Eigenschap organiseren, verwijderen en exporteren

Om gegevenskwaliteit in uw CRM te behouden, is het belangrijk om uw eigenschappen te organiseren. U kunt eigenschappen onderverdelen in groepen of ongebruikte eigenschappen archiveren en verwijderen. Om informatie over eigenschappen voor meerdere objecten te bekijken, kunt u ook alle eigenschappen of historische gegevens voor een enkele eigenschap exporteren.

Als u nieuwe eigenschappen wilt maken of bestaande eigenschappen wilt bijwerken, leer dan hoe u eigenschappen kunt maken en bewerken. Voor meer informatie over het bijwerken van de waarden van eigenschappen van een record, leert u hoe u een waarde van een eigenschap bewerkt in een record of in bulk.

Eigenschapgroepen maken en bewerken

Eigenschapgroepen kunnen je helpen om gerelateerde eigenschappen binnen een object te identificeren. Er zijn standaard eigenschapgroepen, maar je kunt ook aangepaste groepen maken. Deze groepen worden alleen gebruikt binnen de instellingen van de eigenschappen. Gebruik Record zijbalken om eigenschappen in een record te groeperen .

Om een nieuwe groep te maken of een bestaande groep te bewerken:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Eigenschap.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer vervolgens [object] eigenschappen voor het object waarvan je de groepen wilt bewerken.
• Klik op het tabblad Groepen.

• Als u een nieuwe groep wilt maken, klikt u rechtsboven op Groep maken. Als u een bestaande groep wilt bewerken, gaat u met de muisaanwijzer over de groep en klikt u op Bewerken.

• Voer in het dialoogvenster de naam van de groep in en klik op Opslaan.

• Als u de eigenschappen van een groep wilt bekijken, gaat u met de muisaanwijzer over de groep en klikt u op Eigenschappen weergeven.

• Als u een groep wilt verwijderen, gaat u met de muisaanwijzer over de groep en klikt u op Verwijderen. Klik in het dialoogvenster op Verwijderen om te bevestigen.

Eigenschap toevoegen aan een groep

Gebruikers moeten machtigingenseteigenschappen bewerken hebben om eigenschappen naar een groep te verplaatsen.

Om een individuele eigenschap aan een groep toe te voegen:

• Beweeg de muis over de eigenschap, klik op het vervolgkeuzemenu Meer en klik vervolgens op Verplaatsen naar groep.

• Selecteer in het dialoogvenster een groep in het vervolgkeuzemenu en klik vervolgens op Opslaan.

Om meerdere eigenschappen toe te voegen aan dezelfde groep:

• Schakel de selectievakjes naast de eigenschappen in.

• Klik boven in de tabel op + Toevoegen aan groep.
• Selecteer in het dialoogvenster een groep in het vervolgkeuzemenu en klik op Opslaan.

Eigenschappen archief

Gebruikers moeten machtigingensetsvoor het bewerken van eigenschappen hebben om eigenschappen te kunnen archiveren. Eenmaal gearchiveerd worden eigenschappen opgeslagen op het tabblad Gearchiveerde eigenschappen en na 90 dagen definitief verwijderd.

Je kunt alleen eigenschappen archiveren als ze niet elders binnen je HubSpot account worden gebruikt (bijvoorbeeld in een lijst of workflow).

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Eigenschap.

• Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer vervolgens[object] eigenschappen voor het object waarvan je de eigenschappen wilt archiveren.

• Om een individuele eigenschap te archiveren, ga je met de muisover de eigenschap, klik je op het vervolgkeuzemenu Meer en klik je vervolgens op Archiveren.

• Om meerdere eigenschappen te archiveren, selecteert u de selectievakjes naast de eigenschappen en klikt u vervolgens op Archiveren boven in de tabel.

• Bekijk in het rechterpaneel waar eigenschappen worden gebruikt voordat ze worden gearchiveerd:
  
  • Vulgraad voor deze eigenschap: het percentage records dat een waarde voor de eigenschap heeft. Klik op Review [records] om records met een waarde te bekijken. De eigenschap kan worden gearchiveerd zelfs als records waarden hebben.
  • Assets die archivering verhinderen: tools, zoals workflows of eigenschappenkaarten, waarvoor geldt dat als de eigenschap wordt gebruikt, deze niet kan worden gearchiveerd totdat deze wordt verwijderd. Klik op [assets] bekijken om naar het tool te navigeren om te bekijken en bij te werken waar de eigenschap wordt gebruikt.
  • Andere middelen die deze eigenschap gebruiken: extra hulpmiddelen waarin de eigenschap wordt gebruikt. De eigenschap kan worden gearchiveerd als deze wordt gebruikt door middelen in deze sectie. Eenmaal gearchiveerd, wordt de eigenschap verwijderd uit het onderdeel (bijv. verwijderd als een kolom in een indexpaginaweergave).

• Klik op Eigenschap archiveren om te bevestigen.

Gearchiveerde eigenschappen herstellen of permanent verwijderen

Gebruikers met Machtigingenseteigenschap-instellingen bewerken voor een object kunnen de gearchiveerde eigenschappen van dat object herstellen. Gebruikers met Superbeheer rechten kunnen ook permanent gearchiveerde eigenschappen verwijderen.

Let op: eigenschappen die 90 of meer dagen geleden zijn gearchiveerd, zijn verwijderd en kunnen niet meer worden hersteld.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Eigenschap.

• Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer vervolgens [object] eigenschappen voor het object waarvan je de eigenschap wilt herstellen of verwijderen.

• Klik op het tabblad Gearchiveerde eigenschappen.

• Zoek de eigenschappen die je wilt herstellen of permanent wilt verwijderen:

  • Klik op het vervolgkeuzemenu Filteren op en selecteer het type eigenschap.

  • Gebruik de datumvelden om de eigenschappen te filteren op basis van wanneer ze werden gearchiveerd.

• Selecteer de selectievakjes naast de eigenschappen die u wilt herstellen of permanent wilt verwijderen. U kunt het selectievakje linksboven in de tabel inschakelen om alle eigenschappen in de lijst te selecteren.

• Klik boven in de tabel op Herstellen of Verwijderen.

  • Als u wilt verwijderen, typt u in het dialoogvenster het aantal eigenschappen dat u wilt verwijderen en klikt u op Verwijderen om te bevestigen.

Alle eigenschappen exporteren

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Eigenschap.

• Klik rechtsboven op Alle eigenschappen exporteren.

• Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling en selecteer de indeling die je wilt voor het geëxporteerde bestand.

• Klik op Exporteren. Zodra de export is verwerkt, ontvang je een downloadlink via e-mail en in je meldingscentrum.

• Je kunt ook de geschiedenis van eigenschappen exporteren en historische gegevens gebruiken om eerdere waarden te herstellen.