Organisera, radera och exportera fastigheter

För att upprätthålla kvaliteten på data i ditt CRM-system är det viktigt att hålla ordning på dina fastigheter. Du kan dela in egenskaper i grupper eller arkivera och ta bort oanvända egenskaper. Om du vill visa fastighetsinformation för flera objekt kan du också exportera alla fastigheter eller historiska data för en enskild fastighet.

Om du vill skapa nya eller uppdatera befintliga egenskaper kan du läsa om hur du skapar och redigerar egenskaper. För vägledning om hur du uppdaterar en posts egenskapsvärden, läs hur du redigerar ett egenskapsvärde på en post eller i bulk.

Skapa och redigera egenskapsgrupper

Egenskapsgrupper kan hjälpa dig att identifiera relaterade egenskaper inom ett objekt. Det finns förinställda egenskapsgrupper, men du kan också skapa egna grupper. Dessa grupper används endast i inställningarna för egenskaper. Använd sidofält för poster för att gruppera egenskaper på en post.

Så här skapar du en ny eller redigerar en befintlig grupp:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Egenskaper i menyn i det vänstra sidofältet.
• Klicka på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och välj sedan [objekt ]-egenskaper för det objekt vars grupper du vill redigera.
• Klicka på fliken Grupper.

• Om du vill skapa en ny grupp klickar du på Skapa grupp uppe till höger. Om du vill redigera en befintlig grupp håller du muspekaren över gruppen och klickar sedan på Redigera.

• I dialogrutan anger du namnet på gruppen och klickar på Spara.

• Om du vill visa egenskaperna i en grupp håller du muspekaren över gruppen och klickar sedan på Visa egenskaper.

• Om du vill ta bort en grupp håller du muspekaren över gruppen och klickar på Ta bort. I dialogrutan klickar du på Ta bort för att bekräfta.

Lägga till egenskaper i en grupp

Användare måste ha behörigheten Redigerainställningar för egenskaper för att kunna flytta egenskaper till en grupp.

Så här lägger du till en enskild egenskap i en grupp:

• Håll muspekaren över egenskapen, klicka på rullgardinsmenyn Mer och klicka sedan på Flytta till grupp.

• I dialogrutan väljer du en grupp i rullgardinsmenyn och klickar sedan på Spara.

Så här lägger du till flera egenskaper i samma grupp:

• Markera kryssrutorna bredvid egenskaperna.

• Klicka på + Lägg till i grupp längst upp i tabellen.
• I dialogrutan väljer du en grupp i rullgardinsmenyn och klickar sedan på Spara.

Egenskaper för arkiv

Användare måste ha behörigheten Redigeraegenskapsinställningar för att kunna arkivera egenskaper. När egenskaperna har arkiverats lagras de på fliken Arkiverade egenskaper och raderas permanent efter 90 dagar.

Du kan bara arkivera egenskaper om de inte används någon annanstans i ditt HubSpot-konto (t.ex. i en lista eller ett arbetsflöde).

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.

• Navigera till Properties i menyn till vänster i sidofältet.

• Klicka på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och välj sedan [objekt]-egenskaper för det objekt vars egenskaper du vill arkivera.

• Omdu vill arkivera en enskild egenskap håller du muspekarenöver egenskapen, klickar på rullgardinsmenyn Mer och sedan på Arkivera.

• Om du vill arkivera flera egenskaper markerar du kryssrutorna bredvid egenskaperna och klickar sedan på Arkivera högst upp i tabellen.

• I den högra panelen kan du granska var egenskaperna används innan du arkiverar dem:
  
  • Fyllnadsgrad för den här egenskapen: procentandelen poster som har ett värde för egenskapen. Klicka på Granska [ poster] för att visa poster med ett värde. Egenskapen kan arkiveras även om posterna har värden.
  • Tillgångar som förhindrar arkivering: verktyg, t.ex. arbetsflöden eller egenskapskort, där om egenskapen används kan den inte arkiveras förrän den har tagits bort. Klicka på Granska [tillgångar] för att navigera till verktyget och visa och uppdatera var egenskapen används.
    • Du ser t.ex. att ett arbetsflöde förhindrar ett egendomsarkiv. Du navigerar till arbetsflödet och ser en åtgärd för att redigera en post som använder egenskapen. Du tar bort åtgärden så att egenskapen kan arkiveras.
  • Andra tillgångar som använder den här egenskapen: ytterligare verktyg där egenskapen används. Egenskapen kan arkiveras om den används av tillgångar i det här avsnittet. När egenskapen har arkiverats tas den bort från tillgången (t.ex. tas den bort som en kolumn i en indexsidvy).

• Klicka på Arkivera egenskap för att bekräfta.

Återställ eller ta bort arkiverade egenskaper permanent

Användare med behörighetenRedigera egenskapsinställningar för ett objekt kan återställa de arkiverade egenskaperna för det objektet. Användare med behörigheten Superadministratör kan även permanent radera tidigare arkiverade egenskaper. När du tar bort en egenskap rensas befintliga värden från poster. Du kan också återskapa den borttagna egenskapen med en annan konfiguration. Denna rensningsprocess tar cirka trettio minuter.

Du har t.ex. skapat en anpassad textbaserad egenskap för konto-ID och inte krävt unika värden. Du kan arkivera egenskapen och sedan ta bort den. Därefter kan du återskapa den med samma namn och fälttyp och kräva endast siffror och unika värden.

Observera: Egenskaper som arkiverades för 90 dagar sedan eller mer har tagits bort och kan inte återställas.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.

• Navigera till Egenskaper i menyn i vänster sidofält.

• Klicka på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och välj sedan [objekt ]-egenskaper för det objekt vars egenskaper du vill återställa eller ta bort.

• Klicka på fliken Arkiverade egenskaper.

• Leta reda på de egenskaper som du vill återställa eller ta bort permanent:

  • Klicka på rullgardinsmenyn Filtrera efter och välj typ av egenskap.

  • Använd datumfälten för att filtrera egenskaperna baserat på när de arkiverades.

• Markera kryssrutorna bredvid de egenskaper som du vill återställa eller ta bort permanent. Du kan markera kryssrutan längst upp till vänster i tabellen för att markera alla egenskaper i listan.

• Klicka på Återställ eller Radera högst upp i tabellen.

  • Om du raderar skriver du i dialogrutan det antal egenskaper som du ska radera och klickar sedan på Radera för att bekräfta.

Exportera alla egenskaper

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.

• Navigera till Egenskaper i menyn i vänster sidofält.

• Klicka på Exportera alla egenskaper uppe till höger.

• I dialogrutan klickar du på rullgardinsmenyn Filformat och väljer det format som du vill ha för den exporterade filen.

• Klicka på Exportera. När exporten har behandlats får du en nedladdningslänk via e-post och i ditt meddelandecenter.

• Du kan också exportera fastighetshistorik och använda historiska data för att återställa tidigare värden.