CRM-Datenbank verwalten

Die Grundlage Ihres HubSpot-Accounts ist eine Datenbank mit Ihren Geschäftsbeziehungen und -prozessen, auch CRM (Customer Relationship Management) genannt. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Hauptkomponenten des CRM und wie Sie mit der Verwaltung einer CRM-Datenbank in HubSpot beginnen können.

Bevor Sie loslegen, stellen Sie sicher, dass Sie bei Ihrem Account angemeldet sind. Erfahren Sie mehr über und die Anmeldung bei HubSpot.

Grundlegendes zu Objekten, Datensätzen und Eigenschaften

Die Hauptkomponenten des CRM-Systems von HubSpot sind Objekte, Datensätze und Eigenschaften.

• Objekte: stellen die verschiedenen Arten von Beziehungen und Prozesse Ihres Unternehmens dar. Alle HubSpot-Accounts verfügen über vier Standardobjekte: Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets. Es gibt zusätzliche Objekte wie Termine und Dienstleistungen, die aus der Objektbibliothek aktiviert werden können, oder wenn Sie einen Enterprise-Account haben, können Sie benutzerdefinierte Objekte erstellen. Je nach Anwendungsfall und HubSpot Abonnement gibt es weitere Objekte mit einzigartigen Funktionen, zum Beispiel Konversationen, Produkte, Angebote, Anrufe und Zahlungen. Alle Objekte verwenden die gleiche Struktur, was es Ihnen ermöglicht, sie zu segmentieren oder über sie zu berichterstatten.
• Datensatz: eine einzelne Instanz eines Objekts, in dem Sie Informationen in Eigenschaften speichern und Interaktionen nachverfolgen können. Sie können Datensätze zwischen Objekten verknüpfen, um nachzuvollziehen, wie sie miteinander verbunden sind.
• Eigenschaften: die verschiedenen Felder, in denen Sie Informationen zu einem Datensatz speichern können. In Ihrem Account sind für jedes Objekt Standardeigenschaften enthalten, aber Sie können auch benutzerdefinierte Eigenschaften auf der Grundlage Ihrer Geschäftsanforderungen erstellen.

Z. B. ist Max Mustermann ein Kontaktdatensatz und seine E-Mail-Adresse, maxmustermann@email.com wird in Kontakteigenschaft „E-Mail“ gespeichert. Seine Firma, Orange Inc., ist ein Unternehmensdatensatz, der dem Kontaktdatensatz von Max Mustermann zugeordnet ist. Im Laufe der Interaktionen zwischen Max Mustermann und Ihrem Vertriebs- und dem Support-Team können Sie Deals und Tickets erstellen und sie sowohl Max Mustermann als auch seinem Unternehmen zuordnen. Sie können auch alle Interaktionen, die Sie mit Max Mustermann hatten, z. B. E-Mails und Anrufe, in den Datensätzen protokollieren.

Um Ihre bestehenden Objektbeziehungen und Daten besser zu verstehen, erfahren Sie, wie Sie einen Überblick über Ihr Datenmodellanzeigen können.

Datensätze erstellen und importieren

Datensätze können auf verschiedene Weise zu HubSpot hinzugefügt werden. Sie können sie manuell erstellen oder mehrere gleichzeitig aus anderen Systemen importieren. Beim Importieren können Sie Datensätze von einem einzigen Objekt (z. B. Kontakte) importieren oder Datensätze von mehreren Objekten (z. B. Kontakte und Unternehmen) importieren und zuordnen. Sie können auch die HubSpot Datensynchronisierung verwenden, um eine beidseitige Synchronisierung zwischen HubSpot und einer Vielzahl anderer Plattformen einzurichten.

• Erstellen Sie Datensätze manuell: Kontakte | Unternehmen | Deals | Tickets | Benutzerdefinierte Objekte
• Grundlegendes zum Importtool
• Setup Ihrer Importdateien
• Datensätze und Aktivitäten importieren
• Verbinden und nutzen Sie die HubSpot Daten Synchronisation

Eigenschaften verwalten

Eigenschaften ermöglichen es Ihnen, alle unterschiedlichen Arten von Informationen, die Sie über Ihre Datensätze in HubSpot erfassen, zu speichern. Mithilfe dieser Informationen können Sie Ihre HubSpot-Datenbank segmentieren, nachverfolgen und Berichte dazu erstellen. Jedes der Standardobjekte von HubSpot verfügt über seine eigenen Standardeigenschaften, die für alle Datensätze innerhalb dieses Objekts gelten. Sie können auch benutzerdefinierte Eigenschaften erstellen, um zusätzliche Arten von Informationen zu Ihren Datensätze zu speichern. 

• Standard Eigenschaften: Kontakte | Unternehmen | Deals | Tickets
• Erstellen und Bearbeiten von Eigenschaften
• Eigenschaften organisieren, exportieren oder löschen
• Feldtypen für Eigenschaften in HubSpot

Datensätze anzeigen und segmentieren

Jedes Objekt in HubSpot hat eine Indexseite, auf der Sie alle Datensätze innerhalb dieses Objekts anzeigen können. Auf den einzelnen Indexseiten können Sie Datensätze auf der Grundlage der in ihren Eigenschaftswerten gespeicherten Informationen filtern und die Filter als Ansicht speichern, die Sie erneut aufrufen können. Sie können zum Beispiel die Indexseite für Kontakte so filtern, dass alle Kontakte angezeigt werden, die in den letzten 90 Tagen nicht kontaktiert wurden. Mit dem Listen-Tool können Sie Kontakte und Unternehmen anhand von Eigenschaftswerten sowie weiteren Kriterien filtern.

• Datensätze anzeigen und filtern
• Gespeicherte Ansichten erstellen und verwalten
• Unterschiede zwischen gespeicherten Ansichten, aktiven Listen und statischen Listen
• Listen erstellen und verwenden
• Legen Sie Ihre Filterkriterien fest

Datensätze bearbeiten und Aktivitäten protokollieren

Für jeden Datensatz können Sie die in den einzelnen Eigenschaften gespeicherten Informationen anzeigen und bearbeiten. Datensätze haben Seitenleisten und Vorschaukarten, die Sie anpassen können, um auszuwählen, welche Eigenschaften in einem Datensatz angezeigt werden. Sie können auch eine Chronik mit allen Aktivitäten, einschließlich Anrufen, Meetings, E-Mails, Aufgaben, Notizen und mehr anzeigen. Bestimmte Eigenschaften und Aktivitäten in HubSpot werden automatisch aktualisiert und protokolliert, aber Sie können die Eigenschaftswerte auch manuell bearbeiten und Aktivitäten hinzufügen. 

• Eigenschaftenwerte bearbeiten: In einem einzelnen Datensatz | Mehrere Datensätze in einer Gruppe
• Auf anzeigen und filtern von Aktivitäten in einer Datensatz-Zeitleiste
• Manuelles Protokollieren eines neuen Aufrufs, einer Notiz, einer E-Mail oder eines Meetings in einem Datensatz
• Verknüpft bestehende Aktivitäten mit Datensätzen

Datensätze verknüpfen

Durch das Zuordnen von Datensätzen lassen sich die Beziehungen zwischen Datensätzen über verschiedene Objekte nachverfolgen. Wenn Sie beispielsweise mehrere Kontakte in einem Unternehmen haben, können Sie sie alle diesem Unternehmen zuordnen. Wenn Ihr Account über ein Professional- oder Enterprise-Abonnement verfügt, können Sie auch Zuordnungslabel erstellen, um die Beziehungen zwischen Ihren Datensätzen zu definieren.

• Zugehörige Datensätze
• Automatische Protokollierung von Aktivitäten zwischen zugeordneten Datensätzen
• Erstellen und Verwenden von Zuordnungslabels (nurProfessional und Enterprise )

Datensätze anpassen

In jedem Datensatz gibt es Abschnitte, in denen Eigenschaftsinformationen, zugeordnete Datensätze und die Verwendung des Datensatzes in anderen Tools, wie Listen oder Berichten, angezeigt werden. Um den Benutzern Ihres Accounts den Zugriff auf die nützlichsten Informationen zu erleichtern, können Sie festlegen, welche Eigenschaften, Zuordnungen und Tools in den Datensätzen für jedes Objekt angezeigt werden. Wenn Ihr Account über Teams verfügt, können Sie auch Datensätze für bestimmte Teams anzeigen lassen.

• Ansichten von Datensätzen anpassen
• Vorschauseitenleisten von Datensätzen anpassen
• In Datensätzen angezeigte Eigenschaften anpassen

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Um mit anderen Benutzern zu interagieren und optimal von Ihren HubSpot-Tools zu profitieren, treten Sie der HubSpot Community bei. Sie können sich Beispiele von Kollegen ansehen, Tipps und Ratschläge von Experten in Anspruch nehmen, mehr über die Behebung häufiger Probleme erfahren und Feedback an das Produktteam senden. 

• Erste Schritte mit der HubSpot-Community
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