Gestionar la base de datos del CRM

Tu cuenta de HubSpot se fundamenta en una base de datos que almacena toda la información sobre tus relaciones y procesos comerciales, denominada CRM (Customer Relationship Management o gestión de relaciones con los clientes). En este artículo, encontrarás más información sobre los principales componentes del CRM, y recursos para empezar a gestionar una base de datos en el CRM de HubSpot.

Antes de comenzar, asegúrate de haber iniciado sesión en tu cuenta. Más información sobre el inicio de sesión en HubSpot.

Acerca de los objetos, registros y propiedades

Los componentes principales del CRM de HubSpot son los objetos, los registros y las propiedades.

• Objetos: representan los distintos tipos de relaciones y procesos que tiene tu empresa. Todas las cuentas de HubSpot usan cuatro objetos estándar: contactos, empresas, negocios y tickets. Existen objetos adicionales, como conversaciones, productos, cotizaciones y, dependiendo de tu suscripción HubSpot, llamadas, pagos y objetos personalizados. Todos los objetos utilizan el mismo marco, lo que permite segmentarlos y crear informes sobre ellos.
• Registros: son instancias únicas de un objeto, donde puedes almacenar información en propiedades y hacer seguimiento de las interacciones. También puedes asociar registros entre objetos para saber cómo están relacionados.
• Propiedades: los distintos campos en los que se puede almacenar la información sobre un registro. En las cuentas de HubSpot se incluyen propiedades predeterminadas para cada objeto, pero también pueden crearse propiedades personalizadas en función de las necesidades de cada empresa.

Por ejemplo, si Juan Aguado es el registro de un contacto, su dirección de correo electrónico, juanaguado@email.com se almacena en la propiedad de contacto Correo electrónico. Su empresa, Tropicalia S. L., es el registro de una empresa, que está asociado al registro del contacto Juan Aguado. A medida que Juan interactúa con tus equipos de ventas y de asistencia, puedes crear y asociar negocios y tickets con él y con su empresa. En los registros también puedes guardar cualquier interacción que hayas tenido con Juan, como correos electrónicos y llamadas.

Para comprender mejor las relaciones entre los objetos y los datos que ya tienes en tu sistema, consulta cómo ver un resumen de tu modelo de datos.

Crear e importar registros

Los registros se pueden agregar a HubSpot de varias maneras. Puedes crearlas manualmente o importarlas de manera masiva desde otros sistemas. Al importar registros, puedes hacerlo desde un único objeto (por ejemplo, contactos) o importar y asociar registros desde múltiples objetos (por ejemplo, contactos y empresas). También puedes usar la sincronización de datos de HubSpot para configurar una sincronización bidireccional entre HubSpot y otras plataformas. Si necesitas información específica, consulta cómo hacer lo siguiente:

• Crear registros manualmente: Contactos | Empresas | Negocios | Tickets | Objetos personalizados
• Configurar archivos de importación
• Importar un objeto
• Importar y asociar varios objetos
• Conectar y usar la sincronización de datos de HubSpot

Gestionar propiedades

Las propiedades te permiten almacenar en HubSpot todos los tipos de información que recojas sobre tus registros. Esta información te permite segmentar, hacer seguimiento y crear informes sobre tu base de datos de HubSpot. Cada uno de los objetos estándar del CRM de HubSpot tiene su propio conjunto de propiedades predeterminadas, que son las mismas para todos los registros de ese objeto. También puedes crear propiedades personalizadas para almacenar tipos de información adicionales sobre tus registros. 

• Información sobre las propiedades predeterminadas: Contactos | Empresas | Negocios | Tickets
• Crear y editar propiedades
• Organizar, exportar o eliminar propiedades
• Tipos de campo de propiedad en HubSpot

Ver y segmentar registros

Cada objeto de HubSpot tiene una página de índice donde puedes ver todos los registros de ese objeto. En cada página de índice, puedes filtrar los registros en función de la información almacenada en los valores de sus propiedades, y guardar los filtros como una vista que puedes volver a consultar. Por ejemplo, puedes filtrar la página de índice de contactos para mostrar todos los contactos con los que no se ha contactado en los últimos 90 días. Con la herramienta de listas, puedes filtrar los contactos y las empresas en función de los valores de propiedad, así como de otros criterios.

• Filtrar registros y guardar vistas
• Diferencias entre las vistas guardadas, las listas activas y las listas estáticas
• Crear y usar listas
• Determinar los criterios de las listas

Editar registros y registrar actividades

En cada registro, puedes ver y editar la información almacenada en cada propiedad. Los registros tienen barras laterales y tarjetas de vista previa que puedes personalizar para elegir qué propiedades se muestran en cada uno de ellos. También puedes ver una cronología de todas las actividades, como las llamadas, reuniones, correos electrónicos, tareas y notas. Algunas propiedades y actividades de HubSpot se actualizan y registran automáticamente, pero también puedes editar los valores de las propiedades y agregar actividades manualmente. Consulta información sobre cómo hacer lo siguiente: 

• Editar valores de las propiedades: En un registro específico | En varios recursos a la vez
• Ver y filtrar actividades en la cronología de un registro
• Registrar manualmente una nueva llamada, nota, correo electrónico o reunión en un registro
• Asociar actividades existentes con registros

Asociar registros

Asociar registros te permite hacer un seguimiento de las relaciones entre registros en distintos objetos. Por ejemplo, si tienes varios contactos de una empresa, puedes asociar todos ellos a esa misma empresa. Si tienes una suscripción a Pro o Enterprise, también puedes crear etiquetas de asociación para definir las relaciones entre los registros.

• Asociar registros
• Registrar automáticamente actividades entre registros asociados
• Crear y usar etiquetas de asociación (solo en Pro y Enterprise)

Personalizar registros

En cada registro, hay secciones que muestran información sobre la propiedad, los registros asociados y cómo se utiliza el registro en otras herramientas, como en las listas o los informes. Para que los usuarios de tu cuenta tengan acceso a la información más útil posible, puedes personalizar qué propiedades, asociaciones y herramientas se muestran en los registros de cada objeto. Si tu cuenta tiene equipos, también puedes personalizar las vistas de los registros que pueden consultar equipos específicos.

• Personalizar las vistas de registros
• Personalizar las barras laterales de vistas previas de registro
• Personalizar las propiedades mostradas en los registros

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