Tuo tietueet ja toiminnot

Jos haluat lisätä tai päivittää tietoja irtotavarana, voit tuoda tiedostoja HubSpotiin. Voit tuoda tietueita, kuten yhteystietoja ja yrityksiä, tai aktiviteetteja, kuten yhteystiedolle lähetetyn sähköpostin tai meneillään olevan sopimuksen kokouksen.

Seuraavassa on lueteltu, minkä tyyppisiä tuontitapahtumia voit suorittaa ja mitä kohteita ja toimintoja tuetaan:

• Yhden objektin tai toiminnon tuonti: tuonti yhden objektin tai toiminnon luomista ja/tai päivittämistä varten. Yhden objektin tuonnissa:
  • Voit luoda ja/tai päivittää yhteystietoja, yrityksiä, sopimuksia, lippuja, puheluita, tuotteita ja mukautettuja objektitietueita .

• • Voit luoda tehtäviä, mutta et päivittää niitä.
• Useiden kohteiden ja toimintojen tuonti: Tuo useita kohteita ja toimintoja luodaksesi, päivittääksesi ja/tai liittääksesi niihin useita kohteita ja toimintoja. Voit tuoda useita objekteja ja toimintoja yhdessä tiedostossa tai kaksi objektia/objekti ja toiminto kahdessa erillisessä tiedostossa. Usean objektin tuonnissa:
  • Voit luoda ja/tai päivittää yhteystietoja, yrityksiä, sopimuksia, lippuja, puheluita ja mukautettuja objektitietueita. Voit luoda ja/tai päivittää rivitietoja, mutta niiden on liityttävä kauppoihin.
  • Voit luoda mutta et päivittää sähköposteja, kokouksia, muistiinpanoja ja tehtäviä. Sähköpostit, kokoukset ja muistiinpanot on liitettävä kohteeseen.

Voit noudattaa alla esitettyjä ohjeita kaikissa tuontitapahtumissa, mutta joitakin vaiheita sovelletaan vain tiettyihin tuontityyppeihin (esim. tietueiden yhdistämiseen liittyvät vaiheet usean objektin tuonnissa). Lisätietoja saat tarkastelemalla tuontitiedostovaatimuksia.

Ennen kuin tuot

Ennen kuin aloitat tuonnin:

• Sinulla on oltava tuontioikeudet ja muokkausoikeudet HubSpotiin tuotavaan objektitietueeseen.
• Lue lisää objekteista, tietueista, ominaisuuksista ja CRM-tietokannan hallinnasta HubSpotissa.
• Määritä tuontitiedostot ja varmista, että sinulla on kaikki vaaditut kentät. Tiedostojen asianmukainen määrittäminen auttaa välttämään tuontivirheet tai virheellisten tietojen lisäämisen CRM-järjestelmään. Voit tutustua esimerkkituontitiedostoihin, jotka auttavat sinua alkuun.
• Voit harkita muitakin tapoja luoda, synkronoida tai yhdistää tietueita:
  • Voit ottaa yhteystietojen ja yritysten osalta käyttöön asetuksen, jolla yritykset luodaan ja yhdistetään yhteystietoihin automaattisesti yhteystiedon sähköpostialueen perusteella. Jos sinulla on yhteystietoja, joiden sähköpostiosoitteet poikkeavat yritysten sähköpostiosoitteista, tai jos tuot muita kohteita, noudata ohjeita tietueiden yhdistämiseen tuonnin kautta.
  • Jos sinulla on tietoja toisessa järjestelmässä ja haluat määrittää kaksisuuntaisen synkronoinnin, opettele, miten yhdistät ja käytät HubSpot-tietojen synkronointia tuonnin sijaan.

Tuo tietueet ja toiminnot

Kun olet määrittänyt tiedostot, tuo ne HubSpotiin:

• Napsauta Import (Tuo ) minkä tahansa objektin indeksisivun oikeassa yläkulmassa tai siirry tuontiasetuksiin:
  • Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
  • Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Tuo ja vie.
  • Napsauta Siirry tuontiin-painiketta.
• Valitse Tuo tiedosto-sivulla Tuo tiedosto.
• Voit tuoda tietueita ja toimintoja valitsemalla Aloita tuonti. Voit myös valita Toista aiempi tuonti, jos haluat suorittaa tuonnin samoilla ominaisuuksilla kuin edellisen tuonnin, tai valita, jos haluat tuoda opt-out-luettelon, mukautettuja tapahtumia tai tietojoukot.
• Valitse tuontitiedoston kohteet tai toiminnot ja valitse sitten Seuraava.
• Jos tuot kaksi objektia/toimintoa, valitse, kuinka monta tiedostoa lataat.
  • Yksi tiedosto: molemmat liittyvät objektit/aktiviteetit ovat samassa tiedostossa.
  • Useita tiedostoja: sinulla on kaksi tiedostoa, joissa kummassakin on yksi objekti/aktiviteetti.

• Napsauta Valitse tiedosto ja valitse sitten tuontitiedosto. Jos haluat tuoda kaksi tiedostoa, sinun on valittava tiedosto kutakin kohdetta tai toimintoa varten. Voit luoda esimerkkitiedoston valittujen kohteiden perusteella valitsemalla Lataa esimerkkitiedosto.
• Napsauta Choose how to import [objects/activities] (Valitse tuontitapa [objektit/toiminnot] ) -pudotusvalikkoa kunkin objektin/toiminnon kohdalla ja valitse, miten tiedot tuodaan:

• • Luo ja päivitä [tietueet/toiminnot]: tuonti luo uusia tietueita ja toimintoja sekä tunnistaa ja päivittää olemassa olevia tietueita. Uusien tietueiden tai toimintojen luominen edellyttää, että tiedostosi sisältää kyseistä kohdetta/toimintoa varten tarvittavat ominaisuudet. Olemassa olevien tietueiden päivittämiseksi tiedoston on sisällettävä yksilöllinen tunniste.
  • Create new [records/activities] only (Vain uusien [tietueiden/aktiviteettien] luominen): tuonti luo vain uusia tietueita ja aktiviteetteja. Tuontitiedostossa olevia olemassa olevia tietueita ei oteta huomioon. Uusien tietueiden tai toimintojen luomiseksi tiedoston on sisällettävä kyseisen kohteen/toiminnon vaaditut ominaisuudet .
  • Update existing [records/activities] only (Vain olemassa olevien [tietueiden/aktiviteettien] päivittäminen): Tuonti päivittää vain olemassa olevat tietueet. Tuontitiedostossa olevia uusia tietueita tai toimintoja ei oteta huomioon. Jos haluat päivittää olemassa olevia tietueita, tiedoston on sisällettävä yksilöllinen tunniste.

Huomaa: sähköposteja, kokouksia, muistiinpanoja ja tehtäviä ei voi päivittää tuonnin avulla riippumatta siitä, miten valitset tietojen tuonnin.

• Jos tuot samojen objektien yhdistelmiä, valitse Same-object associations -valintaruutu.
• Jos tuot tietoja muulla kuin oletuskielellä, valitse Valitse tiedoston sarakeotsikoiden kieli -pudotusvalikko ja valitse kieli. Oikean kielen valitsemisen ansiosta HubSpot voi sovittaa sarakeotsikot paremmin olemassa oleviin oletusominaisuuksiin. Jos valitsemallasi kielellä ei ole vastaavuutta, HubSpot etsii englanninkielisen ominaisuus, jota se voi sovittaa.
• Napsauta Seuraava.
• Jos tuot ja yhdistät kaksi objektia kahdessa tiedostossa, ilmoita, mikä sarake sisältyy molempiin tiedostoihin:
  • Napsauta pudotusvalikosta Common column headers found in your files (Tiedostoista löytyvät yhteiset sarakeotsikot ) ja valitse yhteisen sarakkeen nimi.
  • Napsauta pudotusvalikkoa Which object is [common column] the unique key for? (Minkä objektin [yhteinen sarake] on yksilöllinen avain?) ja valitse sitten objekti, johon ominaisuus on tuotava. Jos esimerkiksi tuot yhteystietoja ja yrityksiä ja käytät yhteisenä sarakkeena yrityksen nimeä, valitse yritys, jos haluat ladata nämä tiedot yritystietueisiin.
• Napsauta Seuraava.
• Map columns in your file to [object/activity] properties -näytössä HubSpot kartoittaa tiedostosi sarakkeet valitun objektin tai aktiviteetin ominaisuuksiin otsikon, otsikon kielen ja ominaisuus nimen perusteella. Jos olet tuonut kaksi tiedostoa, kummallekin objektille tai aktiviteetille on oma kartoitussivu.
• Kartoitusoppaassa näytetään objektien tai aktiviteettien luomiseen ja/tai päivittämiseen tarvittavat ominaisuudet. Jos tiedostostasi puuttuu jokin ominaisuuksista, joita tarvitaan tuonnin tavoitteen toteuttamiseen (esimerkiksi valitsit olemassa olevien kauppojen päivittämisen, mutta et sisällyttänyt Record ID -saraketta), sinun on korjattava tuontitiedosto ja käynnistettävä tuonti uudelleen virheiden välttämiseksi.
• Preview Information (Esikatselutiedot ) -sarakkeessa on esikatselu laskentataulukkosi kolmesta ensimmäisestä rivistä.
  • Jos virheitä ei ole havaittu, Mapped-sarakkeessa on valintamerkki success.
  • Jos tiettyjä virheitä havaitaan, Mapped-sarakkeessa on exclamation -hälytyskuvake ja virheiden lukumäärä. Napsauta [x] virheet, niin saat tietää, miten voit korjata virheet.

• Jos jotkin sarakkeet on yhdistetty väärän objektin tai toiminnon ominaisuuksiin, napsauta Tuo nimellä -sarakkeen pudotusvalikkoa ja valitse sitten oikeat [objektin/toiminnon] ominaisuudet.

• Jos tuot saman objektin tietueiden yhdistämistä varten, kartoita yhdistettyjen tietueiden yksilöllinen ominaisuus assosiointina. Tee tämä yksilöllisen tunnisteen rivillä:
  • Import as -sarakkeessa napsauta pudotusvalikkoa ja valitse sitten Association.
  • Napsauta ominaisuus Valitse ominaisuus -pudotusvalikkoa ja valitse sitten yksilöllisen tunnisteen ominaisuus ( esim. sähköposti, tietueen tunnus).

• Jos jokin sarakkeista ei vastaa olemassa olevaa ominaisuus tai vastaa väärää ominaisuus, napsauta HubSpot Ominaisuus -sarakkeen pudotusvalikkoa. Pudotusvalikossa voit tehdä jonkin seuraavista:
  
  • Jos haluat liittää sarakkeen olemassa olevaan ominaisuus, etsi ja valitse olemassa oleva ominaisuus. Voit viedä hiiren hiiren tason ominaisuus päälle nähdäksesi sen tiedot ja varmistaaksesi, että kartoitat oikean ominaisuus ennen valintaa.
  • Jos haluat määrittää uuden mukautetun ominaisuus (vain objektit), valitse Luo uusi ominaisuus ja määritä sitten ominaisuus oikeassa paneelissa . Sarakkeen tiedot liitetään tähän uuteen mukautettuun ominaisuus.

• Jos haluat jättää yksittäisen rivin tietojen tuonnin väliin, napsauta Tuo nimellä -sarakkeen pudotusvalikkoa ja valitse sitten Älä tuo saraketta. Jos haluat ohittaa tietojen tuonnin kaikista kartoittamattomista sarakkeista, valitse oikeassa alakulmassa Älä tuo tietoja kartoittamattomista sarakkeista -valintaruutu.

• Jos päivität olemassa olevia tietueita tai haluat välttää päällekkäisyyksiä, kun yhdistät objektien välinen tietueita, varmista, että olet yhdistänyt oikean yksilöllisen tunnisteen (esim. tietueen ID, sähköpostiosoite, yrityksen verkkotunnus tai mukautetut yksilölliset arvoominaisuudet):
  
  • Record ID: kartoita sarake osoitteeseen Record ID ominaisuus. Jos tiedostosi rivi ei sisällä arvoa Record ID:lle, luodaan uusi tietue.

• • Sähköposti (vain yhteystiedot) tai Yrityksen verkkotunnus (vain yritykset): Yhdistä sarake HubSpotin ominaisuus vastaavaan ominaisuus.
  • Yksilöllisiä arvoja vaativa mukautettu ominaisuus (vain yhteystiedot, yritykset, sopimukset, liput ja mukautetut kohteet): Jos olet luonut ominaisuus, joka vaatii yksilöllisiä arvoja, liitä sarake HubSpotin ominaisuus kyseiseen ominaisuus. Jos tuot useita yksilöllisiä arvo-ominaisuuksia, valitset Details-sivulla ennen tuonnin viimeistelyä, mitä ominaisuus käytät tunnisteena.

• Jos päivität tietueita, valitse Hallitse olemassa olevia arvoja -sarakkeen valintaruudut, jotta tuonti ei korvaa tietueiden olemassa olevia ominaisuus. Kun tämä on valittu ominaisuus kohdalla, tuonti ei päivitä ominaisuus tietueille, joilla on jo arvo, mutta päivittää ominaisuus uusille tietueille tai olemassa oleville tietueille, joilla ei ole ominaisuus nykyistä arvoa.
  • Jos haluat estää tuontia korvaamasta yksittäisten ominaisuuksien nykyisiä arvoja, valitse Älä korvaa arvoja -valintaruutu ominaisuus rivillä.
  • Jos haluat estää tuontia korvaamasta kaikkien tuontiin sisältyvien ominaisuuksien nykyisiä arvoja, valitse taulukon yläosassa oleva valintaruutu.

• Jos tuot ja yhdistät objekteja, voit tuoda yhdistämismerkintöjä ( vainProfessional ja Enterprise ):
  • Napsauta Tuo nimellä -sarakkeen pudotusvalikkoa ja valitse sitten Assosiointilappu. Uuden assosiaatiotarran tuonti ei korvaa olemassa olevaa assosiaatiotarraa. Tuodut merkinnät lisätään tietueeseen ylimääräisenä yhdistystunnisteena. Lue, miten voit poistaa yhdistystunnisteen tietueesta manuaalisesti.
  • Kun tuot kahta objektia, ominaisuus täyttää automaattisesti tuotavien objektien objektisuhteen (esim. Yhteyshenkilö ja Yritys). Jos tuot useampia kuin kaksi objektia, valitse ne kaksi objektia, joiden suhdetta assosiaatiomerkinnät kuvaavat.

• Kun kaikki sarakkeet on yhdistetty tai asetettu kohtaan Älä tuo saraketta, valitse Seuraava. Jos olet tuonut kaksi tiedostoa, kartoita toisen objektin tai toiminnon ominaisuudet ja napsauta sitten Seuraava.
• Anna tuontitiedot:
  
  • Anna tuonnin nimi.
  • Jos tiedostoihisi sisältyy useita yksilöiviä arvo-ominaisuuksia (vain yhteystiedot, yritykset, sopimukset, liput, mukautetut kohteet), napsauta pudotusvalikkoa Ominaisuus, jota käytetään olemassa olevien [kohteiden] etsimiseen, ja valitse ominaisuus jota haluat käyttää tietueiden päivittämiseen tai deduplikointiin. Tämä vaihtoehto ei tule näkyviin, jos olet lisännyt myös tietueen ID:n, koska se korvaa automaattisesti muut yksilölliset tunnisteet.
  • Jos tuot yhteystietoja:
    
    • Jos haluat luoda automaattisesti luettelon tuoduista yhteystiedoista, valitse Luo luettelo yhteystiedoista tästä tuonnista -valintaruutu. Vaikka olet tuonut vain lisätäksesi luetteloon olemassa olevia yhteystietoja (eli tiedosto, jossa on sähköpostiosoite- tai tietueen tunnusarvoja mutta ei uusia ominaisuus ), tietueet sisällytetään silti päivitettyinä tietueina tuontihistoriataulukkoon ja yksittäisen tuonnin yhteenvetoon.
    • Jos haluat hyväksyä, että yhteystiedot odottavat kuulevansa sinusta ja että tuontitiedosto ei sisällä ostettua luetteloa, valitse valintaruutu. Lue lisää HubSpotin hyväksyttävän käytön käytännöistä.
    • Jos olet ottanut tililläsi käyttöön tietosuoja-asetukset, napsauta pudotusvalikkoa Aseta yhteyshenkilön tietojen käsittelyn oikeusperuste ja valitse käsittelyn oikeusperuste.

• • Jos tuot päivämäärän tai päivämäärän ja kellonajan ominaisuuksia, napsauta Päivämäärän muoto -pudotusvalikkoa ja vahvista , miten laskentataulukon päivämääräarvot on muotoiltu. Jos kyseessä ovat päivämäärä- ja aikaominaisuudet, napsauta Aikavyöhyke-pudotusvalikkoa ja vahvista aikavyöhyke, jota ominaisuus tulisi käyttää tuotaessa.
  • Jos tuot tiedostoa, jossa on ominaisuus, napsauta pudotusvalikkoa Number format (Numeroformaatti ) ja vahvista, mitä maan numeroformaattia tietoihin käytetään.
• Jos jotakin tuoduista ominaisuuksista käytetään olemassa olevissa luetteloissa tai työnkuluissa, voit tarkistaa käytön napsauttamalla luetteloiden tai työnkulkujen numeroa. Oikeassa paneelissa voit suodattaa tiettyjen ominaisuuksien mukaan tai tarkastella luettelon tai tuonnin nimeä napsauttamalla sitä.
• Napsauta Viimeistele tuonti.

Tuonnin jälkeen voit tarkastella uusia ja päivitettyjä tietueita kunkin kohteen etusivulla, uusia tehtäviä tehtävien hakemistosivulla tai uusia toimintoja tietueissa. Jos tuonti sisälsi virheitä, opettele, miten tuontivirheet ratkaistaan. Voit myös tarkastella ja analysoida aiempia tuontitietueita ja suorittaa niillä toimintoja, kuten luoda luettelon, tarkastella tai poistaa tuotuja tietueita.