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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.

Organiser, supprimer et exporter des propriétés

Dernière mise à jour: janvier 29, 2024

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Pour préserver la qualité des données de votre CRM, il convient de garder vos propriétés organisées. Vous pouvez répartir les propriétés en groupes, ou archiver et supprimer les propriétés inutilisées. Pour consulter les informations sur les propriétés de plusieurs objets, vous pouvez également exporter toutes les propriétés ou les données historiques d'une seule propriété.

Si vous souhaitez créer de nouvelles propriétés ou mettre à jour des propriétés existantes, apprenez à créer et modifier des propriétés. Pour obtenir des conseils sur la mise à jour des valeurs de propriété d'une fiche d'informations, découvrez comment modifier une valeur de propriété dans une fiche d'informations ou en masse. 

Créer et modifier des groupes de propriétés

Les groupes de propriétés peuvent vous aider à identifier les propriétés liées au sein d'un objet. Il existe des groupes de propriétés par défaut, mais vous pouvez également créer des groupes personnalisés. Ces groupes sont utilisés uniquement dans les paramètres des propriétés. Pour regrouper les propriétés d'un enregistrement, utilisez les barres latérales de l'enregistrement .

Pour créer une nouveau groupe ou modifier un groupe existant :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.
  • Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet, puis sélectionnez Propriétés [objet] pour l'objet dont vous souhaitez modifier les groupes.
  • Cliquez sur l'onglet Groupes.

create-property-group

  • Pour créer un groupe, dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer un groupe. Pour modifier un groupe existant, passez le curseur sur le groupe, puis cliquez sur Modifier.

  • Dans la boîte de dialogue, saisissez le nom du groupe et cliquez sur Enregistrer.

  • Pour afficher les propriétés d'un groupe, passez le curseur sur le groupe, puis cliquez sur Afficher les propriétés.

  • Pour supprimer un groupe, passez le curseur sur le groupe, puis cliquez sur Supprimer. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer pour confirmer.

Ajouter des propriétés à un groupe

Les utilisateurs doivent disposer des autorisations Modifier les paramètres des propriétés pour déplacer des propriétés vers un groupe. 

Pour ajouter une propriété individuelle à un groupe :

  • Passez le curseur sur la propriété, cliquez sur le menu déroulant Plus, puis sélectionnez Déplacer vers le groupe.

manage-individual-property

  • Dans la boîte de dialogue, sélectionnez un groupeà partir du menu déroulant, puis cliquez sur Enregistrer.

Pour ajouter plusieurs propriétés au même groupe :

  • Sélectionnez les cases à cocher à côté des propriétés.

bulk-manage-properties

  • En haut du tableau, cliquez sur + Ajouter au groupe.
  • Dans la boîte de dialogue, sélectionnez un groupeà partir du menu déroulant, puis cliquez sur Enregistrer.

Archiver des propriétés

Les utilisateurs doivent disposer des autorisations Editer les paramètres des propriétés pour archiver les propriétés. Une fois archivées, les propriétés stockées dans l'onglet Propriétés archivées et seront définitivement supprimées après 90 jours.

Vous pouvez archiver des propriétés uniquement si elles ne sont pas utilisées ailleurs dans votre compte HubSpot (par exemple, dans une liste ou un workflow).

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.

  • Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet, puis sélectionnez Propriétés [objet] pour l'objet dont vous souhaitez archiver les propriétés.

Pour archiver une propriété individuelle :

  • Passez le curseur sur la propriété, cliquez sur le menu déroulant plus, puis sur Archiver.

manage-individual-property

  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Archiver pour confirmer.

Pour archiver plusieurs propriétés :

  • Sélectionnez les cases à cocher à côté des propriétés.

  • En haut du tableau, cliquez sur Archiver.

Pour visualiser et gérer l'endroit où les propriétés sont utilisées avant l'archivage :

  • Dans le tableau des propriétés, cliquez sur le numéro dans la colonne Utilisé dans pour voir où la propriété est utilisée. 
  • Dans le panneau de droite, cliquez pour développer une section afin de consulter les différentes vues, fiches d'informations ou ressources où la propriété est utilisée. Si vous archivez la propriété, vous devrez la supprimer ou la remplacer partout où elle est utilisée.

property-used-in

Restaurer ou supprimer définitivement des propriétés archivées

Les utilisateurs ayant Modifier les paramètres de propriété autorisations pour un objet peuvent restaurer les propriétés archivées de cet objet. Les utilisateurs ayant les autorisations Super admin peuvent également supprimer définitivement les propriétés archivées.

Remarque : les propriétés archivées depuis 90 jours ou plus ont été supprimées et ne peuvent pas être restaurées.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.

  • Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet, puis sélectionnez Propriétés [objet] pour l'objet que vous souhaitez restaurer ou supprimer.

  • Cliquez sur l'onglet Propriétés archivées.

archived-properties

  • Recherchez les propriétés que vous souhaitez restaurer ou supprimer définitivement :

    • Cliquez sur le menu déroulant Filtrer par et sélectionnez le type de propriété.

    • Utilisez les champs de date pour filtrer les propriétés en fonction de leur date d'archivage.

  • Sélectionnez les cases à cocher à côté des propriétés que vous souhaitez restaurer ou supprimer définitivement. Vous pouvez sélectionner la case à cocher en haut gauche du tableau pour sélectionner toutes les propriétés de la liste.

  • En haut du tableau, cliquez sur Restaurer ou Supprimer.

  • En cas de suppression, dans la boîte de dialogue, saisissez le numéro des propriétés que vous supprimez, puis cliquez sur Supprimer pour confirmer.

Exporter toutes les propriétés

Les utilisateurs disposant des autorisations Export peuvent exporter une liste de toutes les propriétés de tous les objets de votre compte. Le fichier exporté contiendra des informations de base, notamment le nom de chaque propriété, son nom interne, son type, sa description, son groupe et, le cas échéant, ses options. Pour visualiser les valeurs des propriétés, vous pouvez exporter l'historique d'une propriété individuelle ou visualiser les données historiques d'une propriété sur un enregistrement.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.

  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Exporter toutes les propriétés.

export-all-properties

  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Format de fichier et sélectionnez le format souhaité pour le fichier exporté.

export-properties-dialog-box

  • Cliquez sur Exporter. Une fois l'export effectué, vous recevrez un lien de téléchargement par e-mail et dans votre centre de notifications.

Exporter les données historiques d'une propriété

Vous pouvez également exporter les données historiques d'une propriété individuelle à travers l'ensemble des fiches d'informations. Le fichier exporté comprendra toutes les fiches d'informations, les valeurs actuelles de la propriété et les valeurs historiques, y compris la date de leur mise à jour. Vous pouvez également choisir d'afficher la manière dont la valeur a été modifiée (par exemple, l'utilisateur ou l'outil qui a déclenché la mise à jour).

Si vous souhaitez exporter toutes les valeurs des propriétés d'un enregistrement spécifique, découvrez comment afficher l'historique des propriétés d'un enregistrement.

Remarque : la limite du nombre de révisions enregistrées dans l'historique de chaque propriété se fonde sur l'objet. Les limites suivantes s'appliquent à toutes les révisions, y compris celles effectuées dans HubSpot et via l'API :

  • Propriétés des contacts : jusqu'à 45 révisions.
  • Propriétés d'entreprise, de transaction, de ticket et d'objet personnalisé : jusqu'à 20 révisions.
  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.

  • Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet, puis sélectionnez Propriétés [objet] pour l'objet dont vous souhaitez exporter la propriété.

  • Passez le curseur sur la propriété, cliquez sur le menu déroulant plus, puis sélectionnez Exporter l'historique des propriétés.

export-property-history

  • Dans la boîte de dialogue :

    • Sélectionnez un format de fichier.

    • Pour inclure l'utilisateur/l'outil qui a mis à jour la valeur dans le fichier, cochez la case Inclure les informations sources.

    • Cliquez sur Exporter.

Une fois l'export effectué, vous recevrez un lien de téléchargement par e-mail et dans votre centre de notifications. Pour restaurer les valeurs historiques de vos enregistrements, vous pouvez rechercher la date du changement dans votre fichier, puis réimporter les valeurs qui étaient dans HubSpot avant ce changement.

Remarque : le fichier d'export utilise le fuseau horaire UTC (temps universel coordonné) pour les dates de modification. Il se peut que vous deviez convertir l'heure dans votre fuseau horaire local pour confirmer la date et l'heure auxquelles la valeur de la propriété a été mise à jour.

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