プロパティーの整理、削除、エクスポート

CRMで高品質のデータを維持するには、常にプロパティーを整理しておくことが重要です。プロパティーをグループに分類したり、使用していないプロパティーをアーカイブして削除したりできます。また、複数のオブジェクトのプロパティー情報を表示するには、全てのプロパティーをエクスポートしたり、単一プロパティーの履歴データをエクスポートしたりできます。

プロパティーを新規に作成したり、既存のプロパティーを更新する場合は、 プロパティーを作成および編集する方法をご確認ください。レコードのプロパティー値を更新する方法については、 レコードのプロパティー値を編集する方法、または一括編集する方法をご覧ください 。

プロパティーグループを作成、編集する

プロパティーグループは、1つのオブジェクト内の関連するプロパティーを識別するのに役立ちます。デフォルトのプロパティーグループがありますが、カスタムグループを作成することもできます。これらのグループは、プロパティー設定内にのみ表示されます。レコードでプロパティーをグループ化するには、 レコードサイドバーを使用します。

新しいグループを作成するか、既存のグループを編集するには：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで[ プロパティー]に移動します。
3. ［オブジェクトを選択］ドロップダウンメニューをクリックし、編集したいグループのあるオブジェクトの［［オブジェクト］プロパティー］を選択します。
4. ［グループ］タブをクリックします。

5. 新しいグループを作成するには、右上の［グループを作成］をクリックします。既存のグループを編集するには、グループの上にマウスポインターを置いて［編集］をクリックします。

6. ダイアログボックスで、グループの名前を入力して［保存］をクリックします。

7. グループ内のプロパティーを表示するには、グループの上にマウスポインターを置き、［ プロパティーを表示］をクリックします。

8. グループを削除するには、グループの上にマウスポインターを置き、［削除］をクリックします。ダイアログボックスで［削除］をクリックして確認します。

グループにプロパティーを追加する

個々のプロパティーをグループに追加するには、次の手順に従います。

1. プロパティーにカーソルを合わせて、［その他］ドロップダウンメニューをクリックし、［グループに移動］をクリックします。
2. ダイアログボックスで、ドロップダウンメニューからグループを1つ選択して［保存］をクリックします。

複数のプロパティーを同じグループに追加するには、次の手順に従います。

1. プロパティーの横にあるチェックボックスをオンにします。
2. テーブルの上部にある［+グループに追加］をクリックします。
3. ダイアログボックスで、ドロップダウンメニューからグループを1つ選択して［保存］をクリックします。

プロパティーをアーカイブする

アーカイブされたプロパティーは［アーカイブ済み］タブに保存され、90日後に完全に削除されます。

HubSpotアカウント内で使用されていないプロパティーをアーカイブする

レコードやアセット(リスト、インデックスページ、レポートフィルターなど)で使用されていないプロパティーは、アーカイブできます。また、最初にアーカイブせずに完全に削除することもできます。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。

2. 左のサイドバーメニューで[ プロパティー]に移動します。

3. ［オブジェクトを選択］ドロップダウンメニューをクリックし、アーカイブしたいプロパティーがあるオブジェクトの［オブジェクト］プロパティーを選択します。

4. ［その他］ドロップダウンメニューをクリックし、［アーカイブ］をクリックします。
5. 右側のパネルで、［永久に削除］または［アーカイブ］をクリックします。

HubSpotアカウント内で使用中のプロパティーをアーカイブする

アーカイブできない アセットまたはツール (セグメント、フォーム、ワークフローなど)で使用されていない場合のみ、プロパティーをアーカイブできます。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。

2. 左のサイドバーメニューで[ プロパティー]に移動します。

3. ［オブジェクトを選択］ドロップダウンメニューをクリックし、アーカイブしたいプロパティーがあるオブジェクトの［オブジェクト］プロパティーを選択します。

4. 個々のプロパティーをアーカイブするには、プロパティーの上にマウスポインターを置き、［その他］ドロップダウンメニューをクリックして［アーカイブ］をクリックします。
5. アーカイブする前に、右側のパネルで、プロパティーが使用されている場所を次のように確認します。
   
   • このプロパティーの入力率（フィルレート）：プロパティーの値が入っているレコード数の割合。値が入っているレコードを表示するには、［［レコード］を確認］をクリックします。レコードに値が入っている場合でも、そのプロパティーをアーカイブできます。
   • アーカイブの妨げになっているアセット：これらのツール（ワークフローやプロパティーカードなど）でプロパティーが使用されている場合、それを削除するまではアーカイブできません。［［アセット］を確認］をクリックしてツールに移動し、プロパティーが使用されている場所を表示して更新してください。
     • 例えば、あるワークフローがプロパティーのアーカイブを妨げていることが分かったとします。そのワークフローに移動すると、そのプロパティーを使用する「レコードの編集」アクションがあることに気付きます。このアクションを削除すると、プロパティーがアーカイブ可能になります。
   • このプロパティーを使用している他のアセット：プロパティーが使用されている追加のツール。このセクションのアセットで使用されているプロパティーは、アーカイブ可能です。アーカイブされた後、プロパティーはアセットから削除されます（例：インデックス ページ ビューの列として削除されます）。

6. ［プロパティーをアーカイブ］をクリックして確定します。
7. 複数のプロパティーをアーカイブするには、プロパティーの横にある チェックボックスを選択してから、テーブルの上部にある［アーカイブ］をクリックします。
8. ダイアログボックスで、次の操作を行います。
   • [ アーカイブするプロパティーの数を入力 ]テキストフィールドに、アーカイブするプロパティー の数 を入力します。
   • ［アーカイブ］をクリックします。

アーカイブされたプロパティーの復元または完全削除

注：90日以上前にアーカイブされたプロパティーは既に削除されており、復元できません。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。

2. 左のサイドバーメニューで[ プロパティー]に移動します。

3. ［オブジェクトを選択］ドロップダウンメニューをクリックし、復元または削除したいプロパティーがあるオブジェクトの［オブジェクト］プロパティーを選択します。

4. ［アーカイブ済み］タブをクリックします。

5. 復元または完全削除するプロパティーを見つけます。

   • ［絞り込み条件］ドロップダウンメニューをクリックし、プロパティーのタイプを選択します。

   • 日付フィールドを使用して、アーカイブされたタイミングに基づいてプロパティーを絞り込みます。

6. 復元または完全削除するプロパティーの横にあるチェックボックスをオンにします。テーブルの左上のチェックボックスを選択すると、リスト内の全てのプロパティーを選択できます。

7. テーブルの一番上にある［復元］または［削除］をクリックします。

   • 削除の場合は、削除するプロパティーの数をダイアログボックスに入力し、［削除］をクリックして確定します。

全てのプロパティーをエクスポート

エクスポート権限を持つユーザーは、アカウントの全オブジェクトの全プロパティーのリストをエクスポートできます。エクスポートされたファイルには、各プロパティーの名前、内部名、タイプ、説明、グループ、オプション(該当する場合)、作成したユーザー、使用状況、フィルレートなどの基本情報が含まれます。また、このファイルには、コンタクト、会社、取引、チケットのプロパティーの最終更新日時刻と更新元も含まれます。個々のプロパティーをエクスポートすることはできません。

プロパティーの値を表示する場合は、 個別のプロパティーの履歴をエクスポートする か、 レコードのプロパティーの履歴データを表示できます。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで[ プロパティー]に移動します。
3. 右上にある［全てのプロパティーをエクスポート］をクリックします。
4. ダイアログボックスで［ファイル形式］ドロップダウンメニューをクリックし、エクスポートするファイルの形式を選択します。
5. ［エクスポート］をクリックします。エクスポート処理が終わると、Eメール経由および通知センターでダウンロードリンクが届きます。Eメールが届かない場合は、 通知がオンになっているかを確認してください。

また、プロパティー履歴をエクスポート して、履歴データを使用して以前の値を復元することもできます。