Organiser, supprimer et exporter des propriétés

Pour préserver la qualité des données de votre CRM, il convient de garder vos propriétés organisées. Vous pouvez répartir les propriétés en groupes, ou archiver et supprimer les propriétés inutilisées. Pour consulter les informations sur les propriétés de plusieurs objets, vous pouvez également exporter toutes les propriétés ou les données historiques d'une seule propriété.

Si vous souhaitez créer de nouvelles propriétés ou mettre à jour des propriétés existantes, découvrez comment créer et modifier des propriétés. Pour obtenir des conseils sur la mise à jour des valeurs de propriété d'une fiche d'informations, découvrez comment modifier une valeur de propriété dans une fiche d'informations ou en masse. 

Créer et modifier des groupes de propriétés

Les groupes de propriétés peuvent vous aider à identifier les propriétés liées au sein d'un objet. Il existe des groupes de propriétés par défaut, mais vous pouvez également créer des groupes personnalisés. Ces groupes sont utilisés uniquement dans les paramètres des propriétés. Pour regrouper les propriétés d'une fiche d'informations, utilisez les barres latérales de cette fiche.

Pour créer une nouveau groupe ou modifier un groupe existant :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.
• Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet, puis sélectionnez Propriétés [objet] pour l'objet dont vous souhaitez modifier les groupes.
• Cliquez sur l'onglet Groupes.

• Pour créer un groupe, dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer un groupe. Pour modifier un groupe existant, passez le curseur sur le groupe, puis cliquez sur Modifier.

• Dans la boîte de dialogue, saisissez le nom du groupe et cliquez sur Enregistrer.

• Pour afficher les propriétés d'un groupe, passez le curseur sur le groupe, puis cliquez sur Afficher les propriétés.

• Pour supprimer un groupe, passez le curseur sur le groupe, puis cliquez sur Supprimer. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer pour confirmer.

Ajouter des propriétés à un groupe

Les utilisateurs doivent disposer des autorisations de Modifier les paramètres de propriété pour déplacer des propriétés vers un groupe. 

Pour ajouter une propriété individuelle à un groupe :

• Passez le curseur sur la propriété, cliquez sur le menu déroulant Plus, puis sélectionnez Déplacer vers le groupe.

• Dans la boîte de dialogue, sélectionnez un groupeà partir du menu déroulant, puis cliquez sur Enregistrer.

Pour ajouter plusieurs propriétés au même groupe :

• Sélectionnez les cases à cocher à côté des propriétés.

• En haut du tableau, cliquez sur + Ajouter au groupe.
• Dans la boîte de dialogue, sélectionnez un groupeà partir du menu déroulant, puis cliquez sur Enregistrer.

Archiver des propriétés

Les utilisateurs doivent disposer des autorisations de Modifier les paramètres de propriété pour archiver des propriétés. Une fois archivées, les propriétés stockées dans l'onglet Propriétés archivées et seront définitivement supprimées après 90 jours.

Vous pouvez archiver des propriétés uniquement si elles ne sont pas utilisées ailleurs dans votre compte HubSpot (par exemple, dans une liste ou un workflow).

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.

• Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet, puis sélectionnez Propriétés [objet] pour l'objet dont vous souhaitez archiver les propriétés.

Pour archiver une propriété individuelle :

• Passez le curseur sur la propriété, cliquez sur le menu déroulant plus, puis sur Archiver.

• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Archiver pour confirmer.

Pour archiver plusieurs propriétés :

• Sélectionnez les cases à cocher à côté des propriétés.

• En haut du tableau, cliquez sur Archiver.

Pour visualiser et gérer l'endroit où les propriétés sont utilisées avant l'archivage :

• Dans le tableau des propriétés, cliquez sur le numéro dans la colonne Utilisé dans pour voir où la propriété est utilisée. 
• Dans le panneau de droite, cliquez pour développer une section afin de consulter les différentes vues, fiches d'informations ou ressources où la propriété est utilisée. Si vous archivez la propriété, vous devrez la supprimer ou la remplacer partout où elle est utilisée.

Restaurer ou supprimer définitivement des propriétés archivées

Les utilisateurs disposant des autorisations de Modifier les paramètres de propriété pour un objet donné peuvent restaurer les propriétés archivées de cet objet. Les utilisateurs disposant des autorisations de Super administrateur peuvent également supprimer définitivement les propriétés archivées.

Remarque : les propriétés archivées depuis 90 jours ou plus ont été supprimées et ne peuvent pas être restaurées.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.

• Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet, puis sélectionnez Propriétés [objet] pour l'objet que vous souhaitez restaurer ou supprimer.

• Cliquez sur l'onglet Propriétés archivées.

• Recherchez les propriétés que vous souhaitez restaurer ou supprimer définitivement :

• Cliquez sur le menu déroulant Filtrer par et sélectionnez le type de propriété.

• Utilisez les champs de date pour filtrer les propriétés en fonction de leur date d'archivage.

• Sélectionnez les cases à cocher à côté des propriétés que vous souhaitez restaurer ou supprimer définitivement. Vous pouvez sélectionner la case à cocher en haut gauche du tableau pour sélectionner toutes les propriétés de la liste.

• En haut du tableau, cliquez sur Restaurer ou Supprimer.

• En cas de suppression, dans la boîte de dialogue, saisissez le numéro des propriétés que vous supprimez, puis cliquez sur Supprimer pour confirmer.

Exporter toutes les propriétés

Les utilisateurs disposant des autorisations d'Exporter peuvent exporter une liste de toutes les propriétés de tous les objets de votre compte. Le fichier exporté contiendra des informations de base, notamment le nom de chaque propriété, son nom interne, son type, sa description, son groupe et, le cas échéant, ses options. Pour plutôt visualiser les valeurs des propriétés, vous pouvez exporter l'historique d'une propriété individuelle ou consulter les données historiques d'une propriété dans une fiche d'informations.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.

• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Exporter toutes les propriétés.

• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Format de fichier et sélectionnez le format souhaité pour le fichier exporté.

• Cliquez sur Exporter. Une fois l'export effectué, vous recevrez un lien de téléchargement par e-mail et dans votre centre de notifications.

Vous pouvez également exporter l'historique de propriété et utiliser les données historiques pour rétablir les valeurs internes.