Deduplicera poster i HubSpot

HubSpot avduplicerar automatiskt kontakter utifrån e-postadresser och företag utifrån domännamn. Post-ID:n kan också användas för att manuellt avduplicera kontakter, företag, affärer, ärenden, produkter, administratörsaktiverade objekt (t.ex. möten) och anpassade objekt. För att avduplicera vid import kan du inkludera egenskapen Post-ID eller anpassade egenskaper som kräver unika värden i din importfil.

Automatisk deduplicering i HubSpot

HubSpot deduplicerar automatiskt kontakter och företag som skapas i CRM (t.ex. importer, formulärinlämningar) på följande sätt:

• Automatisk deduplicering av kontakter efter e-postadress
• Automatisk deduplicering av företag efter företagets domännamn

Läs mer om hur cookies används för spårning i HubSpot eller hantering av dubbletter i formulärinlämningar.

Automatisk deduplicering av kontakter efter e-postadress

När en ny kontakt läggs till söker HubSpot efter ett matchande värde i egenskapen E-post. 

• Manuellt: om du försöker skapa en kontakt manuellt med samma e-postadress som en befintlig kontakt kommer HubSpot att varna dig om att en kontakt redan finns, och du kommer inte att kunna lägga till den ytterligare kontakten.
• Formulärinlämning: om en kontakt redan finns i ditt konto med samma e-postadress läggs den nya kontaktinformationen till den befintliga kontakten. Om kontakten skickar in ett formulär med sin sekundära e-postadress kommer e-postadressen att skriva över den befintliga e-postadressen för kontakten. Läs mer om inställningarna för deduplicering av formulärinlämningar i HubSpot eller formulär som inte kommer från HubSpot.
• Import:
  • Om en kontakt redan finns i ditt konto med samma e-postadress läggs den nya kontaktinformationen till den befintliga kontakten. Om du till exempel importerar en lista med kontakter som innehåller ”admin@hubspot.com” och en befintlig kontakt i ditt HubSpot-konto har e-postadressen ”admin@hubspot.com”, läggs den importerade informationen till den befintliga kontakten.
  • Om din importfil innehåller kolumner för sekundär e-postadress och post-ID och du använder den sekundära e-postadressen som unik identifierare, ersätter den sekundära e-postadressen den primära e-postadressen för den befintliga kontakten. För att förhindra att den primära e-postadressen skrivs över ska du inteinkludera kolumnenPost-ID i ovanstående scenario.
  • Om du inte inkluderar e-postadressen i din import kommer varje rad i din importfil att importeras som en ny kontaktpost.
  • Om det redan finns flera poster med samma e-postadress som en kontakt du importerar, får du ett importfel och den kontakten importeras inte. 

Deduplicera företag automatiskt efter företagsdomän

• Manuellt: om du försöker skapa ett företag manuellt med samma domännamn som ett befintligt företags primära domän, kommer HubSpot att meddela dig att ett företag redan finns.
• Formulärinlämning: om en formulärinlämning innehåller företagsegenskaper och företagets domännamn anges, kommer ett befintligt företag som matchar domänen att uppdateras eller ett nytt att skapas om domänen inte matchar ett befintligt värde. Om det inte finns någon domän i inlämningen kommer, i förekommande fall, kontaktens primära associerade företag att uppdateras.
• Import: när du lägger till via import används de primära och sekundära värdena för företagsdomännamnet för att ta bort dubbletter av företag, såvida du inte har valt en anpassad egenskap med unikt värde som unik identifierare istället. Om du använder en anpassad egenskap med unikt värde kan din fil innehålla dubbla företagsdomännamn.
  • Om ett företag redan finns i ditt konto med samma domännamn eller anpassat unikt ID-egenskapsvärde läggs den nya företagsinformationen till det befintliga företaget.
  • Om flera företag redan finns med samma domännamn eller anpassat unikt ID-egenskapsvärde får du ett importfel och det företaget importeras inte. 

• • Om du inte inkluderar det primära eller sekundära företagsdomännamneteller en annan anpassad unik ID-egenskap i din import, kommer varje rad i din fil att importeras som ett nytt företag.

Observera: företag som skapats via API kommer inte att dedupliceras av egenskapen Företagsdomännamn. Detta inkluderar installerade synkroniseringsappar från tredje part.

Manuell deduplicering i HubSpot

Du kan manuellt deduplicera objekt (t.ex. kontakter, listningar, anpassade objekt) som skapats i CRM på följande sätt:

• Deduplicera poster manuellt med hjälp avegenskapen Post-ID
• Manuell deduplicering av poster med hjälp av egenskaper för anpassade unika värden

Manuell deduplicering

av

poster med hjälp av egenskapen Post-ID

När du vill importera poster för kontakter, företag, affärer, ärenden, produkter, administratörsaktiverade objekt (t.ex. tjänster) eller anpassade objekt kan du använda egenskapen Post-ID för att matcha dessa poster med befintliga poster i HubSpot. Detta är en standardegenskap som lagrar postens unika värde och kan användas för att rensa bort dubbletter under importprocessen eller för att söka efter en specifik post i HubSpot.

1. För att få fram Record ID:n exporterar du dina poster eller visar värdet för en enskild posts Record ID.
2. Inkludera en kolumn för post-ID i din fil när du importerar dina poster till HubSpot. Om du inkluderar kolumnen för post-ID i din importfil kommer alla rader utan ett värde för post-IDatt skapa nya poster.
3. Under importen uppmanas du att matcha kolumnen med Record ID i HubSpot-egenskapskolumnen .

Läs mer om att importera post-ID:n ochhur du konfigurerar dina importfiler.

Rensa bort dubbletter manuellt med hjälp av anpassade egenskaper för unika värden

För varje objekt kan du skapa upp till tio anpassade egenskaper som kräver unika värden. När en egenskap kräver unika värden kan användarna inte ange samma värde för flera poster.

Till exempel skapar ditt företag ett ordernummer för varje onlineköp. Du kan ställa in en ordernummeregenskap som kräver ett unikt nummer för varje affär. Om en användare försöker skapa eller redigera en affär med ett befintligt ordernummervärde, kommer de att få ett meddelande om att numret redan används och kommer inte att kunna spara affären.

Följande beteende förväntas för egenskaper med unika värden:

• Stöds vid manuell skapande eller redigering av en post i HubSpot, samt vid skapande, uppdatering eller koppling av poster via import.
• Stöds inte i formulär. Om ditt mål är att uppdatera eller koppla samman befintliga poster via formulärinlämningar rekommenderas det att du istället använder standardegenskaperna för deduplicering (dvs. e-postadress, företagsdomännamn, post-ID).
• Stöds vid konvertering av besökare till kontakter; egenskapsvärden för besökare som bryter mot kraven på unika värden kommer att rensas. Läs mer om att identifiera besökare.

Granska potentiella dubbletter av kontakter och företag manuellt

Förstå kraven

Till exempel har en användareredigeringsbehörighetinställd på Alla kontakter men Ingen för företag. Detta ger dem endast åtkomst till hantering av kontaktduplikater.

Verktyget för hantering av dubbletter identifierar dubbletter genom att jämföra postens värden för följande egenskaper:

• Kontakter: Förnamn, efternamn, e-postadress, IP-land, telefonnummer, postnummer och företagsnamn.
• Företag: Företagets domännamn, företagsnamn, land/region, telefonnummer och bransch.

Verktyget beräknar automatiskt resultaten när nya kontakter och företag skapas. Det kontrollerar också en gång om dagen om inga poster har skapats just den dagen.

Använd verktyget för hantering av dubbletter

1. Gå till kontakter eller företag:
   
   • Kontakter: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.
   • Företag: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Företag.
2. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedanHantera dubbletter.
3. Visa en lista över dubbletter av kontakt- eller företagspar för granskning. Du kan också se när de senaste dubbletterna identifierades.

Observera: ovanför tabellen avser Senast kontrollerad för dubbletter den [datum] den senaste gången en dubblett identifierades vid en genomsökning.

4. Så här lägger du till eller tar bort kolumner i tabellen:
   • Klicka på den vertikala menyikonen med tre vertikala punkter i en kolumnrubrik och välj sedan Lägg till kolumn eller Ta bort kolumn.
   • I popup-rutan väljer du den egenskap du vill lägga till. Tillagda egenskaper visas som kolumner för ytterligare detaljer när du granskar dubblettposter. 
5. Klickapå egenskapsmenynovanför tabellen och välj sedan kriterier för att filtrera posterna. Du kan filtrera efter Ägare, Skapandedatum, Senaste aktivitetsdatum och Upptäcktdatum (det datum då den potentiella dubbletten hittades). För kontakter kan du även filtrera efter Livscykelstadium.
6. Klicka på Granska bredvid ett par kontakter eller företag för att fokusera på ett enda par möjliga dubbletter. I dialogrutan kan du jämföra postens egenskaper och analysera vilken post du vill behålla.
   
   • För att ändra vilka egenskaper som visas när du jämför posterna, klicka på Ställ in egenskaper att granska. Klicka på Tillämpa när du har valt egenskaperna.
   • Välj denkontakt/det företag du vill behålla och klicka sedan på Sammanfoga. Eller välj de kontakt-/företagsegenskaper du vill behålla från varje post. Läs mer om att sammanfoga kontakter eller företag i HubSpot.
   • Om de två posterna inte är dubbletter klickar du på Avbryt i dialogrutan. I tabellen klickar du på Avvisa för att ta bort detta identifierade par från instrumentpanelen Hantera dubbletter. Avvisade förslag kommer inte att visas i verktyget för dubbletter framöver.

7. Så här avvisar du flera dubblettförslag samtidigt:

   • Markera kryssrutorna bredvid önskade poster.

   • Klicka på Avvisa högst upp i tabellen. Posterna tas bort från instrumentpanelen och visas inte längre som förslag.

   Observera: Om en post från ett tidigare avvisat förslag slås samman med en annan post kan den dyka upp igen i verktyget för dubbletter.

8. Så här ångrar du ett avvisat par:
   • Klicka på Granska avvisade dubbletter längst upp till höger.
   • Klicka på Ångra.
9. Så här slår du samman dubbletter i bulk:
   • Markera kryssrutorna bredvid önskade poster.
   • Klicka på Granska högst upp i tabellen.
   • I dialogrutan klickar du på rullgardinsmenyn Sammanfoga kriterier och väljer sedan det kriterium som avgör hur posterna ska sammanfogas:
     • Senaste interaktion: alla valda poster slås samman till den post som har det senaste värdet för egenskapenDatum för senaste interaktion. Interaktioner som påverkar denna egenskap inkluderar interaktioner med webbplatser, formulär, dokument, möteslänkar eller spårade en-till-en-e-postmeddelanden.
     • Äldsta interaktion: alla valda poster slås samman till den post som har det äldsta värdet för egenskapenDatum för senaste interaktion.
     • Skapad först: alla valda poster slås samman till den äldsta posten baserat på egenskapenSkapad datum.
     • Skapad sist: alla valda poster slås samman till den nyaste posten baserat på egenskapenSkapad datum.
     • Senast uppdaterad: alla valda poster slås samman till den post som har den senaste uppdateringen av egenskapsvärdet. Alla egenskaper, inklusive dolda interna HubSpot-egenskaper, utvärderas.
   • Klicka på Slå ihop alla.

Om du redan vet vilka poster du vill slå samman kan du läsa om hur du slår samman enskilda poster. Läs mer om vad som händer när du slår samman kontakter eller företag.

Hantera anpassade regler för dubbletter (BETA)

Om du är användare i ett konto som är registrerat i den offentliga betaversionen av Skapa anpassade regler för att hantera dubbletter kan du konfigurera anpassade regler som utlöser varningar om dubbletter. Skapa upp till två regler per objekt.

Så här konfigurerar du en anpassad regel:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datakvalitet.
2. Klicka på flikenHantera dubbletter.
3. Iavsnittet Hantera dubbletterklickar du påSkapa anpassad regel.
4. I den högra panelen: 
   • Klicka på rullgardinsmenynVälj objekt och välj ettobjekt.
   • Klicka pårullgardinsmenyn Egenskaperoch väljegenskaper. Du kan välja upp till tre.
   • Ange ettnamn i textfältetNamn på regel.
   • När du är klar klickar du påSkapa.
5. I avsnittetHantera dubbletter klickar du pånamnet på det objekt som du skapade regeln för.
6. Klicka pånamnet på en regel i vänster sidofält.
7. Granska tabellen med potentiella dubbletter.

Så här tar du bort en anpassad regel:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datakvalitet.
2. Klicka på flikenHantera dubbletter.
3. I avsnittetHantera dubbletter klickar du påÅtgärder ochväljersedanHantera regler.
4. I det högra fönstret, håll muspekaren över en regel och klicka påTa bort.
5. När du är klar klickar du påX.

Visa en granskningslogg för hantering av dubbletter

Visa en granskningslogg med information om nyligen automatiskt sammanslagna poster och avvisade förslag. Detta hjälper dig att bättre spåra automatiserade åtgärder som vidtagits av systemet, utan att manuellt sammanslagna poster visas.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datakvalitet.
2. Klicka på flikenHantera dubbletter.
3. Klicka påÅtgärder och sedan påVisa historik för att komma åt granskningsloggen.