Gérer la base de données CRM

Votre compte HubSpot repose sur une base de données de vos relations et processus commerciaux, appelée CRM (Customer Relationship Management). Découvrez ci-dessous les principaux composants du CRM, ainsi que comment commencer à gérer une base de données CRM dans HubSpot.

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Comprendre les objets, les fiches d'informations et les propriétés

Les principaux composants de HubSpot CRM sont les objets, les fiches d'informations et les propriétés.

• Objets : Représentez les différents types de relations et de processus que votre entreprise possède. Tous les comptes HubSpot utilisent quatre objets standard : des contacts, des entreprises, des transactions et des tickets. Selon votre abonnement HubSpot, il existe d'autres objets, tels que les appels, les conversations, les paiements, les produits, les devis et les objets personnalisés. Tous les objets utilisent le même cadre, qui vous permet de les segmenter ou d'établir des rapports.
• Enregistrement : une instance unique d'un objet, où vous pouvez stocker des informations dans des propriétés et suivre les interactions. Vous pouvez associer des enregistrements entre des objets pour comprendre comment ils sont liés.
• Propriétés : les différents champs où vous pouvez stocker des informations sur un enregistrement. Il existe des propriétés par défaut incluses dans votre compte pour chaque objet, mais vous pouvez également créer des propriétés personnalisées en fonction des besoins de votre entreprise.

Par exemple, John Doe est une fiche d'informations de contact et son adresse e-mail, johndoe@email.com, est enregistrée dans la propriété de contact Adresse e-mail. Son entreprise, Orange Inc., est une fiche d'informations d'entreprise, associée à la fiche de contact de John Doe. Comme John interagit avec vos équipes commerciales et de support, vous pouvez créer et associer des transactions et des tickets avec John et son entreprise. Vous pouvez également consigner toutes les interactions que vous avez eues avec John, telles que les e-mails et les appels, dans les enregistrements.

Créer et importer des fiches d'informations

Les enregistrements peuvent être ajoutés à HubSpot de plusieurs manières. Vous pouvez les créer manuellement ou les importer en masse à partir d'autres systèmes. Lors de l'import, vous pouvez importer des fiches d'informations d'un seul objet (par ex., des contacts) ou importer et associer des fiches d'informations de plusieurs objets (par ex., contacts et entreprises). Vous pouvez également utiliser la synchronisation des données de HubSpot pour configurer une synchronisation des données bidirectionnelle entre HubSpot et d'autres plateformes.

• Créer manuellement des fiches : Contacts | Entreprises | Transactions | Tickets | Objets personnalisés
• Configurer vos fichiers d'import
• Importer un objet
• Importer et associer plusieurs objets
• Connecter et utiliser la synchronisation des données HubSpot

Gérer les propriétés

Les propriétés vous permettent de stocker tous les types d'informations que vous collectez sur vos fiches d'informations dans HubSpot. Ces informations vous permettent de segmenter, de suivre et de générer des rapports concernant votre base de données HubSpot. Chacun des objets standards de HubSpot possède ses propres propriétés par défaut, qui s'appliquent à toutes les fiches d'informations dans cet objet. Vous pouvez également créer des propriétés personnalisées pour stocker des types d'informations supplémentaires sur vos fiches d'informations. 

• Propriétés par défaut : Contacts | Entreprises | Transactions | Tickets
• Créer et modifier des propriétés
• Organiser et exporter les propriétés
• Les types de champs de propriété dans HubSpot

Afficher et segmenter des enregistrements

Chaque objet dans HubSpot dispose d'une page index dans laquelle vous pouvez voir toutes les fiches d'informations dans cet objet. Sur chaque page index, vous pouvez filtrer les enregistrements en fonction des informations stockées dans leurs valeurs de propriété et enregistrer les filtres en tant que vue que vous pouvez revisiter. Par exemple, vous pouvez filtrer la page d'index des contacts pour afficher tous les contacts qui n'ont pas été contactés au cours des 90 derniers jours. À l'aide de l'outil Listes, vous pouvez filtrer les contacts et les entreprises en fonction des valeurs de propriété ainsi que des options de critères supplémentaires.

• Filtrer les enregistrements et enregistrer
• Différencier les vues enregistrées, les listes dynamiques et les listes statiques
• Créer et utiliser des listes
• Déterminer les critères de votre liste

Modifier les enregistrements et les activités

Pour chaque enregistrement, vous pouvez consulter et modifier les informations stockées dans chaque propriété. Les enregistrements ont des barres latérales et des cartes d'aperçu que vous pouvez personnaliser pour choisir les propriétés qui sont affichées sur un enregistrement. Vous pouvez également consulter une chronologie de toutes les activités, y compris les appels, les réunions, les e-mails, les tâches, les notes et plus encore. Certaines propriétés et activités dans HubSpot sont mises à jour et enregistrées automatiquement, mais vous pouvez également modifier des valeurs de propriété et ajouter des activités manuellement. 

• Modifier les valeurs de propriété : Sur un enregistrement individuel | Enregistrements multiples en masse
• Personnaliser les barres latérales des fiches d'informations et les cartes d'aperçu
• Afficher et filtrer les activités dans la chronologie d'une fiche d'enregistrement d'une chronologie d'une fiche
• Enregistrer manuellement un nouvel appel, une nouvelle note, un nouvel e-mail ou une nouvelle réunion sur une fiche d'informations
• Associer des activités existantes à des enregistrements

Associer des fiches d'informations

L'association des fiches d'informations vous permet de suivre les relations entre les fiches d'informations entre différents objets. Par exemple, si vous disposez de plusieurs contacts dans une entreprise, vous pouvez les associer à cette entreprise. Si votre compte dispose d'un abonnement Pro ou Entreprise, vous pouvez également créer des libellés d'association pour définir les relations entre vos enregistrements.