プロパティーを整理、削除、エクスポートする

CRMで質の高いデータを維持するには、 プロパティーを整理しておくことが重要です。プロパティーをグループに分類したり、使用していないプロパティーをアーカイブして削除したりすることができます。複数のオブジェクトのプロパティー情報を表示するために、全てのプロパティーまたは1つのプロパティーの履歴データをエクスポートすることもできます。

プロパティーを新規作成または既存のプロパティーを更新したい場合は、プロパティーを作成または編集する方法をご覧ください。レコードのプロパティー値を更新する方法については、レコードまたはのプロパティー値を一括編集する方法をご覧ください。

プロパティーグループを作成、編集する

プロパティーグループは、オブジェクト内の関連プロパティーを識別するのに役立ちます。デフォルトのプロパティーグループがありますが、カスタムグループを作成することもできます。これらのグループは、プロパティー設定内でのみ使用されます。レコード上のプロパティーをグループ化するには、 レコードサイドバーを使用します。

新しいグループを作成するか、既存のグループを編集するには、次のようにします。

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左のサイドバーメニューから［プロパティー］を選択します。
• ［オブジェクトを選択］ドロップダウンメニューをクリックし、そのグループを編集するオブジェクトの［［オブジェクト］プロパティー］を選択します。
• ［グループ］タブをクリックします。

• 新しいグループを作成するには、右上の［グループを作成］をクリックします。既存のグループを編集するには、グループにマウスポインターを合わせて、［編集］をクリックします。

• ダイアログボックスにグループの名前を入力し、［保存］をクリックします。

• グループのプロパティーを表示するには、グループにマウスポインターを合わせて、［プロパティーを表示］をクリックします。

• グループを削除するには、グループにマウスポインターを合わせて、［削除］をクリックします。ダイアログボックスで［削除］をクリックして確認します。

プロパティーをグループに追加する

ユーザーがプロパティーをグループに移動するには、 プロパティー設定を編集 権限 が必要です。 

個々のプロパティーをグループに追加するには、次の手順に従います。

• プロパティーにカーソルを合わせて、［その他］ドロップダウンメニューをクリックし、［グループに移動］をクリックします。

• ダイアログボックスで、ドロップダウンメニューからグループを選択し、［保存］をクリックします。

複数のプロパティーを同じグループに追加するには、次の手順に従います。

• プロパティーの横にあるチェックボックスをオンにします。

• テーブルの上部にある［+グループに追加］をクリックします。
• ダイアログボックスで、ドロップダウンメニューからグループを選択し、［保存］をクリックします。

プロパティーをアーカイブする

ユーザーには、プロパティーをアーカイブするための プロパティー設定を編集 権限 が必要です。アーカイブされたプロパティーは[ アーカイブ済み]タブに保存され、90日後に完全に削除されます。

HubSpotアカウント内で使用されていないプロパティーをアーカイブする

プロパティーが HubSpot アカウント内のどのレコードやアセットでも使用されていない場合、アーカイブすることができます。最初にアーカイブせずに完全に削除することもできます。

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。

• 左のサイドバーメニューから［プロパティー］を選択します。

• ［オブジェクトを選択］ドロップダウンメニューをクリックし、プロパティーをアーカイブするオブジェクトの［［オブジェクト］プロパティー］を選択します。

• [ その他 ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ アーカイブ]をクリックします。
• 右側のパネルで、[永久に削除]または [アーカイブ]をクリックします。 プロパティーを完全に削除した場合の影響について詳細をご確認ください。

HubSpotアカウント内で使用中のプロパティーをアーカイブする

プロパティーをアーカイブできるのは、そのプロパティーがHubSpotアカウント内でアーカイブ できないアセットまたはツール (リスト、フォーム、ワークフローなど)で使用されていない場合のみです。

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。

• 左のサイドバーメニューから［プロパティー］を選択します。

• ［オブジェクトを選択］ドロップダウンメニューをクリックし、プロパティーをアーカイブするオブジェクトの［［オブジェクト］プロパティー］を選択します。

• 個々のプロパティーをアーカイブするには、プロパティーの上にマウスポインターを置き、[ その他 ]ドロップダウンメニューをクリックしてから、[ アーカイブ]をクリックします。

• 右側のパネルで、アーカイブする前にプロパティーが使用されている場所を確認します。
  
  • このプロパティーのフィルレート :プロパティーの値があるレコードの割合。値のあるレコードを表示するには、[ [レコード]を確認] をクリックします。レコードに値がある場合でも、プロパティーをアーカイブできます。
  • アーカイブを妨げているアセット:ワークフローやプロパティーカードなど、プロパティーが使用されている場合、削除するまでアーカイブ できない ツール。[ [アセット確認]] をクリックしてツールに移動し、プロパティーが使用されている場所を表示して更新します。
    • たとえば、ワークフローがプロパティーのアーカイブを防止していることがわかります。ワークフローに移動すると、プロパティーを使用する [レコードの編集 ] アクション に気付きます。アクションを削除して、プロパティーをアーカイブできるようにします。
  • このプロパティーを使用するその他のアセット :プロパティーが使用されている追加のツール。プロパティーは、このセクションのアセットで使用されている場合はアーカイブできます。アーカイブされると、プロパティーはアセットから削除されます(例:一覧ページビューの列として削除されます)。

• [プロパティーをアーカイブ ]をクリックして確定します。
• 複数のプロパティーをアーカイブするには、プロパティーの横にある チェックボックスを選択してから、テーブルの上部にある[ アーカイブ]をクリックします。
• ダイアログボックスで、次の操作を行います。
  • アーカイブするプロパティー の数 を入力します。
  • 「アーカイブ」をクリックします。

アーカイブされたプロパティーの復元または完全削除

オブジェクトに対してプロパティー設定を編集 権限 を持つユーザーは、そのオブジェクトのアーカイブされたプロパティーを復元できます。スーパー管理者権限を持つユーザーは 以前にアーカイブされたプロパティー完全に削除こともできます。プロパティーを削除すると、レコードから既存の値がクリアされます。また、削除したプロパティーを別の構成で再作成することもできます。この清算プロセスには約30分かかります。

例えば、カスタム アカウント ID テキストベースのプロパティーを作成し、固有の値を必要としなかったとします。プロパティーをアーカイブしてから削除できます。次に、同じ名前とフィールドタイプで再作成し、 数値のみと固有の値を要求できます。

注：90日以上前にアーカイブされたプロパティーは削除されており、復元できません。

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。

• 左のサイドバーメニューから［プロパティー］を選択します。

• ［オブジェクトを選択］ドロップダウンメニューをクリックして、そのプロパティーを復元または削除するオブジェクトの［［オブジェクト］プロパティー］を選択します。

• 「 アーカイブ済み」タブをクリックします。

• 復元または完全に削除するプロパティーを見つけます。

  • ［絞り込み条件］ドロップダウンメニューをクリックし、プロパティーのタイプを選択します。

  • 日付フィールドを使用して、アーカイブされたタイミングに基づいてプロパティーを絞り込みます。

• 復元または完全に削除するプロパティーの横にあるチェックボックスをオンにします。テーブルの左上のチェックボックスを選択して、リスト内の全てのプロパティーを選択できます。

• テーブルの一番上にある［復元］または［削除］をクリックします。

  • 削除する場合は、ダイアログボックスで削除するプロパティー の数を入力し、[ 削除 ]をクリックして確定します。

全てのプロパティーをエクスポートする

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。

• 左のサイドバーメニューから［プロパティー］を選択します。

• 右上にある［全てのプロパティーをエクスポート］をクリックします。

• ダイアログボックスで、［ファイル形式］ドロップダウンメニューをクリックし、エクスポートするファイルの形式を選択します。

• ［エクスポート］をクリックします。エクスポートが処理されると、Eメールと 通知センターにダウンロードリンクが届きます。

また、プロパティー履歴をエクスポートし、履歴データを使用して以前の値を復元することもできます。