Desduplicação de registros no HubSpot

A HubSpot desduplica os contatos automaticamente usando endereços de e-mail e empresas que utilizam nomes de domínio. As IDs de registro também podem ser usadas para desduplicar manualmente contatos, empresas, negócios, tickets, produtos, objetos ativados pelo administrador (por exemplo, compromissos) e Para desduplicar por meio da importação, você pode incluir a propriedade ID de Registro ou as propriedades personalizadas que exigem valores exclusivos em seu arquivo de importação.

Os usuários em uma conta do Professional ou Enterprise também podem gerenciar manualmente os dados duplicados usando a ferramenta de gerenciamento de dados duplicados.

Desduplicação automática no HubSpot

O HubSpot desduplica automaticamente contatos e empresas criados no CRM (por exemplo, importações, envios de formulário) da seguinte forma:

• Desduplicação automática de contatos por endereço de e-mail
• Desduplição automática de empresas por nome de domínio da empresa

Saiba mais sobre como os cookies são usados no rastreamento do HubSpot ou como gerenciar duplicatas de envios de formulário.

Desduplicação automática de contatos por endereço de e-mail

Quando um novo contato é adicionado, o HubSpot procurará um valor correspondente na propriedade E-mail.

• Se você tentar criar manualmente um contato com o mesmo endereço de e-mail de um contato existente, o HubSpot o alertará de que um contato já existe e você não poderá adicionar o contato adicional.
• Quando adicionado por meio de envios de formulários, se o contato já existir na sua conta com o mesmo endereço de e-mail, as novas informações serão adicionadas ao registro de contato existente. Se o contato enviar um formulário com seu endereço de e-mail secundário, o endereço de e-mail substituirá o existente para o contato. Saiba mais sobre as configurações de desduplicação de envios de formulário da HubSpot ou sobre formulários externos.
• Quando adicionado por importação:
  • Se já existir um contato em sua conta com o mesmo endereço de e-mail, as novas informações do contato serão adicionadas ao registro do contato existente. Por exemplo, se você importar uma lista de contatos que inclui "admin@hubspot.com" e um contato existente em sua conta da HubSpot tiver o e-mail "admin@hubspot.com", as informações importadas serão adicionadas a esse registro do contato existente.
  • Se você estiver usando o email secundário de um contato no HubSpot como identificador exclusivo em uma importação, se você incluir tanto o email secundário quanto o email secundário e as colunas no seu arquivo, o email secundário substituirá o email principal quando importado. Se você não quiser que o e-mail secundário substitua o principal, nãoinclua a coluna ID do registro no seu arquivo.
  • Se você não incluir a propriedade de Email na importação, cada linha do arquivo de importação será importada como um novo registro do contato.
  • Se já existirem vários registros com o mesmo endereço de email de um contato que você está importando, você receberá um erro de importação e esse contato não será importado. 

Desduplição automática de empresas por domínio da empresa

• Caso tente criar manualmente uma empresa com o mesmo nome de domínio de um domínio principal de uma empresa existente, o HubSpot alertará que já existe uma empresa.
• Se um envio de formulário incluir propriedades de empresa, quando o Nome do domínio da empresa estiver incluído, a empresa existente com esse domínio será atualizada. Quando não houver domínio no envio, se aplicável, a empresa principal associada ao contato será atualizada.
• Quando adicionado via importação, o nome de domínio Empresa será usado para desduplicar empresas a menos que você tenha selecionado o uso de uma propriedade personalizada que exija valores exclusivos. Se você usar uma propriedade personalizada que exija valores exclusivos, o arquivo poderá incluir nomes de domínio de empresas duplicados.
  • Se já existir uma empresa na sua conta com o mesmo nome de domínio ou valor de propriedade de ID exclusivo, as novas informações serão adicionadas ao registro de empresa existente.
  • Se já existirem várias empresas com o mesmo valor de propriedade de domínio ou ID exclusiva personalizada, você receberá um erro de importação e essa empresa não será importada. 

• • Se você não incluir o Nome do domínio da empresa ou outra propriedade personalizada de ID exclusivo na importação, cada linha do arquivo de importação será importada como um novo registro de empresa.

Observe que as empresas criadas por meio da API não serão desduplicadas pelo nome de domínio da Empresa propriedade. Isso inclui aplicativos de sincronização de terceiros instalados. 

Desduplicação manual no HubSpot

Você pode desduplicar manualmente objetos (por exemplo, contatos, listagens, objetos personalizados) criados no CRM da seguinte forma:

• Desduplicação manual de registros pela propriedade de ID de registro
• Desduplicação manual de registros por propriedades personalizadas de valor exclusivo

Desduplicação manual de registros pela propriedade de ID do registro

Quando você deseja importar registros de contato, empresa, negócio, ticket, produto, objeto ativado pelo administrador (por exemplo, serviço) ou objeto personalizado, pode usar a propriedade de ID de registro para fazer a correspondência desses registros com os registros existentes no HubSpot. Essa é uma propriedade padrão que armazena o valor exclusivo do registro e pode ser usada para desduplicar registros durante o processo de importação ou para pesquisar um registro específico no HubSpot.

• Para obter os IDs de registro, exporte seus registros ou visualize o valor de um registro individual para ver o ID de registro.
• Inclua uma coluna de ID de Registro em seu arquivo ao importar seus registros para o HubSpot. Se você incluir a coluna ID de registro no arquivo, qualquer linha sem um valor para ID de registro criará novos registros.
• Durante a importação, você será solicitado a corresponder a coluna ao ID de registro na coluna Propriedade do HubSpot.

Saiba mais sobre como importar IDs de registro e como configurar seus arquivos de importação.

Desduplicação manual de registros pelas propriedades personalizadas de valor exclusivo

Para cada objeto, você pode criar até dez propriedades personalizadas que exigem valores exclusivos. Quando uma propriedade exige valores exclusivos, os usuários não poderão inserir o mesmo valor para vários registros.

Por exemplo, sua empresa cria um número de pedido para cada compra online. Você pode configurar uma propriedade de Número do pedido que exija um número exclusivo para cada negócio. Se um usuário tentar criar ou editar um pedido usando um valor de Número de pedido existente, ele será notificado de que o número já está em uso e não poderá salvar o negócio.

O seguinte comportamento é esperado para propriedades de valor exclusivo:

• Valores exclusivos são suportados ao criar ou editar manualmente um registro no HubSpot e ao criar, atualizar ou associar registros via importação.
• No momento, não há suporte para valores exclusivos nos formulários. Se o seu objetivo for atualizar ou associar registros existentes por meio de envios de formulários, é recomendado usar as propriedades padrão de desduplicação (por exemplo, E-mail, Nome de domínio da empresa, ID do registro).
• Se você criar uma propriedade de valor exclusivo para os contatos, quando os visitantes forem convertidos em um registro de contato, todos os valores de propriedades do visitante que violarem os requisitos de propriedade exclusiva serão apagados. Saiba mais sobre a identificação de visitantes.

Revisar manualmente possíveis contatos e empresas duplicados (somente Professional e Enterprise)

Você também pode revisar possíveis contatos e empresas duplicados em sua conta da HubSpot usando a ferramenta de gerenciamento de duplicidades. Isso significa que você pode gerenciá-los individualmente.

Também é possível desduplicar registros em massa e exibir uma visão geral dos dados de registro duplicados no centro de comandos da qualidade de dados (Hub deDadosProfessional).

Compreender os requisitos

Para usar a ferramenta de gerenciamento duplicado, os usuários devem ter permissões de acesso às ferramentas de Qualidades de dados . Eles também devem ter permissões Editar definidas como Todos os Contatos e/ou Todas as Empresas (ou seja, acesso a contatos para gerenciar duplicatas de contato, empresas para gerenciar duplicatas de empresa e ambos para acessar todas as duplicatas). 

A ferramenta de gerenciamento de duplicidades identifica dados duplicados através da comparação dos valores dos registros para as seguintes propriedades:

• Contatos: nome, sobrenome, endereço de e-mail, IP, país, número de telefone, código postal e nome da empresa.
• Empresas: nome de domínio da empresa, nome da empresa, país/região, número de telefone e setor.

A ferramenta calcula os resultados automaticamente à medida que novos contatos e empresas são criados. Ela também verificará uma vez por dia se algum registro foi criado nesse dia específico. Ele exibe até 5.000 (Data Hub Professional) ou 10.000 (Hub de dados Professional) dos pares duplicados mais prováveis. 

Usar a ferramenta gerenciar duplicatas

1. Navegue até contatos ou empresas:
   
   • Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
   • Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
2. No canto superior direito, clique em Ações > Gerenciar duplicatas.
3. Veja uma lista de pares de contatos ou empresas duplicadas para analisar. Você também pode ver quando as duplicatas mais recentes foram identificados.

Observação: acima da tabela, Última verificação de duplicatas em [data] refere-se à última vez que uma duplicata foi identificada por uma verificação.

• Para filtrar os registros, clique nos menus suspensos da propriedade acima da tabela e selecione critérios. Você pode filtrar por Proprietário, Data de criação, Data da última atividade e Data da descoberta (a data em que a possível duplicata foi encontrada). Para contatos, você também pode filtrar por Fases do ciclo de vida.
• Para comparar um único par de possíveis duplicatas, clique em Revisar ao lado de um par de contatos ou empresas. Na caixa de diálogo, você pode comparar as propriedades do registro e analisar qual registro manter.
  
  • Para alterar as propriedades exibidas ao comparar os registros, clique em Definir propriedades para revisar. Clique em Aplicar depois de selecionar as propriedades.
  • Selecione o contato/empresa que deseja manter e clique em Mesclar. Ou selecione as propriedades de contato/empresa que deseja manter de cada registro (Hub de Dados Professional ouEmpreendimento). Saiba mais sobre como mesclar contatos ou empresas no HubSpot.
  • Se os dois registros não estiverem duplicados, na caixa de diálogo, clique em Cancelar. Na tabela, clique em Rejeitar para remover esse par identificado do painel Gerenciar duplicados. As sugestões rejeitadas não aparecerão na ferramenta de duplicatas no futuro.

• Para mesclar registros duplicados ou rejeitar sugestões em massa (Data Hub Professional e Enterprise), selecione os registros.
• Para rejeitar o par sugerido, clique em Rejeitar no topo da tabela. Os registros serão removidos do painel e não aparecerão como sugestão no futuro.

Observação: se o registro de uma sugestão rejeitada anteriormente for mesclado com outro registro, ele poderá reaparecer na ferramenta de duplicatas.

• Para desfazer a rejeição de um par, clique em Revisar duplicatas rejeitadas no canto superior direito. Em seguida, clique em Desfazer.
• Para comparar os registros, clique em Revisar na parte superior da tabela.
  • Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso Critérios de mesclagem e selecione o critério que define como os registros são mesclados:
    • engajamento mais recente: todos os registros selecionados serão mesclados no registro com o valor mais recente para a propriedade da data do último Engajamento . Os engajamentos que afetam essa propriedade incluem interações com páginas de sites, formulários, documentos, links de reunião ou mensagens de e-mail individuais rastreadas.
    • engajamento mais antigo: todos os registros selecionados serão mesclados no registro com o valor mais antigo da última propriedade na data do Engajamento .
    • Criado primeiro: todos os registros selecionados serão mesclados no registro mais antigo com base na propriedade de data de Criação .
    • Criado por último: todos os registros selecionados serão mesclados no registro mais recente com base na propriedade de data de criação .
    • Mais recentemente atualizado: todos os registros selecionados serão mesclados com o registro cujo valor de propriedade foi atualizado mais recentemente. Todas as propriedades, incluindo as propriedades internas ocultas do HubSpot, serão avaliadas. 
  • Clique em Mesclar tudo.

Gerenciar regras de duplicação personalizadas (BETA) (Data Hub Professional e Enterprisesomente)

Se você for um usuário em uma conta inscrita na versão beta Criar Regras Personalizadas para Gerenciar Registros Duplicados , poderá configurar regras personalizadas que gatilhos alertas de registro duplicados. Você pode criar até duas regras por objeto.

Para configurar uma regra personalizada:

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até Gerenciamento de dados > Qualidade de dados.
2. Clique na guia Gerenciar Duplicatas .
3. Na seção Gerenciar Duplicatas, clique em Criar regra personalizada.
4. No painel direito: 
   • Clique no menu suspenso selecionar objeto e selecione um objeto .
   • Clique no menu suspenso propriedades e selecione propriedades. Você pode selecionar até três.
   • No campo de texto da regra Nome , digite um nome.
   • Quando terminar, clique em Criar.
5. Na seção Gerenciar Duplicatas , clique no nome do objeto para o qual você criou a regra.
6. Clique no nome de uma regra na barra lateral esquerda.
7. Revise a tabela de duplicatas potenciais.

Para excluir uma regra personalizada:

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até Gerenciamento de dados > Qualidade de dados.
2. Clique na guia Gerenciar Duplicatas .
3. Na seção Gerenciar Duplicatas , clique em Ações e selecione Gerenciar regras.
4. No painel direito, passe o mouse sobre uma regra e clique em Excluir.
5. Quando terminar, clique no X.

Exibir um log de auditoria para gerenciamento de duplicatas (Profissional de Hub de Dados e Corporativo somente)

Exibir um log de auditoria compartilhando informações sobre registros mesclados automaticamente recentemente e sugestões rejeitadas. Isso ajuda a controlar melhor as ações automatizadas executadas pelo sistema, sem gerar a superfície de registros mesclados manualmente.

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até Gerenciamento de dados > Qualidade de dados.
2. Clique na guia Gerenciar Duplicatas .
3. Clique em Ações e em Exibir histórico para acessar o log de auditoria.