Datensätze für Benutzer und Teams freigeben

Um Benutzern den Zugriff auf Datensätze zusätzlich zu denen zu ermöglichen, die ihnen gehören, können Sie einzelne Datensätze für Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets und benutzerdefinierte Objekte freigeben. Wenn Sie einen Datensatz für einen Benutzer oder ein Team freigeben, erhalten der Benutzer oder die primären Teammitglieder Zugriff auf den Datensatz entsprechend den Objektberechtigungen des jeweiligen Benutzers. Wenn Sie beispielsweise einen Benutzer freigeben, der die Berechtigung hat, seine eigenen Kontakte anzuzeigen, aber keine Berechtigung hat, Kontakte zu bearbeiten oder zu löschen, kann er den Datensatz zwar anzeigen, aber nicht bearbeiten oder löschen.

Die Benutzer und Teams, die Sie gemeinsam nutzen, werden in den Eigenschaften Freigegebene Benutzer und Freigegebene Teams gespeichert. Benutzer mit Super-Admin Berechtigungen oder Zugang zur Bearbeitung der Eigenschaften Gemeinsame Benutzer/Teams können Datensätze von der Indexseite des Objekts oder durch Aktualisierung der Eigenschaften über Workflows oder die Objekt-APIs freigeben.

Verwalten Sie den Zugriff auf die Eigenschaften von gemeinsamen Benutzern/Teams

Jeder Benutzer mit der Berechtigung Super Admin oder dem Zugriff zur Bearbeitung der Eigenschaften Gemeinsame Benutzer oder Gemeinsame Teams kann Datensätze freigeben. So verwalten Sie, welche Nicht-Admin-Benutzer die Eigenschaften bearbeiten können:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Eigenschaften.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Ein Objekt auswählen und wählen Sie dann das Objekt  mit den zu bearbeitenden Eigenschaften aus.
• Suche nach Gemeinsame.
• Um den Bearbeitungszugriff auf die Eigenschaften zu bearbeiten, markieren Sie die Kontrollkästchen, und klicken Sie dann auf Zugriff verwalten am oberen Rand der Tabelle.

• Im rechten Fenster aktualisieren Sie den Zugriff:
  • Privat nur für Super-Admins: nur Admins können die Eigenschaft anzeigen und bearbeiten. Das bedeutet, dass nur Administratoren Datensätze freigeben können.
  • Alle anzeigen und bearbeiten: Alle Benutzer in Ihrem Account können die Eigenschaften anzeigen und bearbeiten. Das bedeutet, dass alle Benutzer Datensätze gemeinsam nutzen können.
  • Alle anzeigen: Alle Benutzer können die Werte der Eigenschaften anzeigen, aber nur Administratoren können den Wert bearbeiten. Das bedeutet, dass nur Administratoren Datensätze freigeben können.
  • Zuweisen an Benutzer und Teams: Legen Sie die Zugriffsebene fest, die für jedes Team oder bestimmte Benutzer erlaubt ist. Sie können nur anzeigen oder sowohl anzeigen als auch bearbeiten. Jeder Benutzer und jedes Teammitglied mit Anzeigen und Bearbeiten-Zugriff kann Datensätze freigeben.

• Klicken Sie auf Speichern.

Datensätze auf einer Objektindexseite freigeben

Um Datensätze von der Indexseite des Objekts freizugeben:

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
  • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
  • Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
  • Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
  • Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
  • Benutzerdefinierte Objekte: Wählen Sie in Ihrem HubSpot-Account unter CRM das benutzerdefinierte Objekt aus.
• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Datensätze, die Sie freigeben möchten.
• Klicken Sie am oberen Rand der Tabelle oder Tafel auf Share.

• Wählen Sie im Dialogfeld die Benutzer und/oder Teams aus, für die Sie den Datensatz freigeben möchten.
• Klicken Sie zur Bestätigung auf Share.

Datensätze über einen Workflow freigeben

Um Datensätze automatisch für Benutzer und Teams nach bestimmten Kriterien freizugeben, erstellen Sie einen Workflow, um die Eigenschaft Gemeinsame Benutzer/Teams für ein bestimmtes Objekt festzulegen:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows.
• Erstellen Sie einen Workflow auf der Grundlage des Objekts mit den zu teilenden Datensätzen.
• Legen Sie Ihre Anmeldekriterien fest.
• Fügen Sie die Aktion Eigenschaftswert festlegen hinzu.

Bitte beachten Sie: die Eigenschaftswert kopieren Aktion wird derzeit nicht unterstützt.

• Für die einzustellende Eigenschaft , wählen Sie Gemeinsame Benutzer oder Gemeinsame Teams.
• Wählen Sie die Benutzer oder Teams aus, mit denen Sie automatisch Datensätze austauschen möchten.
• Wählen Sie aus, ob die Benutzer/Teams zu den aktuell ausgewählten Benutzern/Teams hinzugefügt werden oder diese ersetzen sollen:
  • Um zu den Vorhandenen Eigenschaftswerten hinzuzufügen, wählen Sie An den/die aktuellen Wert(e) anhängen.
  • Um die vorhandenen Werte der Eigenschaft zu überschreiben, wählen Sie Aktuelle(n) Wert(e) ersetzen.

• Klicken Sie auf Speichern.
• Fertigstellen Einrichten Ihres Workflows.

Sobald der Workflow veröffentlicht ist und ein Datensatz die Aufnahmekriterien erfüllt, wird er für die ausgewählten Benutzer/Teams freigegeben.

Anzeigen der Benutzer und Teams mit Zugriff auf einen Datensatz

Um zu überprüfen, welche Benutzer und Teams Zugriff auf einen bestimmten Datensatz haben, können Sie dies tun:

• Zeigen Sie für jedes Objekt die Werte des Datensatzes für die Eigenschaften Gemeinsame Benutzer und Gemeinsame Teams an.

• Anzeigen als Auf anzeigen des Datensatz-Zugriffsbereichs auf einen Datensatz.