Organiser, supprimer et exporter des propriétés

Pour vous aider à maintenir des données de qualité dans votre CRM, il est important de garder vos propriétés organisées. Vous pouvez répartir les propriétés en groupes ou archiver et supprimer les propriétés inutilisées. Pour consulter les informations sur les propriétés de plusieurs objets, vous pouvez également exporter toutes les propriétés ou les données historiques d'une seule propriété.

Si vous souhaitez créer de nouvelles propriétés ou mettre à jour des propriétés existantes, découvrez comment créer et modifier des propriétés. Pour obtenir des conseils sur la mise à jour des valeurs de propriété d'une fiche d'informations, découvrez comment modifier une valeur de propriété dans une fiche d'informations ou en masse. 

Créer et modifier des groupes de propriétés

Les groupes de propriétés peuvent vous permettre d'identifier des propriétés liées au sein d'un objet. Il existe des groupes de propriétés par défaut, mais vous pouvez également créer des groupes personnalisés. Ces groupes sont utilisés uniquement dans les paramètres des propriétés. Pour regrouper des propriétés sur une fiche d'informations, utilisez les barres latérales des fiches d'informations.

Pour créer une nouveau groupe ou modifier un groupe existant :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.
3. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet, puis sélectionnez Propriétés de [objet] pour l'objet dont vous souhaitez modifier les groupes.
4. Cliquez sur l'onglet Groupes.

5. Cliquez sur Créer un groupe dans l'angle supérieur droit pour créer un nouveau groupe. Pour modifier un groupe existant, passez le curseur sur le groupe, puis cliquez sur Modifier.

6. Dans la boîte de dialogue, saisissez le nom du groupe et cliquez sur Enregistrer.

7. Pour afficher les propriétés d'un groupe, passez le curseur sur le groupe, puis cliquez sur Afficher les propriétés.

8. Pour supprimer un groupe, passez le curseur sur le groupe, puis cliquez sur Supprimer. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer pour confirmer.

Ajouter des propriétés à un groupe

Les utilisateurs doivent disposer des autorisations Modifier les paramètres de propriété pour déplacer des propriétés vers un groupe. 

Pour ajouter une propriété individuelle à un groupe :

1. Passez le curseur sur la propriété, cliquez sur le menu déroulant Plus, puis sélectionnez Déplacer vers le groupe.

2. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez un groupe à partir du menu déroulant, puis cliquez sur Enregistrer.

Pour ajouter plusieurs propriétés au même groupe :

1. Sélectionnez les cases à cocher à côté des propriétés.

2. En haut du tableau, cliquez sur + Ajouter au groupe.
3. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez un groupe à partir du menu déroulant, puis cliquez sur Enregistrer.

Archiver des propriétés

Les utilisateurs doivent disposer des autorisations Modifier les paramètres de propriété pour archiver des propriétés. Une fois archivées, les propriétés sont stockées dans l'onglet Archivé et seront définitivement supprimées après 90 jours.

Archiver les propriétés inutilisées dans votre compte HubSpot

Si une propriété n'est utilisée dans aucune fiche d'informations ou ressource de votre compte HubSpot, vous pouvez l'archiver. Vous pouvez également la supprimer définitivement sans l'archiver au préalable.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.

3. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet, puis sélectionnez Propriétés de [objet] pour l'objet dont vous souhaitez archiver les propriétés.

4. Cliquez sur le menu déroulant Plus, puis sur Archiver.
5. Dans le panneau de droite, cliquez sur Supprimer définitivement ou sur Archiver. Découvrez-en davantage sur l'impact de la suppression définitive d'une propriété.

Archiver des propriétés utilisées dans votre compte HubSpot

Vous pouvez archiver des propriétés uniquement si elles ne sont pas utilisées dans des ressources ou des outils qui empêchent l'archivage au sein de votre compte HubSpot (par exemple, dans une liste, un formulaire ou un workflow).

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.

3. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet, puis sélectionnez Propriétés de [objet] pour l'objet dont vous souhaitez archiver les propriétés.

4. Pour archiver une propriété individuelle, survolezla propriété, cliquez sur le menu déroulant Plus, puis sur Archiver.

5. Dans le panneau de droite, vérifiez où les propriétés sont utilisées avant d'archiver :
   
   • Taux de remplissage pour cette propriété : le pourcentage de fiches d'informations ayant une valeur pour la propriété. Cliquez sur Consulter [fiches d'informations] pour afficher les fiches d'informations avec une valeur. La propriété peut être archivée même si les fiches d'informations ont des valeurs.
   • Ressources empêchant l'archivage : outils, tels que les cartes de workflow ou de propriété, pour lesquels la propriété utilisée ne peut pas être archivée tant qu'elle n'a pas été supprimée. Cliquez sur Consulter [ressources] pour accéder à l'outil afin de consulter et de mettre à jour les emplacements où la propriété est utilisée.
     • Par exemple, vous voyez qu'un workflow empêche l'archivage d'une propriété. Vous accédez au workflow et remarquez une action Modifier la fiche d'informations qui utilise la propriété. Vous supprimez l'action pour que la propriété puisse être archivée.
   • Autres ressources utilisant cette propriété : outils supplémentaires dans lesquels la propriété est utilisée. Les propriétés peuvent être archivées si elles sont utilisées par les ressources de cette section. Une fois archivée, la propriété sera supprimée de la ressource (par exemple, en tant que colonne dans une vue de page index).

6. Cliquez sur Archiver la propriété pour confirmer.
7. Pour archiver plusieurs propriétés, sélectionnez les cases à cocher à côté des propriétés, puis cliquez sur Archiver en haut du tableau. 
8. Dans la boîte de dialogue :
   • Saisissez le nombre de propriétés à archiver.
   • Cliquez sur Archiver.

Restaurer ou supprimer définitivement des propriétés archivées

Les utilisateurs disposant des autorisations de Modifier les paramètres de propriété pour un objet donné peuvent restaurer les propriétés archivées de cet objet. Les utilisateurs disposant d'autorisations de super administrateur peuvent également supprimer définitivement les propriétés précédemment archivées. Lorsque vous supprimez une propriété, les valeurs existantes sont effacées des fiches d'informations. Cela vous permettra également de recréer la propriété supprimée avec une configuration différente. Ce processus de nettoyage prendra une trentaine de minutes.

Par exemple, vous avez créé une propriété textuelle ID de compte personnalisée qui ne nécessitait pas de valeurs uniques. Vous pouvez archiver la propriété, puis la supprimer. Ensuite, vous pouvez la recréer avec le même nom et le même type de champ et exiger uniquement des numéros et des valeurs uniques.

Remarque : Les propriétés archivées depuis 90 jours ou plus ont été supprimées et ne peuvent pas être restaurées.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.

3. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet, puis sélectionnez Propriétés de [objet] pour l'objet que vous souhaitez restaurer ou supprimer.

4. Cliquez sur l'onglet Archivé.

5. Recherchez les propriétés que vous souhaitez restaurer ou supprimer définitivement :

   • Cliquez sur le menu déroulant Filtrer par et sélectionnez le type de propriété.

   • Utilisez les champs de date pour filtrer les propriétés en fonction de leur date d'archivage.

6. Sélectionnez les cases à cocher à côté des propriétés que vous souhaitez restaurer ou supprimer définitivement. Vous pouvez sélectionner la case à cocher en haut gauche du tableau pour sélectionner toutes les propriétés de la liste.

7. En haut du tableau, cliquez sur Restaurer ou Supprimer.

   • En cas de suppression, dans la boîte de dialogue, saisissez le nombre de propriétés que vous supprimez, puis cliquez sur Supprimer pour confirmer.

Exporter toutes les propriétés

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.

3. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Exporter toutes les propriétés.

4. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Format de fichier et sélectionnez le format souhaité pour le fichier exporté.

5. Cliquez sur Exporter. Une fois l'export terminé, vous recevrez un lien de téléchargement par e-mail et dans votre centre de notifications.

Vous pouvez également exporter l'historique de propriété et utiliser les données historiques pour restaurer les valeurs précédentes.