurs disposant des autorisations Super Admin ou d'un accès permettant de modifier les propriétés Shared users/teams peuvent partager des enregistrements à partir de la page d'index de l'objet ou en mettant à jour les propriétés via les workflows ou les API de l'objet .

Gérer l'accès aux propriétés des utilisateurs/équipes partagés

Tout utilisateur disposant de l'autorisation Super Admin ou d'un accès permettant de modifier les propriétés Utilisateurs partagés ou Équipes partagées peut partager des enregistrements. Pour déterminer quels utilisateurs non administrateurs peuvent modifier les propriétés :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.
• Cliquez sur le menu déroulant Select an object, puis sélectionnez l'objet  dont les propriétés doivent être modifiées.
• Recherche de Partagé.
• Pour modifier l'accès aux propriétés, cochez les cases , puis cliquez sur Gérer l'accès en haut du tableau.

• Dans le panneau de droite, actualisez l'accès :
  • Privé aux super administrateurs uniquement: seuls les administrateurs peuvent voir et modifier la propriété. Cela signifie que seuls les administrateurs peuvent partager des enregistrements.
  • Autoriser tout le monde à voir et à modifier: tous les utilisateurs de votre compte peuvent voir et modifier la propriété. Cela signifie que tous les utilisateurs peuvent partager des enregistrements.
  • Autoriser tout le monde à voir: tous les utilisateurs peuvent voir les valeurs de la propriété, mais seuls les administrateurs peuvent modifier la valeur. Cela signifie que seuls les administrateurs peuvent partager des enregistrements.
  • Affectation aux utilisateurs et aux équipes: définir le niveau d'accès autorisé pour chaque équipe ou pour des utilisateurs spécifiques. Vous pouvez donner un accès en vue seulement ou un accès en vue et en modification. Tout utilisateur ou membre de l'équipe disposant d'un accès à la visualisation et à la modification peut partager des enregistrements.

• Cliquez sur Enregistrer.

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Créez un workflow basé sur l'objet contenant les enregistrements à partager.
• Définissez vos critères d'inscription à .
• Ajouter l'action Set property value .

Veuillez noter : l'action Copy property value n'est pas prise en charge actuellement.

• Pour la propriété à définir, sélectionnez Utilisateurs partagés ou Équipes partagées.
• Sélectionnez les utilisateurs ou les équipes avec lesquels partager automatiquement les enregistrements.
• Indiquez si les utilisateurs/équipes seront ajoutés ou remplaceront les utilisateurs/équipes actuellement sélectionnés :
  • Pour ajouter aux valeurs existantes de la propriété, sélectionnez Ajouter à la (aux) valeur(s) actuelle(s).
  • Pour remplacer les valeurs existantes de la propriété, sélectionnez Remplacer la (les) valeur(s) actuelle(s).

• Cliquez sur Enregistrer.
• Terminer mettre en place votre workflow.

Une fois le workflow publié, si un enregistrement répond aux critères d'inscription, il sera partagé avec les utilisateurs/équipes sélectionnés.

Afficher les utilisateurs et les équipes ayant accès à un enregistrement

Pour savoir quels utilisateurs et quelles équipes ont accès à un enregistrement donné, vous pouvez

• Pour chaque objet, consultez les valeurs de l'enregistrement pour les propriétés Utilisateurs partagés et Équipes partagées.

• Visualiser le panneau d'accès à l'enregistrement sur un enregistrement.