Deduplikatoppføringer i HubSpot

HubSpot fjerner automatisk duplikater av kontakter ved hjelp av e-postadresser og av selskaper ved hjelp av domenenavn. Record-ID-er kan også brukes til å fjerne duplikater manuelt for kontakter, selskaper, avtaler, saker, produkter, administrasjonsaktiverte objekter (f.eks. avtaler) og tilpassede objekter. For å fjerne duplikater ved import kan du inkludere egenskapen «Record-ID» eller tilpassede egenskaper som krever unike verdier i importfilen.

Automatisk deduplisering i HubSpot

HubSpot dedupliserer automatisk kontakter og selskaper som opprettes i CRM-systemet (f.eks. importer, innsendte skjemaer) på følgende måter:

• Fjern duplikater automatisk fra kontakter etter e-postadresse
• Automatisk deduplisering av selskaper etter selskapets domenenavn

Les mer om hvordan informasjonskapsler brukes til sporing i HubSpot eller hvordan du administrerer duplikater av skjemainnsendinger.

Automatisk deduplisering av kontakter etter e-postadresse

Når en ny kontakt legges til, vil HubSpot se etter en matchende verdi i e-post-egenskapen. 

• Manuelt: Hvis du prøver å opprette en kontakt manuelt med samme e-postadresse som en eksisterende kontakt, vil HubSpot varsle deg om at en kontakt allerede eksisterer, og du vil ikke kunne legge til den nye kontakten.
• Skjemainnsending: Hvis det allerede finnes en kontakt i kontoen din med samme e-postadresse, vil den nye kontaktinformasjonen bli lagt til den eksisterende kontakten. Hvis kontakten sender inn et skjema med sin sekundære e-postadresse, vil e-postadressen overskrive den eksisterende e-postadressen for kontakten. Lær mer om innstillinger for deduplisering av skjemainnsendinger i HubSpot eller skjemaer utenfor HubSpot.
• Import:
  • Hvis det allerede finnes en kontakt i kontoen din med samme e-postadresse, vil den nye kontaktinformasjonen bli lagt til den eksisterende kontakten. Hvis du for eksempel importerer en liste over kontakter som inkluderer «admin@hubspot.com», og en eksisterende kontakt i HubSpot-kontoen din har e-postadressen «admin@hubspot.com», vil den importerte informasjonen bli lagt til den eksisterende kontakten.
  • Hvis importfilen din inneholder kolonner for sekundær e-post og Record ID, og du bruker den sekundære e-posten som unik identifikator, erstatter den sekundære e-posten den primære e-posten på den eksisterende kontakten. For å forhindre at den primære e-posten overskrives, må du ikkeinkludereRecord ID-kolonnen i scenariet ovenfor.
  • Hvis du ikke inkluderer e-post -egenskapen i importen, vil hver rad i importfilen bli importert som en ny kontaktpost.
  • Hvis det allerede finnes flere poster med samme e-postadresse som en kontakt du importerer, vil du motta en importfeil, og den kontakten vil ikke bli importert. 

Fjern duplikater av selskaper automatisk etter selskapsdomene

• Manuelt: Hvis du prøver å opprette et selskap manuelt med samme domenenavn som et eksisterende selskaps primære domene, vil HubSpot varsle deg om at et selskap allerede eksisterer.
• Skjemainnsending: hvis en skjemainnsending inneholder selskapsegenskaper, og domenenavnet for selskapet er inkludert, vil et eksisterende selskap som samsvarer med domenet bli oppdatert, eller et nytt vil bli opprettet hvis domenet ikke samsvarer med en eksisterende verdi. Når det ikke er noe domene i innsendingen, vil kontaktens primære tilknyttede selskap bli oppdatert, hvis aktuelt.
• Import: Når du legger til via import, brukes de primære og sekundære verdiene for selskapets domenenavn til å fjerne duplikater av selskaper, med mindre du i stedet har valgt en egenskap med en tilpasset unik verdi som unik identifikator. Hvis du bruker en egenskap med en tilpasset unik verdi, kan filen din inneholde dupliserte domenenavn for selskaper.
  • Hvis det allerede finnes et selskap i kontoen din med samme domenenavn eller tilpasset unik ID-egenskapsverdi, vil den nye selskapsinformasjonen bli lagt til det eksisterende selskapet.
  • Hvis det allerede finnes flere selskaper med samme domenenavn eller tilpasset unik ID-egenskapsverdi, vil du motta en importfeil, og det selskapet vil ikke bli importert. 

• • Hvis du ikke inkluderer det primære eller sekundære firmanavneteller en annen egenskap for tilpasset unik ID i importen, vil hver rad i filen bli importert som et nytt selskap.

Merk: Selskaper opprettet via API vil ikke bli deduplisert av egenskapen «Selskapets domenenavn ». Dette inkluderer installerte synkroniseringsapper fra tredjeparter.

Manuell deduplisering i HubSpot

Du kan manuelt deduplisere objekter (f.eks. kontakter, oppføringer, tilpassede objekter) som er opprettet i CRM-systemet på følgende måter:

• Dedupliser poster manuelt ved hjelp avegenskapen Post-ID
• Manuell deduplisering av poster etter egenskaper for tilpassede unike verdier

Manuell deduplisering

av

poster ved hjelp av egenskapen «Record ID»

Når du ønsker å importere poster for kontakter, selskaper, avtaler, billetter, produkter, administrasjonsaktiverte objekter (f.eks. tjenester) eller tilpassede objekter, kan du bruke egenskapen «Record ID» til å sammenstille disse postene med eksisterende poster i HubSpot. Dette er en standardegenskap som lagrer den unike verdien til posten og kan brukes til å fjerne duplikater under importprosessen, eller til å søke etter en bestemt post i HubSpot.

1. For å få tak i Record ID-ene, eksporter postene dine eller se verdien for Record ID i en enkelt post.
2. Inkluder en Record ID-kolonne i filen din når du importerer postene dine til HubSpot. Hvis du inkluderer Record ID -kolonnen i importfilen din, vil alle rader uten en verdi for Record IDopprette nye poster.
3. Under importen blir du bedt om å matche kolonnen med Record ID i HubSpot-egenskapskolonnen .

Les mer om import av post-ID-er oghvordan du konfigurerer importfilene dine.

Fjern duplikater manuelt ved hjelp av egendefinerte unike verdier

For hvert objekt kan du opprette opptil ti egendefinerte egenskaper som krever unike verdier. Når en egenskap krever unike verdier, vil brukerne ikke kunne legge inn samme verdi for flere poster.

For eksempel oppretter bedriften din et ordrenummer for hvert nettkjøp. Du kan konfigurere en ordrenummer-egenskap som krever et unikt nummer for hver avtale. Hvis en bruker prøver å opprette eller redigere en avtale ved å bruke en eksisterende ordrenummerverdi, vil de få beskjed om at nummeret allerede er i bruk og vil ikke kunne lagre avtalen.

Følgende oppførsel forventes for egenskaper med unike verdier:

• Støttes når du oppretter eller redigerer en post manuelt i HubSpot, og når du oppretter, oppdaterer eller knytter poster via import.
• Støttes ikke i skjemaer. Hvis målet ditt er å oppdatere eller knytte eksisterende poster via skjemaer, anbefales det å bruke standardegenskapene for deduplisering i stedet (dvs. e-post, firmanavn, post-ID).
• Støttes når du konverterer besøkende til kontakter; egenskapsverdier for besøkende som bryter med kravene til unike verdier, vil bli slettet. Lær mer om å identifisere besøkende.

Gjennomgå potensielle dupliserte kontakter og selskaper manuelt

Forstå kravene

For eksempel har en brukerredigeringsrettighetersatt til Alle kontakter, men Ingen for selskaper. Dette gir dem kun tilgang til å administrere duplikater av kontakter.

Verktøyet for duplikatadministrasjon identifiserer duplikater ved å sammenligne verdiene i postene for følgende egenskaper:

• Kontakter: Fornavn, etternavn, e-postadresse, IP-land, telefonnummer, postnummer og firmanavn.
• Bedrifter: Bedriftsdomenenavn, bedriftsnavn, land/region, telefonnummer og bransje.

Verktøyet beregner automatisk resultatene når nye kontakter og selskaper opprettes. Det vil også sjekke én gang daglig hvis det ikke er opprettet noen poster den aktuelle dagen.

Bruk verktøyet for håndtering av duplikater

1. Gå til kontakter eller selskaper:
   
   • Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
   • Bedrifter: Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg deretterAdministrer duplikater.
3. Se en liste over par av dupliserte kontakter eller selskaper som du kan gjennomgå. Du kan også se når de siste duplikatene ble identifisert.

Merk: Over tabellen refererer Sist sjekket for duplikater den [dato] til sist en duplikat ble identifisert ved en skanning.

4. Slik legger du til eller fjerner kolonner i tabellen:
   • Klikk på det vertikale menyikonet med tre vertikale prikker i en kolonneoverskrift, og velg deretter Legg til kolonne eller Fjern kolonne.
   • I popup-boksen velger du egenskapen du vil legge til. Egenskaper som er lagt til, vises som kolonner med tilleggsinformasjon når du gjennomgår dupliserte poster. 
5. Klikkpå egenskapsmenyenover tabellen, og velg deretter kriterier for å filtrere postene. Du kan filtrere etter Eier, Opprettelsesdato, Siste aktivitetsdato og Oppdagelsesdato (datoen da det potensielle duplikatet ble funnet). For kontakter kan du også filtrere etter Livssyklusfase.
6. Klikk på Gjennomgå ved siden av et par kontakter eller selskaper for å fokusere på et enkelt par mulige duplikater. I dialogboksen kan du sammenligne postens egenskaper og analysere hvilken post du vil beholde.
   
   • For å endre hvilke egenskaper som vises når du sammenligner postene, klikker du på Angi egenskaper som skal gjennomgås. Klikk på Bruk når du har valgt egenskapene.
   • Velgkontakten/selskapet du vil beholde, og klikk deretter på Slå sammen. Eller velg kontakt-/selskapsegenskapene du vil beholde fra hver post. Lær mer om å slå sammen kontakter eller selskaper i HubSpot.
   • Hvis de to postene ikke er duplikater, klikker du på Avbryt i dialogboksen. I tabellen klikker du på Avvis for å fjerne dette identifiserte paret fra dashbordet Administrer duplikater. Avviste forslag vil ikke vises i duplikatverktøyet fremover.

7. Slik avviser du flere duplikatforslag samtidig:

   • Merk av i boksene ved siden av de ønskede postene.

   • Klikk på Avvis øverst i tabellen. Postene fjernes fra oversikten og vil ikke vises som forslag fremover.

   Merk: Hvis en post fra et tidligere avvist forslag slås sammen med en annen post, kan den dukke opp igjen i verktøyet for duplikater.

8. Slik angir du et avvist par:
   • Klikk på Gjennomgå avviste duplikater øverst til høyre.
   • Klikk på Angre.
9. Slik slår du sammen flere duplikatoppføringer samtidig:
   • Merk av i boksene ved siden av de ønskede postene.
   • Øverst i tabellen klikker du på Gjennomgå.
   • I dialogboksen klikker du på rullegardinmenyen Slå sammen kriterier, og velger deretter kriteriet som avgjør hvordan postene skal slås sammen:
     • Siste interaksjon: alle valgte poster blir slått sammen med posten som har den nyeste verdien for egenskapenDato for siste interaksjon. Interaksjoner som påvirker denne egenskapen inkluderer interaksjoner med nettsider, skjemaer, dokumenter, møtelinker eller sporte én-til-én-e-poster.
     • Eldste engasjement: alle valgte poster vil bli slått sammen til posten med den eldste verdien for egenskapenDato for siste engasjement.
     • Opprettet først: alle valgte poster vil bli slått sammen til den eldste posten basert på egenskapenOpprettelsesdato.
     • Opprettet sist: alle valgte poster vil bli slått sammen til den nyeste posten basert på egenskapenOpprettelsesdato.
     • Sist oppdatert: alle valgte poster vil bli slått sammen til posten med den siste oppdateringen av egenskapsverdien. Alle egenskaper, inkludert skjulte interne HubSpot-egenskaper, blir vurdert.
   • Klikk på Slå sammen alle.

Hvis du allerede vet hvilke poster du vil slå sammen, kan du lære hvordan du slår sammen enkeltposter. Les mer om hva som skjer når du slår sammen kontakter eller selskaper.

Administrer tilpassede regler for duplikater (BETA)

Hvis du er bruker i en konto som er registrert i den offentlige betaversjonen av «Opprett tilpassede regler for å administrere dupliserte poster», kan du konfigurere tilpassede regler som utløser varsler om dupliserte poster. Opprett opptil to regler per objekt.

Slik konfigurerer du en tilpasset regel:

1. Gå til Datahåndtering > Datakvalitet i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på fanenAdministrer duplikater.
3. Idelen Administrer duplikaterklikker du påOpprett tilpasset regel.
4. I panelet til høyre: 
   • Klikk på rullegardinmenyenfor valg av objekt og velg etobjekt.
   • Klikk pårullegardinmenyen for egenskaperog velgegenskaper. Du kan velge opptil tre.
   • Skriv inn etnavn i tekstfeltetNavngi regel.
   • Når du er ferdig, klikker du påOpprett.
5. I delen«Administrer duplikater » klikker du påobjektnavnet du opprettet regelen for.
6. Klikk pånavnet på en regel i venstre sidefelt.
7. Gå gjennom tabellen over potensielle duplikater.

Slik sletter du en tilpasset regel:

1. Gå til Datahåndtering > Datakvalitet i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på fanen«Administrer duplikater ».
3. I delenAdministrer duplikater klikker du påHandlingerog velgerderetterAdministrer regler.
4. I panelet til høyre holder du musepekeren over en regel og klikker påSlett.
5. Når du er ferdig, klikker du påX.

Vis en revisjonslogg for håndtering av duplikater

Vis en revisjonslogg som deler informasjon om nylig automatisk sammenslåtte poster og avviste forslag. Dette hjelper deg med å bedre spore automatiserte handlinger utført av systemet, uten å vise manuelt sammenslåtte poster.

1. Gå til Datahåndtering > Datakvalitet i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på fanenAdministrer duplikater.
3. Klikk påHandlinger, og klikk deretter påVis historikk for å få tilgang til revisjonsloggen.