Organisere, slette og eksportere egenskaper

For å opprettholde kvaliteten på dataene i CRM-systemet er det viktig å holde orden på eiendommene dine. Du kan dele inn egenskaper i grupper, eller arkivere og slette ubrukte egenskaper. Du kan også eksportere alle egenskaper eller historiske data for en enkelt egenskap for å se egenskapsinformasjon for flere objekter.

Hvis du vil opprette nye eller oppdatere eksisterende egenskaper, kan du lære hvordan du oppretter og redigerer egenskaper. Hvis du vil ha veiledning om hvordan du oppdaterer en posts egenskapsverdier, kan du lese om hvordan du redigerer en egenskapsverdi på en post eller i bulk.

Opprette og redigere egenskapsgrupper

Egenskapsgrupper kan hjelpe deg med å identifisere relaterte egenskaper i et objekt. Det finnes standard egenskapsgrupper, men du kan også opprette egendefinerte grupper. Disse gruppene vises bare i egenskapsinnstillingene. Du kan gruppere egenskaper i en post ved hjelp av postens sidefelt.

Slik oppretter du en ny eller redigerer en eksisterende gruppe:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Egenskaper i menyen på venstre sidefelt.
3. Klikk på rullegardinmenyen Velg et objekt , og velg deretter [objekt ]-egenskaper for objektet hvis grupper du vil redigere.
4. Klikk på fanen Grupper.

5. Klikk på Opprett gruppe øverst til høyre for å opprette en ny gruppe. Hvis du vil redigere en eksisterende gruppe, holder du musepekeren over gruppen og klikker på Rediger.

6. Skriv inn navnet på gruppen i dialogboksen, og klikk på Lagre.

7. Hvis du vil vise egenskapene i en gruppe, holder du musepekeren over gruppen og klikker på Vis egenskaper.

8. Hvis du vil slette en gruppe, holder du musepekeren over gruppen og klikker på Slett. I dialogboksen klikker du på Slett for å bekrefte.

Legge til egenskaper i en gruppe

Slik legger du til en enkelt egenskap i en gruppe:

1. Hold markøren over egenskapen, klikk på rullegardinmenyen Mer, og klikk deretter på Flytt til gruppe.
2. I dialogboksen velger du en gruppe fra rullegardinmenyen, og klikker deretter på Lagre.

Slik legger du til flere egenskaper i samme gruppe:

1. Merk av i avmerkingsboksene ved siden av egenskapene.
2. Klikk på + Legg til i gruppe øverst i tabellen.
3. I dialogboksen velger du en gruppe fra rullegardinmenyen, og klikker deretter på Lagre.

Egenskaper for arkiv

Når egenskapene er arkivert, lagres de i Arkivert-fanen og slettes permanent etter 90 dager.

Arkiver egenskaper som ikke er i bruk i HubSpot-kontoen din

Du kan arkivere en egenskap hvis den ikke brukes i noen poster eller ressurser (f.eks. liste-, indeksside- eller rapportfiltre). Du kan også slette den permanent uten å arkivere den først.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

2. Gå til Egenskaper i menyen i venstre sidefelt.

3. Klikk på rullegardinmenyen Velg et objekt , og velg deretter [objekt]-egenskaper for objektet du vil arkivere egenskapene til.

4. Klikk på rullegardinmenyen Mer, og klikk deretter på Arkiver.
5. I høyre panel klikker du på Slett permanent eller Arkiver.

Arkiver egenskaper som er i bruk i HubSpot-kontoen din

Du kan bare arkivere egenskaper hvis de ikke brukes i ressurser eller verktøy som forhindrer arkivering (f.eks. i et segment, et skjema eller en arbeidsflyt).

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

2. Gå til Egenskaper i menyen i venstre sidefelt.

3. Klikk på rullegardinmenyen Velg et objekt , og velg deretter [objekt]-egenskaper for objektet hvis egenskaper du vil arkivere.

4. Hvisdu vil arkivere en enkeltegenskap,holderdu musepekeren over egenskapen, klikker på rullegardinmenyen Mer og klikker deretter på Arkiver.
5. I høyre panel kan du se hvor egenskapene brukes før arkivering:
   
   • Fyllingsgrad for denne egenskapen: prosentandelen av poster som har en verdi for egenskapen. Klikk på Gjennomgå [poster] for å vise poster med en verdi. Egenskapen kan arkiveres selv om postene har verdier.
   • Ressurser som forhindrer arkivering: verktøy, for eksempel arbeidsflyter eller egenskapskort, der egenskapen ikke kan arkiveres før den er fjernet hvis den brukes. Klikk på Gjennomgå [ressurser] for å navigere til verktøyet for å vise og oppdatere hvor egenskapen brukes.
     • Du ser for eksempel at en arbeidsflyt forhindrer arkivering av en egenskap. Du navigerer til arbeidsflyten og ser en Rediger posthandling som bruker egenskapen. Du sletter handlingen slik at egenskapen kan arkiveres.
   • Andre ressurser som bruker denne egenskapen: flere verktøy der egenskapen brukes. Egenskapen kan arkiveres hvis den brukes av ressurser i denne delen. Når egenskapen er arkivert, fjernes den fra ressursen (f.eks. fjernes den som kolonne i en indekssidevisning).

6. Klikk på Arkiver egenskap for å bekrefte.
7. Hvis du vil arkivere flere egenskaper, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av egenskapene og klikker deretter på Arkiver øverst i tabellen.
8. I dialogboksen:
   • Skriv inn antall egenskaper som skal arkiveres i tekstfeltet Skriv inn antall egenskaper som skal arkiveres.
   • Klikk på Arkiver.

Gjenopprett eller slett arkiverte egenskaper permanent

Merk: Egenskaper som ble arkivert for 90 dager siden eller mer, er slettet og kan ikke gjenopprettes.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

2. Gå til Egenskaper i menyen i venstre sidefelt.

3. Klikk på rullegardinmenyen Velg et objekt, og velg deretter [objekt ]-egenskaper for objektet du vil gjenopprette eller slette egenskapen til.

4. Klikk på Arkivert-fanen.

5. Finn egenskapene du vil gjenopprette eller slette permanent:

   • Klikk på rullegardinmenyen Filtrer etter, og velg egenskapstype.

   • Bruk datofeltene til å filtrere egenskapene basert på når de ble arkivert.

6. Merk av i avmerkingsboksene ved siden av egenskapene du vil gjenopprette eller slette permanent. Du kan merke av i avmerkingsboksen øverst til venstre i tabellen for å velge alle egenskapene i listen.

7. Klikk på Gjenopprett eller Slett øverst i tabellen.

   • Hvis du sletter, skriver du inn antallet egenskaper du vil slette i dialogboksen, og klikker deretter på Slett for å bekrefte.

Eksportere alle egenskaper

Brukere med eksporttillatelser kan eksportere en liste over alle egenskaper for alle kontoens objekter. Den eksporterte filen vil inneholde grunnleggende informasjon, inkludert: hver egenskaps navn, interne navn, type, beskrivelse, gruppe, alternativer (hvis aktuelt), brukeren som opprettet den, bruksområder og fyllingsgrad. Filen inneholder også siste oppdateringstidspunkt og oppdateringskilde for kontakt-, firma-, avtale- og billettegenskaper. Du kan ikke eksportere individuelle egenskaper.

Hvis du i stedet vil vise egenskapsverdier, kan du eksportere historikken for en enkelt egenskap eller vise historiske data for en egenskap i en post.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Egenskaper i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på Eksporter alle egenskaper øverst til høyre.
4. I dialogboksen klikker du på rullegardinmenyen Filformat og velger formatet du vil ha for den eksporterte filen.
5. Klikk på Eksporter. Når eksporten er behandlet, vil du motta en nedlastingslenke via e-post og i varslingssenteret. Hvis du ikke ser e-posten, må du kontrollere at varslinger er slått på.

Du kan også eksportere eiendomshistorikk og bruke historiske data til å gjenopprette tidligere verdier.