Créer et modifier des propriétés

Les propriétés sont des champs qui stockent des détails sur les fiches d'informations HubSpot. Par exemple, vous pouvez utiliser la propriété Ville pour indiquer l'emplacement de votre entreprise. Des propriétés par défaut sont incluses pour chaque objet, mais vous pouvez créer des propriétés personnalisées pour stocker des données uniques à votre entreprise.

Vous devez vérifier si une propriété par défaut peut répondre à vos besoins en matière de données avant de créer une propriété personnalisée. Découvrez-en davantage sur les propriétés par défaut pour les contacts, les entreprises, les transactions, les tickets, les leads et les soumissions de feedback. 

Vous pouvez également supprimer et exporter des propriétés de vos paramètres. Si vous souhaitez consulter ou mettre à jour les valeurs des propriétés, apprenez comment modifier les valeurs des propriétés d'un enregistrement ou en masse. 

Créer une propriété personnalisée

Vous devez disposer des autorisations Modifier propriété paramètres pour créer de nouvelles propriétés. Si vous souhaitez créer une propriété avec la même configuration qu'une propriété existante, vous pouvez également cloner une propriété.

Pour créer une propriété personnalisée :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.

• Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet, puis sélectionnez Propriétés [objet] pour créer une propriété pour cet objet.

• Cliquez sur Créer une propriété dans l'angle supérieur droit.

Remarque : Le nombre de propriétés personnalisées que vous pouvez créer dépend de votre abonnement HubSpot. Si vous passez aux outils gratuits de HubSpot, vous pouvez consulter et modifier les propriétés personnalisées existantes, mais vous ne pouvez pas en créer de nouvelles si vous dépassez déjà la limite.

• Dans l'éditeur de propriété, définissez les détails de la propriété :

• Libellé de la propriété : saisissez un nom unique pour la propriété. Il s'agit du nom de la propriété tel qu'il apparaît dans le CRM de HubSpot, y compris sur les fiches d'informations et les pages index. Comme le libellé d'une propriété peut être modifié, il ne doit pas être utilisé pour les intégrations et les API. Par exemple, Nom de l'entreprise est un libellé de propriété.

• Nom interne : cliquez sur l'icône Code code pour afficher ou définir le nom interne de la propriété jusqu'à 100 caractères. Une fois la propriété créée, le nom interne ne peut pas être mis à jour. Comme la valeur interne d'une propriété ne changera jamais, il convient de l'utiliser pour les intégrations et les API plutôt que pour le libellé de la propriété. Par exemple, le nom interne de la propriété Nom de l'entreprise est name.

• Type d'objet : sélectionnez l'objet qui stockera la propriété. Par défaut, il s'agit de l'objet que vous avez sélectionné précédemment. Le type d'objet ne peut pas être modifié une fois enregistré.

• Marque : si votre compte comporte des marques, sélectionnez la marque à laquelle appartient la propriété.

• Groupe : sélectionnez le groupe de propriétés auquel la propriété appartiendra. Un groupe de propriétés est un libellé utilisé pour regrouper des propriétés similaires au sein d'un objet. Il est utilisé uniquement dans les paramètres des propriétés. 

• Description : saisissez le texte pour décrire la propriété. Ce champ n'est pas obligatoire pour créer une propriété.

• Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur l'onglet Type de champ.

• Pour définir le type de champ de la propriété, cliquez sur le menu déroulant Type de champ, puis sélectionnez un type de champ pour la propriété.

• Des étapes supplémentaires apparaissent lorsque vous sélectionnez certains types de champ :

• • Nombre : sélectionnez le format dans lequel les valeurs doivent être présentées. Les options incluent Nombre formaté, Nombre non formaté, Pourcentage ou Devise. 
    • Pour les propriétés de la devise de la transaction, le format de la devise utilise par défaut la devise de votre société .
    • Si votre compte utilise plusieurs devises, pour configurer une propriété basée sur la devise de chaque transaction, cochez la case Utiliser la devise de l'enregistrement au lieu de la devise de la société. En savoir plus sur en utilisant plusieurs devises avec des offres.
  • Sélecteur de date ou Sélecteur de date et d’heure : sélectionnez le mode d’affichage de la date et de l’heure, soit Afficher [date/date et heure] uniquement ou Afficher [date/date, heure] et l’heure relative. L'affichage de l'heure relative n'affecte pas les valeurs d'une propriété de date/date et heure. L'heure relative n'est pas prise en charge dans les formulaires, les rapports ou l'application mobile. Découvrez d'autres façons d'utiliser la date du jour et l'heure relative dans votre CRM.

• • Fichier : sélectionnez la visibilité du fichier, soit Privé ou Public. Privé signifie que seuls les utilisateurs ayant accès à votre compte HubSpot pourront consulter le fichier. Public signifie que le fichier peut être consulté par toute personne possédant l'URL du fichier. Cette option est donc recommandée pour les fichiers utilisés dans un contenu public tel que les pages d'un site web. Les URL de partage peuvent être générées en cliquant sur Partager ou via la fonction HUBL file_by_id. L'URL du fichier sera publiquement accessible, mais les fichiers eux-mêmes ne seront ni indexables ni visibles dans HubSpot. Ce paramètre n'affecte que l'accès aux fichiers chargés dans le CRM, mais pas aux fichiers chargés via des soumissions de formulaires. Quel que soit le paramètre de visibilité d'une propriété de fichier, vous pouvez toujours restreindre l'accès à la vue et modifier la propriété.

  • Calcul ou Score: cliquez sur Construire [calcul/score], puis définissez vos propriété de calcul ou propriété de score critères.

  • Propriété synchronisée : sélectionnez l'objet et la propriété à partir desquels synchroniser les données. Le cas échéant, spécifiez la fiche d'informations associée à partir de laquelle la synchronisation doit s'effectuer en fonction de son libellé d'association ou de sa date de création.

  • Plusieurs cases à cocher, Menu déroulant ou Case d'option :

    • Saisissez les différentes options pour la propriété :

      • Mode d'affichage des options : sélectionnez une option d'affichage. Vous pouvez sélectionner les couleurs dans le tableau. Découvrez-en davantage sur l'ajout de couleurs aux propriétés d'énumération.

      • Libellé : saisissez le nom de l'option. La valeur interne de l'option est automatiquement générée selon le libellé.

      • Dans les formulaires : cliquez pour activer l'option d'inclure des formulaires.

      • + Ajouter une option : cliquez pour ajouter une nouvelle option.

      • Charger des options : cliquez pour charger plusieurs options à la fois. Vous pouvez sélectionner un ensemble prédéfini d'options, telles que Pays et Fuseau horaire, coller du texte pour créer des options en masse ou copier les options d'une propriété existante.

      • Effacer toutes les options : cliquez pour supprimer toutes les options existantes.

• • • Pour gérer les options en masse, sélectionnez les cases à cocher à côté des options. En haut du tableau, sélectionnez :
      • Masquer dans les formulaires : cliquez pour masquer les valeurs de propriété sélectionnées dans l'affichage de vos formulaires HubSpot en tant qu'options.
      • Fusionner : cliquez pour fusionner les valeurs de propriété sélectionnées. Cela entraînera la suppression des valeurs fusionnées de la propriété et seule la valeur résultante apparaîtra. Cela peut provoquer une scission avec des intégrations et des outils qui s'appuient sur une valeur de propriété spécifique, comme les filtres de liste et de workflow.
      • Supprimer : cliquez pour supprimer les valeurs de propriété sélectionnées.
    • Cliquez et faites glisser la poignée de glissement dragHandle pour réorganiser manuellement les options ou cliquez sur le menu déroulant Tri et sélectionnez Personnalisé ou Alphabétique.

Remarque : Le tri personnalisé n'est pas pris en charge pour les propriétés avec plusieurs cases à cocher.

• Cliquez sur l’onglet Règles, puis définissez des règles pour votre propriété. Selon le type de champ, vous aurez les options suivantes :
  • Afficher la propriété dans les formulaires : la propriété peut être utilisée dans des formulaires, des formulaires contextuels ou des bots. Si vous ne souhaitez pas que la propriété soit une option, décochez cette case. Les propriétés des produits ne peuvent pas être incluses dans des formulaires ou des bots.

• • Afficher dans les résultats de recherche globaux (Entreprise uniquement) : rend les valeurs de la propriété consultables pour tous les objets dans la barre de recherche globale. Vous pouvez créer jusqu'à trois propriétés consultables par contact, entreprise, transaction ou ticket, et jusqu'à 20 par objet personnalisé.
  • Validation : règles supplémentaires pour spécifier les valeurs autorisées pour la propriété. Ces règles s’appliquent lorsque les utilisateurs créent, modifient ou importent manuellement des fiches d’informations. Cela signifie que les règles de validation ne sont pas appliquées lors de la définition de valeurs de propriété via des soumissions de formulaires (héritées) ou des workflows.

• Cliquez sur l'onglet Données sensibles (Entreprise uniquement) pour personnaliser les paramètres de sensibilité de la propriété.
• Pour définir les personnes autorisées à consulter et à modifier la propriété, cliquez sur l'onglet Gérer l'accès.
  • Pour empêcher tous les utilisateurs non administrateurs de voir ou de modifier la valeur de la propriété d'une fiche d'informations, sélectionnez Réservé aux super administrateurs.
  • Pour permettre à tous les utilisateurs de visualiser et de modifier la valeur de la propriété sur une fiche d'informations, sélectionnez Autoriser tout le monde à afficher et modifier.
  • Pour permettre à tous les utilisateurs de visualiser, mais pas de modifier la valeur de la propriété sur une fiche d'informations, sélectionnez Autoriser tout le monde à afficher. Les super administrateurs seront les seuls utilisateurs autorisés à modifier la valeur de la propriété.
  • Pour spécifier quels utilisateurs et quelles équipes peuvent voir ou modifier la valeur de la propriété sur une fiche d'informations, sélectionnez Attribuer à des utilisateurs et à des équipes. Sélectionnez l'accès que chaque utilisateur ou équipe doit avoir.

• Pour vérifier à quoi ressemblera et comment fonctionnera votre propriété, cliquez sur l'onglet Aperçu.
• Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Créer dans l'angle supérieur droit.

Remarque : Après avoir créé des propriétés personnalisées, celles-ci contiendront des valeurs nulles. Vous pouvez définir des valeurs manuellement ou utiliser des actions de workflow.

Modifier une propriété existante

Vous devez avoir Modifier les paramètres des propriétés autorisations pour modifier les propriétés. Pour modifier une propriété existante :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.

• Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet, puis sélectionnez Propriétés [objet] pour modifier une propriété pour cet objet.

• Pour localiser certaines propriétés :

  • En haut à gauche, utilisez les menus déroulants pour filtrer par groupe de propriétés, type de champ, ou par utilisateur ayant créé la propriété.

  • Dans l'angle supérieur droit, saisissez le nom d'une propriété dans le champ de recherche pour trouver une propriété spécifique.

  • Pour trier vos propriétés, cliquez sur un en-tête de colonne.

• Survolez une propriété dans le tableau, puis cliquez sur Modifier. Certaines propriétés ne peuvent pas être modifiées, notamment certaines propriétés par défaut, ou des propriétés en utilisation sur des enregistrements ou dans des outils HubSpot, tels que des listes ou des workflows.

• Dans l'éditeur de propriété, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
  • Dans l'onglet Détails, mettez à jour les informations de base de la propriété. Vous ne pouvez pas modifier le type d'objet ou le nom interne de la propriété.

• • Accédez à l'onglet Type de champ pour mettre à jour le type de champ ou les options de la propriété.
    • Pour modifier le type de champ, cliquez sur le menu déroulant Type de champ, puis sélectionnez un type de champ pour la propriété. Selon le type de champ sélectionné, des étapes supplémentaires peuvent apparaître.
    • Mettez à jour les options pour les propriétés d'énumération (par exemple, un menu déroulant).
  • Accédez à l'onglet Règles pour mettre à jour les règles de la propriété.
  • Accédez à l'onglet Gérer l'accès pour mettre à jour les utilisateurs et équipes autorisés à consulter et à modifier la propriété.
  • Pour les propriétés de type énumération, accédez à l'onglet Options conditionnelles pour configurer la logique conditionnelle pour les options de la propriété (Professional et Entreprise uniquement).

Attention : modifier le type de champ d'une propriété existante peut invalider les valeurs actuelles stockées dans la propriété. Il est recommandé de exporter toutes les informations avant de modifier le type de champ d'une propriété. Le type de champ d'une propriété ne peut pas être modifié pour Score ou Calcul, et les propriétés de ces types ne peuvent pas être modifiées pour un autre type de champ.

• Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer dans l'angle supérieur droit.

Cloner une propriété

Pour créer une nouvelle propriété avec la même configuration qu'une propriété existante, vous pouvez cloner cette propriété. Par exemple, une propriété de calcul existante possède une formule complexe que vous aimeriez utiliser comme modèle. Vous pouvez cloner la propriété, puis ajuster la formule pour qu'elle corresponde à l'objectif de la nouvelle propriété.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.

• Survolez la propriété, puis cliquez sur Cloner.

Remarque : Vous ne pouvez pas cloner les propriétés par défaut de HubSpot.

• Dans l'éditeur, définissez les détails de la nouvelle propriété, puis cliquez sur Créer.