Associatielabels maken en gebruiken

In je HubSpot account kun je records koppelen om een relatie tussen hen te leggen (bijvoorbeeld een contactpersoon met een deal). Je kunt ook koppelingen labelen om de relatie tussen gekoppelde records te beschrijven (een contactpersoon heeft bijvoorbeeld het label Koper en is gekoppeld aan een deal met het label Nieuwe klant).

Alle HubSpot-accounts kunnen het Primaire label voor bedrijven gebruiken, maar in accounts met een Professional- of Enterprise-abonnement kun je aangepaste labels maken. Associatielabels kunnen relaties beschrijven tussen alle CRM-objecten, inclusief contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, door de beheerder geactiveerde (bijv. Afspraken) en aangepaste objecten. Bijvoorbeeld:

• Een contactpersoon kan Manager zijn bij het ene bedrijf, maar ook Voormalig werknemer bij een ander bedrijf.
• Een deal kan meerdere gekoppelde contactpersonen hebben, een die de Beslisser is en een andere die de Factureringscontactpersoon is.
• Twee bedrijfslocaties zijn aan elkaar gekoppeld, waarbij de ene het hoofdkantoor is en de andere het regionale kantoor.
• Meerdere contactpersonen uit dezelfde familie zijn gekoppeld, met labels voor Partner,Ouder en Kind.

Als je koppelingen in je systeem wilt automatiseren, lees dan meer over bedrijfsgerelateerde apps in de HubSpot App Marketplace.

Koppelingslabels maken

Gebruikers met Super Admin rechten kunnen aangepaste koppelingslabels maken. Je kunt maximaal 50 labels per objectpaar maken (bijvoorbeeld Contact naar Deal, Contact naar Contact).

Zo maakt u een koppelingslabel:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten en selecteer het object waarvoor u een associatielabel wilt maken.
• Klik op het tabblad Associaties.
• Klik op Maken en configureren en selecteer vervolgens Labelgrenzen maken en configureren.

• Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Objecten die u wilt koppelen en selecteer vervolgens de andere objectrelatie waarvoor u het label wilt maken (bijvoorbeeld Deals-to-Contacts).

• Selecteer het type label dat u wilt maken:

• • Een enkel label: de gekoppelde records worden op dezelfde manier beschreven, dus het label kan op beide records van toepassing zijn (bijv. Collega of Partner).
  • Een paar labels: er worden verschillende woorden gebruikt om elke kant van de relatie tussen de gekoppelde records te beschrijven, dus zijn er twee aparte labels nodig (bijvoorbeeld Manager en Medewerker, Ouder en Kind, Hoofdkantoor en Regionaal Kantoor). Als u een label instelt voor een van de records, wordt de gekoppelde record automatisch ingesteld op het andere label in het paar. Een gekoppeld label telt als één label voor uw aangepaste labellimiet.
• Voer een naam in voor het label.

• Als u de interne naam van het label wilt bewerken, klikt u op hetpotloodpictogram edit onder het label. Dit wordt gebruikt voor integraties en API's. Als het label eenmaal is aangemaakt, kan de interne naam niet meer worden bewerkt.

• Klik onderaan op Volgende.
• 4. Stel de grenzen van het label in voor elke richting van de associatie:
  • Veel [records] kunnen label hebben: een record kan geassocieerd worden met veel records van het andere object met behulp van het label.
  • Aangepast: een record kan met het label aan een opgegeven aantal records van het andere object gekoppeld worden. Voer in het veld een getal in om een aangepaste limiet in te stellen.
• Klik op Opslaan.

Associatielabels beheren

Je kunt bestaande associatielabels bewerken of verwijderen en meer informatie bekijken over de geschiedenis van een label en API-gegevens. Bestaande associatielabels beheren:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten en selecteer het object waarvoor u een associatielabel wilt maken.
• Klik op het tabblad Associaties.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer objectassociaties en selecteer de associaties waarvoor u labels wilt bekijken (bijvoorbeeld Deals-to-Contacts).
• Als u een label wilt bewerken, gaat u met de muis over het label en klikt u op Meer > Label bewerken. Bewerk in het rechterpaneel de naam van het label en klik op Opslaan.

• Als u limieten wilt instellen voor een associatielabel, gaat u met de muisaanwijzer over het label en klikt u vervolgens op Meer > Labellimiet bewerken.
• Als u een label wilt verwijderen, beweegt u de muisaanwijzer over het label en klikt u op Meer > Verwijderen. Selecteer het selectievakje om aan te geven dat u een verwijderd label niet kunt herstellen en klik op Verwijderen om te bevestigen. Als een label wordt gebruikt binnen records of andere HubSpot-tools, moet je eerst de labels uit die onderdelen verwijderen voordat je het label verwijdert. Om te zien waar een label wordt gebruikt:
  • Ga met de muis over Verwijderen en klik vervolgens in het pop-upvenster op Bekijk in welke automatiseringen je associatielabel wordt gebruikt.
  • Klik in het rechterpaneel op een record- of gereedschapsnaam om naar het onderdeel te gaan dat het label gebruikt.

• Als u de geschiedenis van een koppelingslabel wilt bekijken, gaat u met de muisaanwijzer over het label en klikt u op Meer > Geschiedenis weergeven. In het dialoogvenster ziet u hoe het label is gemaakt, op welke objectrelatie het van toepassing is, wanneer het is gemaakt, welke gebruiker het heeft gemaakt en een tijdlijn van wijzigingen.
• Om API-informatie voor een label te bekijken, zweeft u met de muis over het label en klikt u vervolgens op Meer > API-details weergeven. Bekijk in het dialoogvenster de naam van het label, de inverse, interne naam, limieten, categorie (of het een HubSpot label is of een aangepast label) en de associatie type ID. Lees meer over het gebruik van deze waarden in de associaties API.
  • Klik op het pictogram duplicate om een individuele waarde te kopiëren.
  • Als je alle waarden wilt kopiëren, klik je op Alles naar klembord kopiëren.

Associatielabels op records instellen of bijwerken

Op een record kunt u labels voor zijn koppelingen toevoegen of verwijderen. U kunt ook koppelingslabels in bulk instellen via importeren. Als u een nieuwe associatie met een label wilt toevoegen of het primaire bedrijf van een record wilt bijwerken, leert u hoe u associaties aan een record toevoegt of bewerkt.

Om de labels voor een individuele associatie bij te werken:

• Navigeer naar het record met de associatie die je wilt bijwerken.
• Om labels voor een bestaande associatie toe te voegen of te bewerken, beweeg je met de muis over de associatiekaart, klik je op Meer en selecteer je Associatielabels bewerken.

• In het dialoogvenster:
  • Als u een label wilt toevoegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu en selecteert u het label.
  • Als u een label wilt verwijderen, klikt u op x naast het label.

Associatielabels gebruiken in HubSpot-tools

Zodra je associatie-labels hebt gemaakt om relaties tussen records te beschrijven, kun je associatie-labels toevoegen aan nieuwe of bestaande associaties in een record of in bulk via importeren. Vervolgens kun je op deze labels filteren in HubSpot tools zoals lijsten, workflows en aangepaste rapporten.

Associatielabels worden niet ondersteund voor synchronisatie via de HubSpot-Salesforce integratie, maar voordat je associaties bijwerkt, is het aan te raden om te begrijpen hoe records worden gesynchroniseerd tussen HubSpot en Salesforce.

Filteren op koppelingen in lijsten

Wanneer je een lijst maakt, kun je je records filteren op basis van hun associaties. Voor lijsten op basis van contactpersonen kun je filteren op de primaire bedrijfsassociaties van contactpersonen. Gebruikers met een Professional- of Enterprise-account kunnen records in lijsten ook filteren op associatielabels.

• Maak of bewerk een lijst.
• Klik op +Filter toevoegen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Filteren op en selecteer het object in het gedeelte Gekoppeld object (in een lijst op basis van contactpersonen selecteert u bijvoorbeeld Bedrijf om te filteren op de bedrijfsassociaties van de contactpersonen).
• Selecteer een categorie en filter en stel uw criteria in.
• Standaard worden records in de lijst opgenomen als er gekoppelde records aan de criteria voldoen.
• Om uw criteria in te stellen op basis van de primaire bedrijfsassociatie of een aangepast associatielabel, klikt u op [Object] is gekoppeld aan: Elk [object] en selecteert u eenlabel in het vervolgkeuzemenu. Dit filtert de records alleen op koppelingen met dat label, zodat de lijst alleen records bevat waarvan een gekoppelde record dat label heeft en die record aan de criteria voldoet.

• Als je klaar bent met het instellen van de lijstcriteria, klik je rechtsboven op Lijst opslaan.

Meer informatie over het maken van lijsten.

Associatielabels gebruiken in workflows

Zodra u koppelingslabels hebt gemaakt, kunt u deze gebruiken om inschrijvingen en bepaalde acties binnen workflows te triggeren. U kunt bijvoorbeeld automatisch een e-mail sturen naar contactpersonen op basis van kenmerken van hun gekoppelde hoofdbedrijf, of als een deal naar een andere dealfase verhuist, automatisch de fase van de gekoppelde deals bijwerken.

De volgende functionaliteit wordt ondersteund:

• Enrollment triggers: records inschrijven in een workflow als gekoppelde records aan bepaalde criteria voldoen.
• Workflow acties:
  • Vertakkingen
  • Een eigenschapwaarde op gekoppelde recordsinstellen of wissen.

• • Kopieer een eigenschapwaarde van geregistreerde records naar geassocieerde records, of naar geregistreerde records vanuit geassocieerde records.

• • Een e-mail verzenden naar gekoppelde contactpersonen.

Inschrijvingstriggers

Je kunt koppelingslabels gebruiken in contact-, bedrijfs-, deal-, ticket-, door de beheerder geactiveerde (bijv. listings) of aangepaste objectgebaseerde workflows bij het instellen van inschrijftriggers. Triggers instellen op basis van koppelingslabels:

• Maak een workflow.
• Klik op Triggers instellen.
• Klik in het linkerpaneel op Wanneer aan filtercriteria is voldaan.
• Klik op + Filter toevoegen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Filteren op en selecteer vervolgens in het gedeelte Gekoppeld object het gekoppelde object.
• Selecteer een eigenschap om op te filteren en stel dan je criteria in.
• Standaard is het filter gebaseerd op Elk [object], wat betekent dat een record wordt opgenomen als een van de gekoppelde records aan de criteria voldoet.
• Om uw criteria in te stellen op basis van een koppelingslabel, klikt u op [Object] is gekoppeld aan: Elk [object] en selecteer vervolgens een label in het vervolgkeuzemenu. Dit zal de records alleen inschrijven op basis van associaties met dat label, wat betekent dat de workflow een record alleen inschrijft als het een geassocieerd record met dat label heeft en dat record aan de criteria voldoet.

• Als u klaar bent met het instellen van uw triggers, klikt u onderaan op Opslaan.

Acties

Om associatielabels in een workflowactie te gebruiken:

• Maak een workflow.
• Klik op het plus-pictogram om een workflowactie toe te voegen.
• Om een vertakking in te stellen,klikt u op Vertakking.
  • Maak een als/dan of waardegelijk tak.
  • Als u een als/dan tak maakt:
    • Klik binnen een tak op + Filter toevoegen.
    • Klik op het keuzemenu Filteren op en selecteer het object in de sectie Gekoppeld object .
    • Selecteer een eigenschap om op te filteren en stel dan je criteria in.
    • Standaard is het filter gebaseerd op Elk [object], wat betekent dat het record verder komt in de tak als een van de gekoppelde records aan de criteria voldoet. Om je criteria in te stellen op basis van een koppelingslabel, klik je op [Object] is gekoppeld aan: Elk [object] en selecteer je eenlabel in het vervolgkeuzemenu. Dit zal records alleen verplaatsen op basis van associaties met dat label, wat betekent dat een record alleen verder komt in de tak als het een geassocieerd record heeft met dat label en dat record voldoet aan de criteria.

• • Als een waarde gelijk is aan tak:
    • Klik op het veld Eigenschap of waarde waarop vertakt moet worden en selecteer vervolgens een eigenschap in de sectie [Gekoppeld object]: [Verfijningscriteria]. De verfijningscriteria bepalen van welke gekoppelde record de waarde wordt gekopieerd (bijv. de meest recent bijgewerkte, een specifiek label). Dit verschijnt alleen als u het koppelingstype hebt toegevoegd als beschikbare gegevensbron.
    • Klik op Volgende.
    • Voer de waarde in of selecteer een vertakking en voeg indien nodig extra vertakkingen toe.
    • Klik op Opslaan als u klaar bent.

• Om een eigenschapwaarde voor gekoppelde records in te stellen of te wissen, klikt u op Record bewerken.
  • Klik op het Opnametype vervolgkeuzemenu en selecteer het object.
  • Standaard wordt de eigenschap bijgewerkt op basis van Alle [object], wat betekent dat de eigenschapwaarden van alle gekoppelde records worden ingesteld of verwijderd. Om de waarde van een eigenschap alleen voor een bepaald label in te stellen of op te heffen, klikt u op het Objectassociatie uitklapmenu en selecteert u eenlabel.
  • Klik op het keuzemenu Eigenschap om te bewerken, selecteerde eigenschap die u wilt instellen of wissen en klik op Opslaan. Meer informatie over het bewerken van records met workflows.

• Om een waarde tussen gekoppelde records te kopiëren, klikt u op Record bewerken.
  • Klik op het keuzemenu Opnametype en selecteer vervolgens het object waaruit u wilt kopiëren.
  • Klik op het keuzemenu Te bewerken eigenschap, selecteerde eigenschap waaruit u wilt kopiëren en klik op Opslaan. Wanneer u een waarde naar een andere eigenschap kopieert, moeten de eigenschappen compatibel zijn. Meer informatie over compatibele eigenschapstypen.
  • Klik op het tekstvak Kies een waarde.
  • Selecteer een optie in het paneel Kies gegevensvariabele :
    
    • Om te kopiëren van geregistreerde records naar de geassocieerde records, selecteert u het geregistreerde object. De verfijningscriteria bepalen van welke gekoppelde record de waarde wordt gekopieerd (bijv. de meest recent bijgewerkte, een specifiek label). Dit verschijnt alleen als je het associatietype hebt toegevoegd als beschikbare gegevensbron.
    • Om te kopiëren naar ingeschreven records uit de geassocieerde records, selecteer het geassocieerde object.

• • Klik op Opslaanals je klaar bent .

• In een contact- of bedrijfsgebaseerde workflow klikt u op E-mail verzenden om een e-mail naar gekoppelde contactpersonen te verzenden. In een workflow op basis van een contact selecteert u in de sectie Verzenden naar een gekoppelde contactpersoon.
  • Om te bewerken welke associaties de e-mail moeten ontvangen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Associatielabel en selecteert u de labels die de e-mail moeten ontvangen, of klikt u op de x voor een geselecteerd label als dat type associatie de e-mail niet moet ontvangen.
  • Kies de e-mail die u naar de gekoppelde contactpersonen wilt verzenden en klik op Opslaan.

Meer informatie over het maken van workflows.

Associatielabels gebruiken in aangepaste rapporten

In aangepaste rapporten kunt u koppelingslabels gebruiken om aan te geven welke records in het rapport moeten worden opgenomen op basis van hun labels. U kunt koppelingslabels ook gebruiken als een as, uitsplitsingsveld of filter in uw aangepaste rapport.

• Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
• Klik rechtsboven op Rapport maken.
• Selecteer Custom report builder in het linkerpaneel.
• Selecteer uw gegevensbronnen:
  • Selecteer de primaire bron door op het vervolgkeuzemenu Primaire gegevensbron te klikken en een primaire bron te selecteren. De primaire bron die je selecteert, beïnvloedt welke labels beschikbaar zijn. Een rapport met als primaire gegevensbron Contactpersonen bevat bijvoorbeeld alleen labels die je hebt gemaakt binnen de instellingen voor contactassociaties.

• • Selecteer uw secundaire bronnen door te kiezen uit de secties CRM, Marketing, Verkoop, Service en Aangepaste objecten. Als u labels wilt gebruiken voor objectoverschrijdende koppelingen, moet u ten minste één extra CRM-object selecteren.
• Klik boven aan de gegevensbroneditor op Koppelingslabels kiezen.
• Selecteer in het vervolgkeuzemenu de labels die u in het rapport wilt opnemen.
  • Voor objectoverschrijdende koppelingen kunt u het selectievakje Alle [objecten] inschakelen om alle gekoppelde records van dat object op te nemen, ongeacht hun labels. Dit wordt standaard geselecteerd als er geen labels zijn gedefinieerd voor een objectrelatie.
  • Voor dezelfde objectassociaties kun je maar één label voor dezelfde objectassociatie per rapport selecteren.
  • Voor gekoppelde labels heeft de richting die je selecteert invloed op de gegevens die in het rapport worden opgenomen (als je bijvoorbeeld Kind-bedrijf aan moedermaatschappij selecteert, zijn bedrijven met het label Kind-bedrijf de primaire gegevensbron van het rapport en bedrijven met het label Moedermaatschappij een aanvullende bron).
• U kunt op Terug naar gegevensbronnen klikken om door te gaan met het bewerken van uw bronnen, of op Volgende klikken om door te gaan. U kunt uw gegevensbronnen en koppelingen op elk gewenst moment bijwerken in de rapportbouwer door te klikken op Gegevensbronnen bewerken in de linkerzijbalk.

• Voeg velden toe aan je rapport als as, uitsplitsingsveld of filter. Standaard worden velden van het label van de primaire bron weergegeven in het linkerpaneel (bijvoorbeeld Contactpersonen (primair), Bedrijven (moedermaatschappij), enz.) Om toegang te krijgen tot de velden van de koppeling, kun je zoeken in de bronnen of op het vervolgkeuzemenu Bladeren klikken en vervolgens het object met het opgegeven label selecteren (bijvoorbeeld Contactpersonen (Partner), Bedrijven (Kindbedrijf), enzovoort).

• Voltooi het maken van je aangepaste rapport.

Meer informatie over het maken van rapporten in de custom report builder.

Voorbeeldrapporten

Hieronder staan voorbeeldgebruiksgevallen voor het gebruik van associatielabels in aangepaste rapporten.

• Een lijst maken van alle dochterondernemingen van een moederbedrijf en hun jaarlijkse omzetwaarden.

• U beheert appartementenverhuur en hebt het object Advertenties geactiveerd. U maakt twee associatielabels voor lange- en kortetermijnverhuur.
  • Om je rapportgegevens op te splitsen naar deze labels:
    
    • Selecteer Contactpersonen als je primaire gegevensbron en selecteer vervolgens Advertenties als secundaire.
    • Selecteer uw associatielabels.
    • Klik en sleep het gegevenspunt van het associatielabel naar het X-askanaal .
    • Klik en sleep de eigenschap Aantal contactpersonen naar het kanaal op de Y-as .
    • Klik en sleep vervolgens de eigenschap Original Traffic Source naar het kanaal Break down by channel.
    • De grafiek laat zien hoeveel contacten een korte- en langetermijnverblijf hebben gehuurd en via welke bron ze de verhuur hebben gevonden.

• • Om alleen te rapporteren over contacten met een label van de lijstassociatie van Korte termijn:
    • Klik op de filter Associatielabel.
    • Selecteer is een van en klik op Kortlopend.