Administrar tu base de datos de CRM

La base de tu cuenta de HubSpot es una base de datos de tus relaciones y procesos comerciales, llamada CRM (gestión de la relación con los clientes). A continuación, descubre más sobre los componentes principales del CRM, así como cómo comenzar a administrar una base de datos de CRM en HubSpot.

Antes de comenzar, asegúrate de haber iniciado sesión en tu cuenta. Más información sobre el inicio de sesión en HubSpot.

Comprender objetos, registros y propiedades

Los componentes principales del CRM de HubSpot son objetos, registros y propiedades.

• Objetos: representan los distintos tipos de relaciones y procesos que tu empresa tiene. Todas las cuentas de HubSpot utilizan cuatro objetos estándar: contactos, empresas, negocios y tickets. Según tu suscripción de HubSpot, hay otros objetos, como llamadas, conversaciones, pagos, productos, cotizaciones y objetos personalizados. Todos los objetos usa el mismo marco, que te permite segmentarlos o informar sobre ellos.
• Grabar: una única instancia de un objeto, donde puedes almacenar información en propiedades y hacer seguimiento a las interacciones. Puedes asociar registros entre objetos para comprender cómo están relacionados.
• Propiedades: los diferentes campos donde puedes almacenar información en un registro. Hay propiedades predeterminadas incluidas en tu cuenta para cada objeto, pero también puedes crear propiedades personalizadas según tus necesidades comerciales.

Por ejemplo, John Doe es un registro de contacto y su dirección de correo electrónico, johndoe@email.com se almacena en la propiedad de contacto Correo electrónico. Su empresa, Orange Inc., se crea como un registro de empresa, que está asociado con el registro de contacto de John Doe. A medida que John interactúa con tus equipos de ventas y asistencia técnica, puedes crear y asociar negocios y tickets tanto con John como con su empresa. También puedes registrar cualquier interacción que hayas tenido con John, como correos electrónicos y llamadas, en los registros.

Crear e importar registros

Los registros pueden agregarse a HubSpot de distintas maneras. Puedes crearlas manualmente o importarlas de manera masiva desde otros sistemas. Al importar, puedes importar registros desde un único objeto (por ejemplo, contactos) o importar y asociar registros desde múltiples objetos (por ejemplo, contactos y empresas). También puedes usar la sincronización de datos de HubSpot para configurar una sincronización bidireccional entre HubSpot y una variedad de otras plataformas.

• Crear registros manualmente: Contactos | Empresas | Negocios | Tickets | Objetos personalizados
• Configura tus archivos de importación
• Importar un objeto
• Importar y asociar varios objetos
• Conectar y usar la sincronización de datos de HubSpot

Administrar propiedades

Las propiedades te permiten almacenar todos los tipos de información que recopiles sobre tus registros en HubSpot. Esta información te permite segmentar, hacer seguimiento e informar sobre tu base de datos de HubSpot. Cada uno de los objetos estándar de HubSpot tiene su propio conjunto de propiedades predeterminadas, que se aplican a todos los registros dentro de ese objeto. También puedes crear propiedades personalizadas para almacenar tipos de información adicionales sobre tus registros. 

• Propiedades predeterminadas: Contactos | Empresas | Negocios | Tickets
• Crear y editar propiedades
• Organizar y exportar propiedades
• Tipos de campo de propiedad en HubSpot

Ver y segmentar registros

Cada objeto en HubSpot tiene una página de índice donde puedes ver todos los registros dentro de ese objeto. En cada página de índice, puede filtrar registros según la información almacenada en sus valores de propiedad y guardar los filtros como una vista que puede volver a visitar. Por ejemplo, puedes filtrar la página de índice de contactos para mostrar todos los contactos que no han sido contactados en los últimos 90 días. Usando la herramienta de listas, puedes filtrar contactos y empresas según los valores de propiedad, así como opciones de criterios adicionales.

• Filtrar registros y guardar vistas
• Diferencias entre vistas guardadas, listas activas y listas estáticas
• Crea y usa listas
• Determinar los criterios de la lista

Editar registros y actividades de registro

Para cada registro, puedes ver y editar la información almacenada en cada propiedad. Los registros tienen barras laterales y tarjetas de vista previa que puedes personalizar para elegir qué propiedades se muestran en un registro. También puedes ver una cronología de todas las actividades, incluidas llamadas, reuniones, correos electrónicos, tareas, notas y más. Algunas propiedades y actividades en HubSpot se actualizan y se registran automáticamente, pero también puedes editar valores de propiedad y agregar actividades manualmente. 

• Editar valores de propiedad: En un registro individual | Múltiples registros en masa
• Personalizar las barra lateral de registro y las tarjetas de vista preliminar
• Ver y filtrar actividades en una cronología de registro
• Registrar manualmente una nueva llamada, una nota, un correo electrónico o una reunión en un registro
• Asociar actividades existentes con registros

Registros asociados

Asociar registros te permite hacer seguimiento a las relaciones entre registros en distintos objetos. Por ejemplo, si tienes varios contactos en una empresa, puedes asociar todos ellos a esa empresa. Si su cuenta tiene una suscripción Pro o Enterprise, también puede crear etiquetas de asociación para definir las relaciones entre sus registros.

• Registros asociados
• Registro automático de actividades entre registros asociados
• Crear y utilizar etiquetas de asociación (solo Pro y Enterprise)