Deduplikoi tietueet HubSpotissa

HubSpot deduplikoi automaattisesti yhteystiedot sähköpostiosoitteiden ja yritykset verkkotunnusten avulla. Tietueiden tunnuksia voidaan käyttää myös yhteystietojen, yritysten, tarjousten, lippujen, tuotteiden ja mukautettujen objektien deduplikointiin. Jos haluat deduplikoida tuonnin kautta, voit sisällyttää tuontitiedostoon tietueen tunnukset tai mukautettuja ominaisuuksia, jotka vaativat yksilöllisiä arvoja.

Professional- tai Enterprise-tilin käyttäjät voivat hallita mahdollisia kaksoiskappaleita myös manuaalisesti kaksoiskappaleiden hallintatyökalun avulla .

Automaattinen deduplikointi HubSpotissa

HubSpot deduplikoi CRM:ssä luodut kohteet (esim. tuonnit, lomakkeiden lähettäminen) seuraavilla tavoilla:

• Yhteystietojen kopiointi käyttäjätunnuksen mukaan
• Deduplikoi yhteystiedot sähköpostiosoitteen mukaan
• Deduplikoi yritykset yrityksen verkkotunnuksen mukaan
• Tietueiden kopiointi tietueen ID:n mukaan
• Tietueiden kopiointi mukautettujen yksilöllisten arvo-ominaisuuksien mukaan

Yhteystietojen kopiointi käyttäjätunnuksen mukaan

Kun HubSpotiin lisätään uusi yhteyshenkilö lomakkeen lähettäminen kautta , HubSpot tarkistaa yhteyshenkilön käyttäjätunnuksen (eli hubspotutk-evästeen), jotta nähdään, vastaako se olemassa olevaa yhteyshenkilöä. Jos olet ottanut tililläsi käyttöön tietosuoja-asetukset, käyttäjän on hyväksyttävä tietosuojakäytäntöbannerisi, jotta tämä eväste voidaan yhdistää hänen yhteystietoihinsa.

Jos kaksi lomakkeen lähetystä tulee samasta selaimesta ja samasta tietokoneesta, lähetykset yhdistetään yhdeksi yhteystietueeksi, koska HubSpot havaitsee saman käyttäjätunnuksen molemmissa lähetyksissä. Tässä tapauksessa tapahtuu seuraavaa:

• Toisen lomakkeen lähettäminen tiedot korvaavat ensimmäisen lomakkeen tiedot, koska selaimeen on tallennettu sama eväste.
• Jos toisen lähetyksen sähköpostiosoitetta ei ole vielä olemassa HubSpotin yhteystietona, sähköpostiosoite korvaa yhteystiedon olemassa olevan sähköpostiosoitteen.
• Jos yhteyshenkilö lähettää lomakkeen käyttämällä HubSpotissa jotakin toissijaista sähköpostiosoitettaan, toissijainen sähköpostiosoite korvaa ensisijaisen sähköpostiosoitteen lähettämisen jälkeen.

Jos haluat, että jokainen lomakkeen lähettäminen samasta selaimesta luo uuden yhteystiedon, voit ottaa lomakkeen asetuksissa käyttöön asetuksenLuo aina uusi yhteystieto uutta sähköpostia varten.

Yhteystietojen kopiointi sähköpostiosoitteen mukaan

Kun uusi yhteyshenkilö lisätään, HubSpot etsii ominaisuus vastaavaa arvoa.

• Jos yrität luoda manuaalisesti yhteystietoa, jolla on sama sähköpostiosoite kuin olemassa olevalla yhteystiedolla, HubSpot ilmoittaa, että yhteystieto on jo olemassa, etkä voi lisätä uutta yhteystietoa.
• Kun lisäys tehdään lomakkeiden kautta, jos tililläsi on jo olemassa yhteyshenkilö, jolla on sama sähköpostiosoite, uuden yhteyshenkilön tiedot lisätään olemassa olevaan yhteyshenkilön tietueeseen. Jos yhteyshenkilö lähettää lomakkeen toissijaisella sähköpostiosoitteellaan, sähköpostiosoite korvaa yhteyshenkilön olemassa olevan sähköpostiosoitteen. Jos haluat, että jokaisella lomakkeen lähettäminen samasta selaimesta luodaan uusi yhteystieto, voit ottaa lomakkeen asetuksissa käyttöön asetuksenLuo aina uusi yhteystieto uuden sähköpostin yhteydessä.
• Kun lisätään tuonnin kautta:
  • Jos tililläsi on jo olemassa yhteyshenkilö, jolla on sama sähköpostiosoite, uuden yhteyshenkilön tiedot lisätään olemassa olevaan yhteyshenkilön tietueeseen. Jos esimerkiksi tuot yhteystietoluettelon, jossa on "admin@hubspot.com", ja HubSpot-tililläsi on olemassa oleva yhteystieto, jonka sähköpostiosoite on "admin@hubspot.com", tuodut tiedot lisätään kyseiseen olemassa olevaan yhteystietueeseen.
  • Jos käytät yhteystiedon toissijaista sähköpostiosoitetta HubSpotissa yhteystiedon yksilöivänä tunnisteena tuonnissa, jos sisällytät sekä toissijaisen sähköpostiosoitteen että tietueen tunnisteen sarakkeina tiedostoon , toissijainen sähköpostiosoite korvaa ensisijaisen sähköpostiosoitteen tuodessa. Jos et halua, että toissijainen sähköposti korvaa ensisijaisen sähköpostin, älä sisällytä tiedostoosi myöskään Record ID -saraketta.
  • Jos et sisällytä ominaisuus tuontitiedostoon, tuontitiedoston jokainen rivi tuodaan uutena yhteystietueena.
  • Jos on jo olemassa useita tietueita, joissa on sama sähköpostiosoite kuin tuodussa yhteystiedossa, saat tuontivirheen, eikä kyseistä yhteystietoa tuoda.

Deduplikoi yritykset yrityksen verkkotunnuksen mukaan

• Jos yrität luoda manuaalisesti yrityksen, jonka verkkotunnus on sama kuin olemassa olevan yrityksen ensisijainen verkkotunnus, HubSpot ilmoittaa, että yritys on jo olemassa.
• Jos lomakkeen lähettäminen sisältää yrityksen ominaisuuksia, kun Yrityksen verkkotunnus sisällytetään, olemassa oleva yritys, jolla on kyseinen verkkotunnus, päivitetään. Kun lähettämisessä ei ole verkkotunnusta, yhteyshenkilön ensisijainen liittyvä yritys päivitetään tarvittaessa.
• Kun lisäys tehdään tuonnin kautta, Yritys-verkkotunnusta käytetään yritysten deduplikointiin , ellet ole valinnut sen sijaan yksilölliseksi tunnisteeksi mukautettua ominaisuus, joka vaatii yksilöllisiä arvoja. Jos käytät mukautettua ominaisuus, joka edellyttää yksilöllisiä arvoja, tiedostosi voi sisältää päällekkäisiä yritysten verkkotunnuksia.
  • Jos tililläsi on jo olemassa yritys, jolla on sama verkkotunnus tai mukautetun yksilöllisen ominaisuus arvo, uuden yrityksen tiedot lisätään olemassa olevaan yritystietueeseen.
  • Jos useita yrityksiä on jo olemassa, joilla on sama verkkotunnus tai mukautetun yksilöllisen ominaisuus arvo, saat tuontivirheen, eikä kyseistä yritystä tuoda.

• • Jos et sisällytä yritystoimialueen nimeä tai muuta mukautettua yksilöllistä ominaisuus tuontiin, jokainen tuontitiedoston rivi tuodaan uutena yritystietueena.

Huomaa: API:n kautta luotuja yrityksiä ei deduplikoida Yritys-verkkotunnus ominaisuus avulla.

Tietueiden kopiointi tietueen ID:n mukaan

Kun haluat tuoda yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa-, lippu-, tuote- tai mukautetun objektin tietueita, voit käyttää yksilöllistä tietueen tunnusta näiden tietueiden ja HubSpotissa jo olemassa olevien tietueiden yhdistämiseen. Tätä tietuetunnusta voidaan käyttää tietueiden vähentämiseen tuontiprosessin aikana tai tietyn tietueen etsimiseen HubSpotissa.

• Jos haluat saada tietueiden tunnukset, vie tietueet tai tarkastele tietyn kohteen tietueen tunnuksen arvoa.
• Sisällytä Record ID -sarake tiedostoon, kun tuot tietueesi HubSpotiin. Jos sisällytät Record ID -sarakkeen tiedostoon, kaikki rivit, joilla ei ole arvoa Record ID:lle, luovat uusia tietueita.
• Tuonnin aikana sinua pyydetään sovittamaan sarakkeen Record ID HubSpotin ominaisuus .

Lisätietoja tietueiden tunnusten tuonnistaja tuontitiedostojen määrittämisestä.

Deduplikoi tietueet mukautettujen yksilöllisten arvo-ominaisuuksien mukaan

Voit luoda kullekin objektille enintään kymmenen mukautettua ominaisuutta, jotka vaativat yksilöllisiä arvoja. Kun ominaisuus vaatii yksilöllisiä arvoja, käyttäjät eivät voi syöttää samaa arvoa useisiin tietueisiin.

Yrityksesi luo esimerkiksi tilausnumeron jokaiselle verkko-ostokselle. Voit määrittää Tilauksen numero ominaisuus, joka edellyttää yksilöllistä numeroa jokaiselle kaupalle. Jos käyttäjä yrittää luoda tai muokata kauppaa käyttäen olemassa olevaa Tilausnumeroarvoa, hänelle ilmoitetaan, että numero on jo käytössä, eikä hän voi tallentaa kauppaa.

Yksilöllisten arvo-ominaisuuksien odotetaan käyttäytyvän seuraavasti:

• Yksilöllisiä arvoja tuetaan, kun luodaan tai muokataan tietuetta manuaalisesti HubSpotissa ja kun luodaan, päivitetään tai yhdistetään tietueita tuonnin avulla.
• Yksilöllisiä arvoja ei tällä hetkellä tueta lomakkeissa. Jos tarkoituksenasi on päivittää tai yhdistää olemassa olevia tietueita lomakkeiden avulla, on suositeltavaa käyttää sen sijaan oletusarvoisia deduplikointiominaisuuksia (esim. sähköposti, verkkotunnus, tietueen tunnus).
• Jos luot yhteystietoja varten ainutlaatuisen ominaisuus, kun kävijät muunnetaan yhteystietueeksi, kaikki ominaisuus arvot, jotka rikkovat ainutlaatuisen ominaisuus vaatimuksia, poistetaan. Lisätietoja vierailijoiden tunnistamisesta.

Yhteystietojen ja yritysten poistaminen manuaalisesti( vainProfessional- ja Enterprise-versiot )

Voit myös poistaa HubSpot-tililläsi olevia yhteystietoja ja yrityksiä kaksoiskappaleiden hallintatyökalun avulla. Jos tililläsi on Operations Hub Professional- tai Enterprise-tilaus, voit deduplikoida tietueita irtotavarana ja tarkastella yleiskatsausta tietueiden duplikaattitiedoista tietojen laatu komentokeskuksessa.

Kaksoiskappaleiden hallintatyökalu tunnistaa kaksoiskappaleet vertaamalla tietueiden arvoja seuraavien ominaisuuksien osalta:

• Yhteystiedot: Etunimi, Sukunimi, Sähköpostiosoite, IP-maa, Puhelinnumero, Postinumero ja Yrityksen nimi.
• Yritykset: Yrityksen verkkotunnus, yrityksen nimi, maa/alue, puhelinnumero ja toimiala.

• Siirry HubSpot-tililläsi yhteystietoihin tai yrityksiin:
  
  • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
  • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
• Valitse oikeassa yläkulmassa Toiminnot > Hallitse kaksoiskappaleita.
• Näytä luettelo päällekkäisistä yhteyshenkilö- tai yrityspareista tarkastelua varten. Voit myös tarkastella, milloin viimeisimmät kaksoiskappaleet on tunnistettu.

Huomaa: Taulukon yläpuolella viimeisin tarkistettu kaksoiskappaleiden varalta [päivämäärä] tarkoittaa viimeistä kertaa, kun kaksoiskappale tunnistettiin tarkistuksessa. Kaksoiskappaleiden skannaus tapahtuu päivittäin.

• Voit suodattaa tietueita napsauttamalla taulukon yläpuolella olevia ominaisuus pudotusvalikoita ja valitsemalla sitten kriteerit. Voit suodattaa Omistaja, Luontipäivämäärän, Viimeisimmän toimintopäivämäärän ja Löytöpäivämäärän (päivämäärä, jolloin mahdollinen kaksoiskappale löydettiin) mukaan. Yhteystietojen osalta voit suodattaa myös Elinkaaren vaihe mukaan .
• Jos haluat vertailla yksittäistä paria mahdollisia kaksoiskappaleita, napsauta Review (Tarkista ) yhteyshenkilö- tai yritysparin vieressä. Valintaikkunassa voit vertailla tietueen ominaisuuksia ja analysoida säilytettävän tietueen.
  
  • Jos haluat muuttaa, mitkä ominaisuudet näytetään tietueiden vertailussa, valitse Aseta tarkistettavat ominaisuudet. Napsauta Käytä, kun olet valinnut ominaisuudet.
  • Valitse yhteystieto/yritys , jonka haluat säilyttää, ja valitse sitten Yhdistä. Tai jos sinulla on Operations Hub Professional- taiEnterprise-tilaus, valitse yhteystiedon/yrityksen ominaisuudet, jotka haluat säilyttää kustakin tietueesta. Lisätietoja yhteystietojen tai yritysten yhdistämisestä HubSpotissa.
  • Jos kaksi tietuetta eivät ole päällekkäisiä, valitse valintaikkunassa Peruuta. Poista tämä tunnistettu pari Hallitse kaksoistietoja -kojelaudalta valitsemalla taulukossa Hylkää . Hylätyt ehdotukset eivät näy kaksoiskappaleiden työkalussa jatkossa.

• Jos haluat yhdistää päällekkäisiä tietueita tai hylätä ehdotuksia irtotavarana ( vainOperations Hub Professional ja Enterprise ), valitse tietueiden vieressä olevat valintaruudut.

• Jos haluat hylätä ehdotetun parin, napsauta taulukon yläosassa olevaa Hylkää . Tietueet poistetaan kojelaudalta, eivätkä ne näy ehdotuksina jatkossa. Jos aiemmin hylätyn ehdotuksen tietue yhdistetään toiseen tietueeseen, se voi ilmestyä uudelleen kaksoiskappaleet-työkaluun.
• Voit kumota hylätyn parin valitsemalla oikeassa yläkulmassa Review rejected duplicates (Tarkista hylätyt kaksoiskappaleet ). Valitse sitten Kumoa.

• Voit vertailla tietueita napsauttamalla taulukon yläreunassa olevaa Review (Tarkista ) -painiketta.
  • Napsauta valintaikkunassa Yhdistämiskriteerit-pudotusvalikkoa ja valitse kriteeri, joka ratkaisee, miten tietueet yhdistetään:

• • • Viimeisin vuorovaikutus: kaikki valitut tietueet yhdistetään tietueeseen, jossa on Viimeisin ominaisuus viimeisin arvo . Tähän ominaisuus vaikuttavia sitoumuksia ovat vuorovaikutukset verkkosivujen, lomakkeiden, asiakirjat, kokouslinkkien tai seurattujen henkilökohtaisten sähköpostiviestien kanssa.
    • Vanhin vuorovaikutus: Kaikki valitut tietueet yhdistetään tietueeseen, jonka Viimeisin Vuorovaikutus ominaisuus arvo on vanhin .
    • Created first (luotu ensin): kaikki valitut tietueet yhdistetään vanhimpaan tietueeseen, joka perustuu Create date (luontipäivämäärä ) ominaisuus.
    • Created last: kaikki valitut tietueet yhdistetään uusimpaan tietueeseen Create date ominaisuus perusteella.
    • Viimeksi päivitetty: kaikki valitut tietueet yhdistetään tietueeseen, jonka ominaisuus arvo on päivitetty viimeksi. Kaikki ominaisuudet, myös piilotetut HubSpotin sisäiset ominaisuudet, arvioidaan.
  • Napsauta Yhdistä kaikki.

Lue lisää siitä, mitä tapahtuu, kun yhdistät yhteystietoja tai yrityksiä.