Configurer les fichiers d’import

Avant d’import des données dans HubSpot, vérifiez les limites et exigences suivantes. Vous pouvez également accéder à des fichiers d’exemple ou générer des fichiers d’exemple pour commencer.

Pour en savoir plus sur l’outil d’import, consultez cet article. Si votre fichier est prêt, découvrez comment importer .

Exigences et limites techniques

• Être au format .csv, .xlsx ou .xls.
• Compter une seule feuille.
• Inclure une ligne d'en-tête dans laquelle chaque en-tête de colonne correspond à une propriété dans HubSpot. Les en-têtes de colonne peuvent être organisés dans n'importe quel ordre sans affecter l'import. Vous pouvez vérifier si une propriété par défaut existe déjà pour correspondre à votre en-tête ou créer une propriété personnalisée avant l'importation. Découvrez-en davantage sur les exigences en matière de propriété.

• Contenir moins de 1 000 colonnes.
• Être codés en UTF-8 si des caractères en langue étrangère sont inclus.
• Si vous importez un fichier Excel :
  • Contenir des données qui ne dépassent pas les limites maximales en termes de feuille de calcul et de classeur d'Excel.
  • contenir des cellules au format Nombre lors de l’import de propriétés de sélecteur de date et d’heure.

Il existe des limites techniques supplémentaires pour l'outil d'import en fonction de votre abonnement HubSpot. Ces limites comprennent la taille et le nombre de lignes d'un fichier d'import ainsi que le nombre de fichiers et de lignes que vous pouvez importer par jour.

• Si vous utilisez les outils gratuits de HubSpot, vous pouvez :
  • Importer des fichiers jusqu'à 20 Mo.
  • Réaliser jusqu'à 50 imports par jour.
  • Importer jusqu'à 500 000 lignes par jour. Si vous importez un fichier contenant plus de 500 000 lignes, l'opération prendra plusieurs jours.
• Si votre compte dispose d'un abonnement Starter, Pro ou Entreprise, vous pouvez :
  • Importer des fichiers jusqu'à 512 Mo.
  • Réaliser jusqu'à 500 imports par jour.
  • Importer jusqu'à 10 millions de lignes par jour, avec une limite de 1 048 576 lignes par fichier. Si vous effectuez un import via l’API d’import, vous pouvez importer jusqu’à 80 000 000 lignes par jour.

Ces limites sont calculées sur une période de 24 heures consécutives et ne se réinitialisent pas à une heure précise. En savoir plus sur votre abonnement HubSpot et ses limites. 

Mise en forme des valeurs

Pour chaque ligne de votre fichier d’import, vous pouvez ajouter des valeurs pour les colonnes de propriété. Le formatage d’une valeur dépend du type de champ de propriété et de l’objectif de l’import.

Formater les valeurs en fonction du type de champ de propriété

Selon le type de champ de propriété, des exigences spécifiques en matière de formatage s’appliquent :

Adresses e-mail de contact ou domaines d’entreprise supplémentaires

Si vous importez des contacts avec plusieurs adresses e-mail, incluez une colonne Adresses e-mail supplémentaires avec leurs adresses e-mail secondaires. Si vous importez des entreprises ayant plus d'un nom de domaine, incluez une colonne Domaines supplémentaires avec leurs domaines secondaires. Pour inclure plusieurs adresses e-mail ou domaines dans une cellule, séparez les valeurs par des points-virgules (par exemple, email@email.com; emaildeux@email.com).

Si vous effectuez un import pour créer des contacts ou des entreprises, vous ne pouvez pas définir l’adresse e-mail d’un nouveau contact ou le nom de domaine de l’entreprise de la nouvelle entreprise sur une adresse e-mail ou un domaine qui est un e-mail/domaine supplémentaire existant pour une autre fiche d’informations.

Cellules vides

Collaborateurs de transaction

Durée du produit et fréquences de facturation

Lors de l'import d'une valeur de propriété Durée, vous pouvez formater la valeur dans la colonne Durée sous la forme d'un nombre pour les mois (par ex., 10 pour 10 mois), PXM, où X est le nombre de mois (par ex., P6M pour une durée de 6 mois) ou PXY, où X est le nombre d'années (par ex., P1Y pour une durée d'un an).

Lors de l'import d'une valeur de propriété Fréquence de facturation, utilisez Mensuelle, Annuelle ou Trimestrielle si le produit possède un type de prix récurrent. Laissez la cellule vide si le produit a un prix ponctuel.

Propriétés obligatoires

Selon les objets ou les activités que vous importez, les propriétés suivantes sont requises pour créer des fiches d’informations et doivent être incluses en tant qu’en-têtes de colonne dans vos fichiers. Si vous mettez à jour des fiches d’informations, vous devez inclure un identifiant unique (par exemple, ID de la fiche d’informations, E-mail, Nom de domaine de l’entreprise).

Sicela n’est pas obligatoire, vous pouvez importer des propriétés supplémentaires pour chaque objet, y compris des propriétés personnalisées et par défaut. Reportez-vous aux propriétés par défaut pour les contacts, les entreprises , les transactions, les tickets, les appels, les e-mails, les réunions , les notes et les tâches. Vous pouvez également afficher toutes les propriétés et leurs valeurs dans vos paramètres de propriété.

• Contacts : au moins Prénom, Nom ou Adresse e-mail.
• Entreprises : au moins Nom ou Nom du domaine de l’entreprise.
• Transactions : si vous créez de nouvelles transactions, Nom de la transaction, Pipeline et Phase de la transaction.
• Tickets : si vous créez de nouveaux tickets, Nom du ticket, Pipeline et Statut du ticket.
• Rendez-vous : Début du rendez-vous. Le début du rendez-vous doit être formaté comme une propriété date-heure.
• Cours : Nom du cours.
• Annonces : Nom.
• Services : Nom, Pipeline et Phase du pipeline.
• Produits : si vous créez des produits, Prix unitaire et Nom.
• Commandes : Nom, Pipeline et Phase du pipeline.

• Lignes de produit : Nom, Quantité, Prix, et l'ID de la fiche d'informations ou le nom de la transaction associée. Incluez l’ID du produit si vous associez également la ligne de produit à un produit, qui sera mappé comme une ligne de produit propriété au cours de l'import.

Remarque : Lors de l'import de lignes de produit associées à des transactions, l'import ne mettra pas à jour le montant de la transaction. Pour mettre à jour le montant de la transaction associée, vous pouvez modifier manuellement les lignes de produit ou associer les lignes de produit à une transaction dans HubSpot.

• Appels : Notes d'appel. Lors de l'importation de nouveaux appels, il est également recommandé d'inclure la date d'activité.
• E-mails : Corps de l'e-mail et direction de l'e-mail.
• Réunions : description de la réunion, heure de début et date de fin de la réunion. Lors de l'importation de nouvelles réunions, il est également recommandé d'inclure la date d'activité. Les valeurs de date de début, d’heure de fin et de date d’activité doivent être formatées en tant que propriétés de date et d’heure.
• Notes : Corps de la note.
• Tâches : Titre de la tâche et date d'échéance. La date d’échéance doit être formatée comme une propriété date-heure.

Veuillez noter : Bien que cela ne soit pas obligatoire, il est recommandé d'inclure Date de l'activité lors de l'importation de nouvelles activités afin de spécifier la date et l'heure à laquelle une activité a eu lieu. Si vous n'incluez pas cette propriété, les valeurs Date d'activité seront automatiquement fixées à la date et à l'heure auxquelles les activités ont été créées.

Exigences relatives à la mise à jour des fiches d’informations existantes ou à la suppression des doublons

Pour mettre à jour les fiches d’informations existantes et éviter les fiches d’informations en double, vos fichiers doivent inclure une propriété d’identifiant unique pour chaque objet. Pour tous les objets, vous pouvez export fiches d’informations existantes et utiliser l’ID de la fiche d’informations comme identifiant unique, ou utiliser une propriété personnalisée qui nécessite des valeurs uniques. Pour les contacts, vous pouvez également utiliser l’adresse e-mail. Pour les entreprises, vous pouvez également utiliser Nom de domaine de l’entreprise.

Si vous importez plusieurs objets et que vous incluez des ID de fiches d’informations, il est recommandé de différencier les en-têtes de colonne du fichier afin de faire correspondre l’ID avec le bon objet (par exemple, une colonne appelée ID de fiches d’informations - Contacts et une autre appelée ID de fiches d’informations - Entreprises).

Exigences pour associer des fiches d’informations

Import des associations dans un seul fichier

Dans un fichier, vous pouvez associer deux fiches d’informations ou plus par ligne. Incluez les informations sur les fiches d’informations associées et/ou les activités dans la même ligne et ajoutez un identifiant unique pour chaque objet. Pour associer une fiche d’informations à plusieurs activités ou fiches d’informations d’un autre objet, incluez l’identifiant unique de la fiche d’informations dans plusieurs lignes pour chaque fiche d’informations que vous souhaitez associer.

Par exemple, Luke Danes est manager au Luke’s Diner, mais entrepreneur chez The Dragonfly Inn. Pour l’associer aux deux entreprises, vous devez inclure deux lignes pour Luke Danes avec les colonnes Adresse e-mail (ou ID de fiche d’informations) et Nom de domaine de l’entreprise (ou ID de fiche d’informations) pour chaque entreprise.

Remarque : Si vous n’incluez pas d’identifiants uniques (par exemple, Adresse e-mail, Nom de domaine de l’entreprise ou ID de fiche d’informations), l’import créera des fiches d’informations en double au lieu de les associer à la même fiche d’informations.

Si vous importez des associations d’objets identiques, des conditions supplémentaires s’appliquent.

Import des associations dans deux fichiers

Pour associer les fiches d’informations de deux objets dans deux fichiers, utilisez une colonne commune pour relier les fiches d’informations de chaque fichier. Vous pouvez vous référer aux fichiers d’exemple pour en savoir plus sur l’import et l’association de fiches d’informations.

Associations de mêmes objets

Vous pouvez importer un fichier pour associer les fiches d'informations d'un même objet en masse. Au cours du processus d'importation, vous devrez cocher une case pour inclure les associations d'objets identiques.

Lors de la configuration de votre fichier, incluez les informations sur les enregistrements associés dans la même ligne et incluez un identifiant unique pour chaque fiche d’informations. Les exigences supplémentaires suivantes sont spécifiques aux imports d’objets identiques :

• Au moins une fiche d'informations dans une paire de fiche d'informations doit déjà exister dans HubSpot avant l'import. Par exemple, vous pouvez importer un nouveau contact et l'associer à un contact existant, mais vous ne pouvez pas importer pour créer et associer deux nouveaux contacts.
• Lorsque vous associez des contacts/entreprises existants, vous ne pouvez utiliser que l'e-mail /le domaine d'entreprise principal en tant qu'identifiant unique. Les e-mails et domaines secondaires ne sont pas pris en charge.
• Si vous associez plusieurs fiches d'informations à une autre, séparez les valeurs d'identifiant unique des fiches d'informations par un point-virgule dans la même cellule (par exemple, luke@lukesdiner.com; rory@yale.edu; sookie@dragonfly.com).

Dans l'exemple de fichier ci-dessous, Rory et Jackson sont de nouveaux contacts associés avec des libellés uniques à des contacts existants, leurs valeurs E-mail étant utilisés comme identifiant unique. Sookie est un contact existant associé à deux contacts existants portant le même libellé. Dans la première ligne, le libellé de l'association fait partie d'une paire de libellés, ce qui signifie qu'une fois l'import terminé, la fiche d'informations associée affichera le libellé Parent et Rory affichera le libellé apparié Enfant.

Associations parents/enfants

Pour créer des associations entreprise parent-enfant via l’import, découvrez comment importer des entreprises filiales.

Libellés d’associations personnalisés (Pro et Entreprise uniquement)

Pour import des libellés d’association, incluez une colonne Libellé d’association . Cette colonne ne doit être ajoutée que si vous souhaitez ajouter des libellés pour décrire les associations. Si vous n’avez pas besoin de libellé les associations, la colonne n’est pas obligatoire.

• Vous devez créer les libellés d’association dans HubSpot avant de procéder à l’import.
• Pour définir une association d'entreprises comme principale, incluez la valeur Principale dans la colonne Libellé d'association pour cette ligne.

• Pour définir plusieurs libellés afin de décrire la relation entre deux fiches d'informations, vous pouvez inclure plusieurs valeurs de libellé d'association dans une cellule, en les séparant par un point-virgule (par exemple, Manager; Contact de facturation).

• Si vous importez des libellés d'association dans un fichier multiple , vous devez inclure le libellé d'association dans la colonne et un identifiant unique pour l'objet que vous associez dans le même fichier.
• Si vous importez des libellés appariés :
  • Pour les associations d’objets croisés, n’incluez qu’un seul des libellés dans la colonne Libellé d’association . Les libellés seront attribués à l'objet approprié au cours du processus d'import.
  • Pour les associations d’objets identiques, la fiche d’informations de la  colonneAssocié [identifiant unique] recevra le libellé ajouté lors de l’import ou inclus dans la colonne libellé du fichier. L'autre fiche d'informations de la ligne recevra l'autre libellé de la paire.

Fichiers d’exemple

Au début du processus d’import, vous pouvez générer un fichier d’exemple contenant les propriétés requises pour les objets et activités sélectionnés. Si vous souhaitez analyser plus d’exemples avec des propriétés supplémentaires, consultez cet article avec des exemples de fichiers.