Associatielabels maken en gebruiken

In uw HubSpot-account kunt u records aan elkaar koppelen om een relatie tussen beide tot stand te brengen (bijvoorbeeld een contactpersoon met een deal). U kunt ook labels aan koppelingen toekennen om de relatie tussen gekoppelde records te beschrijven (bijvoorbeeld een contactpersoon met het label 'Koper' die is gekoppeld aan een deal met het label 'Nieuwe business').

Alle HubSpot-accounts kunnen het labelPrimair gebruiken voor bedrijven, maar in accounts met een Professional- of Enterprise-abonnement kunt u aangepaste labels maken. Koppelingslabels kunnen relaties beschrijven tussen alle CRM-objecten, inclusief contacten, bedrijven, deals, tickets, door de beheerder geactiveerde objecten (bijvoorbeeld Afspraken) en aangepaste objecten. Bijvoorbeeld:

• Een contactpersoon kan manager zijn bij het ene bedrijf, maar ook voormalig werknemer bij een ander bedrijf.
• Een deal kan meerdere gekoppelde contactpersonen hebben, bijvoorbeeld een beslisser eneenfactureringscontactpersoon.
• Twee bedrijfslocaties zijn aan elkaar gekoppeld, waarbij de ene het hoofdkantoor is en de andere het regionale kantoor.
• Meerdere contactpersonen uit dezelfde familie zijn gekoppeld, met labels voor partner,ouder en kind.

Als je associaties in je systeem wilt automatiseren, lees dan meer over operationele apps in deHubSpot App Marketplace.

Let op: uw account kan gepersonaliseerde namen gebruiken voor elk object (bijvoorbeeld account in plaats van bedrijf). In dit document worden objecten aangeduid met hun standaardnamen in HubSpot.

Associatielabels maken

Gebruikers met superbeheerdersrechten kunnen aangepaste associatielabels maken. U kunt maximaal 50 labels per objectpaar maken (bijvoorbeeld contactpersoon naar deal, contactpersoon naar contactpersoon).

Een associatielabel maken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naarObjecten en selecteer hetobject waarvoor u een associatielabel wilt maken.
3. Klik op het tabblad Koppelingen.
4. Klik op Maken en configureren en selecteer vervolgens Labelgrenzen maken en configureren.

5. Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Objecten die u koppelten selecteer vervolgens de andere objectrelatie waarvoor u het label aanmaakt (bijvoorbeeld Deals-naar-contacten).
6. Selecteer het type label dat u wilt maken:
   • • Een enkel label: de gekoppelde records worden op dezelfde manier beschreven, zodat het label op beide records van toepassing kan zijn (bijvoorbeeld Collega of Partner).
     • Een paar labels: er worden verschillende woorden gebruikt om elke kant van de relatie tussen de gekoppelde records te beschrijven, dus er zijn twee afzonderlijke labels nodig (bijvoorbeeld Manager en Werknemer, Ouder en Kind, Hoofdkantoor en Regionaal kantoor). Als u een label instelt voor een van de records, wordt het gekoppelde record automatisch ingesteld op het andere label in het paar. Een gekoppeld label telt als één label voor uw limiet voor aangepaste labels.
7. Voer een naam in voor het label.

Let op: het gebruik van niet-alfanumerieke tekens in een associatielabelnaam (bijvoorbeeld puntkomma's) kan leiden tot fouten tijdens het importeren. Puntkomma's worden gebruikt als scheidingstekens voor meerdere waarden in een import. 

8. Om de interne naam van het label te bewerken, klikt u op hetpotloodpictogram onder het label. Dit wordt gebruikt voor integraties en API's. Zodra het label is aangemaakt, kan de interne naam niet meer worden bewerkt.
9. Klik onderaan op Volgende.
10. Stel de limieten van het label in voor elke richting van de associatie:
    • Veel [records] kunnen een label hebben: een record kan met behulp van het label worden geassocieerd met veel records van het andere object.
    • Aangepast: een record kan met behulp van het label worden gekoppeld aan een bepaald aantal records van het andere object. Voer in het veld een getal in om een aangepaste limiet in te stellen.
11. Klik op Opslaan.

Zodra een label is aangemaakt, navigeert u naar een record en ververst u de pagina. Het label wordt nu weergegeven en u kunt het selecteren.

U kunt ook uw gegevensmodel of Breeze Copilot gebruiken om associatielabels aan te maken.

Associatielabels beheren

U kunt bestaande associatielabels bewerken of verwijderen, en meer informatie bekijken over de geschiedenis en API-details van een label.

Om bestaande associatielabels te beheren:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naarObjecten en selecteer hetobjectwaarvoor u een associatielabel wilt maken.
3. Klik op het tabblad Koppelingen.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu Objectassociaties selecteren en selecteer de associaties waarvoor u labels wilt bekijken (bijvoorbeeld Deals-naar-contacten).
5. Beweeg de muisaanwijzer over het label en klik vervolgens op Meer. U ziet de volgende opties:
   • Label bewerken: bewerk de naam van het label in het rechterpaneel.

• • Label limiet bewerken: stel in het rechterpaneel limieten in voor een associatielabel.
  • API-detailsbekijken: bekijk in het dialoogvenster de naam, inverse, interne naam, limieten, categorie (of het een door HubSpot gedefinieerd label of een aangepast label is) en het associatietype-ID van het label. U kunt een afzonderlijke waarde kopiëren of ze allemaal kopiëren. Lees meer over het gebruik van deze waarden in de associaties-API.
  
   
  • Geschiedenis bekijken: bekijk in het dialoogvenster hoe het label is gemaakt, op welk object het van toepassing is, wanneer het is gemaakt, welke gebruiker het heeft gemaakt en een tijdlijn van wijzigingen.
  • Verwijderen: bevestig in het dialoogvenster dat u een verwijderd label niet kunt herstellen en verwijder of annuleer het label. Als een label wordt gebruikt in records of andere HubSpot-tools, moet u eerst de labels uit die assets verwijderen voordat u het label kunt verwijderen.

Associatielabels instellen of bijwerken op records

In een record kunt u labels voor de associaties toevoegen of verwijderen. U kunt ookin één keer meerdere associatielabels instellen via import. Als u een nieuwe associatie met een label wilt toevoegen of het primaire bedrijf van een record wilt bijwerken, leest u hoe u associaties aan een record toevoegt of bewerkt.

Om de labels voor een individuele associatie bij te werken:

1. Navigeer naar het record met de associatie die je wilt bijwerken.
2. Om labels toe te voegen of te bewerken voor een bestaande associatie, beweeg je de muisaanwijzer over de associatiekaart, klik je op Meer en selecteer je vervolgens' ' (Labels bewerken).

3. In het dialoogvenster:
   • Om een label toe te voegen, klik je op het vervolgkeuzemenu en selecteer je het label.
   • Om een label te verwijderen, klikt uop de x naast het label.
   • Klik op Bijwerken wanneer u klaar bent.

Gebruik associatielabels in HubSpot-tools

Nadat je associatielabels hebt gemaakt om relaties tussen records te beschrijven, kun je associatielabels toevoegen aan nieuwe of bestaande associaties op een record of in bulk via import. Je kunt vervolgens filteren op deze labels in HubSpot-tools zoals segmenten, workflows en aangepaste rapporten. 

Associatielabels worden niet ondersteund voor synchronisatie via de HubSpot-Salesforce-integratie. Het isechter aan te raden om, voordat je associaties bijwerkt, te begrijpen hoe records tussen HubSpot en Salesforce worden gesynchroniseerd.

Filteren op associaties in segmenten

Wanneer u een segment aanmaakt, kunt u uw records filteren op basis van hun associaties. Voor op contacten gebaseerde segmenten kunt u filteren op basis van de primaire bedrijfsassociaties van contacten. Gebruikers met een Professional- of Enterprise-account kunnen records in segmenten ook filteren op associatielabels.

1. Maak of bewerk een segment.
2. Klik op +Filter toevoegen.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu Filtering on en selecteer vervolgens het object in het gedeelte Associated object (bijvoorbeeld in een op contacten gebaseerd segment selecteert u Company om te filteren op basis van de bedrijfsassociaties van de contacten).
4. Selecteer eencategorie en filter en stel vervolgens uw criteria in.
5. Standaard bevat het segment records wanneer een van de gekoppelde records aan de criteria voldoet.
6. Om uw criteria in te stellen op basis van de primaire bedrijfsassociatie of een aangepast associatielabel, klikt u op [Object] is geassocieerd met: Elk [object] enselecteert u vervolgenseenlabel in het vervolgkeuzemenu. Hierdoor worden de records alleen gefilterd op basis van associaties met dat label, zodat het segment alleen een record bevat als een geassocieerd record dat label heeft en dat record aan de criteria voldoet.
7. Als u klaar bent met het instellen van de segmentcriteria, klikt u rechtsboven op Segment opslaan.

Meer informatie over het maken van segmenten.

Gebruik associatielabels in workflows

Zodra je associatielabels hebt gemaakt, kun je deze gebruiken om inschrijvingen en bepaalde acties binnen workflows te activeren. Je kunt bijvoorbeeld automatisch een e-mail sturen naar contacten op basis van kenmerken van hun geassocieerde primaire bedrijf, of als een deal naar een andere dealfase gaat, automatisch de fase van de geassocieerde deals bijwerken.

De volgende functionaliteit wordt ondersteund:

• Inschrijvingstriggers: schrijf records in een workflow in als gekoppelde records aan de opgegeven criteria voldoen.
• Workflowacties:
  • Vertakkingen: gebruik vertakkingsacties om workflowpaden in te stellen die worden gefilterd op associatielabels.
  • Record bewerken: gebruik de actie Record bewerken om een eigenschapswaarde in te stellen of te wissen voor gekoppelde records, of om een eigenschapswaarde te kopiëren van ingeschreven records naar gekoppelde records, of van gekoppelde records naar ingeschreven records.

• E-mail verzenden: stuur een e-mail naar geassocieerde contactpersonen. 

Registratietriggers

U kunt associatielabels gebruiken in contact-, bedrijfs-, deal-, ticket-, door de beheerder geactiveerde (bijv. vermeldingen) of op aangepaste objecten gebaseerde workflows bij het instellen van registratietriggers. Triggers instellen op basis van associatielabels:

1. Maak een workflow. 
2. Klik op Filtercriteria voldoen.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu Filteren op en selecteer vervolgens in het gedeelte Gerelateerd object het gerelateerde object.
4. Selecteer een eigenschap om op te filteren en stel vervolgens uw criteria in.
5. Standaard is het filter gebaseerd op Elk [object], wat betekent dat een record wordt geregistreerd wanneer een van de gekoppelde records aan de criteria voldoet.
6. Om uw criteria in te stellen op basis van een associatielabel, klikt u op [Object] is geassocieerd met: Elk [object] en selecteert u vervolgens een label in het vervolgkeuzemenu. Hierdoor worden alleen records geregistreerd op basis van associaties met dat label, wat betekent dat de workflow alleen een record registreert als er een geassocieerd record met dat label is en dat record aan de criteria voldoet.

7. Klik op Opslaan.

Acties

Om associatielabels te gebruiken in een workflowactie:

1. Maak een workflow. 
2. Klik op hetpluspictogram (+) om een actie toe te voegen.
3. Om een vertakking in te stellen,klikt u opVertakking.
   • Maak een if/then- of waarde-is-gelijk-vertakking.
   • Als u een if/then-vertakking maakt:
     • Klik binnen een vertakking op + Filter toevoegen.
     • Klik op het vervolgkeuzemenu Filtering on en selecteer vervolgens het object in het gedeelte Associated object .
     • Selecteer eeneigenschapom op te filteren en stel vervolgens uw criteria in.
     • Standaard is het filter gebaseerd op Elk [object], wat betekent dat het record verdergaat in de vertakking wanneer een van de bijbehorende records aan de criteria voldoet. Om uw criteria in te stellen op basis van een associatielabel, klikt u op [Object] is geassocieerd met: Elk [object] enselecteert u vervolgenseenlabel in het vervolgkeuzemenu. Hierdoor worden records alleen verplaatst op basis van associaties met dat label, wat betekent dat een record alleen verder gaat in de vertakking als er een geassocieerd record met dat label is en dat record aan de criteria voldoet.

• • Als u een waarde-is-gelijk-aan-tak maakt:
    • Klik op het veld Eigenschap of waarde om te vertakken en selecteer vervolgens een eigenschap in het gedeelte [Gekoppeld object]: [Verfijningscriteria]. De verfijningscriteria bepalen uit welk gekoppeld record de waarde wordt gekopieerd (bijvoorbeeld het meest recent bijgewerkte, een specifiek label). Dit wordt alleen weergegeven als u het koppelingstype als beschikbare gegevensbron hebt toegevoegd .
    • Klik op Volgende.
    • Voer de waarde in of selecteer deze om te vertakken en voeg indien nodig extra vertakkingen toe.
    • Als u klaar bent, klikt u op Opslaan.
4. Om een eigenschapwaarde voor gekoppelde records in te stellen of te wissen, klikt u op Record bewerken.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Recordtype en selecteer vervolgens het object.
   • Standaard wordt de eigenschap bijgewerkt op basis van Alle [object], wat betekent dat de eigenschapswaarden van alle gekoppelde records worden ingesteld of gewist. Als je de eigenschapswaarde alleen voor koppelingen van een bepaald label wilt instellen of wissen, klik je op het vervolgkeuzemenu Koppeling aan object enselecteer je eenlabel.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Eigenschap om te bewerken, selecteer vervolgensde eigenschap die u wilt instellen of wissen en klik op Opslaan. Meer informatie over het bewerken van records met workflows.

5. Om een waarde tussen gekoppelde records te kopiëren, klikt u op Record bewerken.
   • Klik op het vervolgkeuzemenuRecordtype en selecteer vervolgens hetobject waarvan u wilt kopiëren.
   • Klik op Eigenschap om te bewerken en selecteer vervolgensde eigenschap die u wilt kopiëren en klik vervolgens op Opslaan. Wanneer u een waarde naar een andere eigenschap kopieert, moeten de eigenschappen compatibel zijn. Meer informatie overcompatibele eigenschapstypen. 
   • Klik op het tekstvakKies een waarde.
   • Selecteer eenoptie in hetpaneel Kies gegevensvariabele:
     
     • Om van geregistreerde recordsnaar de gekoppelde records te kopiëren, selecteert u het geregistreerde object. De verfijningscriteria bepalen uit welk gekoppeld record de waarde wordt gekopieerd (bijvoorbeeld het meest recent bijgewerkte record of een specifiek label). Dit wordt alleen weergegeven als u het koppelingstype als beschikbare gegevensbron hebt toegevoegd.
     • Om vanuit de gekoppelde records naar de geregistreerde records te kopiëren, selecteert u het gekoppelde object.
• • Als u klaar bent, klikt u op Opslaan.