Tuontitiedostojen muoto

Ennen kuin tuot tietoja HubSpot-palveluun, varmista, että tiedostosi täyttävät vaaditut muoto- ja tekniset rajoitukset. Jotkin rajoitukset riippuvat tilauksesta. Tutustu tuettuihin tiedostotyyppeihin sekä siihen, miten ominaisuusarvot tulisi jäsentää ja muotoilla, ja kuinka monta riviä ja tiedostoa voit tuoda tietyn ajanjakson aikana.

Ennen tuontia tutustu artikkeliin ”Aloita tuonti”.

Tekniset vaatimukset ja rajoitukset

• Olla .csv-, .xlsx- tai .xls-tiedostoja.
• Niissä saa olla vain yksi taulukko.
• sisältää otsikkorivin, jossa jokainen sarakkeen otsikko vastaa HubSpotin ominaisuutta. Sarakkeiden otsikot voidaan järjestää missä tahansa järjestyksessä ilman, että se vaikuttaa tuontiin. Voit tarkistaa, onko otsikollesi jo olemassa oletusominaisuutta, tai luoda mukautetun ominaisuuden ennen tuontia. Lue lisää ominaisuusvaatimuksista.

• Tiedostossa on oltava alle 1 000 saraketta.
• Tiedoston on oltava UTF-8-koodattu, jos se sisältää vieraskielisiä merkkejä.
• Jos tuot Excel-tiedoston:
  • Tiedoston tietojen on oltava Excelin laskentataulukon ja työkirjan enimmäisrajojen sisällä.
  • Sisältää numeroformaatissa olevia soluja, kun tuodaan päivämäärä- ja aikavalitsimen ominaisuuksia.

Tuontityökaluun sovelletaan muita teknisiä rajoituksia HubSpot-tilauksesi mukaan. Näihin rajoituksiin kuuluvat tuontitiedoston koko- ja rivirajat sekä se, kuinka monta tiedostoa ja riviä voit tuoda päivässä.

• Jos käytät HubSpotin ilmaisia työkaluja, voit:
  • Tuoda tiedostoja, joiden koko on enintään 20 Mt.
  • Suorittaa enintään 50 tuontia päivässä.
  • Tuoda enintään 500 000 riviä päivässä. Yli 500 000 riviä sisältävien tiedostojen tuonti kestää useita päiviä.
  • Käynnistää enintään 3 tuontia samanaikaisesti. Enintään 2 näistä tuonneista voi sisältää yli 10 000 riviä. Jos käynnistät 4 tai useampia samanaikaisia tuonteja, ne asetetaan jonoon. 

• Jos tililläsi on Smart CRM -tilaus tai Starter-, Professional- tai Enterprise -tilaus, voit:
  • Tuoda tiedostoja, joiden koko on enintään 512 Mt.
  • Suorittaa enintään 500 tuontia päivässä.
  • Tuoda enintään 10 000 000 riviä päivässä, ja tiedostokohtainen riviä on enintään 1 048 576. Jos tuot tiedostoja tuontirajapinnan kautta, voit tuoda enintään 80 000 000 riviä päivässä.
  • Käynnistää enintään 3 tuontia samanaikaisesti. Enintään 2 näistä tuonneista voi olla yli 10 000 riviä. Jos käynnistät 4 tai useampia samanaikaisia tuonteja, ne asetetaan jonoon.

Nämä rajoitukset koskevat 24 tunnin liukuvaa jaksoa, eivätkä ne nollaudu tiettynä kellonaikana. Lue lisääHubSpot-tilauksestasi ja sen rajoituksista.

Ominaisuusarvojen muotoilu

Voit lisätä arvoja ominaisuussarakkeisiin tuontitiedostosi jokaiselle riville. Arvon muotoilu riippuu ominaisuuskentän tyypistä ja tuonnin tarkoituksesta.

Arvojen muotoilu ominaisuuskentän tyypin mukaan

Ominaisuuskentän tyypistä riippuen on tiettyjä muotoiluvaatimuksia:

Lisäyhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteet tai yritysten verkkotunnukset

Jos tuot yhteystietoja, joilla on useampi kuin yksi sähköpostiosoite, lisää sarakkeeseen ”Lisäyhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteet” niiden toissijaiset sähköpostiosoitteet. Jos tuot yrityksiä, joilla on useampi kuin yksi verkkotunnus, lisää sarakkeeseen”Lisäverkkotunnukset” niiden toissijaiset verkkotunnukset. Jos haluat lisätä useita sähköpostiosoitteita tai verkkotunnuksia samaan soluun, erota arvot puolipisteillä (esim. email@email.com; emailtwo@email.com).

Jos tuot tietoja luodaksesi kontakteja tai yrityksiä, et voi asettaa uuden kontaktin sähköpostioso itteeksi tai uuden yrityksen verkkotunnukseksi sellaista sähköpostiosoitetta tai verkkotunnusta, joka on jo olemassa toisen tietueen lisäsähköpostina tai -verkkotunnuksena.

Tyhjät solut

Kaupan yhteistyökumppanit

Tuotteen voimassaoloaika ja laskutusväli

Jos tuot ”Kesto”-ominaisuuden arvon, voit muotoilla arvon ”Kesto”-sarakkeessa kuukausina ilmaistuna lukuna (esim. 10 = 10 kuukautta), muodossa PXM , jossa X on kuukausien lukumäärä (esim. P6M= 6 kuukauden kesto) tai muodossa PXY, jossa X on vuosien lukumäärä (esim. P1Y= 1 vuoden kesto).

Jos tuot ominaisuusarvon ”Laskutusväli”, käytä kuukausittain, vuosittain tai neljännesvuosittain, jos tuotteella on toistuva hintatyyppi. Jätä solu tyhjäksi, jos tuotteella on kertaluonteinen hinta.

Sisällytä pakolliset ominaisuudet

Riippuen siitä, mitä objekteja tai toimintoja olet tuomassa, seuraavat ominaisuudet ovat pakollisia tietueiden luomiseksi, ja ne on sisällytettävä tiedostoihisi sarakkeiden otsikoina. Jos päivität tietueita, sinun on sisällytettävä yksilöllinen tunniste (esim. tietueen tunnus, sähköpostiosoite, yrityksen verkkotunnus).

Vaikkase ei ole pakollista, voit tuoda jokaiselle objektille lisäominaisuuksia, mukaan lukien mukautetut ja oletusominaisuudet. Tutustu yhteyshenkilöiden, yritysten, kauppojen, tikettien, puheluiden, sähköpostien, kokousten, muistiinpanojen ja tehtävien oletusominaisuuksiin. Voit myös tarkastella kaikkia ominaisuuksia ja niiden arvoja ominaisuusasetuksissasi.

• Yhteystiedot: Sähköposti. Voit myös lisätä etunimen ja sukunimen perustunnistetietoiksi.
• Yritykset: vähintään joko nimi tai yrityksen verkkotunnus.

Huomaa: Yrityksen verkkotunnus - ominaisuus hyväksyy vain arvot, jotka päättyvät ylätason verkkotunnukseen (esim. .com, .edu). Arvot, joiden perässä on merkkijono (esim. .edu/home), poistetaan automaattisesti tuonnin yhteydessä. 

• Kaupat: jos luot uusia kauppoja,kaupan nimi, myyntiputki ja kaupan vaihe.Myyntiputken jakaupan vaiheen on vastattava tilisi olemassa olevia vaihtoehtoja, ja kaupan vaiheen on oltava kyseisen myyntiputken kelvollinen vaihe.
• Tukipyynnöt: jos luot uusia tukipyyntöjä, Tukipyynnön nimi, Myyntiputki ja Tukipyynnön tila.
• Tapaamiset: Tapaamisen alkamisaika. Tapaamisen alkamisaika tulee muotoillapäivämäärä-aika-ominaisuudeksi.
• Kurssit: Kurssin nimi.
• Ilmoitukset: Nimi.
• Palvelut: Nimi, myyntiputki ja myyntiputken vaihe.
• Tuotteet: jos päivität tuotteita, tietueen tunnus tai SKU.
  • Jos päivität tuotteita tilillä, jossa on yksi valuutta,yksikköhinta ja nimi.
  • Jos päivität tuotteita tilillä, jossa on useita valuuttoja,hinta [valuutan lyhenne] (esim. hinta USD) ja nimi.

• Tilaukset: Nimi, myyntiputki ja myyntiputken vaihe.
• Ostoskorit: Nimi.

• Rivitiedot: Nimi, Määrä, Hinta sekäniihin liittyvien kauppojen tietueen tunnus tai kaupan nimi. Lisää tuotteen tuotetunnus , jos liität rivitiedon myös tuotteeseen; se määritetään rivitiedon ominaisuudeksi tuonnin aikana.

Huomaa: kun tuot rivikohtaisia tietoja kauppojen kanssa, tuonti ei päivitä kaupan summaa. Voit päivittää siihen liittyvän kaupan summan muokkaamalla rivikohtaisia tietoja manuaalisesti tai liittämällä ne kauppaan HubSpotissa.

• Puhelut: Puhelumuistiinpanot. Uusia puheluita tuotaessa on suositeltavaa sisällyttää myös Toimintapäivämäärä.
• Sähköpostit: Sähköpostin tekstija Sähköpostin vastaanottaja.
• Kokoukset:Kokouksen kuvaus, kokouksen alkamisaika ja kokouksen päättymisaika. Uusia kokouksia tuotaessa on suositeltavaa sisällyttää myös Toiminnan päivämäärä. Aloitus- ja lopetusaikojen sekä toimintapäivän arvot tulee muotoilla päivämäärä- ja aikaominaisuuksiksi.
• Muistiinpanot: Muistiinpanon teksti.
• Tehtävät:Tehtävän otsikkojaeräpäivä. Eräpäivä tulee muotoilla päivämäärä-aika-ominaisuudeksi.

Huomaa: Vaikka se ei ole pakollista, on suositeltavaa sisällyttää toimintojen päivämäärä, kun tuodaan uusia toimintoja, jotta voidaan määrittää päivämäärä ja kellonaika, jolloin toiminto tapahtui. Jos et sisällytä tätä ominaisuutta, toimintojen päivämääräarvot asetetaan automaattisesti tuonnin päivämääräksi ja kellonajaksi.

Vaatimukset

olemassa olevien

tietueiden päivittämiseksi tai päällekkäisyyksien välttämiseksi

Jotta olemassa olevia tietueita voidaan päivittää ja päällekkäisiä tietueita välttää, tiedostoissasi on oltava jokaiselle objektille oma yksilöllinen tunnisteominaisuus. Kaikkien objektien osalta voit viedä olemassa olevat tietueet ja käyttää tietueen tunnusta (Record ID)yksilöllisenä tunnisteena tai käyttää mukautettua ominaisuutta, joka vaatii yksilöllisiä arvoja. Yhteystietojen osalta voit käyttää myös sähköpostiosoitetta. Yritysten osalta voit käyttää myös yrityksen verkkotunnusta.

Jos tuot useita objekteja ja sisällytät tietueiden tunnisteet, on suositeltavaa erottaa tiedoston sarakkeiden otsikot toisistaan, jotta tunniste voidaan yhdistää oikeaan objektiin (esim. yksi sarake nimeltä Tunniste – Yhteystiedot ja toinen nimeltä Tunniste – Yritykset).

Tietueiden liittämisen vaatimukset

Liitä liitännät yhteen tiedostoon

Yhdessä tiedostossa voit liittää kaksi tai useampia tietueita riviä kohden. Lisää tiedot liitetyistä tietueista ja/tai aktiviteeteista samaan riviin ja lisää jokaiselle objektille yksilöllinen tunniste. Jos haluat liittää yhden tietueen useisiin aktiviteetteihin tai toisen objektin tietueisiin, lisää tietueen yksilöllinen tunniste useisiin riveihin jokaiselle tietueelle, jonka haluat liittää.

Esimerkiksi Luke Danes on johtaja Luke's Diner -ravintolassa, mutta alihankkija The Dragonfly Inn -majatalossa. Jos haluat liittää hänet molempiin yrityksiin, sinun on sisällytettävä kaksi riviä Luke Danesille, joissa on sarakkeet Sähköposti (tai tietueen tunnus) ja Yrityksen verkkotunnus (tai tietueen tunnus) kummallekin yritykselle.

Huomaa: jos et lisää yksilöllisiä tunnisteita (esim. Sähköposti, Yrityksen verkkotunnus, Tietueen tunnus), tuonti luo päällekkäisiä tietueita sen sijaan, että liittäisi ne samaan tietueeseen.

Jos tuot samojen objektien liitoksia, on olemassa lisävaatimuksia.

Liitosten tuominen kahdesta tiedostosta

Jos haluat liittää kahden tiedoston kahden objektin tietueita toisiinsa, käytä yhteistä saraketta kunkin tiedoston tietueiden yhdistämiseen. Lisäohjeita tietueiden tuomiseen ja liittämiseen löydät esimerkkitiedostoista.

Saman objektin liitännät

Voit tuoda yhden tiedoston liittääksesi saman objektin tietueita joukkotuonnilla. Tuontiprosessin aikana sinun on valittava valintaruutu, jotta saman objektin liitännät sisällytetään.

Kun määrität tiedostoasi, sisällytä tiedot liitetyistä tietueista samaan riviin ja lisää jokaiselle tietueelle yksilöllinen tunniste. Seuraavat lisävaatimukset koskevat nimenomaan saman objektin tuontia:

• Tietueparista vähintään yhden tietueen on oltava jo olemassa HubSpotissa ennen tuontia. Voit esimerkiksi tuoda uuden yhteyshenkilön ja liittää sen olemassa olevaan yhteyshenkilöön, muttaet voituoda kahta uutta yhteyshenkilöä luodaksesi ja liittääksesi ne toisiinsa.
• Kun liität olemassa olevia kontakteja tai yrityksiä, voit käyttää ainutlaatuisena tunnisteena vain ensisijaista sähköpostiosoitetta taiyrityksen verkkotunnusta. Toissijaisia sähköpostiosoitteita tai verkkotunnuksia ei tueta.
• Jos liität useita tietueita yhteen tietueeseen, erota tietueiden yksilölliset tunnistearvot puolipisteellä samassa solussa (esim.luke@lukesdiner.com;rory@yale.edu;sookie@dragonfly.com).

Alla olevassa esimerkkitiedostossa Rory ja Jackson ovat uusia yhteystietoja, jotka liitetään olemassa oleviin yhteystietoihin yksilöllisillä nimikkeillä käyttäen niidensähköpostiosoitteitayksilöllisenä tunnisteena. Sookie on olemassa oleva yhteystieto, joka liitetään kahteen olemassa olevaan yhteystietoon, joilla on sama nimike. Ensimmäisellä rivillä liitännän nimike on osa nimikeparia, mikä tarkoittaa, että kun tuonti on valmis, liitetyllä tietueella on nimikeParent ja Roryllaon parin toinen nimike,Child.

Vanhempi/lapsi-yhdistelmät

Jos haluat luoda tytäryhtiöiden ja emoyhtiöiden välisiä yhdistelmiä tuonnin avulla, lue lisää tytäryhtiöiden tuonnista.

Mukautetut yhdistelmätunnisteet

Tuo liitostunnisteet lisäämällä Association label-sarake. Tämä sarake tulisi lisätä vain, jos haluat lisätä tunnisteita kuvaamaan liitoksia. Jos et tarvitse liitostunnisteita, saraketta ei tarvita.

• Sinun on luotava suhteenimikkeet HubSpotissa ennen tuontia.
• Jos haluat asettaa yritysyhteyden ensisijaiseksi, lisää arvo Primary kyseisen rivin Association label -sarakkeeseen.

• Jos haluat määrittää useita nimikkeitä kuvaamaan kahden tietueen välistä suhdetta, voit lisätä yhteen soluun useita assosiaationimikkeen arvoja, jotka erotetaan toisistaan puolipisteellä (esim. Esimies; Laskutusyhteyshenkilö).

• Jos tuot yhteysmerkintöjä usean tiedoston tuonnissa, sinun on sisällytettävä samaan tiedostoon Yhteysmerkintä-sarakke eseen sekä yksilöllinen tunniste kohteelle, johon luot yhteyden.
• Jos tuotpariksi liitettyjä nimikkeitä:
  • Objektien välisissä assosiaatioissa lisää vain yksi tunnisteista Assosiaatiotunniste-sarakkeeseen. Tunnisteet määritetään oikeille objekteille tuontiprosessin aikana.
  • Saman objektin assosiaatioiden osaltaAssociated [yksilöllinen tunniste] -sarakkeen tietue saa tunnisteen, joka on lisättytuontiprosessin aikanatai sisältyy tiedoston tunniste-sarakkeeseen. Rivin toinen tietue saa parin toisen tunnisteen.

Esimerkkitiedostot

Tuontiprosessin alussa voit luoda esimerkkitiedoston, jossa on valittujen objektien ja toimintojen vaaditut ominaisuudet. Jos haluat tarkastella lisää esimerkkejä, joissa on muita ominaisuuksia, katso tämä artikkeli, jossa on esimerkkitiedostoja.

Seuraavat vaiheet

Nyt kun tuontitiedostosi on valmis, noudata asianmukaisia tuontiohjeita:

• Tuo vain yhteystiedot.
• Tuo yhden objektin tietueet.
• Tuo useita objekteja ja käytä lisäasetuksia.