Organiser, slet og eksporter egenskaber

For at bevare kvaliteten af data i dit CRM er det vigtigt at holde dine ejendomme organiserede. Du kan inddele egenskaber i grupper eller arkivere og slette ubrugte egenskaber. Hvis du vil se egenskabsoplysninger for flere objekter, kan du også eksportere alle egenskaber eller historiske data for en enkelt egenskab.

Hvis du vil oprette nye eller opdatere eksisterende egenskaber, skal du lære at oprette og redigere egenskaber. Hvis du vil have vejledning i at opdatere en posts egenskabsværdier, kan du læse, hvordan du redigerer en egenskabsværdi på en post eller i bulk.

Opret og rediger egenskabsgrupper

Egenskabsgrupper kan hjælpe dig med at identificere relaterede egenskaber i et objekt. Der er standardegenskabsgrupper, men du kan også oprette brugerdefinerede grupper. Disse grupper vises kun i egenskabsindstillingerne. Brug postens sidebjælker til at gruppere egenskaber i en post.

Sådan opretter du en ny eller redigerer en eksisterende gruppe:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Egenskaber i menuen til venstre.
3. Klik på rullemenuen Vælg et objekt , og vælg derefter [objekt ]-egenskaber for det objekt, hvis grupper du vil redigere.
4. Klik på fanen Grupper.

5. For at oprette en ny gruppe skal du klikke på Opret gruppe øverst til højre. Hvis du vil redigere en eksisterende gruppe, skal du holde musen over gruppen og klikke på Rediger.

6. Indtast gruppens navn i dialogboksen, og klik på Gem.

7. Hvis du vil se egenskaberne i en gruppe, skal du holde musen over gruppen og klikke på Vis egenskaber.

8. Hvis du vil slette en gruppe, skal du holde musen over gruppen og klikke på Slet. Klik på Slet i dialogboksen for at bekræfte.

Tilføj egenskaber til en gruppe

Sådan tilføjer du en individuel egenskab til en gruppe:

1. Hold musen over egenskaben, klik på rullemenuen Mere, og klik derefter på Flyt til gruppe.
2. Vælg en gruppe i rullemenuen i dialogboksen, og klik derefter på Gem.

Sådan tilføjer du flere egenskaber til samme gruppe:

1. Marker afkrydsningsfelterne ud for egenskaberne.
2. Klik på + Tilføj til gruppe øverst i tabellen.
3. Vælg en gruppe i rullemenuen i dialogboksen, og klik derefter på Gem.

Egenskaber for arkiv

Når egenskaber er arkiveret, gemmes de i fanen Arkiveret og slettes permanent efter 90 dage.

Arkiver egenskaber, der ikke er i brug på din HubSpot-konto

Du kan arkivere en egenskab, hvis den ikke bruges i nogen poster eller aktiver (f.eks. liste-, indeksside- eller rapportfiltre). Du kan også slette den permanent uden at arkivere den først.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.

2. Gå til Egenskaber i menuen i venstre side.

3. Klik på rullemenuen Vælg et objekt , og vælg derefter [objekt]-egenskaber for det objekt, hvis egenskaber du vil arkivere.

4. Klik på rullemenuen Mere, og klik derefter på Arkiver.
5. Klik på Slet permanent eller Arkiver i højre panel.

Arkiver egenskaber, der er i brug på din HubSpot-konto

Du kan kun arkivere egenskaber, hvis de ikke bruges i aktiver eller værktøjer, der forhindrer arkivering (f.eks. i et segment, en formular eller et workflow).

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.

2. Gå til Egenskaber i menuen i venstre sidepanel.

3. Klik på rullemenuen Vælg et objekt , og vælg derefter [objekt]-egenskaber for det objekt, hvis egenskaber du vil arkivere.

4. Hvisdu vil arkivere en individuel egenskab, skaldu holde markøren over egenskaben, klikke på rullemenuen Mere og derefter klikke på Arkiver.
5. I højre panel kan du se, hvor egenskaberne bruges, før du arkiverer:
   
   • Udfyldningsgrad for denne egenskab: procentdelen af poster, der har en værdi for egenskaben. Klik på Gennemgå [poster] for at se poster med en værdi. Egenskaben kan arkiveres, selv om posterne har værdier.
   • Aktiver, der forhindrer arkivering: Værktøjer som f.eks. arbejdsgange eller egenskabskort, hvor egenskaben, hvis den bruges, ikke kan arkiveres, før den er fjernet. Klik på Review [assets] for at navigere til værktøjet og se og opdatere, hvor egenskaben bruges.
     • Du kan f.eks. se, at en arbejdsgang forhindrer et egenskabsarkiv. Du navigerer til arbejdsgangen og ser, at der er en handling i Rediger post, som bruger egenskaben. Du sletter handlingen, så egenskaben kan arkiveres.
   • Andre aktiver, der bruger denne egenskab: Yderligere værktøjer, hvor egenskaben bruges. Egenskaben kan arkiveres, hvis den bruges af aktiver i dette afsnit. Når egenskaben er arkiveret, fjernes den fra aktivet (f.eks. fjernes den som en kolonne i en indekssidevisning).

6. Klik på Arkiver egenskab for at bekræfte.
7. Hvis du vil arkivere flere egenskaber, skal du markere afkrydsningsfelterne ved siden af egenskaberne og derefter klikke på Arkiver øverst i tabellen.
8. I dialogboksen:
   • Indtast antallet af egenskaber, der skal arkiveres, i tekstfeltet Skriv antallet af egenskaber, der skal arkiveres.
   • Klik på Arkiver.

Gendan eller slet arkiverede egenskaber permanent

Bemærk: Egenskaber, der er arkiveret for 90 eller flere dage siden, er blevet slettet og kan ikke gendannes.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.

2. Gå til Egenskaber i menuen i venstre sidepanel.

3. Klik på rullemenuen Vælg et objekt, og vælg derefter [objekt ]-egenskaber for det objekt, hvis egenskaber du vil gendanne eller slette.

4. Klik på fanen Arkiveret.

5. Find de egenskaber, du vil gendanne eller slette permanent:

   • Klik på rullemenuen Filtrer efter, og vælg egenskabstypen.

   • Brug datofelterne til at filtrere egenskaberne ud fra, hvornår de blev arkiveret.

6. Marker afkrydsningsfelterne ud for de egenskaber, du vil gendanne eller slette permanent. Du kan markere afkrydsningsfeltet øverst til venstre i tabellen for at vælge alle egenskaber på listen.

7. Klik på Gendan eller Slet øverst i tabellen.

   • Hvis du sletter, skal du i dialogboksen skrive det antal egenskaber, du sletter, og derefter klikke på Slet for at bekræfte.

Eksporter alle egenskaber

Brugere med eksportrettigheder kan eksportere en liste over alle egenskaber på tværs af alle kontoens objekter. Den eksporterede fil vil indeholde grundlæggende oplysninger, herunder: hver egenskabs navn, interne navn, type, beskrivelse, gruppe, dens muligheder (hvis relevant), brugeren, der oprettede den, anvendelser og udfyldningsgrad. Filen indeholder også sidste opdateringstidspunkt og opdateringskilde for kontakt-, firma-, aftale- og billetegenskaber. Du kan ikke eksportere individuelle egenskaber.

Hvis du i stedet vil se egenskabsværdier, kan du eksportere en individuel egenskabs historik eller se historiske data for en egenskab i en post.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Egenskaber i menuen til venstre.
3. Klik på Eksporter alle egenskaber øverst til højre.
4. Klik på rullemenuen Filformat i dialogboksen, og vælg det format, du vil have til den eksporterede fil.
5. Klik på Eksporter. Når eksporten er behandlet, modtager du et downloadlink via e-mail og i dit meddelelsescenter. Hvis du ikke ser e-mailen, skal du sikre dig, at dine notifikationer er slået til.

Du kan også eksportere ejendomshistorik og bruge historiske data til at gendanne tidligere værdier.