Datensätze für Benutzer und Teams freigeben

Um Benutzern zusätzlich zu den Datensätzen, für die sie zuständig sind, Zugriff auf Datensätze zu geben, können Sie einzelne Datensätze freigeben. Sie können von HubSpot definierte und benutzerdefinierte Objekte mit einer Datensatzseite (z. B. Kontakte, Termine, Deals) freigeben. Wenn Sie einen Datensatz für einen Benutzer oder ein Team freigeben, erhalten der Benutzer oder die primären Teammitglieder Zugriff auf den Datensatz entsprechend den Objektberechtigungen des jeweiligen Benutzers. Wenn Sie beispielsweise einen Benutzer freigeben, der die Berechtigung hat, seine eigenen Kontakte anzuzeigen, aber keine Berechtigung hat, Kontakte zu bearbeiten oder zu löschen, kann er den Datensatz zwar anzeigen, aber nicht bearbeiten oder löschen. 

Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen oder Zugriff auf das Bearbeiten der Eigenschaften Geteilte Benutzer oder Geteilte Teams können Datensätze teilen.

Bitte beachten: Ihr Account kann personalisierte Namen für jedes Objekt verwenden (z. B. Account anstelle von Unternehmen ). Dieses Dokument bezieht sich auf Objekte mit ihren HubSpot-Standardnamen.

Zugriff auf die Eigenschaften Geteilte Benutzer/Teams verwalten

So verwalten Sie, welche Nicht-Admin-Benutzer die Eigenschaften bearbeiten können:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Eigenschaften.
3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Ein Objekt auswählen und wählen Sie dann das Objekt mit den zu bearbeitenden Eigenschaften aus (z. B. Wählen Sie das Kontaktobjekt aus, um die Berechtigungen zum Teilen von Kontakten zu verwalten).
4. Suche nach Gemeinsame.
5. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Namen der Eigenschaften und klicken Sie dann oben in der Tabelle auf Zugriff verwalten .

6. Im rechten Fenster aktualisieren Sie den Zugriff:
   • Privat nur für Super-Admins: nur Admins können die Eigenschaft anzeigen und bearbeiten. Das bedeutet, dass nur Administratoren Datensätze freigeben können.
   • Alle anzeigen und bearbeiten: Alle Benutzer in Ihrem Account können die Eigenschaften anzeigen und bearbeiten. Das bedeutet, dass alle Benutzer Datensätze gemeinsam nutzen können.
   • Alle anzeigen: Alle Benutzer können die Werte der Eigenschaften anzeigen, aber nur Administratoren können den Wert bearbeiten. Das bedeutet, dass nur Administratoren Datensätze freigeben können.
   • Zuweisen an Benutzer und Teams: Legen Sie die Zugriffsebene fest, die für jedes Team oder bestimmte Benutzer erlaubt ist. Sie können nur anzeigen oder sowohl anzeigen als auch bearbeiten. Jeder Benutzer und jedes Teammitglied mit Anzeigen und Bearbeiten-Zugriff kann Datensätze freigeben.
7. Klicken Sie auf „Speichern“.

Datensätze freigeben

Datensätze auf einer Objektindexseite freigeben

Um Datensätze von der Indexseite des Objekts freizugeben:

1. Navigieren Sie zu Ihren Datensätzen (z. B Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.. ).
2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen, die Sie teilen möchten.
3. Klicken Sie am oberen Rand der Tabelle oder Tafel auf Share.

4. Wählen Sie im Dialogfeld die Benutzer und/oder Teams aus, für die Sie den Datensatz freigeben möchten.
5. Klicken Sie zur Bestätigung auf Share.

Datensätze über einen Workflow freigeben

Um Datensätze automatisch für Benutzer und Teams nach bestimmten Kriterien freizugeben, erstellen Sie einen Workflow, um die Eigenschaft Gemeinsame Benutzer/Teams für ein bestimmtes Objekt festzulegen:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
2. Erstellen Sie einen Workflow auf der Grundlage des Objekts mit den zu teilenden Datensätzen.
3. Legen Sie Ihre Anmeldekriterien fest.
4. Fügen Sie die Aktion Datensätze bearbeiten hinzu.
5. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zu bearbeitende Eigenschaften und wählen Sie dann Geteilte Benutzer oder Geteilte Teams aus.
6. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Wert auswählen und wählen Sie dann die Benutzer oder Teams aus, mit denen Datensätze automatisch geteilt werden sollen.
7. Wählen Sie aus, ob die Benutzer/Teams zu den aktuell ausgewählten Benutzern/Teams hinzugefügt werden oder diese ersetzen sollen:
   • Wählen Sie An aktuelle(n) Wert(e) anhängen, um diese zu den vorhandenen Werten der Eigenschaft hinzuzufügen.
   • Wählen Sie Aktuelle(n) Wert(e) ersetzen aus, um die vorhandenen Werte der Eigenschaft zu überschreiben.

8. Klicken Sie auf „Speichern“.
9. Fertigstellen Einrichten Ihres Workflows.

Sobald der Workflow veröffentlicht ist und ein Datensatz die Aufnahmekriterien erfüllt, wird er für die ausgewählten Benutzer/Teams freigegeben.

Anzeigen der Benutzer und Teams mit Zugriff auf einen Datensatz

Um zu überprüfen, welche Benutzer und Teams Zugriff auf einen bestimmten Datensatz haben, können Sie dies tun:

• Zeigen Sie die Werte des Datensatzes für die Eigenschaften Geteilte Benutzer und Geteilte Teams an.
• Anzeigen als Auf anzeigen des Datensatz-Zugriffsbereichs auf einen Datensatz.