Jaa tietueet käyttäjien ja tiimien kanssa

Jos haluat antaa käyttäjille pääsyn omien tietueidensa lisäksi myös muihin tietueisiin, voit jakaa yksittäisiä yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa-, lippu- ja mukautettujen kohteiden tietueita. Kun jaat tietueen käyttäjän tai tiimin kanssa, se antaa käyttäjälle tai tiimin ensisijaisille jäsenille tietueen käyttöoikeuden kunkin käyttäjän objektioikeuksien mukaisesti. Jos esimerkiksi jaat tietueen sellaisen käyttäjän kanssa, jolla on oikeus tarkastella omia yhteystietojaan mutta ei oikeutta muokata tai poistaa yhteystietoja, hän voi tarkastella tietuetta mutta ei muokata tai poistaa sitä.

Käyttäjät ja tiimit, joiden kanssa jaat, tallennetaan Jaetut käyttäjät- ja Jaetut tiimit -ominaisuuksiin. Käyttäjät, joilla on Super Admin -oikeudet tai oikeus muokata Jaetut käyttäjät/tiimit -ominaisuuksia, voivat jakaa tietueita kohteen indeksisivulta tai päivittämällä ominaisuuksia työnkulkujen tai kohteen sovellusliittymien kautta.

Jaetut käyttäjät/tiimit -ominaisuuksien käyttöoikeuksien hallinta

Kaikki käyttäjät, joilla on Super Admin -oikeudet tai oikeus muokata Jaetut käyttäjät- tai Jaetut tiimit -ominaisuuksia, voivat jakaa tietueita. Voit hallita, mitkä muut kuin pääkäyttäjät voivat muokata ominaisuuksia:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Ominaisuudet.
• Napsauta Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse sitten objekti, jonka ominaisuuksia haluat muokata.
• Etsi Shared (Jaettu).
• Voit muokata ominaisuuksien käyttöoikeuksia valitsemalla valintaruudut ja napsauttamalla sitten taulukon yläosassa olevaa Manage access (Hallitse käyttöoikeuksia ) -painiketta.

• Päivitä käyttöoikeudet oikeassa paneelissa:
  • Yksityinen vain pääkäyttäjille: Vain pääkäyttäjät voivat tarkastella ja muokata ominaisuutta. Tämä tarkoittaa, että vain ylläpitäjät voivat jakaa tietueita.
  • Salli kaikkien tarkastella ja muokata: kaikki käyttäjät tililläsi voivat tarkastella ja muokata ominaisuutta. Tämä tarkoittaa, että kaikki käyttäjät voivat jakaa tietueita.
  • Salli kaikkien tarkastella: Kaikki käyttäjät voivat tarkastella ominaisuuden arvoja, mutta vain ylläpitäjät voivat muokata arvoa. Tämä tarkoittaa, että vain ylläpitäjät voivat jakaa tietueita.
  • Määritä käyttäjille ja tiimeille: Määritä kullekin tiimille tai tietyille käyttäjille sallittu käyttöoikeustaso. Voit antaa vain katseluoikeudet tai sekä katselu- että muokkausoikeudet. Kaikki käyttäjät tai tiimin jäsenet, joilla on katselu- ja muokkausoikeus, voivat jakaa tietueita.

• Napsauta Tallenna.

Tietueiden jakaminen kohteen indeksisivulla

Voit jakaa tietueita objektin indeksisivulta:

• Siirry tietueisiin:
  • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
  • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
  • Deals: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
  • Tickets: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
  • Mukautetut kohteet: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM ja valitse Mukautettu objekti.
• Valitse niiden tietueiden valintaruudut, jotka haluat jakaa.
• Napsauta taulukon tai taulun yläreunassa Jaa.

• Valitse valintaikkunassa käyttäjät ja/tai tiimit, joiden kanssa haluat jakaa tietueen.
• Vahvista napsauttamalla Jaa.

Tietueiden jakaminen työnkulun kautta

Jos haluat jakaa tietueet automaattisesti käyttäjille ja tiimeille kriteerien perusteella, luo työnkulku, jolla asetetaan Jaetut käyttäjät/tiimit -ominaisuus tietylle kohteelle:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatiot > Työnkulut.
• Luo työnkulku, joka perustuu kohteeseen, jossa on jaettavia tietueita.
• Aseta ilmoittautumiskriteerit.
• Lisää Set property value -toiminto.

Huomaa: Copy property value -toimintoa ei tällä hetkellä tueta.

• Valitse Asetettava ominaisuus-kohdasta Jaetut käyttäjät tai Jaetut tiimit.
• Valitse käyttäjät tai tiimit, joiden kanssa tietueet jaetaan automaattisesti.
• Valitse, lisätäänkö käyttäjät/tiimit nykyisiin valittuihin käyttäjiin/tiimeihin vai korvataanko ne:
  • Jos haluat lisätä ominaisuuden nykyisiin arvoihin, valitse Append to current value(s) (Lisää nykyisiin arvoihin).
  • Jos haluat korvata ominaisuuden nykyiset arvot, valitse Korvaa nykyiset arvot.

• Napsauta Tallenna.
• Viimeistele työnkulun määrittäminen.

Kun työnkulku on julkaistu, jos tietue täyttää ilmoittautumiskriteerit, tietue jaetaan valittujen käyttäjien/tiimien kanssa.

Näytä käyttäjät ja tiimit, joilla on pääsy tietueeseen

Voit tarkastella, millä käyttäjillä ja tiimeillä on pääsy tiettyyn tietueeseen, seuraavasti:

• tarkastella kunkin kohteen osalta tietueen arvoja Jaetut käyttäjät- ja Jaetut tiimit -ominaisuuksissa.

• Tarkastele tietueen käyttöoikeuspaneelia tietueessa.