Deduplikere poster i HubSpot

HubSpot deduplikerer automatisk kontakter ved hjelp av e-postadresser og selskaper ved hjelp av domenenavn. Record-ID-er kan også brukes til å deduplikere kontakter, selskaper, avtaler, billetter, produkter og egendefinerte objekter. For å deduplikere via import kan du inkludere Record ID-er eller egendefinerte egenskaper som krever unike verdier i importfilen. Brukere med en Professional- eller Enterprise-konto kan også administrere mulige duplikater manuelt ved hjelp av verktøyet for duplikathåndtering.

Automatisk deduplikering i HubSpot

HubSpot deduplikerer objekter som opprettes i CRM-systemet (f.eks. import og innsending av skjemaer) på følgende måter:

• Deduplikering av kontakter etter brukertoken
• Deduplikering av kontakter etter e-postadresse
• Deduplikere selskaper etter selskapets domenenavn
• Deduplikere poster etter post-ID
• Deduplikere poster etter egendefinerte unike verdiegenskaper

Deduplikere kontakter etter brukertoken

Når en ny kontakt legges til i HubSpot via et skjema, sjekker HubSpot kontaktens brukertoken (dvs. hubspotutk-informasjonskapselen) for å se om den samsvarer med en eksisterende kontakt. Hvis du har slått på personverninnstillingene i kontoen din, må brukeren godta banneret med personvernreglene for at denne informasjonskapselen skal kunne knyttes til kontaktoppføringen.

Hvis to skjemainnleveringer kommer fra samme nettleser og datamaskin, vil innsendingene bli slått sammen til én post fordi HubSpot registrerer det samme brukertokenet for begge innsendingene. I dette tilfellet vil følgende skje:

• Informasjonen fra den andre innsendingen vil overskrive informasjonen fra den første innsendingen fordi de har den samme informasjonskapselen lagret i nettleseren.
• Hvis e-postadressen fra den andre innsendingen ikke allerede finnes som en kontakt i HubSpot, vil e-postadressen overskrive den eksisterende e-postadressen for kontakten.
• Hvis kontakten sender inn skjemaet ved hjelp av en av sine sekundære e-postadresser i HubSpot, vil den sekundære e-postadressen erstatte den primære e-postadressen etter innsendingen.

Hvis du vil at det skal opprettes en ny kontakt for hver skjemainnsending fra samme nettleser, kan du aktivere innstillingen Opprett alltid ny kontakt for ny e-post i skjemaalternativene.

Avduplisere kontakter etter e-postadresse

Når en ny kontakt legges til, ser HubSpot etter en matchende verdi i egenskapen E-post.

• Hvis du prøver å opprette en kontakt manuelt med samme e-postadresse som en eksisterende kontakt, vil HubSpot varsle deg om at det allerede finnes en kontakt, og du vil ikke kunne legge til den ekstra kontakten.
• Hvis det allerede finnes en kontakt med samme e-postadresse i kontoen din, vil den nye kontaktinformasjonen bli lagt til i den eksisterende kontaktoppføringen. Hvis kontakten sender inn et skjema med sin sekundære e-postadresse, vil e-postadressen overskrive den eksisterende e-postadressen for kontakten. Hvis du vil at det skal opprettes en ny kontakt for hver skjemainnsending fra samme nettleser, kan du aktivere innstillingen Opprett alltid ny kontakt for ny e-post i skjemaalternativene.
• Når den legges til via import:
  • Hvis det allerede finnes en kontakt i kontoen din med samme e-postadresse, legges den nye kontaktinformasjonen til i den eksisterende kontaktoppføringen. Hvis du for eksempel importerer en liste over kontakter som inneholder "admin@hubspot.com", og en eksisterende kontakt i HubSpot-kontoen din har e-postadressen "admin@hubspot.com", legges den importerte informasjonen til den eksisterende kontaktoppføringen.
  • Hvis du bruker en kontakts sekundære e-postadresse i HubSpot som unik identifikator i en import, og du inkluderer både den sekundære e-postadressen og Record ID som kolonner i filen, vil den sekundære e-postadressen erstatte den primære e-postadressen når den importeres. Hvis du ikke vil at den sekundære e-posten skal overskrive den primære, må du ikke også inkludere Record ID-kolonnen i filen.
  • Hvis du ikke inkluderer egenskapen E-post i importen, importeres hver rad i importfilen som en ny kontaktoppføring.
  • Hvis det allerede finnes flere poster med samme e-postadresse som en kontakt du importerer, får du en importfeil, og kontakten blir ikke importert.

Deduplikere selskaper etter selskapsdomenet

• Hvis du prøver å opprette et selskap manuelt med samme domenenavn som det primære domenet til et eksisterende selskap, vil HubSpot varsle deg om at det allerede finnes et selskap.
• Når du legger til et selskap via import, brukes selskapets domenenavn til å deduplikere selskaper, med mindre du har valgt å bruke en egendefinert egenskap som krever unike verdier som unik identifikator i stedet. Hvis du bruker en egendefinert egenskap som krever unike verdier, kan filen inneholde dupliserte selskapsdomenenavn.
  • Hvis det allerede finnes et selskap i kontoen din med samme domenenavn eller egendefinerte unike ID-egenskapsverdi, blir den nye selskapsinformasjonen lagt til i den eksisterende selskapsoppføringen.
  • Hvis det allerede finnes flere selskaper med samme domenenavn eller egendefinerte unike ID-egenskapsverdi, får du en importfeil, og det aktuelle selskapet blir ikke importert.

• • Hvis du ikke inkluderer domenenavnet Selskap eller en annen egendefinert unik ID-egenskap i importen, importeres hver rad i importfilen som en ny selskapspost.

Væroppmerksom på at selskaper som opprettes via API, ikke blir deduplikert med egenskapen Selskapets domenenavn.

Deduplikere poster etter Record ID

Når du vil importere kontakt-, firma-, avtale-, billett-, produkt- eller egendefinerte objektoppføringer, kan du bruke en unik Record ID for å matche disse oppføringene med eksisterende oppføringer i HubSpot. Denne Record-ID-en kan brukes til å deduplikere poster under importprosessen eller til å søke etter en bestemt post i HubSpot.

• For å få tak i Record-ID-ene kan du eksportere postene dine eller se verdien for et bestemt objektsRecord-ID.
• Inkluder en Record ID-kolonne i filen når du importerer postene til HubSpot. Hvis du inkluderer Record ID-kolonnen i filen, vil alle rader uten en verdi for Record ID opprette nye poster.
• Under importen blir du bedt om å matche kolonnen med Record ID i HubSpot-egenskapskolonnen .

Finn ut mer om import av Record ID-er og hvordan du konfigurerer importfilene.

Deduplikering av poster etter egendefinerte unike verdiegenskaper

For kontakter, selskaper, avtaler, billetter og egendefinerte objekter kan du opprette opptil ti egendefinerte egenskaper som krever unike verdier. Når en egenskap krever unike verdier, kan ikke brukerne angi samme verdi for flere oppføringer.

Bedriften din oppretter for eksempel et ordrenummer for hvert nettkjøp. Du kan opprette en egenskap for ordrenummer som krever et unikt nummer for hver avtale. Hvis en bruker prøver å opprette eller redigere en avtale med en eksisterende ordrenummerverdi, får vedkommende beskjed om at nummeret allerede er i bruk og kan ikke lagre avtalen.

Følgende oppførsel forventes for egenskaper med unike verdier:

• Unike verdier støttes når du oppretter eller redigerer en post manuelt i HubSpot, og når du oppretter, oppdaterer eller tilknytter selskaper, avtaler, billetter og egendefinerte objekter via import. Du kan for øyeblikket ikke bruke unike verdier for kontakter i import.
• Unike verdier støttes for øyeblikket ikke i skjemaer. Hvis målet er å oppdatere eller tilknytte eksisterende poster via skjemainnleveringer, anbefales det å bruke standard dedupliseringsegenskaper i stedet (dvs. e-post, domenenavn, post-ID).
• Hvis du oppretter en egenskap med unik verdi for kontakter, vil alle besøksverdier som bryter med kravene til unike egenskaper, bli slettet når besøkende konverteres til en kontaktoppføring. Finn ut mer om hvordan du identifiserer besøkende.

Manuell deduplikering av kontakter og selskaper( kunProfessional og Enterprise )

Du kan også deduplikere kontakter og selskaper i HubSpot-kontoen din ved hjelp av verktøyet for duplisering. Hvis kontoen din har et Operations Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du deduplikere poster i bulk og se en oversikt over dupliserte poster i kommandosenteret for datakvalitet .

Verktøyet for håndtering av duplikater identifiserer duplikater ved å sammenligne postenes verdier for følgende egenskaper:

• Kontakter: Fornavn, etternavn, e-postadresse, IP-land, telefonnummer, postnummer og firmanavn.
• Selskaper: Domenenavn, firmanavn, land/region, telefonnummer og bransje.

• Naviger til kontakter eller selskaper i HubSpot-kontoen din:
  
  • Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
  • Bedrifter: Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.

• Klikk på Handlinger > Administrer duplikater øverst til høyre.
• Se en liste over dupliserte kontakt- eller bedriftspar som du kan gå gjennom. Du kan også se når de siste duplikatene ble identifisert.

Merk: Over tabellen viser Siste sjekket for duplikater den [dato] til den siste gangen et duplikat ble identifisert ved en skanning. Dublettsøk utføres daglig.

• Hvis det er potensielle duplikater i listen, kan du endre hvilke egenskaper som vises når du sammenligner poster, ved å klikke på Velg egenskaper som skal gjennomgås over tabellen. Disse egenskapene brukes ikke som kriterier for å identifisere duplikatposter, men vises for å gi ytterligere kontekst når du sammenligner poster som er identifisert av verktøyet for duplikathåndtering. Når du tilpasser egenskapene, gjelder det bare for deg og påvirker ikke andre brukeres preferanser.

• • Hvis du vil fjerne en egenskap som vises, klikker du på X ved siden av den i delen Valgte egenskaper .
  • Hvis du vil vise en egenskap, klikker du i avmerkingsboksen ved siden av egenskapen.
  • Klikk på Bruk når du har valgt egenskapene.

• Hvis du vil sammenligne ett enkelt par mulige duplikater, klikker du på Gjennomgå ved siden av et par kontakter eller selskaper.
  
  
  • I dialogboksen kan du sammenligne postens egenskaper og analysere hvilken post du vil beholde. Velg kontakten eller selskapet du vil beholde, og klikk deretter på Slå sammen. Finn ut mer om hvordan du slår sammen kontakter eller selskaper i HubSpot.
  • Hvis de to postene ikke er duplikater, klikker du på Avbryt i dialogboksen. Klikk på Avvis i tabellen for å fjerne det identifiserte paret fra dashbordet Administrer duplikater. Avviste forslag vil ikke vises i duplikatverktøyet fremover.

• Hvis du vil slå sammen dupliserte poster eller avvise forslag i bulk( kunOperations Hub Professional og Enterprise ), merker du av i avmerkingsboksene ved siden av postene.

• Klikk på Avvis øverst i tabellen for å avvise det foreslåtte paret. Postene fjernes fra dashbordet og vises ikke som forslag fremover. Hvis en post fra et tidligere avvist forslag slås sammen med en annen post, kan den dukke opp igjen i duplikatverktøyet.

• Klikk på Gjennomgå øverst i tabellen for å sammenligne postene.
  • I dialogboksen klikker du på rullegardinmenyen Sammenslåingskriterier og velger kriteriet som bestemmer hvordan postene skal slås sammen:

• • • Sisteengasjement: Alle valgte poster slås sammen til posten med den nyeste verdien for egenskapenSiste engasjement-dato. Oppdrag som påvirker denne egenskapen, inkluderer interaksjoner med nettsider, skjemaer, dokumenter, møtekoblinger eller sporet én-til-én-e-post.
    • Eldste engasjement: Alle valgte oppføringer slås sammen til oppføringen med den eldste verdien for egenskapen Dato for siste engasjement.
    • Opprettet først: alle valgte poster slås sammen til den eldste posten basert på egenskapen Opprettelsesdato.
    • Opprettetsist: Alle valgte oppføringer slås sammen til den nyeste oppføringen basert på egenskapen Opprettelsesdato.
    • Sist oppdatert: Alle valgte poster slås sammen til posten med den nyeste oppdateringen av egenskapsverdien. Alle egenskaper, inkludert skjulte interne HubSpot-egenskaper, evalueres.
• 
  • Klikk på Slå sammen alle.

Les mer om hva som skjer når du slår sammen kontakter eller selskaper.