HubSpotのレコードの重複削除

HubSpotは、Eメールアドレスを使用しているコンタクトと、ドメイン名を使用している会社の重複を自動的に削除します。レコードIDを使用して、コンタクト、会社、取引、チケット、 製品、 管理者有効化オブジェクト (アポイントメントなど)、 カスタムオブジェクトの重複を削除することもできます。インポートによる重複を削除したい場合は、 固有の値を必要とする レコードID プロパティーまたはカスタムプロパティーを インポートファイルに含めることができます。

HubSpotでの自動重複削除

HubSpotでは、CRMで作成された（インポート、フォーム送信などで）コンタクトおよび会社の重複を以下の方法で削除します。

• Eメールアドレスに基づいて自動的にコンタクトの重複を削除する
• 会社ドメイン名に基づいて自動的に会社の重複を削除する

HubSpotでのCookieを使用したトラッキングの仕組みまたはフォーム送信の重複の管理方法をご確認ください。

Eメールアドレスに基づいて自動的にコンタクトの重複を削除する

新しいコンタクトが追加されると、HubSpotは「Eメール」プロパティーで一致する値を探します。 

• 手動:既存のコンタクトと同じEメールアドレスを持つ コンタクトを手動で作成 しようとすると、HubSpotがすでにコンタクトが存在することを警告し、新しいコンタクトを追加できなくなります。
• フォーム送信:同じEメールアドレスを持つコンタクトがすでにアカウント内に存在した場合は、新しいコンタクト情報が既存のコンタクトに追加されます。コンタクトがセカンダリーEメールアドレスでフォームを送信した場合、そのEメールアドレスでコンタクトの既存のEメールアドレスが上書きされます。HubSpotのフォーム送信の重複削除設定またはHubSpot以外のフォームの詳細をご確認ください。
• インポート:
  • 同じEメールアドレスを持つコンタクトがすでにアカウント内に存在した場合は、新しいコンタクト情報が既存のコンタクトに追加されます。例えば、「admin@hubspot.com」が含まれるコンタクトのリストをインポートした場合、HubSpotアカウント内の既存のコンタクトのEメールアドレスが「admin@hubspot.com」であれば、インポートされた情報はその既存コンタクトに追加されます。
  • インポートファイルに セカンダリーEメール と [レコードID] 列が含まれていて、セカンダリーEメールを 固有IDとして使用している場合、既存のコンタクトのプライマリーEメールがセカンダリーEメールに置き換えられます。プライマリーEメールの上書きを防ぐために、上記のシナリオでは [レコードID ]列を含めないでください。
  • 「 Eメール 」プロパティーをインポート に含めることをしない場合、インポートファイルの各行が新しいコンタクトレコードとしてインポートされます。
  • インポートするコンタクトとメールアドレスが同じである複数のレコードが既に存在する場合、 インポートエラー となり、そのコンタクトはインポートされません。 

会社ドメインに基づいて自動的に会社の重複を削除する

• 手動:既存の会社のプライマリードメインと同じドメイン名を持つ会社を手動で作成しようとすると、HubSpotは会社がすでに存在するという警告を出します。
• フォーム送信:フォーム送信に会社プロパティーが含まれている場合、 会社ドメイン名 が含まれていると、そのドメインを持つ既存の会社が更新されます。その送信にドメインがない場合、該当する場合は、コンタクトの関連付けられているプライマリー会社が更新されます。
• インポート:インポートを介して追加された場合、プライマリーおよび セカンダリ ーの会社ドメイン 値 を使用して会社が重複 を削除されます(ただし、代わりに カスタムの固有の値プロパティー を一意のIDとして選択した場合を除く)。カスタムの固有の値のプロパティーを使用する場合、ファイルに重複 した 会社ドメインが含まれる場合があります。
  • 同じドメインまたは カスタム固有IDプロパティー値を持つ会社がすでにアカウント内に存在した場合は、新しい会社の情報が既存の会社に追加されます。
  • 同じドメインまたはカスタム固有IDプロパティー値を持つ会社がすでに複数存在する場合、 インポートエラー となり、その会社はインポートされません。 

• • プライマリーまたはセカンダリ ーの会社ドメイン名、あるいは別のカスタム固有IDプロパティーをインポートしない場合、ファイルの各行は新しい会社としてインポートされます。

注: API経由で追加された 会社は、「 会社ドメイン名 」プロパティーによって重複削除 されません 。これにはインストール済みのサードパーティーの同期アプリが含まれます。 

HubSpotでの手動重複削除

CRM内に作成されたオブジェクト（コンタクト、リスト、カスタムオブジェクトなど）の重複を、以下の方法で削除することができます。

• 「レコードID」プロパティーを使用して手動でレコードの重複を削除する
• 固有値のカスタムプロパティーを使用して手動でレコードの重複を削除する

「レコードID」プロパティーを使用して手動でレコードの重複を削除する

コンタクト、会社、取引、チケット、製品、管理者がアクティブ化したオブジェクト（サービスなど）またはカスタムオブジェクトのレコードをインポートする際に、「レコードID」プロパティーを使用して、これらのレコードをHubSpotの既存のレコードと照合することができます。これは、レコードの固有値を格納するデフォルトプロパティーであり、インポート処理中にレコードの重複を削除するためにも、HubSpotで特定のレコードを検索するためにも使用できます。

1. 「レコードID」を取得するには、レコードをエクスポートするか、または個別のレコードの「レコードID」の値を表示します。
2. レコードをHubSpotにインポートするときには、ファイルに 「レコード ID」列を含めます。インポートファイルに「レコードID」列を含めると、「レコードID」に値がない行では新しいレコードが作成されます。
3. インポート中に、［HubSpotプロパティー］列で列を「レコードID」と対応付けるように促されます。

レコードIDのインポートについて、および インポートファイルの設定方法について詳細をご確認ください。

固有値のカスタムプロパティーを使用して手動でレコードの重複を削除する

オブジェクトごとに、固有の値を必要とするカスタムプロパティーを最大10個まで作成することができます。プロパティーに固有の値が必要な場合、ユーザーは複数のレコードに同じ値を入力することはできません。

例えば、会社としてオンライン購入ごとに注文番号を作成するとします。各取引に固有の番号を必要とする「注文番号」プロパティーを設定することができます。ユーザーが既存の 「注文番号 」の値を使用して取引を作成または編集しようとすると、その番号がすでに使用されており、取引を保存できないことが通知されます。

固有の値のプロパティーでは、以下のような動作が想定されます。

• HubSpotで レコードを手動で作成または編集 する場合、 およびインポートを介してレコードを作成、更新、または関連付けする場合にサポートされます。
• フォームではサポートされません。目標がフォーム送信を介して既存のレコードを更新または関連付けることである場合、代わりに既定の重複の削除プロパティー( つまり、Eメール、 会社ドメイン名、 レコードID)を使用することをお勧めします。
• 訪問者をコンタクトに転換する場合にサポートされます。固有の値の要件に違反する訪問者のプロパティー値はクリアされます。訪問者の識別について詳細をご確認ください。

重複の可能性があるコンタクトや会社を手動で確認

要件を理解する

例えば、ユーザーの編集権限が会社の[ すべてのコンタクト ]に設定されているが なしに設定されているとします。これにより、コンタクトの重複を管理するためのアクセス権のみが付与されます。 

重複管理ツールは、レコードの以下のプロパティーの値を比較することで重複を特定します。

• コンタクト：［名］、［姓］、［Eメールアドレス］、［IPの国］、［電話番号］、［郵便番号］、［会社名］。
• 会社：［会社のドメイン名］、［会社名］、［国／地域］、［電話番号］、［業種］。

このツールでは、新しいコンタクトや会社が作成されると自動的に結果が計算されます。また、特定の日にレコードが作成されていないかどうかを、1日に1回確認します。

重複の管理ツールの使用

1. コンタクトまたは会社に進みます。
   
   • コンタクト：HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。
   • 会社：HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［会社］の順に進みます。
2. 右上の [アクション]をクリックし、[重複を管理]を選択します。
3. 確認のために、重複するコンタクトまたは会社のペアのリストを表示します。また、最新の重複がいつ特定されたかを確認することもできます。

注：テーブルの上にある、［前回の重複チェックは［日付］に実行されました］は、スキャンによって重複が確認された最後の時刻を指します。

• 表の列を追加または削除するには、次の手順に従います。
  • 列ヘッダーで、 verticalMenuIcon 縦に並んだ 3つのドットのアイコンをクリックし、[ 列を追加 ]または[ 列を削除]を選択します。
  • ポップアップボックスで、追加する プロパティー を選択します。追加されたプロパティーは、重複レコードを確認する際に詳細情報の列として表示されます。 
• テーブルの上にある プロパティーのドロップダウンメニューをクリックし、レコードを絞り込む 条件 を選択します。 ［所有者］、［作成日］、［最終アクティビティー日］、［発見日］（重複の可能性が発見された日）を基準に絞り込むことができます。コンタクトの場合は、［ライフサイクルステージ］を基準に絞り込むこともできます。
• コンタクトまたは会社のペアの横にある[ 確認 ]をクリックすると、重複の可能性がある1つのペアにフォーカスが絞り込まれます。ダイアログボックスで、レコードのプロパティーを比較し、保持するレコードを分析できます。
  
  • レコードを比較するときに表示されるプロパティーを変更するには、［確認するプロパティーを設定］をクリックします。プロパティーを選択したら、［適用］をクリックします。
  • 保持するコンタクトや会社を選択し、［マージ］をクリックします。または、各レコードから保持するコンタクト/会社の プロパティー を選択します。HubSpotでの コンタクト のマージまたは 会社の マージについて詳細をご確認ください。
  • 2つのレコードが重複ではない場合、ダイアログボックスの［キャンセル］をクリックします。表で［却下］をクリックし、特定されたペアを［重複を管理］ダッシュボードから削除します。却下された提案は、今後、重複ツールに表示されなくなります。

• 重複する提案を一括で却下するには、次の手順に従います。
  • 希望するレコードの横にある チェックボックス を選択します。
  • テーブルの一番上にある[ 却下]をクリックします。レコードはダッシュボードから削除され、今後、提案として表示されなくなります。

  ご注意ください: 以前に却下された提案内のレコードが 他のレコードにマージされた場合は、それが重複ツールに再表示される可能性があります。

• 却下されたペアを元に戻すには:
  • 右上の[ 却下された重複を確認]をクリックします。
  • [元に戻す]をクリックします。
• 重複レコードを一括でマージするには、次の手順に従います。
  • 希望するレコードの横にある チェックボックス を選択します。
  • テーブルの一番上にある [確認]をクリックします。
  • ダイアログボックスで[ マージ条件 ]ドロップダウンメニューをクリックしてから、レコードのマージ方法を決定する 条件 を選択します。
    • 直近のエンゲージメント:選択された全てのレコードは、[ 前回のエンゲージメント日 ]プロパティーが最新の値であるレコードにマージされます。このプロパティーに影響を及ぼすエンゲージメントには、ウェブサイトページ、フォーム、ドキュメント、ミーティングリンク、トラッキング対象の個別のEメールによるインタラクションが含まれます。
    • 最も古いエンゲージメント:選択された全てのレコードは、[ 前回のエンゲージメント日 ]プロパティーが最も古い値であるレコードにマージされます。
    • 最初に作成:選択された全てのレコードは、[ 作成日 ]プロパティーに基づいて最も古いレコードにマージされます。
    • 最後に作成:選択された全てのレコードは、 作成日 プロパティーに基づいて最も新しいレコードにマージされます。
    • 直近の更新：選択された全てのレコードは、最も新しいプロパティー値の更新を持つレコードにマージされます。非表示のHubSpot内部のプロパティーを含め、全てのプロパティーが評価されます。
  • ［全てをマージ］をクリックします。

コンタクトまたは会社をマージした場合の動作の詳細をご確認ください。

カスタム重複ルールの管理(ベータ版)

「重複レコードを管理するためのカスタムルールを作成 」 ベータに登録されているアカウントのユーザーは、重複レコードのアラートをトリガーするカスタムルールを設定できます。1つのオブジェクトにつき最大2つのルールを作成できます。

カスタムルールを設定するには:

1. HubSpotアカウントにて、［データ管理］＞［データ品質］の順に進みます。
2. [重複を管理 ]タブをクリックします。
3. [重複を管理 セクションで、[カスタムルールを作成]をクリックします。
4. 右側のパネルで、次の操作を行います。 
   • [オブジェクトを選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、オブジェクトを選択します。
   • [プロパティー]ドロップダウンメニューをクリックし、[プロパティー]を選択します。選択できるのは3つまでです。
   • [名前ルール ]テキストフィールドに、名前を入力します。
   • 完了したら、[作成]をクリックします。
5. [重複を管理 ]セクションで、ルールを作成したオブジェクト名 をクリックします。
6. 左サイドバーでルールの名前 をクリックします。
7. 重複の可能性のテーブルを確認します。

カスタムルールを削除するには:

1. HubSpotアカウントにて、［データ管理］＞［データ品質］の順に進みます。
2. [重複を管理 ]タブをクリックします。
3. [重複を管理 ]セクションで[アクション]をクリックし、[ルールを管理]を選択します。
4. 右側のパネルで、ルールの上にマウスポインターを置き、[削除]をクリックします。
5. 完了したら、[X]をクリックします。

重複管理の監査ログを表示する

監査ログを表示し、最近自動マージされたレコードと却下された提案に関する情報を共有します。これにより、手動でマージされたレコードを表示せずに、システムによって実行された自動化されたアクションをより適切にトラッキングできます。

1. HubSpotアカウントにて、［データ管理］＞［データ品質］の順に進みます。
2. [重複を管理 ]タブをクリックします。
3. [アクション]をクリックし、[履歴を表示 ]をクリックして監査ログにアクセスします。