Eigenschaften organisieren, löschen und exportieren

Damit qualitativ hochwertige Daten in Ihrem CRM bleiben, ist es wichtig, Ihre Eigenschaften stets organisiert zu halten. Sie können Eigenschaften in Gruppen einteilen oder nicht verwendete Eigenschaften archivieren und löschen. Um Eigenschaftsinformationen für mehrere Objekte anzuzeigen, können Sie auch alle Eigenschaften oder Verlaufsdaten für eine einzelne Eigenschaft exportieren.

Wenn Sie neue Eigenschaften erstellen oder vorhandene Eigenschaften aktualisieren möchten, erfahren Sie hier, wie Sie Eigenschaften erstellen und bearbeiten. Wenn Sie die Eigenschaften eines Datensatzes aktualisieren möchten, lesen Sie folgende Artikel, um zu erfahren, wie Sie einen Eigenschaftswert in einem Datensatz bearbeiten oder mehrere Datensätze gleichzeitig bearbeiten

Eigenschaftsgruppen erstellen und bearbeiten

Eigenschaftsgruppen können Ihnen helfen, verwandte Eigenschaften innerhalb eines Objekts zu identifizieren. Es gibt Standardeigenschaftsgruppen, aber Sie können auch eigene Gruppen erstellen. Diese Gruppen werden nur innerhalb der Eigenschaftseinstellungen angezeigt. Um Eigenschaften eines Datensatzes zu gruppieren, verwenden Sie Datensatz-Seitenleisten.

So erstellen oder bearbeiten Sie eine vorhandene Gruppe:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Eigenschaften.
3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie dann [Objekt]-Eigenschaften für das Objekt aus, dessen Gruppen Sie bearbeiten möchten.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Gruppen.

5. Um eine neue Gruppe zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf Gruppe erstellen. Um eine bestehende Gruppe zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über die Gruppe und klicken Sie dann auf Bearbeiten.

6. Geben Sie im Dialogfeld den Namen der Gruppe ein und klicken Sie auf Speichern.

7. Um die Eigenschaften einer Gruppe anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Gruppe und klicken Sie dann auf Eigenschaften anzeigen.

8. Um eine Gruppe zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Gruppe und klicken Sie dann auf Löschen. Klicken Sie im Dialogfeld auf Löschen, um den Löschvorgang zu bestätigen.

Eigenschaften zu einer Gruppe hinzufügen

So fügen Sie eine einzelne Eigenschaft zu einer Gruppe hinzu:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Eigenschaft, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Mehr und wählen Sie dann In Gruppe verschieben aus.
2. Wählen Sie im Dialogfeld im Dropdown-Menü eine Gruppe aus und klicken Sie dann auf Speichern.

So fügen Sie mehrere Eigenschaften zur gleichen Gruppe hinzu:

1. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Eigenschaften
2. Klicken Sie oben in der Tabelle auf + Zur Gruppe hinzufügen.
3. Wählen Sie im Dialogfeld im Dropdown-Menü eine Gruppe aus und klicken Sie dann auf Speichern.

Eigenschaften archivieren

Nach der Archivierung werden die Eigenschaften auf der Registerkarte Archiviert gespeichert und nach 90 Tagen endgültig gelöscht.

Eigenschaften archivieren, die in Ihrem HubSpot-Account nicht verwendet werden

Sie können eine Eigenschaft archivieren, wenn sie nicht in Datensätzen oder Elementen (z. B. Listen-, Indexseiten- oder Berichtsfiltern) verwendet wird. Sie können sie auch vollständig löschen, ohne sie vorher zu archivieren.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.

2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Eigenschaften.

3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie dann die [Objekt]-Eigenschaften für das Objekt aus, dessen Eigenschaften Sie archivieren möchten.

4. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Mehr und dann auf Archivieren.
5. Klicken Sie im rechten Bereich auf Vollständig löschen oder Archivieren.

In Ihrem HubSpot-Account verwendete Eigenschaften archivieren

Sie können Eigenschaften nur archivieren, wenn sie nicht in Elementen oder Tools verwendet werden, die eine Archivierung verhindern (z. B. in einem Segment, Formular oder Workflow ).

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.

2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Eigenschaften.

3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie dann die [Objekt]-Eigenschaften für das Objekt aus, dessen Eigenschaften Sie archivieren möchten.

4. Um eine einzelne Eigenschaft zu archivieren, bewegen Sie den Mauszeigerüber die Eigenschaft, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Mehr und klicken Sie dann auf Archivieren.
5. Überprüfen Sie im rechten Bereich, wo Eigenschaften vor der Archivierung verwendet werden:
   
   • Füllrate für diese Eigenschaft: der Prozentsatz der Datensätze, die über einen Wert für die Eigenschaft verfügen. Klicken Sie auf [Datensätze] überprüfen, um Datensätze mit einem Wert anzuzeigen. Die Eigenschaft kann auch dann archiviert werden, wenn Datensätze Werte haben.
   • Elemente, die die Archivierung verhindern: Tools, z. B. Workflows oder Eigenschaftenkarten, für die die Eigenschaft, wenn sie verwendet wird, erst archiviert werden kann, wenn sie entfernt wird. Klicken Sie auf [Elemente] überprüfen, um zum Tool zu navigieren und zu aktualisieren, wo die Eigenschaften verwendet werden.
     • Sie sehen beispielsweise, dass ein Workflow ein Archivieren von Eigenschaften verhindert. Sie navigieren zu dem Workflow und bemerken eine Datensatz bearbeiten-Aktion, die diese Eigenschaft verwendet. Sie löschen die Aktion, damit die Eigenschaft archiviert werden kann.
   • Andere Elemente, die diese Eigenschaft verwenden: zusätzliche Tools, in denen die Eigenschaft verwendet wird. Die Eigenschaft kann archiviert werden, wenn sie von Elementen in diesem Abschnitt verwendet wird. Nach der Archivierung wird die Eigenschaft von dem Element entfernt (z. B. als Spalte in einem Indexseitenaufruf).

6. Klicken Sie zur Bestätigung auf Eigenschaft archivieren.
7. Um mehrere Eigenschaften zu archivieren, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Eigenschaften und klicken Sie dann oben in der Tabelle auf Archivieren.
8. Im Dialogfeld:
   • Geben Sie im Textfeld Anzahl der zu archivierenden Eigenschaften eingeben die Anzahl der zu archivierenden Eigenschaften ein.
   • Klicken Sie auf Archivieren.

Archivierte Eigenschaften wiederherstellen oder dauerhaft löschen

Bitte beachten: Eigenschaften, die vor 90 oder mehr Tagen archiviert wurden, sind gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.

2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Eigenschaften.

3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie dann die [Objekt]-Eigenschaften für das Objekt aus, dessen Eigenschaft Sie wiederherstellen oder löschen möchten.

4. Klicken Sie auf die Registerkarte Archiviert.

5. Suchen Sie die Eigenschaften, die Sie wiederherstellen oder dauerhaft löschen möchten.

   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Filtern nach und wählen Sie den Typ der Eigenschaft aus.

   • Verwenden Sie die Datumsfelder, um die Eigenschaften anhand des Datums ihrer Archivierung zu filtern.

6. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Eigenschaften, die Sie wiederherstellen oder dauerhaft löschen möchten. Sie können das Kontrollkästchen oben links der Tabelle aktivieren, um alle Eigenschaften in der Liste auszuwählen.

7. Klicken Sie oben in der Tabelle auf Wiederherstellen oder Löschen.

   • Wenn Sie eine Eigenschaft löschen, geben Sie im Dialogfeld die Anzahl der Eigenschaften ein, die Sie löschen möchten, und klicken Sie dann zur Bestätigung auf Löschen.

Alle Eigenschaften exportieren

Benutzer mit Berechtigungen zum Exportieren können eine Liste aller Eigenschaften für alle Objekte Ihres Accounts exportieren. Die exportierte Datei enthält grundlegende Informationen, einschließlich: Name jeder Eigenschaft, interner Name, Typ, Beschreibung, Gruppe, ihre Optionen (falls zutreffend), Benutzer, der sie erstellt hat, Verwendungen und Füllrate. Die Datei enthält auch die Uhrzeit der letzten Aktualisierung und die Aktualisierungsquelle für Kontakt-, Unternehmens-, Deal- und Ticket-Eigenschaften. Sie können nicht einzelne Eigenschaften exportieren.

Um stattdessen Eigenschaften anzuzeigen, können Sie den Verlauf einer einzelnen Eigenschaft exportieren oder Verlaufsdaten für eine Eigenschaft in einem Datensatz anzeigen.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Eigenschaften.
3. Klicken Sie oben rechts auf Alle Eigenschaften exportieren.
4. Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Dateiformat und wählen Sie das Format aus, in dem Sie die Datei exportieren möchten.
5. Klicken Sie auf Exportieren. Sobald der Export verarbeitet ist, erhalten Sie einen Download-Link per E-Mail und in Ihrem Feed. Wenn die E-Mail nicht angezeigt wird, vergewissern Sie sich, dass Ihre Benachrichtigungen aktiviert sind.

Sie können auch den Verlauf von Eigenschaften exportieren und historische Daten verwenden, um frühere Werte wiederherzustellen.