Records en activiteiten importeren

Om gegevens in bulk toe te voegen of bij te werken, kun je bestanden importeren in HubSpot. Je kunt bedrijfsrecords importeren, zoals contactpersonen en bedrijven, of activiteiten, zoals een e-mail die is verzonden naar een contactpersoon of een vergadering voor een lopende deal.

Hieronder staan de objecttypes die u kunt importeren en de objecten en activiteiten die worden ondersteund:

• Eén object of activiteit importeren: importeren om één object of activiteit te maken en/of bij te werken. In een enkel object importeren:
  • Je kunt contacten, bedrijven, deals, tickets, calls, producten en aangepaste objectrecords maken en/of bijwerken.

• • Je kunt taken maken, maar niet bijwerken.
• Meerdere objecten en activiteiten importeren: importeren om meerdere objecten en activiteiten aan te maken, bij te werken en/of te koppelen. Je kunt meerdere objecten en activiteiten in één bestand importeren, of twee objecten/een object en een activiteit in twee aparte bestanden. In een import van meerdere objecten:
  • Je kunt contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, calls en aangepaste objectrecords maken en/of bijwerken. U kunt posten maken en/of bijwerken, maar deze moeten gekoppeld zijn aan deals.
  • U kunt e-mails, vergaderingen, notities en taken maken, maar niet bijwerken. E-mails, vergaderingen en notities moeten gekoppeld zijn aan een object.

U kunt de onderstaande instructies volgen voor alle importen, maar er zijn stappen die alleen van toepassing zijn op bepaalde objecttypen (bijvoorbeeld stappen om records te koppelen in een import van meerdere objecten). Bekijk de vereisten voor importbestanden voor meer richtlijnen .

Voordat u importeert

Voordat u een import start:

• Je moet Import rechten en Bewerk rechten hebben voor het object record dat je importeert in Hubspot.
• Meer informatie over objecten, records, eigenschappen en hoe u uw CRM database kunt beheren in HubSpot.
• Stel je importbestanden in en controleer of je alle vereiste velden hebt. Als je je bestanden goed instelt, voorkom je importfouten of onjuiste gegevens die worden toegevoegd aan je CRM. Je kunt voorbeeldbestanden raadplegen om je op weg te helpen.
• Er zijn nog andere manieren om records aan te maken, te synchroniseren of te koppelen:
  • Voor contactpersonen en bedrijven kunt u de instelling inschakelen om automatisch bedrijven te maken en te koppelen aan contactpersonen op basis van het e-maildomein van de contactpersoon. Als je contactpersonen hebt met e-maildomeinen die verschillen van de domeinen van hun bedrijven, of als je andere objecten importeert, volg dan de instructies om je records te koppelen via importeren.
  • Als je gegevens in een ander systeem hebt en een tweerichtingssynchronisatie wilt instellen, lees dan hoe je HubSpot-gegevenssynchronisatie kunt gebruiken in plaats van importeren.

Records en activiteiten importeren

Nadat je je bestanden hebt ingesteld, kun je ze importeren in HubSpot:

• Klik op Importeren rechtsboven op een objectindexpagina of ga naar de importinstellingen:
  • Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
  • Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Importeren en exporteren.
  • Klik op Ga naar importeren.
• Klik op de pagina Importeren op Een bestand importeren.
• Start import om records en activiteiten te importeren. U kunt ook Herhaal een eerdere import selecteren om een import te voltooien met dezelfde eigenschappen als een eerdere import of selecteer om een opt-out lijst, aangepaste gebeurtenissen of gegevenssets te importeren.
• Selecteer de objecten of activiteiten in uw importbestand en klik op Volgende.
• Als u twee objecten/activiteiten importeert, selecteert u hoeveel bestanden u uploadt.
  • Eén bestand: beide geassocieerde objecten/activiteiten staan in hetzelfde bestand.
  • Meerdere bestanden: je hebt twee bestanden met één object/activiteit in elk bestand.

• Klik op Kies een bestand en selecteer vervolgens je importbestand. Voor het importeren van twee bestanden moet je voor elk object of activiteit een bestand selecteren. Om een voorbeeldbestand te genereren op basis van uw geselecteerde objecten, klikt u op Voorbeeldbestand downloaden.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Kies hoe te importeren [objecten/activiteiten] voor elk object/activiteit en selecteer hoe u uw gegevens importeert:

• • Create and update [records/activiteiten]: de import zal nieuwe records en activiteiten aanmaken en bestaande records identificeren en bijwerken. Om nieuwe records of activiteiten aan te maken, moet uw bestand de vereiste eigenschappen voor dat object/activiteit bevatten. Om bestaande records bij te werken, moet uw bestand een unieke identificatie bevatten.
  • Alleen nieuwe [records/activiteiten] aanmaken: de import zal alleen nieuwe records en activiteiten aanmaken. Bestaande records in het importbestand worden genegeerd. Om nieuwe records of activiteiten aan te maken, moet uw bestand de vereiste eigenschappen voor dat object/activiteit bevatten.
  • Alleen bestaande [records/activiteiten] bijwerken: de import zal alleen bestaande records bijwerken. Nieuwe records of activiteiten in het importbestand worden genegeerd. Om bestaande records bij te werken, moet uw bestand een unieke identificatie bevatten.

Let op: e-mails, vergaderingen, notities en taken kunnen niet worden bijgewerkt via importeren, ongeacht hoe je de gegevens importeert.

• Als je dezelfde objectassociaties importeert, schakel dan het selectievakje Zelfde objectassociaties in.
• Als je gegevens importeert in een andere taal dan je standaardtaal, klik dan op het vervolgkeuzemenu Selecteer de taal van de kolomkoppen in je bestand en selecteer de taal. Door de juiste taal te selecteren, kan HubSpot de kolomkoppen beter afstemmen op de bestaande standaard eigenschappen. Als er geen overeenkomst is in de geselecteerde taal, zoekt HubSpot naar een Engelse eigenschap die overeenkomt.
• Klik op Volgende.
• Als je twee objecten in twee bestanden importeert en koppelt, geef dan aan welke kolom in beide bestanden is opgenomen:
  • Klik op de Common column headers found in your files dropdown menu en selecteer de naam van de gemeenschappelijke kolom.
  • Klik op het keuzemenu Voor welk object is [gemeenschappelijke kolom] de unieke sleutel? Selecteer vervolgens het object waarin de eigenschap moet worden geïmporteerd. Als je bijvoorbeeld contactpersonen en bedrijven importeert en Bedrijfsnaam gebruikt als gemeenschappelijke kolom, selecteer dan Bedrijf om deze gegevens te uploaden naar bedrijfsrecords.
• Klik op Volgende.
• In het scherm Map kolommen in je bestand naar [object/activiteit] eigenschappen, zal HubSpot de kolommen in je bestand naar de eigenschappen van het geselecteerde object of activiteit mappen op basis van de koptekst, de koptekst taal en de naam van de eigenschap. Als je twee bestanden hebt geïmporteerd, is er een mapping pagina voor elk object of activiteit.
• De Mapping Guide toont de eigenschappen die nodig zijn om de objecten of activiteiten te maken en/of bij te werken. Als in uw bestand eigenschappen ontbreken die nodig zijn om het doel van uw import te voltooien (u hebt er bijvoorbeeld voor gekozen om bestaande deals bij te werken, maar u hebt geen kolom Record ID opgenomen), moet u uw importbestand herstellen en de import opnieuw starten om fouten te voorkomen.
• In de kolom Voorbeeldgegevens ziet u een voorbeeld van de eerste drie rijen van uw spreadsheet.
  • Als er geen fouten zijn gedetecteerd, staat er een success vinkje in de kolom Mapped (In kaart gebracht).
  • Als er bepaalde fouten zijn gedetecteerd, staat er een exclamation waarschuwingspictogram in de kolom In kaart gebracht met het aantal fouten. Klik op [x] fouten om te zien hoe je de fouten kunt oplossen.

• Als er kolommen zijn toegewezen aan de verkeerde eigenschappen van het object of de activiteit, klik dan op het vervolgkeuzemenu in de kolom Importeren als en selecteer de juiste eigenschappen [Object/Activiteit].

• Als je importeert om dezelfde objectrecords te associëren, breng dan de eigenschap unieke identifier van de geassocieerde records in kaart als een associatie. Om dit te doen, in de rij van de unieke identifier:
  • Klik in de kolom Importeren als op het vervolgkeuzemenu en selecteer vervolgens Associatie.
  • Klik in de kolom Eigenschap van HubSpot op het vervolgkeuzemenu Eigenschap kiezen en selecteer de eigenschap van de unieke identifier (bijv. E-mail, Record ID).

• Als er kolommen zijn die niet overeenkomen met een bestaande eigenschap of met de verkeerde eigenschap, klik dan op het vervolgkeuzemenu in de kolom Eigenschap van Hubspot. In het vervolgkeuzemenu kun je een van de volgende dingen doen:
  
  • Om de kolom aan een bestaande eigenschap toe te wijzen, zoek en selecteer je een bestaande eigenschap. Je kunt met de muis over een eigenschap gaan om de details te bekijken en te controleren of je de eigenschap aan de juiste eigenschap koppelt voordat je deze selecteert.
  • Om een nieuwe aangepaste eigenschap (alleen objecten) in te stellen, klik je op Nieuwe eigenschap maken en stel je vervolgens je eigenschap in het rechterpaneel in. De gegevens in de kolom worden toegewezen aan deze nieuwe eigenschap.

• Om het importeren van gegevens van een individuele rij over te slaan, klik je op het vervolgkeuzemenu in de kolom Importeren als en selecteer je Kolom niet importeren. Om het importeren van gegevens uit alle niet-afgebakende kolommen over te slaan, schakelt u rechtsonder het selectievakje Gegevens niet importeren in niet-afgebakende kolommen in.

• Als u bestaande records bijwerkt of dubbelingen wilt voorkomen tijdens het koppelen van meerdere objecten, moet u ervoor zorgen dat u de juiste unieke identificatie (bijv. Record-ID, e-mail, bedrijfsdomeinnaam of aangepaste unieke waarde-eigenschappen) in kaart hebt gebracht:
  
  • Record ID: koppel de kolom aan Record ID in de HubSpot eigenschap kolom. Als een rij in je bestand geen waarde voor Record ID bevat, wordt er een nieuw record gemaakt.

• • E-maildomein (alleen contactpersonen) of Bedrijfseigendom (alleen bedrijven): koppel de kolom aan de overeenkomstige eigenschap in de HubSpot-eigenschapskolom.
  • Aangepast object dat unieke waarden vereist (alleen contactpersonen, bedrijven, deals, tickets en aangepaste objecten): als je een object hebt gemaakt dat unieke waarden vereist, koppel de kolom dan aan dat object in de HubSpot-eigenschapskolom. Als je meerdere eigenschappen met unieke waarden importeert, selecteer je welke eigenschap je wilt gebruiken als identifier op de Details-pagina voordat je de import voltooit.

• Als u records bijwerkt, schakelt u de selectievakjes in de kolom Bestaande waarden beheren in om te voorkomen dat de import de waarden van bestaande eigenschappen van records overschrijft. Als dit is geselecteerd voor een eigenschap, wordt de eigenschap niet bijgewerkt voor records die al een waarde hebben, maar wel voor nieuwe records of bestaande records zonder huidige waarde voor de eigenschap.
  • Om te voorkomen dat de import bestaande waarden voor individuele eigenschappen overschrijft, schakelt u het selectievakje Niet overschrijven in de rij van de eigenschap in.
  • Om te voorkomen dat de import bestaande waarden voor alle eigenschappen in de import overschrijft, schakelt u het selectievakje bovenaan de tabel in.

• Als je objecten importeert en associeert, om associatielabels te importeren( alleenProfessional en Enterprise ):
  • Klik op het vervolgkeuzemenu in de kolom Importeren als en selecteer vervolgens Associatielabel. Het importeren van een nieuw associatielabel overschrijft een bestaand associatielabel niet. Het geïmporteerde label wordt als extra associatielabel aan het record toegevoegd. Leer hoe u handmatig een associatielabel uit een record verwijdert.
  • Wanneer je twee objecten importeert, zal de HubSpot eigenschap kolom automatisch de object relatie invullen voor de objecten die je importeert (bijvoorbeeld Contacteigenschap en Bedrijf). Als je meer dan twee objecten importeert, selecteer dan de twee objecten waarvan de associatielabels de relatie beschrijven.

• Klik op Volgende als alle kolommen zijn toegewezen of zijn ingesteld op Kolom niet importeren. Als u twee bestanden hebt geïmporteerd, brengt u de eigenschappen van het tweede object of de tweede activiteit in kaart en klikt u op Volgende.
• Voer uw importgegevens in:
  
  • Voer een Importnaam in.
  • Als uw bestanden meerdere unieke waarde-eigenschappen bevatten (alleen contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, Aangepast objecten), klikt u op het keuzemenu Eigenschap gebruiken om bestaande [objecten] te vinden en selecteert u de eigenschap die u wilt gebruiken om records bij te werken of te ontdubbelen. Deze optie wordt niet weergegeven als u ook Record-ID hebt toegevoegd omdat deze automatisch de andere unieke identificaties vervangt.
  • Als je contactpersonen importeert:
    
    • Schakel het selectievakje Een lijst met contactpersonen maken van deze import in om automatisch een lijst van de geïmporteerde contactpersonen te maken. Zelfs als u alleen hebt geïmporteerd om bestaande contactpersonen aan een lijst toe te voegen (d.w.z. een bestand met e-mail- of record-ID-waarden maar geen nieuwe eigenschapwaarden), worden de records nog steeds opgenomen als Bijgewerkte records in de tabel met importgeschiedenis en het overzicht van de individuele import.
    • Als je wilt afspreken dat contactpersonen van je verwachten te horen en dat je importbestand geen gekochte lijst bevat, schakel je het selectievakje in. Meer informatie over het beleid van HubSpot voor aanvaardbaar gebruik.
    • Als je de privacyinstellingen voor gegevens in je account hebt ingeschakeld, klik je op het vervolgkeuzemenu Rechtsgrondslag voor het verwerken van de gegevens van een contactpersoon instellen en selecteer je een rechtsgrondslag voor verwerking.

• • Als je eigenschappen voor datum of datum en tijd importeert, klik dan op het vervolgkeuzemenu Datumnotatie en bevestig hoe de datumwaarden in je spreadsheet zijn geformatteerd. Klik voor eigenschappen met datum en tijd op het vervolgkeuzemenu Tijdzone om te bevestigen welke tijdzone de eigenschap moet gebruiken wanneer deze wordt geïmporteerd.
  • Als je een bestand importeert met de eigenschap Getal, klik dan op het vervolgkeuzemenu Getalformaat en bevestig welk landsgetalformaat je wilt gebruiken voor je gegevens.
• Als er eigenschappen in de import worden gebruikt in bestaande lijsten of workflows, klik dan op het aantal lijsten of workflows om het gebruik te bekijken. In het rechterpaneel kun je filteren op specifieke eigenschappen of op de naam van een lijst of import klikken om deze te bekijken.
• Klik op Import voltooien.

Eenmaal geïmporteerd kunt u nieuwe en bijgewerkte records bekijken op de startpagina van elk object, nieuwe taken op de takenindexpagina of nieuwe activiteiten op records. Als uw import fouten bevatte, leest u hoe u importfouten oplost. U kunt ook uw eerdere importen bekijken, analyseren en acties voltooien, waaronder het maken van een lijst, het bekijken of verwijderen van geïmporteerde records.