CRM-Datenbank verwalten

Die Grundlage Ihres HubSpot-Accounts ist eine Datenbank mit Ihren Geschäftsbeziehungen und -prozessen, auch CRM (Customer Relationship Management) genannt. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Hauptkomponenten des CRM und wie Sie mit der Verwaltung einer CRM-Datenbank in HubSpot beginnen können.

Bevor Sie loslegen, stellen Sie sicher, dass Sie bei Ihrem Account angemeldet sind. Erfahren Sie mehr über und die Anmeldung bei HubSpot.

Grundlegendes zu Objekten, Datensätzen und Eigenschaften

Die Hauptkomponenten des CRM-Systems von HubSpot sind Objekte, Datensätze und Eigenschaften.

• Objekte: stellen die verschiedenen Arten von Beziehungen und Prozesse Ihres Unternehmens dar. Alle HubSpot-Accounts umfassen vier Standardobjekte: Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets. Außerdem gibt es zusätzliche Objekte, wie Konversationen, Produkte, Angebote und, abhängig von Ihrem HubSpot-Abonnement, Anrufe, Zahlungen und benutzerdefinierte Objekte. Alle Objekte verwenden die gleiche Struktur, was es Ihnen ermöglicht, sie zu segmentieren oder über sie zu berichterstatten.
• Datensatz: eine einzelne Instanz eines Objekts, in dem Sie Informationen in Eigenschaften speichern und Interaktionen nachverfolgen können. Sie können Datensätze zwischen Objekten verknüpfen, um nachzuvollziehen, wie sie miteinander verbunden sind.
• Eigenschaften: die verschiedenen Felder, in denen Sie Informationen zu einem Datensatz speichern können. In Ihrem Account sind für jedes Objekt Standardeigenschaften enthalten, aber Sie können auch benutzerdefinierte Eigenschaften auf der Grundlage Ihrer Geschäftsanforderungen erstellen.

Z. B. ist Max Mustermann ein Kontaktdatensatz und seine E-Mail-Adresse, maxmustermann@email.com wird in Kontakteigenschaft „E-Mail“ gespeichert. Seine Firma, Orange Inc., ist ein Unternehmensdatensatz, der dem Kontaktdatensatz von Max Mustermann zugeordnet ist. Im Laufe der Interaktionen zwischen Max Mustermann und Ihrem Vertriebs- und dem Support-Team können Sie Deals und Tickets erstellen und sie sowohl Max Mustermann als auch seinem Unternehmen zuordnen. Sie können auch alle Interaktionen, die Sie mit Max Mustermann hatten, z. B. E-Mails und Anrufe, in den Datensätzen protokollieren.

Um Ihre bestehenden Objektbeziehungen und Daten besser zu verstehen, können Sie sich einen Überblick über Ihr Datenmodell verschaffen.

Datensätze erstellen und importieren

Datensätze können auf verschiedene Weise zu HubSpot hinzugefügt werden. Sie können sie manuell erstellen oder mehrere gleichzeitig aus anderen Systemen importieren. Beim Importieren können Sie Datensätze von einem einzigen Objekt (z. B. Kontakte) importieren oder Datensätze von mehreren Objekten (z. B. Kontakte und Unternehmen) importieren und zuordnen. Sie können auch die HubSpot Datensynchronisierung verwenden, um eine beidseitige Synchronisierung zwischen HubSpot und einer Vielzahl anderer Plattformen einzurichten.

• Datensätze manuell erstellen: Kontakte | Unternehmen | Deals | Tickets | Benutzerdefinierte Objekte
• Ihre Importdateien einrichten
• Ein einzelnes Objekt importieren
• Mehrere Objekte importieren und zuordnen
• HubSpot-Datensynchronisierung verknüpfen und verwenden

Eigenschaften verwalten

Eigenschaften ermöglichen es Ihnen, alle unterschiedlichen Arten von Informationen, die Sie über Ihre Datensätze in HubSpot erfassen, zu speichern. Mithilfe dieser Informationen können Sie Ihre HubSpot-Datenbank segmentieren, nachverfolgen und Berichte dazu erstellen. Jedes der Standardobjekte von HubSpot verfügt über seine eigenen Standardeigenschaften, die für alle Datensätze innerhalb dieses Objekts gelten. Sie können auch benutzerdefinierte Eigenschaften erstellen, um zusätzliche Arten von Informationen zu Ihren Datensätze zu speichern. 

• Standardeigenschaften: Kontakte | Unternehmen | Deals | Tickets
• Eigenschaften erstellen und bearbeiten
• Eigenschaften organisieren, exportieren oder löschen
• Eigenschaftsfeldtypen in HubSpot

Datensätze anzeigen und segmentieren

Jedes Objekt in HubSpot hat eine Indexseite, auf der Sie alle Datensätze innerhalb dieses Objekts anzeigen können. Auf den einzelnen Indexseiten können Sie Datensätze auf der Grundlage der in ihren Eigenschaftswerten gespeicherten Informationen filtern und die Filter als Ansicht speichern, die Sie erneut aufrufen können. Sie können zum Beispiel die Indexseite für Kontakte so filtern, dass alle Kontakte angezeigt werden, die in den letzten 90 Tagen nicht kontaktiert wurden. Mit dem Listen-Tool können Sie Kontakte und Unternehmen anhand von Eigenschaftswerten sowie weiteren Kriterien filtern.

• Datensätze filtern und Ansichten speichern
• Unterschiede zwischen gespeicherten Ansichten, aktiven Listen und statischen Listen
• Listen erstellen und verwenden
• Listenkriterien festlegen

Datensätze bearbeiten und Aktivitäten protokollieren

Für jeden Datensatz können Sie die in den einzelnen Eigenschaften gespeicherten Informationen anzeigen und bearbeiten. Datensätze haben Seitenleisten und Vorschaukarten, die Sie anpassen können, um auszuwählen, welche Eigenschaften in einem Datensatz angezeigt werden. Sie können auch eine Chronik mit allen Aktivitäten, einschließlich Anrufen, Meetings, E-Mails, Aufgaben, Notizen und mehr anzeigen. Bestimmte Eigenschaften und Aktivitäten in HubSpot werden automatisch aktualisiert und protokolliert, aber Sie können die Eigenschaftswerte auch manuell bearbeiten und Aktivitäten hinzufügen. 

• Eigenschaftswerte bearbeiten: In einem einzelnen Datensatz | Mehrere Datensätze gleichzeitig
• Aktivitäten in einer Datensatzchronik anzeigen und filtern
• Neue Anrufe, Notizen, E-Mails oder Meetings manuell in einem Datensatz protokollieren
• Vorhandene Aktivitäten zu Datensätzen zuordnen

Datensätze verknüpfen

Durch das Zuordnen von Datensätzen lassen sich die Beziehungen zwischen Datensätzen über verschiedene Objekte nachverfolgen. Wenn Sie beispielsweise mehrere Kontakte in einem Unternehmen haben, können Sie sie alle diesem Unternehmen zuordnen. Wenn Ihr Account über ein Professional- oder Enterprise-Abonnement verfügt, können Sie auch Zuordnungslabel erstellen, um die Beziehungen zwischen Ihren Datensätzen zu definieren.

• Datensätze verknüpfen
• Automatische Protokollierung von Aktivitäten zwischen verknüpften Datensätzen
• Zuordnungslabel erstellen und verwenden (nur Professional und Enterprise)

Datensätze anpassen

In jedem Datensatz gibt es Abschnitte, in denen Eigenschaftsinformationen, zugeordnete Datensätze und die Verwendung des Datensatzes in anderen Tools, wie Listen oder Berichten, angezeigt werden. Um den Benutzern Ihres Accounts den Zugriff auf die nützlichsten Informationen zu erleichtern, können Sie festlegen, welche Eigenschaften, Zuordnungen und Tools in den Datensätzen für jedes Objekt angezeigt werden. Wenn Ihr Account über Teams verfügt, können Sie außerdem die Datensatzansichten für bestimmte Teams anpassen.

• Ansichten von Datensätzen anpassen
• Vorschauseitenleisten von Datensätzen anpassen
• In Datensätzen angezeigte Eigenschaften anpassen

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Um mit anderen Benutzern zu interagieren und optimal von Ihren HubSpot-Tools zu profitieren, treten Sie der HubSpot Community bei. Sie können sich Beispiele von Kollegen ansehen, Tipps und Ratschläge von Experten in Anspruch nehmen, mehr über die Behebung häufiger Probleme erfahren und Feedback an das Produktteam senden. 

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