แชร์บันทึกกับผู้ใช้และทีม

หากต้องการให้ผู้ใช้เข้าถึงบันทึกนอกเหนือจากบันทึกที่พวกเขาเป็นเจ้าของคุณสามารถแชร์บันทึกแต่ละรายการได้ คุณสามารถแชร์ออบเจ็กต์ที่กำหนดและกำหนดเองของ HubSpot ที่มีหน้าบันทึก (เช่นรายชื่อผู้ติดต่อการนัดหมายดีล) เมื่อคุณแชร์ระเบียนกับผู้ใช้หรือทีมจะทำให้ผู้ใช้หรือสมาชิกหลักของทีมสามารถเข้าถึงระเบียนที่สอดคล้องกับสิทธิ์ออบเจ็กต์ของผู้ใช้แต่ละคน ตัวอย่างเช่นหากคุณแชร์กับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ดูรายชื่อผู้ติดต่อของตนเองแต่ไม่มีสิทธิ์แก้ไขหรือลบรายชื่อผู้ติดต่อพวกเขาสามารถดูบันทึกแต่ไม่สามารถแก้ไขหรือลบได้ 

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบระดับสูงหรือการเข้าถึงเพื่อแก้ไขคุณสมบัติของผู้ใช้ที่ใช้ร่วมกันหรือทีมที่ใช้ร่วมกันสามารถแชร์บันทึกได้

โปรดทราบ: บัญชีของคุณอาจใช้ชื่อเฉพาะสำหรับแต่ละวัตถุ (เช่นบัญชีแทนบริษัท) เอกสารนี้หมายถึงออบเจ็กต์โดยชื่อเริ่มต้นของ HubSpot

จัดการการเข้าถึงคุณสมบัติของผู้ใช้/ทีมที่ใช้ร่วมกัน

วิธีจัดการว่าผู้ใช้ที่ไม่ใช่ผู้ดูแลระบบคนใดสามารถแก้ไขคุณสมบัติได้:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ คุณสมบัติ
3. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกวัตถุจากนั้นเลือกวัตถุที่มีคุณสมบัติที่จะแก้ไข (เช่นเลือกวัตถุที่ติดต่อเพื่อจัดการสิทธิ์การแชร์ที่ติดต่อ)
4. ค้นหาที่ใช้ร่วมกัน
5. เลือกช่องทำเครื่องหมายทางด้านซ้ายของชื่อที่พักจากนั้นคลิกจัดการการเข้าถึงที่ด้านบนของตาราง

6. ในแผงด้านขวาให้อัปเดตการเข้าถึง:
   • ส่วนตัวสำหรับผู้ดูแลระบบระดับสูงเท่านั้น: เฉพาะผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่สามารถดูและแก้ไขที่พักได้ ซึ่งหมายความว่ามีเพียงผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่สามารถแชร์บันทึกได้
   • อนุญาตให้ทุกคนดูและแก้ไข: ผู้ใช้ทุกคนในบัญชีของคุณสามารถดูและแก้ไขคุณสมบัติได้ ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้ทุกคนสามารถแชร์บันทึกได้
   • อนุญาตให้ทุกคนดู: ผู้ใช้ทุกคนสามารถดูค่าของที่พักได้แต่เฉพาะผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่สามารถแก้ไขค่าได้ ซึ่งหมายความว่ามีเพียงผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่สามารถแชร์บันทึกได้
   • กำหนดให้กับผู้ใช้และทีม: กำหนดระดับการเข้าถึงที่อนุญาตสำหรับแต่ละทีมหรือผู้ใช้เฉพาะ คุณสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงมุมมองเท่านั้นหรือทั้งสิทธิ์การเข้าถึงมุมมองและแก้ไข ผู้ใช้หรือสมาชิกทีมที่มีสิทธิ์ดูและแก้ไขสามารถแชร์บันทึกได้
7. คลิก บันทึก

แชร์เรคคอร์ด

แชร์ระเบียนในหน้าดัชนีวัตถุ

ในการแชร์ระเบียนจากหน้าดัชนีของวัตถุ:

1. ไปที่บันทึกของคุณ (เช่น ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ข้อเสนอ)
2. เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากบันทึกที่คุณต้องการแชร์
3. ที่ด้านบนของตารางหรือกระดานให้คลิก แชร์

4. ในกล่องโต้ตอบให้เลือกผู้ใช้และ/หรือทีมที่คุณต้องการแชร์ระเบียน
5. คลิกแชร์เพื่อยืนยัน

แชร์เรคคอร์ดผ่านเวิร์กโฟลว์

หากต้องการแชร์ระเบียนกับผู้ใช้และทีมโดยอัตโนมัติตามเกณฑ์ให้สร้างเวิร์กโฟลว์เพื่อตั้งค่าคุณสมบัติผู้ใช้/ทีมที่แชร์สำหรับวัตถุที่กำหนด:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์
2. สร้างเวิร์กโฟลว์ตามวัตถุที่มีระเบียนที่จะแชร์
3. กำหนดเกณฑ์การลงทะเบียนของคุณ
4. เพิ่มการดำเนินการแก้ไขระเบียน
5. คลิกที่พักเพื่อแก้ไขเมนูแบบเลื่อนลงจากนั้นเลือกผู้ใช้ที่แชร์หรือทีมที่แชร์
6. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกค่าจากนั้นเลือกผู้ใช้หรือทีมที่ต้องการแชร์ระเบียนโดยอัตโนมัติ
7. เลือกว่าจะเพิ่มผู้ใช้/ทีมหรือแทนที่ผู้ใช้/ทีมที่เลือกในปัจจุบัน:
   • เลือกผนวกเข้ากับค่าปัจจุบันเพื่อเพิ่มไปยังค่าที่มีอยู่ของที่พัก
   • เลือกแทนที่ค่าปัจจุบันเพื่อเขียนทับค่าที่มีอยู่ของที่พัก

8. คลิก บันทึก
9. ตั้งค่าขั้นตอนการทำงานให้เสร็จ

เมื่อเผยแพร่เวิร์กโฟลว์หากระเบียนตรงตามเกณฑ์การลงทะเบียนระเบียนจะถูกแชร์กับผู้ใช้/ทีมที่เลือก

ดูผู้ใช้และทีมที่มีสิทธิ์เข้าถึงระเบียน

หากต้องการตรวจสอบว่าผู้ใช้และทีมใดมีสิทธิ์เข้าถึงระเบียนที่กำหนดคุณสามารถ:

• ดูค่าของระเบียนสำหรับคุณสมบัติผู้ใช้ที่ใช้ร่วมกันและทีมที่ใช้ร่วมกัน
• ดูแผงการเข้าถึงระเบียนในระเบียน