Creare e utilizzare etichette di associazione

Nel vostro account HubSpot, potete associare i record per collegarli nel vostro database. È anche possibile etichettare le associazioni per specificare la relazione tra i record associati.

Tutti gli account HubSpot possono utilizzare l'etichetta principale per le aziende, ma negli account con abbonamento Professional o Enterprise è possibile creare etichette personalizzate. Le etichette di associazione possono descrivere le relazioni tra tutti gli oggetti della CRM, compresi contatti, aziende, trattative, ticket e oggetti personalizzati. Ad esempio:

• Un contatto può essere un manager di un'azienda, ma anche un ex dipendente di un'altra azienda.
• Una trattativa può avere più contatti associati, uno che è il decisore e un altro che è il contatto per la fatturazione.
• Sono associate due sedi di aziende, una delle quali è la sede centrale e l'altra l'ufficio regionale.
• Sono associati più contatti della stessa famiglia, con etichette per Contatto,Genitore e Figlio.

Se desiderate automatizzare le associazioni nel vostro sistema, scoprite le app relative alle operazioni nell'App Marketplace di HubSpot.

Creare etichette di associazione

Gli utenti con i permessi di Super amministratore possono creare etichette di associazione personalizzate. È possibile creare fino a 50 etichette per coppia di oggetti (ad esempio, da Contatto a Trattativa, da Contatto a Contatto).

Per creare un'etichetta di associazione:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti e selezionare l'oggetto per il quale si desidera creare un'etichetta di associazione.
• Fare clic sulla scheda Associazioni.
• Fare clic su Crea e configura, quindi selezionare Crea e configura i limiti dell'etichetta.

• Nel pannello di destra, fare clic sul menu a discesa Oggetti da associare, quindi selezionare l'altra relazione tra gli oggetti per la quale si sta creando l'etichetta (ad esempio, Trattativa-Contatti).

• Selezionare il tipo di etichetta che si desidera creare:

• • Una singola etichetta: i record associati sono correlati nello stesso modo, quindi l'etichetta può essere applicata a entrambi i record (ad esempio, Collega, Partner).
  • Una coppia di etichette: si usano parole diverse per descrivere ciascun lato della relazione tra i record associati, quindi sono necessarie due etichette separate (ad esempio, Manager e Dipendente, Genitore e Figlio, Sede centrale e Ufficio regionale). Se si imposta un'etichetta per uno dei record, il record associato sarà automaticamente impostato sull'altra etichetta della coppia. Un'etichetta accoppiata conta come un'etichetta per il limite di etichette personalizzate.
• Inserire un nome per l'etichetta.

• Per modificare il nome interno dell'etichetta, fare clic sull'icona della matita edit sotto l'etichetta. Questa funzione è utilizzata per le integrazioni e le API. Una volta creata l'etichetta, il nome interno non può essere modificato.

• In fondo, fare clic su Avanti.
• Impostare i limiti dell'etichetta per ogni direzione dell'associazione:
  • Molti [record] possono avere l'etichetta: un record può essere associato a molti record dell'altro oggetto utilizzando l'etichetta.
  • Oggetto personalizzato: un record può essere associato a un numero specifico di record dell'altro oggetto utilizzando l'etichetta. Nel campo, inserire un numero per impostare un limite personalizzato.
• Fare clic su Salva.

Gestione delle etichette di associazione

È possibile modificare o eliminare le etichette di associazione esistenti, nonché visualizzare ulteriori informazioni sulla storia di un'etichetta e sui dettagli API. Per gestire le etichette di associazione esistenti:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti e selezionare l'oggetto per il quale si desidera creare un'etichetta di associazione.
• Fare clic sulla scheda Associazioni.
• Fare clic sul menu a discesa Seleziona associazioni di oggetti e selezionare le associazioni per le quali si desidera visualizzare le etichette (ad esempio, Trattativa-Contatti).
• Per modificare un'etichetta, passare il mouse sull'etichetta e fare clic su Altro > Modifica etichetta. Nel pannello di destra, modificare il nome dell'etichetta, quindi fare clic su Salva.

• Per impostare i limiti per un'etichetta di associazione, passare il mouse sull'etichetta, quindi fare clic su Altro > Modifica limite etichetta.
• Per eliminare un'etichetta, passare il mouse sull'etichetta e fare clic su Altro > Elimina. Selezionare la casella di controllo per confermare che non è possibile ripristinare un'etichetta eliminata, quindi fare clic su Elimina per confermare. Se un'etichetta è utilizzata all'interno di record o di altri strumenti di HubSpot, prima di eliminarla è necessario rimuovere le etichette da tali risorse. Per vedere dove viene utilizzata un'etichetta:
  • Passare il mouse su Elimina, quindi fare clic su Visualizza le automazioni in cui è utilizzata l'etichetta dell'associazione nella domanda.
  • Nel pannello di destra, fare clic sul nome di un record o di uno strumento per passare all'asset che utilizza l'etichetta.

• Per visualizzare la cronologia di un'etichetta di associazione, passare il mouse sull'etichetta, quindi fare clic su Altro > Visualizza cronologia. Nella finestra di dialogo, si può vedere come è stata creata l'etichetta, la relazione con l'oggetto a cui si applica, quando è stata creata, quale utente l'ha creata e una cronologia delle modifiche.
• Per visualizzare le informazioni API di un'etichetta, passare il mouse sull'etichetta e fare clic su Altro > Visualizza dettagli API. Nella finestra di dialogo, è possibile visualizzare il nome dell'etichetta, l'inverso, il nome interno, i limiti, la categoria (se si tratta di un'etichetta definita da HubSpot o personalizzata) e l'ID del tipo di associazione. Per saperne di più sull'uso di questi valori nell'API delle associazioni.
  • Per copiare un singolo valore, fare clic sull'icona di copia duplicate.
  • Per copiare tutti i valori, fare clic su Copia tutto negli appunti.

Impostare o aggiornare le etichette di associazione sui record

Su un record, è possibile aggiungere o rimuovere etichette per le sue associazioni. È anche possibile impostare le etichette delle associazioni in blocco tramite l'importazione. Per aggiungere una nuova associazione con un'etichetta o aggiornare l'azienda principale di un record, imparare come aggiungere o modificare le associazioni su un record.

Per aggiornare le etichette di una singola associazione:

• Andare al record con l' associazione che si desidera aggiornare.
• Per aggiungere o modificare le etichette di un'associazione esistente, passare il mouse sulla scheda dell' associazione, fare clic su Altro, quindi selezionare Modifica etichette associazione.

• Nella finestra di dialogo:
  • Per aggiungere un'etichetta, fare clic sul menu a discesa e selezionare l'etichetta.
  • Per rimuovere un'etichetta, fare clic su x accanto all'etichetta.

Utilizzare le etichette di associazione negli strumenti HubSpot

Una volta create le etichette di associazione per descrivere le relazioni tra i record, è possibile aggiungere le etichette di associazione alle associazioni nuove o esistenti su un record o in blocco tramite importazione. È quindi possibile filtrare in base a queste etichette negli strumenti di HubSpot, come elenchi, flussi di lavoro e report personalizzati.

Le etichette delle associazioni non sono supportate per la sincronizzazione tramite l'integrazione HubSpot-Salesforce; tuttavia, prima di aggiornare le associazioni, è consigliabile capire come i record si sincronizzano tra HubSpot e Salesforce.

Filtrare per associazioni negli elenchi

Quando si crea un elenco di contatti o di aziende, è possibile filtrare i record dell'azienda in base alle loro associazioni. Per gli elenchi basati sui contatti, è possibile filtrare in base alle associazioni primarie dell'azienda dei contatti. Gli utenti degli account Professional ed Enterprise possono anche filtrare i record degli elenchi in base alle etichette delle associazioni.

• Creare o modificare un elenco.
• Fare clic su +Aggiungi filtro.
• Fare clic sul menu a discesa Filtraggio su, quindi selezionare l'oggetto dalla sezione Oggetto associato (ad esempio, in un elenco basato sui contatti, selezionare Azienda per filtrare in base alle associazioni aziendali dei contatti).
• Selezionare una categoria e un filtro, quindi impostare i criteri.
• Per impostazione predefinita, l'elenco includerà i record quando tutti i record associati soddisfano i criteri.
• Per impostare i criteri in base all'associazione principale dell'azienda o a un'etichetta di associazione personalizzata, fare clic su [Oggetto] è associato a: Qualsiasi [oggetto], quindi selezionare un'etichetta nel menu a discesa. In questo modo i record verranno filtrati solo in base alle associazioni con quell'etichetta, quindi l'elenco includerà un record solo se un record associato ha quell'etichetta e se quel record soddisfa i criteri.

• Una volta impostati i criteri dell'elenco, in alto a destra fare clic su Salva elenco.

Per saperne di più sulla creazione di elenchi.

Utilizzo delle etichette di associazione nei flussi di lavoro

Una volta create le etichette di associazione, è possibile utilizzarle per attivare l'Attivazione e determinate azioni del flusso di lavoro. Ad esempio, è possibile inviare automaticamente un'e-mail ai contatti in base alle attribuzioni dell'azienda principale associata, oppure, se una trattativa passa a una fase diversa, aggiornare automaticamente la fase della trattativa associata.

Sono supportate le seguenti funzionalità:

• Attivazione registrazione: iscrive i record in un flusso di lavoro se i record associati soddisfano i criteri specificati.
• Azioni del flusso di lavoro:
  • Diramazioni
  • Imposta o cancella il valore di una proprietà sui record associati.

• • Copia il valore di una proprietà dai record iscritti ai record associati o ai record iscritti dai record associati.

• • Inviare un'e-mail ai contatti associati.

Attivazioni di registrazione

È possibile utilizzare le etichette di associazione nei flussi di lavoro basati su contatti, aziende, trattative, ticket o oggetti personalizzati quando si impostano i trigger di attivazione registrazione. Per impostare trigger basati sulle etichette di associazione:

• Creare un flusso di lavoro.
• Fare clic su Imposta trigger.
• Nel pannello di sinistra, fare clic su Quando i criteri del filtro sono soddisfatti.
• Fare clic su + Aggiungi filtro.
• Fare clic sul menu a discesa Filtraggio su, quindi nella sezione Oggetto associato selezionare l'oggetto associato.
• Selezionare una proprietà da filtrare e impostare i criteri.
• Per impostazione predefinita, il filtro si basa su Qualsiasi [oggetto], il che significa che un record viene iscritto quando uno qualsiasi dei record associati soddisfa i criteri.
• Per impostare i criteri in base a un'etichetta di associazione, fare clic su [Oggetto] è associato a: Qualsiasi [oggetto], quindi selezionare un'etichetta nel menu a discesa. In questo modo i record verranno iscritti solo in base alle associazioni con quell'etichetta, il che significa che il flusso di lavoro iscriverà un record solo se ha un record associato con quell'etichetta e se quel record soddisfa i criteri.

• Una volta terminata l'impostazione dei trigger, in fondo, fare clic su Salva.

Azioni

Per utilizzare le etichette di associazione in un'azione del flusso di lavoro:

• Creare un flusso di lavoro.
• Per aggiungere un'azione del flusso di lavoro, fare clic sull' icona + più.
• Per impostare un ramo,fare clic su Ramo.
  • Creare un ramo if/then o Valore uguale al ramo.
  • Se si crea un ramo if/then:
    • All'interno di una diramazione, fare clic su + Aggiungi filtro.
    • Fare clic sul menu a discesa Filtraggio su, quindi nella sezione Oggetto associato selezionare l'oggetto.
    • Selezionare una proprietà da filtrare e impostare i criteri.
    • Per impostazione predefinita, il filtro sarà basato su Qualsiasi [oggetto], il che significa che il record avanzerà lungo il ramo quando uno qualsiasi dei record associati soddisfa i criteri. Per impostare i criteri in base a un'etichetta di associazione, fare clic su [Oggetto] è associato a: Qualsiasi [oggetto], quindi selezionare un'etichetta nel menu a discesa. In questo modo i record verranno spostati solo in base alle associazioni con quell'etichetta, il che significa che un record avanzerà lungo il ramo solo se ha un record associato con quell'etichetta e se quel record soddisfa i criteri.

• • Se si crea un valore uguale al ramo:
    • Fare clic sul campo Proprietà o valore da diramare, quindi selezionare una proprietà nella sezione [Oggetto associato]: [Criteri di affinamento]. I criteri di affinamento determineranno da quale record associato verrà copiato il valore (ad esempio, l'ultimo aggiornato, un'etichetta specifica). Questa opzione appare solo se il tipo di associazione è stato aggiunto come origine dati disponibile.
    • Fare clic su Avanti.
    • Immettere o selezionare il valore da cui derivare e aggiungere altri rami se necessario.
    • Al termine, fare clic su Salva.

• Per impostare o cancellare il valore di una proprietà per i record associati, fare clic su Imposta valore proprietà o Cancella valore proprietà.
  • Fare clic sul menu a discesa Oggetto, quindi nella sezione Oggetto associato selezionare l'oggetto.
  • Per impostazione predefinita, l'aggiornamento della proprietà verrà impostato in base a Tutti [oggetto], il che significa che i valori delle proprietà di tutti i record associati verranno impostati o cancellati. Per impostare o cancellare il valore della proprietà solo per le associazioni di una determinata etichetta, fare clic sul menu a discesa Associazione a oggetto , quindi selezionare un'etichetta .
  • Selezionare la proprietà da impostare o cancellare, quindi fare clic su Salva.

• Per copiare un valore tra record associati, fare clic su Copia valore proprietà.
  • Nel pannello dei dati disponibili, selezionare la proprietà da cui copiare.
    • Per copiare il valore della proprietà dai record iscritti ai record associati, selezionare la proprietà nella sezione [oggetto] Iscritti.
    • Per copiare il valore della proprietà dai record iscritti a quelli associati, selezionare la proprietà nella sezione [Oggetto associato]: [Criteri di affinamento]. I criteri di affinamento determineranno da quale record associato verrà copiato il valore (ad esempio, l'ultimo aggiornato, un'etichetta specifica). Questa opzione appare solo se il tipo di associazione è stato aggiunto come origine dati disponibile.

• • Fare clic sul menu a discesa Oggetto, quindi selezionare un'opzione:
    • Per copiare dai record iscritti ai record associati, nella sezione Oggetto associato selezionare l'oggetto associato.
    • Per copiare dai record iscritti ai record associati, nella sezione Oggetto corrente selezionare l'oggetto iscritto.

• • Quando si copia da record iscritti a record associati, per impostazione predefinita, l'aggiornamento della proprietà sarà basato su Tutti [oggetto], il che significa che la proprietà di un record iscritto sarà copiata in tutti i record associati. Per impostare i criteri in base a un'etichetta di associazione, fare clic sul menu a discesa Associazione a oggetto , quindi selezionare un'etichetta . In questo modo la proprietà verrà copiata solo nei record associati con quell'etichetta.
  • Selezionare la proprietà da copiare .
  • Al termine, fare clic su Salva.

• In un flusso di lavoro basato sui contatti o sulle aziende, per inviare un'e-mail ai contatti associati, fare clic su Invia e-mail. In un flusso di lavoro basato sui contatti, nella sezione Invia a selezionare Contatto associato.
  • Per modificare le associazioni che devono ricevere l'e-mail, fate clic sul menu a discesa Etichetta associazione , quindi selezionate le etichette che devono ricevere l'e-mail, oppure fate clic sulla x per un'etichetta selezionata se quel tipo di associazione non deve ricevere l'e-mail.
  • Scegliere l'e-mail da inviare ai contatti associati, quindi fare clic su Salva.

Per saperne di più sulla creazione di flussi di lavoro.

Utilizzare le etichette di associazione nei report personalizzati

Nei report personalizzati, è possibile utilizzare le etichette di associazione per specificare quali record includere nel report in base alle loro etichette. È inoltre possibile utilizzare le etichette di associazione come asse, campo di scomposizione o filtro nel report personalizzato.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti > Rapporti.
• In alto a destra, fare clic su Crea rapporto.
• Nel pannello di sinistra, selezionare Generatore di rapporti personalizzati.
• Selezionare le fonti di dati:
  • Selezionare l'origine primaria facendo clic sul menu a discesa Origine dati primaria e selezionando un'origine primaria. L'origine primaria selezionata influisce sulle etichette disponibili. Ad esempio, un report con un'origine dati primaria di Contatti includerà solo le etichette create nelle impostazioni di associazione dei contatti.

• • Selezionare le fonti secondarie scegliendo tra le sezioni Oggetto della CRM, Marketing, Vendite, Assistenza e Oggetto personalizzato. Per utilizzare le etichette per le associazioni tra più oggetti, è necessario selezionare almeno un altro oggetto della CRM.
• Nella parte superiore dell'editor dell'origine dati, fare clic su Scegliere le etichette di associazione.
• Nel menu a discesa, selezionare le etichette da includere nel report.
  • Per le associazioni tra più oggetti, è possibile selezionare la casella di controllo Tutti [oggetti] per includere tutti i record associati di quell'oggetto, indipendentemente dalle loro etichette. Questa opzione viene selezionata per impostazione predefinita se non ci sono etichette definite per una relazione tra oggetti.
  • Per le associazioni dello stesso oggetto, è possibile selezionare solo un' etichetta di associazione dello stesso oggetto per rapporto.
  • Per le etichette accoppiate, la direzione selezionata avrà un impatto sui dati inclusi nel report (ad esempio, se si seleziona Società controllata a Società madre, le aziende etichettate come Società controllata saranno la fonte primaria dei dati del report, mentre le aziende etichettate come Società madre saranno una fonte aggiuntiva).
• È possibile fare clic su Torna alle fonti di dati per continuare a modificare le fonti, oppure su Avanti per continuare. È possibile aggiornare le fonti di dati e le associazioni in qualsiasi momento nel costruttore di report facendo clic su Modifica fonti di dati nella barra laterale sinistra.

• Aggiungere campi al report come asse, campo di scomposizione o filtro. Per impostazione predefinita, nel pannello di sinistra vengono visualizzati i campi dell'etichetta della fonte primaria (ad esempio, Contatti (primaria), Aziende (Società madre), ecc.) Per accedere ai campi dell'associazione, è possibile effettuare una ricerca tra le fonti o fare clic sul menu a discesa Sfoglia, quindi selezionare l'oggetto con l'etichetta specificata (ad esempio, Contatti (partner), Società controllate), ecc.

• Terminare la creazione del report personalizzato.

Per saperne di più sulla creazione di rapporti nel Generatore di rapporti personalizzati.

Rapporti di esempio

Di seguito sono riportati alcuni esempi di utilizzo delle etichette di associazione nei report personalizzati.

• Elencare tutte le società controllate di una società madre e il loro valore di fatturato annuo.

• Si gestisce l'affitto di appartamenti e si è creato un oggetto personalizzato Affitti con due etichette di associazione per le locazioni a lungo e a breve termine.
  • Per suddividere i dati del report in base a queste etichette:
    
    • Fare clic e trascinare l'etichetta di associazione Affitti sul canale dell'asse X .
    • Fare clic e trascinare la proprietà Conteggio contatti sul canale dell 'asse Y .
    • Quindi, fare clic e trascinare la proprietà Sorgente di traffico originale nel canale Suddivisione per canale.
    • Il grafico mostrerà quanti contatti hanno affittato un soggiorno a breve e lungo termine e quale fonte hanno trovato l'affitto.

• • Per segnalare solo i contatti con un'etichetta di associazione di affitti di breve durata:
    • Fare clic sul filtro Etichetta associazione affitti.
    • Selezionare è qualsiasi di e fare clic su A breve termine.