Desduplicação de registros no HubSpot

A HubSpot desduplica os contatos automaticamente usando endereços de e-mail e empresas que utilizam nomes de domínio. Os IDs de Registro também podem ser usados para desduplicar manualmente contatos, empresas, negócios, tickets, produtos, objetos ativados pelo administrador (por exemplo, compromissos) e objetos personalizados. Para desduplicar por meio da importação, você pode incluir o ID do Registro propriedade ou as propriedades personalizadas que exigem valores exclusivos em seu arquivo de importação.

Desduplicação automática no HubSpot

O HubSpot desduplica automaticamente contatos e empresas criados no CRM (por exemplo, importações, envios de formulário) da seguinte forma:

• Desduplicação automática de contatos por endereço de e-mail
• Desduplição automática de empresas por nome de domínio da empresa

Saiba mais sobre como os cookies são usados no rastreamento do HubSpot ou como gerenciar duplicatas de envios de formulário.

Desduplicação automática de contatos por endereço de e-mail

Quando um novo contato é adicionado, o HubSpot procurará um valor correspondente na propriedade E-mail. 

• Manual: se você tentar criar manualmente um contato com o mesmo endereço de e-mail de um contato existente, o HubSpot alertará que já existe um contato e você não poderá adicionar um outro contato.
• Envio de formulário: se já existir um contato em sua conta com o mesmo endereço de e-mail, as novas informações do contato serão adicionadas ao contato existente. Se o contato enviar um formulário com seu endereço de e-mail secundário, o endereço de e-mail substituirá o existente para o contato. Saiba mais sobre as configurações de desduplicação de envios de formulário da HubSpot ou sobre formulários externos.
• Importação:
  • Se já existir um contato em sua conta com o mesmo endereço de e-mail, as novas informações do contato serão adicionadas ao contato existente. Por exemplo, se você importar uma lista de contatos que inclua "admin@hubspot.com" e um contato existente na sua conta da HubSpot tiver o e-mail "admin@hubspot.com", as informações importadas serão adicionadas a essa contato existente.
  • Se o arquivo de importação contiver colunas de e-mail secundário e ID de Registro e você estiver usando o e-mail secundário como identificador exclusivo, o e-mail secundário substituirá o principal no contato existente. Para evitar a substituição do e-mail principal, não inclua a coluna ID do Registro para o cenário acima.
  • Se você não incluir o propriedade E-mail na importação, cada linha do arquivo de importação será importada como um novo registro do contato.
  • Se já existirem vários registros com o mesmo endereço de e-mail de um contato que está sendo importado, você receberá um erro de importação e esse contato não será importado. 

Desduplição automática de empresas por domínio da empresa

• Manual: se você tentar criar manualmente um empresa com o mesmo domínio que o domínio principal de um empresa existente, o HubSpot alertará que já existe um empresa.
• Envio de formulário : se um envio de formulário incluir empresa propriedades, quando o Empresa domínio for incluído, o empresa existente com esse domínio será atualizado. Quando não houver domínio no envio, se aplicável, a empresa principal associada ao contato será atualizada.
• Importar: quando adicionados por meio de importação, os valores de Empresa domínio principal e secundário são usados para desduplicar empresas, a menos que você tenha selecionado um valor exclusivo personalizado propriedade como identificador exclusivo. Se você usar um propriedade de valor exclusivo personalizado, seu arquivo poderá incluir nomes de empresa domínio duplicados.
  • Se já existir uma empresa na sua conta com o mesmo nome de domínio ou valor de propriedade de ID exclusivo, as novas informações de empresa serão adicionadas à empresa existente.
  • Se já existirem várias empresas com o mesmo nome de domínio ou valor de propriedade de ID exclusivo, você receberá um erro de importação e a empresa não será importada. 

• • Se você não incluir o Empresa domínio principal ou secundário ou outro ID exclusivo personalizado propriedade na importação, cada linha do arquivo será importada como um novo empresa.

Observe que as empresas criadas por meio da API não serão desduplicadas pelo nome de domínio da Empresa propriedade. Isso inclui aplicativos de sincronização de terceiros instalados. 

Desduplicação manual no HubSpot

Você pode desduplicar manualmente objetos (por exemplo, contatos, listagens, objetos personalizados) criados no CRM da seguinte forma:

• Desduplicação manual de registros pela propriedade de ID de registro
• Desduplicação manual de registros por propriedades personalizadas de valor exclusivo

Desduplicação manual de registros pela propriedade de ID do registro

Quando você deseja importar registros de contato, empresa, negócio, ticket, produto, objeto ativado pelo administrador (por exemplo, serviço) ou objeto personalizado, pode usar a propriedade de ID de registro para fazer a correspondência desses registros com os registros existentes no HubSpot. Essa é uma propriedade padrão que armazena o valor exclusivo do registro e pode ser usada para desduplicar registros durante o processo de importação ou para pesquisar um registro específico no HubSpot.

1. Para obter os IDs de registro, exporte seus registros ou visualize o valor de um registro individual para ver o ID de registro.
2. Inclua uma coluna de ID de Registro em seu arquivo ao importar seus registros para o HubSpot. Se você incluir a coluna ID de registro no arquivo, qualquer linha sem um valor para ID de registro criará novos registros.
3. Durante a importação, você será solicitado a corresponder a coluna ao ID de registro na coluna Propriedade do HubSpot.

Saiba mais sobre como importar IDs de registro e como configurar seus arquivos de importação.

Desduplicação manual de registros pelas propriedades personalizadas de valor exclusivo

Para cada objeto, você pode criar até dez propriedades personalizadas que exigem valores exclusivos. Quando uma propriedade exige valores exclusivos, os usuários não poderão inserir o mesmo valor para vários registros.

Por exemplo, sua empresa cria um número de pedido para cada compra online. Você pode configurar uma propriedade de Número do pedido que exija um número exclusivo para cada negócio. Se um usuário tentar criar ou editar um negócio usando um valor de Número de pedido existente, ele será notificado de que o número já está em uso e não poderá salvar o negócio.

O seguinte comportamento é esperado para propriedades de valor exclusivo:

• Compatível ao criar ou editar manualmente um registro no HubSpot e ao criar, atualizar ou associar registros por meio de importação.
• Não compatível com formulários. Se o seu meta for atualizar ou associar registros existentes por meio de envios de formulários, é recomendado usar as propriedades padrão desduplicação (ou seja, E-mail, Empresa domínio Registro ID).
• Suporte na conversão de visitantes em contatos; Os valores de propriedade do visitante que violam os requisitos de valor exclusivo serão apagados. Saiba mais sobre como identificar visitantes.

Revisar manualmente contatos e empresas duplicados potenciais

Noções básicas sobre os requisitos

Por exemplo, um usuário tem permissões de Edição definidas como Todos os Contatos , mas não tem permissões Nenhum para empresas. Isso permite que eles tenham acesso somente ao gerenciamento de duplicatas de contato. 

A ferramenta de gerenciamento de duplicidades identifica dados duplicados através da comparação dos valores dos registros para as seguintes propriedades:

• Contatos: nome, sobrenome, endereço de e-mail, IP, país, número de telefone, código postal e nome da empresa.
• Empresas: nome de domínio da empresa, nome da empresa, país/região, número de telefone e setor.

A ferramenta calcula os resultados automaticamente à medida que novos contatos e empresas são criados. Ela também verificará uma vez por dia se algum registro foi criado nesse dia específico.

Usar a ferramenta gerenciar duplicatas

1. Navegue até contatos ou empresas:
   
   • Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
   • Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
2. No canto superior direito, clique em Ações e selecione Gerenciar dados duplicados.
3. Veja uma lista de pares de contatos ou empresas duplicadas para analisar. Você também pode ver quando as duplicatas mais recentes foram identificados.

Observação: acima da tabela, Última verificação de duplicatas em [data] refere-se à última vez que uma duplicata foi identificada por uma verificação.

• Para adicionar ou remover colunas na tabela:
  • Em um cabeçalho de coluna, clique no verticalMenuIcon ícone de três pontos verticais e selecione Adicionar coluna ou Remover coluna.
  • Na caixa pop-up, selecione a propriedade que deseja adicionar. As propriedades adicionadas são exibidas como colunas para obter detalhes adicionais ao revisar registros duplicados. 
• Clique nos menus suspensos de propriedades acima da tabela e selecione critérios para filtrar os registros.  Você pode filtrar por Proprietário, Data de criação, Data da última atividade e Data da descoberta (a data em que a possível duplicata foi encontrada). Para contatos, você também pode filtrar por Fases do ciclo de vida.
• Clique em Revisar ao lado de um par de contatos ou empresas para focar em um único par de possíveis duplicados. Na caixa de diálogo, você pode comparar as propriedades do registro e analisar qual registro manter.
  
  • Para alterar as propriedades exibidas ao comparar os registros, clique em Definir propriedades para revisar. Clique em Aplicar depois de selecionar as propriedades.
  • Selecione o contato/empresa que deseja manter e clique em Mesclar. Ou selecione as propriedades de contato/empresa que deseja manter de cada registro. Saiba mais sobre como mesclar contatos ou empresas no HubSpot.
  • Se os dois registros não estiverem duplicados, na caixa de diálogo, clique em Cancelar. Na tabela, clique em Rejeitar para remover esse par identificado do painel Gerenciar duplicados. As sugestões rejeitadas não aparecerão na ferramenta de duplicatas no futuro.

• Para rejeitar sugestões duplicadas em massa:
  • Marque as caixas de seleção ao lado dos registros desejados.
  • No canto superior da tabela, clique em Rejeitar. Os registros serão removidos do painel e não aparecerão como sugestão no futuro.

  Observação: Se o registro de uma sugestão rejeitada anteriormente for mesclado com outro registro, ele poderá reaparecer na ferramenta de duplicatas.

• Para desfazer a rejeição de um par:
  • No canto superior direito, clique em Revisar duplicatas rejeitadas.
  • Clique em Desfazer.
• Para mesclar registros duplicados em massa:
  • Marque as caixas de seleção ao lado dos registros desejados.
  • No canto superior da tabela, clique em Revisar.
  • Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso Critérios de mesclagem e selecione o critério que define como os registros são mesclados:
    • Último engajamento: todos os registros selecionados serão mesclados com o registro que tem o valor mais recente para a propriedade Data do último engajamento. Os engajamentos que afetam essa propriedade incluem interações com páginas de sites, formulários, documentos, links de reunião ou mensagens de e-mail individuais rastreadas.
    • Mais antigo engajamento : todos os registros selecionados serão mesclados no registro com o valor mais antigo para a data do Último Engajamento propriedade .
    • Criado primeiro: todos os registros selecionados serão mesclados com o registro mais antigo com base na propriedade Data de criação.
    • Criado por último: todos os registros selecionados serão mesclados com o registro mais recente com base na propriedade Data de criação.
    • Mais recentemente atualizado: todos os registros selecionados serão mesclados com o registro cujo valor de propriedade foi atualizado mais recentemente. Todas as propriedades, incluindo as propriedades internas ocultas do HubSpot, serão avaliadas.
  • Clique em Mesclar tudo.

Saiba mais sobre o que acontece quando você mescla contatos ou empresas.

Gerenciar regras de duplicação personalizadas (BETA)

Se você for um usuário em uma conta inscrita na versão beta Criar Regras Personalizadas para Gerenciar Registros Duplicados , poderá configurar regras personalizadas que gatilhos alertas de registro duplicados. Você pode criar até duas regras por objeto.

Para configurar uma regra personalizada:

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até Gerenciamento de dados > Qualidade de dados.
2. Clique na guia Gerenciar Duplicatas .
3. Na seção Gerenciar Duplicatas, clique em Criar regra personalizada.
4. No painel direito: 
   • Clique no menu suspenso selecionar objeto e selecione um objeto .
   • Clique no menu suspenso propriedades e selecione propriedades. Você pode selecionar até três.
   • No campo de texto da regra Nome , digite um nome.
   • Quando terminar, clique em Criar.
5. Na seção Gerenciar Duplicatas , clique no nome do objeto para o qual você criou a regra.
6. Clique no nome de uma regra na barra lateral esquerda.
7. Revise a tabela de duplicatas potenciais.

Para excluir uma regra personalizada:

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até Gerenciamento de dados > Qualidade de dados.
2. Clique na guia Gerenciar Duplicatas .
3. Na seção Gerenciar Duplicatas , clique em Ações e selecione Gerenciar regras.
4. No painel direito, passe o mouse sobre uma regra e clique em Excluir.
5. Quando terminar, clique no X.

Exibir um log de auditoria para gerenciamento de duplicatas

Exibir um log de auditoria compartilhando informações sobre registros mesclados automaticamente recentemente e sugestões rejeitadas. Isso ajuda a controlar melhor as ações automatizadas executadas pelo sistema, sem gerar a superfície de registros mesclados manualmente.

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até Gerenciamento de dados > Qualidade de dados.
2. Clique na guia Gerenciar Duplicatas .
3. Clique em Ações e em Exibir histórico para acessar o log de auditoria.