HubSpot 中的重复记录

HubSpot 会根据电子邮件地址自动对联系人进行去重，并根据域名对公司进行去重。您还可以使用记录 ID 手动对联系人、公司、商机、工单、产品、管理员激活的对象（例如预约）以及自定义对象进行去重。若要通过导入进行去重，您可以在导入文件中包含“记录 ID”属性或需要唯一值的自定义属性。

HubSpot 中的自动去重

HubSpot 会通过以下方式自动对在 CRM 中创建的联系人及公司（例如：导入数据、表单提交）进行去重：

• 按电子邮件地址自动去重联系人
• 根据公司域名自动去重

了解有关 HubSpot 中如何使用 Cookie 进行跟踪或管理表单提交重复项的更多信息。

按电子邮件地址自动去重联系人

当添加新联系人时，HubSpot 会在“电子邮件”属性中查找匹配的值。 

• 手动操作：如果您尝试手动创建一个与现有联系人电子邮件地址相同的联系人，HubSpot 会提示您该联系人已存在，且您无法添加该联系人。
• 表单提交：如果您的账户中已存在具有相同电子邮件地址的联系人，新联系人信息将被添加到现有联系人中。如果联系人使用其备用电子邮件地址提交表单，该电子邮件地址将覆盖该联系人的现有电子邮件地址。了解有关HubSpot 表单提交去重设置或 非 HubSpot 表单的更多信息。
• 导入：
  • 如果您的账户中已存在具有相同电子邮件地址的联系人，新联系人信息将被添加到现有联系人中。例如，如果您导入的联系人列表中包含“admin@hubspot.com”，而您的 HubSpot 账户中已有联系人使用该电子邮件地址，则导入的信息将被添加到该现有联系人中。
  • 如果导入文件包含“辅助邮箱”和“记录 ID”列，且您将辅助邮箱用作唯一标识符，则辅助邮箱将替换现有联系人的主邮箱。为防止主邮箱被覆盖，请在上述情况下 不要包含“记录ID”列。
  • 如果您在导入时未包含“电子邮件”属性，导入文件中的每一行都将作为新的联系人记录进行导入。
  • 如果系统中已存在多个与您要导入的联系人具有相同电子邮件地址的记录，您将收到导入错误提示，且该联系人将不会被导入。 

根据公司域名自动去重当

公司

• 手动操作：若尝试手动创建与现有公司主域名相同的公司，HubSpot 将提示您该公司已存在。
• 表单提交：如果表单提交包含公司属性，且包含“公司域名”字段，系统将更新与该域名匹配的现有公司；若域名与现有值不匹配，则会创建新公司。当提交内容中不包含域名时（如适用），将更新该联系人的主要关联公司。
• 导入：通过导入添加时，系统将使用公司主域名和次域名值进行去重，除非您已选择自定义唯一值属性作为唯一标识符。如果您使用自定义唯一值属性，您的文件中可以包含重复的公司域名。
  • 如果您的账户中已存在具有相同域名或自定义唯一 ID 属性值的公司，新公司信息将被添加到现有公司中。
  • 如果已有多个公司具有相同的域名或自定义唯一 ID 属性值，您将收到导入错误提示，且该公司将不会被导入。 

• • 如果您在导入时未包含主要或次要的公司域名或其他自定义唯一 ID 属性，文件中的每一行都将作为新公司进行导入。

请注意： 通过 API 创建的公司 不会根据“公司域名”属性进行去重。这包括已安装的第三方同步应用。

在 HubSpot 中手动去重

您可以通过以下方式手动去重在 CRM 中创建的对象（例如联系人、房源、自定义对象）：

• 通过“记录 ID”属性手动去重
• 通过自定义唯一值属性手动去重记录

通过“记录 ID”属性 手动去重

当您需要导入联系人、公司、商机、工单、产品、管理员激活对象（例如服务）或自定义对象记录时，可以使用“记录 ID”属性将这些记录与 HubSpot 中的现有记录进行匹配。 这是一个默认属性，用于存储记录的唯一值，可在导入过程中用于去重，或用于在 HubSpot 中搜索特定记录。

1. 要获取记录 ID，请导出您的记录，或查看单条记录的 “记录 ID ”字段值。
2. 将“记录 ID”列 包含在文件中，以便将记录导入 HubSpot。如果您在导入文件中包含“记录 ID”列，任何“记录 ID”值为空的行都将创建新记录。
3. 在导入过程中，系统会提示您将该列与 HubSpot 属性列 中的 “记录 ID ”进行匹配。

了解有关导入记录 ID 以及如何设置导入文件的更多信息 。

通过自定义唯一值属性手动去重

对于每个对象，您可以创建最多十个要求唯一值的自定义属性。当属性要求唯一值时，用户将无法在多个记录中输入相同的值。

例如，您的公司为每次在线购买生成一个订单号。您可以设置一个“订单号”属性，要求每笔交易拥有唯一的编号。如果用户尝试使用已存在的订单号值创建或编辑交易，系统将提示该编号已被使用，且无法保存该交易。

唯一值属性具有以下预期行为：

• 在 HubSpot 中手动创建或编辑记录时，以及通过导入创建、更新或关联记录时均受支持。
• 表单中不支持此功能。若您的目标是通过表单提交更新或关联现有记录，建议改用默认的去重属性（例如电子邮件、公司域名、记录 ID）。
• 在将访客转换为联系人时受支持；违反唯一值要求的访客属性值将被清除。了解有关识别访客的更多信息。

手动审核潜在的重复联系人及公司

了解要求

例如，某用户的编辑权限设置为“所有联系人”，但 对公司的 权限为“无” 。这将仅允许其管理联系人重复项。

重复项管理工具通过比较记录中以下属性的值来识别重复项：

• 联系人：名字、姓氏、电子邮件地址、IP 国家/地区、电话号码、邮政编码和公司名称。
• 公司：公司域名、公司名称、国家/地区、电话号码和行业。

该工具会在创建新联系人或公司时自动计算结果。如果当天未创建任何记录，它也会每天检查一次。

使用重复项管理工具

1. 导航至联系人或公司：
   
   • 联系人：在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 联系人。
   • 企业：在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 公司。
2. 在右上角，点击“操作”，然后选择“管理重复项”。
3. 查看重复的联系人或公司配对列表以供审核。您还可以查看最近一次识别出重复项的时间。

请注意：表格上方的“最后检查重复项于 [日期]”指的是上次扫描识别出重复项的时间。

4. 要在表格中添加或删除列：
   • 在列标题上，点击垂直菜单图标（三个垂直点图标），然后选择“添加列”或“删除列”。
   • 在弹出框中，选择您要添加的属性。添加的属性将作为列显示，以便在审查重复记录时查看更多详细信息。 
5. 点击表格上方的属性下拉菜单，然后选择筛选条件来筛选记录。您可以按所有者、创建日期、最后活动日期和发现日期（发现潜在重复项的日期）进行筛选。对于联系人，您还可以按生命周期阶段进行筛选。
6. 点击某对联系人或公司旁边的“审查 ”，以聚焦于一对可能的重复记录。在对话框中，您可以比较记录属性并分析应保留的记录。
   
   • 若要更改比较记录时显示的属性，请点击“设置待审核属性”。选择属性后，点击“应用”。
   • 选择要 保留的联系人/公司 ，然后点击“合并”。或者，从每个记录中选择要 保留的 联系人/公司属性 。了解有关在 HubSpot中 合并联系人 或公司的 更多信息。
   • 如果两条记录并非重复项，请在对话框中点击“取消”。在表格中，点击“拒绝”以 将此已识别的配对从“管理重复项”仪表板中移除。被拒绝的建议今后将不会再出现在重复项工具中。

7. 要批量拒绝重复建议：

   • 勾选所需记录旁边的复选框。

   • 在表格顶部，点击“拒绝”。这些记录将从仪表盘中移除，并不会再作为建议显示。

   请注意：如果之前被拒绝的建议中的某条记录与另一条记录合并，它可能会再次出现在重复项工具中。

8. 撤销已拒绝的配对：
   • 在右上角，点击“查看已拒绝的重复项”。
   • 点击“撤销”。
9. 批量合并重复记录：
   • 勾选所需记录旁边的复选框。
   • 在表格顶部，点击“审核”。
   • 在对话框中，点击“合并条件”下拉菜单，然后选择决定记录合并方式的条件：
     • 最近一次互动：所有选中的记录将合并到“最后互动日期”属性值最新的一条记录中。影响该属性的互动包括与网站页面、表单、文档、会议链接或已跟踪的一对一电子邮件的交互。
     • 最旧的互动：所有选中的记录将合并到“最后互动日期”属性值最旧的记录中。
     • 创建时间最早：所有选中的记录将合并到“创建日期”属性值最旧的记录中。
     • 创建时间最晚：所有选中的记录将合并到“创建日期”属性值最新的记录中。
     • 最近更新：所有选中的记录将合并到“最后互动日期”属性值更新时间最晚的记录中。所有属性（包括隐藏的内部 HubSpot 属性）均会参与评估。
   • 点击“合并全部”。

如果您已知需要合并的记录，请了解如何合并单个记录。进一步了解合并联系人或公司时会发生什么。

管理自定义重复规则（BETA）

如果您所在的账户已注册“创建自定义规则以管理重复记录”公开测试版，则可以配置自定义规则来触发重复记录警报。每个对象最多可创建两条规则。

要配置自定义规则：

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到数据管理 > 数据质量
2. 点击“管理重复项”选项卡。
3. 在“管理重复项”部分，点击“创建自定义规则”。
4. 在右侧面板中： 
   • 点击“选择对象”下拉菜单并选择一个对象。
   • 点击“属性”下拉菜单并选择属性。最多可选择三个。
   • 在“规则名称”文本框中输入名称。
   • 完成后，点击“创建”。
5. 在“管理重复项”部分，点击您创建规则的对象名称。
6. 在左侧边栏中点击某条规则的名称。
7. 查看潜在重复项表格。

要删除自定义规则：

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到数据管理 > 数据质量
2. 点击“管理重复项”选项卡。
3. 在“管理重复项”部分，点击“操作”，然后选择“管理规则”。
4. 在右侧面板中，将鼠标悬停在某条规则上，然后点击“删除”。
5. 完成后，点击“X”。

查看重复项管理的审计日志

查看审计日志，了解最近自动合并的记录和被拒绝的建议。这有助于您更好地追踪系统执行的自动化操作，同时不会显示手动合并的记录。

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到数据管理 > 数据质量
2. 点击“管理重复项”选项卡。
3. 点击“操作”，然后点击“查看历史记录”以访问审计日志。