Crear y utilizar etiquetas de asociación

En tu cuenta de HubSpot, puedes asociar registros para establecer una relación entre ellos (por ejemplo, un contacto con un negocio). También puede etiquetar las asociaciones para describir la relación entre los registros asociados (por ejemplo, un contacto está etiquetado como Comprador y está asociado a un negocio etiquetado como Nuevo negocio).

Todas las cuentas de HubSpot pueden utilizar la etiquetaPrimaria para empresas, pero en las cuentas con suscripción Pro o Enterprise , puedes crear etiquetas personalizadas. Las etiquetas de asociación pueden describir relaciones entre todos los objetos de CRM, incluidos contactos, empresas, negocios, tickets, objetos activados por el administrador (por ejemplo, Citas) y objetos personalizados. Por ejemplo:

• Un contacto puede ser Gerente en una empresa, pero también Antiguo empleado en otra empresa.
• Un negocio puede tener varios contactos asociados, uno que sea el Responsable de tomar decisiones y otro que sea el Contacto de facturación.
• Hay dos sedes de empresa asociadas, una es la sede central y la otra es la oficina regional.
• Se asocian varios contactos de la misma familia, con etiquetas para Pareja, Padre e Hijo.

Si quieres automatizar las asociaciones en tu sistema, conoce más sobre las aplicaciones relacionadas con las operaciones en el Mercado de aplicaciones de HubSpot.

Nota: tu cuenta puede utilizar nombres personalizados para cada objeto (por ejemplo, cuenta en lugar de empresa). Este documento se refiere a los objetos por sus nombres predeterminados de HubSpot.

Crear etiquetas de asociación

Los usuarios con permisos de superadministrador pueden crear etiquetas de asociación personalizadas. Puedes crear hasta 50 etiquetas por par de objetos (por ejemplo, de Contacto a Negocio, de Contacto a Contacto).

Para crear una etiqueta de asociación:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos y luego selecciona el objeto para el cual deseas crear una etiqueta de asociación.
3. Haz clic en la pestaña Asociaciones.
4. Haz clic en Crea y configura, luego selecciona Crea y configura los límites de las etiquetas.

5. En el panel derecho, haz clic en el menú desplegable Objetos que vas a asociar y luego selecciona el otro objeto para el que estás creando la etiqueta de asociación (por ejemplo, Negocios-a-Contactos).
6. Selecciona el tipo de etiqueta que quieres crear:
   • • Una sola etiqueta: los registros asociados se describen de la misma manera, por lo que la etiqueta puede aplicarse a ambos registros (por ejemplo, Colleague o Partner).
     • Un par de etiquetas: se utilizan palabras diferentes para describir cada lado de la relación de los registros asociados, por lo que se necesitan dos etiquetas distintas (por ejemplo, Mánager y Empleado, Padre e Hijo, Sede central y Oficina regional). Si estableces una etiqueta para uno de los registros, el registro asociado se establecerá automáticamente en la otra etiqueta del par. Una etiqueta emparejada cuenta como una etiqueta para tu límite de etiquetas personalizadas.
7. Introducir un nombre para la etiqueta.

Nota: el uso de caracteres no alfanuméricos en el nombre de una etiqueta de asociación (por ejemplo, punto y coma) puede dar lugar a errores durante la importación. Los puntos y comas se utilizan como delimitadores de valores múltiples en una importación. 

8. Para editar el nombre interno de la etiqueta, haz clic en el edit icono de lápiz situado debajo de la etiqueta. Se utiliza para integraciones y API. Una vez que se crea la etiqueta, no se puede editar el nombre interno.
9. En la parte inferior, haz clic en Siguiente.
10. Establece los límites de la etiqueta para cada dirección de la asociación:
    • Muchos [registros] pueden tener la etiqueta: un registro se puede asociar con muchos registros del otro objeto que utiliza la etiqueta.
    • Personalizado: un registro puede asociarse a un número determinado de registros del otro objeto que utiliza la etiqueta. En el campo, introduce un número para establecer un límite personalizado.
11. Haz clic en Guardar.

Una vez creada la etiqueta, vaya a un registro y actualice la página. Ahora aparecerá la etiqueta para que la selecciones.

También puede utilizar su modelo de datos o el Copiloto de Breeze para crear etiquetas de asociación.

Administrar etiquetas de asociación

Puedes editar o eliminar las etiquetas de asociación existentes, así como ver más información sobre el historial de una etiqueta y los detalles de la API.

Para administrar las etiquetas de asociación existentes:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos y luego selecciona el objeto para el que deseas crear una etiqueta de asociación.
3. Haz clic en la pestaña Asociaciones.
4. Haz clic en el menú desplegable Seleccionar asociaciones de objetos y selecciona las asociaciones cuyas etiquetas quieres ver (por ejemplo, Negocios-a-Contactos).
5. Pase el ratón por encima de la etiqueta y haga clic en Más. Verá las siguientes opciones:
   • Editar etiqueta: en el panel derecho, edita el nombre de la etiqueta.

• • Editar límite de etiqueta: en el panel derecho, ajuste los límites de una etiqueta de asociación.
  • Verdetalles dela API: en el cuadro de diálogo, vea el nombre de la etiqueta, el inverso, el nombre interno, los límites, la categoría (si es una etiqueta definida por HubSpot o personalizada) y el ID del tipo de asociación. Puede copiar un valor individual o copiarlos todos. Más información sobre el uso de estos valores en la API de asociaciones.
  
   
  • Ver historial: en el cuadro de diálogo, vea cómo se creó la etiqueta, la relación de objetos a la que se aplica, cuándo se creó, qué usuario la creó y una cronología de los cambios.
  • Borrar: en el cuadro de diálogo, reconozca que no puede restaurar una etiqueta borrada y, a continuación, borre o cancele. Si una etiqueta se utiliza dentro de los registros u otras herramientas de HubSpot, primero tendrás que eliminar las etiquetas de esos materiales antes de eliminarlas.

Establecer o actualizar etiquetas de asociación en los registros

En un registro, puedes agregar o eliminar etiquetas para sus asociaciones. También puede establecer etiquetas de asociación en bloque a través de la importación. Para añadir una nueva asociación con una etiqueta o actualizar la empresa principal de un registro, aprenda a añadir o editar asociaciones en un registro.

Para actualizar las etiquetas de una asociación individual:

1. Navegue hasta el registro con la asociación que desea actualizar.
2. Para agregar o editar etiquetas de una asociación existente, coloca el cursor sobre la tarjeta de asociación, haz clic en Más, y selecciona Editar etiquetas de asociación.

3. En el cuadro de diálogo:
   • Para agregar una etiqueta, haga clic en el menú desplegable y selecciona la etiqueta.
   • Para eliminar una etiqueta, haz clic en x junto a la etiqueta.
   • Cuando hayas terminado, haz clic en Actualizar.

Utilizar etiquetas de asociación en las herramientas de HubSpot

Una vez que haya creado etiquetas de asociación para describir las relaciones entre registros, puede añadir etiquetas de asociación a asociaciones nuevas o existentes en un registro o en bloque mediante importación. A continuación, puedes filtrar por estas etiquetas en herramientas de HubSpot como segmentos, workflows e informes personalizados. 

Lasetiquetas de asociación no son compatibles con la sincronización a través de la integración HubSpot-Salesforce; sin embargo, antes de actualizar las asociaciones, es recomendable comprender cómo se sincronizan los registros entre HubSpot y Salesforce.

Filtrar por asociaciones en segmentos

Al crear un segmento, puede filtrar los registros en función de sus asociaciones. Para los segmentos basados en contactos, puede filtrar en función de las asociaciones de empresas principales de los contactos. Los usuarios de las cuentas Professional y Enterprise también pueden filtrar registros en segmentos por etiquetas de asociación.

1. Crear o editar un segmento.
2. Haz clic en +Agregar filtros.
3. Haga clic en el menú desplegable Filtrar en y, a continuación, seleccione el objeto en la sección Objeto asociado (por ejemplo, en un segmento basado en contactos, seleccione Empresa para filtrar en función de las asociaciones de empresa de los contactos).
4. Seleccione una categoría y un filtro, y establezca sus criterios.
5. Por defecto, el segmento incluirá registros cuando alguno de los registros asociados se ajuste a los criterios.
6. Para establecer tus criterios basándote en la asociación principal de la empresa o en una etiqueta de asociación personalizada, haz clic en [Objeto] está asociado a: Cualquier [objeto], y luego  selecciona una etiqueta en el menú desplegable. Esto filtrará los registros basándose sólo en las asociaciones con esa etiqueta, de modo que el segmento incluirá un registro sólo si un registro asociado tiene esa etiqueta y ese registro cumple los criterios.
7. Una vez que haya terminado de establecer los criterios del segmento, en la parte superior derecha, haga clic en Guardar segmento.

Más información sobre la creación de segmentos.

Utilizar etiquetas de asociación en los workflows

Una vez creadas las etiquetas de asociación, puedes utilizarlas para desencadenar la inscripción y determinadas acciones dentro de los workflows. Por ejemplo, puedes enviar automáticamente un correo electrónico a los contactos en función de los atributos de su empresa principal asociada, o si un negocio pasa a una etapa diferente, actualiza automáticamente la etapa de sus negocios asociados.

Se admiten las siguientes funciones:

• Desencadenantes de inscripción: inscribe registros en un workflow si los registros asociados cumplen los criterios especificados.
• Acciones del workflow:
  • Ramas: utilice acciones de rama para establecer rutas de workflow filtradas por etiquetas de asociación.
  • Editar registro: utilice la acción Editar registro para establecer o borrar un valor de propiedad en registros asociados o copiar un valor de propiedad de registros inscritos a registros asociados, o a registros inscritos desde registros asociados.

• Enviar correo electrónico: envía un correo electrónico a los contactos asociados. 

Activadores de inscripción

Puede utilizar etiquetas de asociación en flujos de trabajo de contacto, empresa, negocio, ticket, activados por el administrador (por ejemplo, listados) o basados en objetos personalizados al establecer desencadenantes de inscripción. Para establecer desencadenantes basados en etiquetas de asociación:

1. Crea un workflow 
2. Haga clic en Criterios de filtrado de Met.
3. Haz clic en el menú desplegable Filtrar en y luego, en la sección Objeto asociado, selecciona el objeto asociado.
4. Selecciona una propiedad por la cual filtrar, y luego establece tus criterios.
5. Por opción predeterminada, el filtro se basará en Cualquier [objeto], lo que significa que un registro se inscribirá cuando cualquiera de sus registros asociados cumpla los criterios.
6. Para establecer tus criterios basándote en una etiqueta de asociación, haz clic en [Objeto] está asociado a: Cualquier [objeto], y luego selecciona una etiqueta en el menú desplegable. Esto inscribirá los registros basándose solo en las asociaciones con esa etiqueta, lo que significa que el workflow inscribirá un registro solo si tiene un registro asociado con esa etiqueta y ese registro cumple los criterios.

7. Haz clic en Guardar.

Acciones

Para utilizar etiquetas de asociación en una acción de workflow:

1. Crea un workflow 
2. Haga clic en el icono + para añadir una acción.
3. Para configurar una bifurcación, haz clic en Bifurcación.
   • Crea una bifurcación si/entonces o simple.
   • Si se crea una bifurcación si/entonces:
     • Dentro de una bifurcación, haz clic en + Agregar filtro.
     • Haz clic en el menú desplegable Filtrar en y luego, en la sección Objeto asociado, selecciona el objeto.
     • Selecciona una propiedad por la cual filtrar, y luego establece tus criterios.
     • Por opción predeterminada, el filtro se basará en Cualquier [objeto], lo que significa que el registro avanzará por la bifurcación cuando cualquiera de sus registros asociados cumpla los criterios. Para establecer tus criterios basándote en una etiqueta de asociación, haz clic en [Objeto] está asociado a: Cualquier [objeto], y luego selecciona una etiqueta en el menú desplegable. Esto moverá los registros basándose solo en las asociaciones con esa etiqueta, lo que significa que un registro avanzará por la bifurcación solo si tiene un registro asociado con esa etiqueta y ese registro cumpla los criterios.

• • Si se crea una bifurcación simple:
    • Haz clic en el campo Propiedad o valor para bifurcación en, y luego selecciona una propiedad en la sección [Objeto asociado]: [Criterios de refinamiento]. Los criterios de refinamiento determinarán de qué registro asociado se copiará el valor (por ejemplo, el actualizado más recientemente, una etiqueta específica). Solo aparecerá si has agregado el tipo de asociación como fuente de datos disponible.
    • Haz clic en Siguiente.
    • Introduce o selecciona el valor para bifurcarse, y agrega bifurcaciones adicionales según sea necesario.
    • Al finalizar, haz clic en Guardar.
4. Para ajustar o borrar el valor de una propiedad para los registros asociados, haga clic en Editar registro.
   • Haga clic en el menú desplegable Tipo de registro y seleccione el objeto.
   • Por opción predeterminada, la actualización de la propiedad se establecerá en base a Todos los [objetos], lo que significa que se establecerán o borrarán los valores de propiedad de todos los registros asociados. Para establecer o borrar el valor de la propiedad solo para las asociaciones de una determinada etiqueta, haz clic en el menú desplegable Asociación a objeto y luego selecciona una etiqueta.
   • Haga clic en el menú desplegable Propiedad a editar, seleccionela propiedad que desea ajustar o borrar y, a continuación, haga clic en Guardar. Más información sobre la edición de registros con workflows.

5. Para copiar un valor entre registros asociados, haga clic en Editar registro.
   • Haga clic en el menú desplegable Tipo de registro y seleccione el objeto del que desea copiar.
   • Haga clic en el menú desplegable Propiedad a editar, seleccionela propiedad de la que desea copiar y haga clic en Guardar. Al copiar un valor en otra propiedad, las propiedades deben ser compatibles. Más información sobre tipos de propiedad compatibles. 
   • Haz clic en el cuadro de texto Elegir un valor.
   • Seleccione una opción en el panel Elegir variable de datos :
     
     • Para copiar de los registros inscritos a los registros asociados, seleccione elobjeto inscrito . Los criterios de refinamiento determinarán de qué registro asociado se copiará el valor (por ejemplo, el actualizado más recientemente, una etiqueta específica). Solo aparecerá si has agregado el tipo de asociación como fuente de datos disponible.
     • Para copiar a los registros inscritos desde los registros asociados, seleccione el objeto asociado .
• • Al finalizar, haz clic en Guardar.